Обособленное подразделение отчетность

Организация работы филиала при его открытии

После выполнения всех подготовительных работ по маркетинговой ситуации в регионе и подбору персонала в новый филиал необходимо организовать начало работы филиала. «Старту» филиала рекомендуется уделять особое внимание и обеспечить сопровождение со стороны Головного офиса. Многие компании выделяют открытие филиала как отдельный бизнес-процесс и формализуют эту процедуру с распределением сроков, ответственности и исполнителей по процессу. Большое внимание со стороны Головного офиса новому филиалу не случайно. Даже при поставленной системе отбора и обучения новых сотрудников в филиалы далеко не все технологии, особенности взаимодействия со специалистами Головного офиса, не все аспекты сложившихся практики и корпоративной культуры возможно передать через обучающие программы и регламенты. Самый действенный способ передачи бизнес-процессов осуществляется в процессе непосредственной работы или стажировок на рабочем месте. Поэтому в большинстве компаний отработаны процедуры сопровождения открытия новых филиалов.

В зависимости от сложности бизнес-процессов на вновь открываемом филиале, от финансовых возможностей компании и ряда других причин используют несколько способов сопровождения открытия регионального подразделения.

1. Команда открытия. Чаще используется компаниями с обширными бизнес-процессами, требующими точного воспроизведения. Многие розничные сети магазинов и ресторанов, а также оптовые и производственные компании, развивающие прямые поставки в розницу через филиалы, используют этот способ открытия новых региональных подразделений. Технология открытия предполагает работу команды из нескольких человек, дублирующих функции ключевых менеджеров филиала. Команда начинает работать в регионе за несколько дней до открытия филиала и сопровождает основную команду 1-2 недели. Возможно расширение временных рамок присутствия команды открытия в регионе. Как правило, команды открытия — это мобильные команды, которые после запуска подразделения уезжают на следующий «объект». При работе одновременно двух команд – основной и команды открытия в регионе – возникают вопросы по распределению ответственности между ними, один из эффективных способов решения которых состоит в назначении ведущей командой команду из Головного офиса (с правом подписи всех документов) на начальном этапе. После окончания работы команды составляется акт приемки-передачи управления подразделением, в котором отражаются все недочеты и проблемы в работе подразделения, а также сроки их решения.

Важнейшие функции команд открытия: постановка бизнес-процессов, формирование корпоративной культуры в удаленном подразделении, решение всех «нетипичных» ситуаций, характерных только для начального этапа открытия подразделения. Зачастую при открытии нового подразделения возникает необходимость в решении множества проблем и затруднений , не связанных с основной работой филиала, например, подготовка и подписание разрешительной документации от внешних организаций (пожарники, СЭС и др.). Взаимодействия с внешними службами могут результативно завершаться с участием сотрудников основной команды, знающих местные особенности и возможно, обладающих связями, и при участии специалистов команды открытия, владеющих большим опытом и навыками решения подобного рода проблем.

В состав команды открытия входят специалисты, дублирующие ключевых сотрудников филиала, поэтому «стандартного» или «типового» состава не существует. В компании, работающей на ресторанном рынке, в команду открытия входят несколько инструкторов, «дублирующих» функции ключевых специалистов ресторана: директор, заместитель директора, заведующий производством, кладовщик-оператор и 2 члена бригады. В команду открытия другой розничной сети входят руководитель и четыре менеджера, долгое время проработавших в сети. В процессе подготовки магазина к открытию каждый из них отвечает за свое направление: постановку бухгалтерии, мерчендайзинг и оформление магазина, обучение персонала и формирование ассортимента. По психологическим характеристикам сотрудники команды открытия являются антикризисными менеджерами, способными справится с различными проблемами нового филиала.

При использовании работы открывающей команды одним из важнейших вопросов, который непременно встанет перед организаторами сети, является определение размера и характера вознаграждения, выплачиваемого сотрудникам команды. Один из основных принципов построения системы стимулирования – выплаты за достижение фактических результатов первоначально группы открытия, а затем филиалом, например, плановых показателей по продажам, по выходу подразделения в запланированные сроки на окупаемость, по прибыли.

2. Опен-Менеджер. На настоящее время самая распространенная технология открытия филиалов. Используется оптовыми и производственными компаниями, открывающими торговые филиалы. Общий перечень и детализация бизнес-процессов в таких компаниях обычно не широки, поэтому для передачи технологий и подходов к организации бизнеса в подразделении достаточно одного менеджера из головного офиса. Менеджер из головного офиса выезжает, как правило, непосредственно перед открытием филиала и вводит в курс дел основного директора филиала. Зачастую это не выделенный специалист, а сотрудник подразделения по управлению филиалами, долгое время работающий в компании, или руководитель филиальной сети, который после открытия филиала возвращается к выполнению своих основных обязанностей. Время работы опен-менеджера в регионе редко превышает одну неделю.

Важнейшие функции открывающего менеджера, так же как и команд открытия, состоит в постановке бизнес-процессов, формировании корпоративной культуры в удаленном подразделении, решении всех «нетипичных» ситуаций, характерных только для начального этапа открытия подразделения.

3. Проектная группа открытия филиалов. Этот вариант открытия подразделений является наименее затратным, но в то же время непросто реализуемым. В основе его – проектный подход к управлению компанией, поэтому для эффективной работы проектной группы необходимо проработать план и с выделением всех этапов работы, оформлением необходимых документов, премированием участников проектной группы . Под каждый вновь открываемый филиал формируется специальная группа сотрудников из подразделений Головного офиса, непосредственно задействованных при открытии (рис. 1). Руководит группой руководитель филиальной сети. Как правило, проектная группа начинает работать за 0,5-1 месяц до открытия подразделения, большой срок связан с необходимостью подготовительной работы сотрудников административно-хозяйственного подразделения, технологического обеспечения.

Пример. В состав группы по открытию филиалов оптово-розничной компании входят менеджеры подразделений: юридического, закупок, маркетинга, информационно-технического обеспечения, финансового и отдела персонала. В работе группы принимают участие два представителя от каждого функционального подразделения – руководитель и сотрудник. При этом все ключевые вопросы решаются руководителями отделов, а менеджеры рабочей группы лишь контролируют работу каждого из подразделений.

Особенности

Гражданский кодекс предусматривает право создавать организации для ведения предпринимательской деятельности. Юридические лица открывают, как правило, обычные граждане. Они же занимаются управлением собственного предприятия.

Любую фирму открывают для получения какого-то положительного результата. Юридические лица имеют такие же права, как и другие субъекты хозяйственной жизни.

Буквально каждая организация, зарегистрированная на территории РФ, может открыть филиал или обособленное подразделение (далее также – ОП). Это право закреплено в статье 55 ГК РФ.

Открывая обособленное подразделение своего предприятия, руководители должны понимать, что речь о создании нового юридического лица в этом случае не идет. Нет у ОП того же правового статуса.

Но для открытия обособленного подразделения одного желания недостаточно. Согласно Налоговому кодексу (ст. 11), оно должно иметь ряд признаков. А именно:

  • адрес головного офиса (тот, что записан в регистрационных и уставных документах) и адрес ОП не должны быть идентичными;
  • обязательно наличие оборудованных рабочих мест, введенных для работы сотрудников сроком от 1 месяца.

Налоговый кодекс содержит информацию и о возможных видах обособленных подразделений: филиал или представительство, или стационарное рабочее место (далее также – СРМ). Каждое из них имеет, как свои особенности, так и общие черты.

Например, об СРП данные в ЕГРЮЛ не заносят. А в случае с филиалом или представительством это обязательно.

Во время создания обособленного подразделения организации нужно заполнить специальный информирующий бланк (для каждого типа ОП он свой) и отнести его в ИФНС.

Подробнее об этом см. «Как открыть обособленное подразделение ООО: инструкция».

Специфика филиала

Филиал – одна из наиболее часто встречаемых форм обособленных подразделений. Эта разновидность позволяет не просто создавать территориально удаленное ОП, но и наделять его множеством функций.

Важной особенностью является то, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое может одновременно с этим нести на себе функции и обязанности представительства.

Нельзя объединять понятия филиала и представительства. Эти две формы обособленного подразделения имеют много различий, функциональных, например. Даже определения из ГК РФ свидетельствуют об этом.

Чтобы иметь более четкое понимание, в чем отличие филиала от обособленного подразделения (таблица представлена ниже), необходимо рассмотреть функции, возможности и другие особенности каждой из форм.

Критерий Филиал Представительство СРМ
Какие задачи и функции выполняет Берет на себя функционал головной организации (частично или в полном объеме). Дополнительно может брать на себя функционал, свойственный представительству. Выступает в роли защитника и представителя головной организации. Происходит простое исполнение должностных обязанностей сотрудником на удаленном месте
Есть ли право на ведение коммерческой деятельности Имеет такое право Не занимается ведением коммерческой деятельности Коммерческая деятельность не предусмотрена. Создают только для рабочих отношений с сотрудниками.
Нужно ли ставить в известность ИФНС при открытии Такой обязанности нет Отправлять уведомление в ИФНС не нужно Отправка уведомления в ИФНС обязательна. Сделать это нужно не позднее чем через месяц после открытия.
Нужно ли вносить данные в ЕГРЮЛ Данные должны быть отображены Внести данные о представительстве необходимо Никакие сведения о создаваемых СРМ в ЕГРЮЛ не вносятся.
Что сделать для открытия Собственник компании должен принять соответствующее решение Владелец организации принимает соответствующее решение Приказ об открытии может быть принят исполнительным органом компании
Как правильно вести бухгалтерский учет (отдельно или совместно с головной организацией) Возможно отдельное или совместное ведение учета. Обе формы учета уместны Учет ведет только головной офис. Отдельное законом не предусмотрено.
Может ли быть отдельный от головного офиса расчетный счет Имеет право на открытие своего счета в банке Может производить расчеты при помощи своего счета в банке Не имеет права на открытие собственного счета в банке

Табличная форма позволяет наглядно понять, в чем разница филиала или обособленного подразделения другого типа. Филиал с представительством имеет больше общих черт, чем с СРМ. Последние по своему функционалу, правам и возможностям пусть и являются ОП, но вести самостоятельную деятельность не могут, а занимаются лишь текущей работой в рамках трудовых отношений.

Есть среди этих трех форм «обособок» и свои сходства, и свои различия. Они тесно переплетены друг с другом, но не теряют своей индивидуальности.

Больше всего в глаза бросаются отличия в функционале этих обособленных подразделений. Ведь тип той или иной структуре по закону присваивают как раз на основании задач, которые ставят перед филиалом, представительством или СРМ.

Отличается и целевая направленность каждой формы. Больше всего прав и возможностей имеет филиал. Пожалуй, это основное, чем отличается филиал от обособленного подразделения. Однако это не значит, что остальные ОП не востребованы на практике. Тут все зависит от целей самой организации. Нередко создают сразу несколько разновидностей обособленных подразделений.

Нельзя забывать и об общих чертах всех ОП. Несмотря на серьезные отличия в функционале, всех их не регистрируют в качестве отдельных юридических лиц. Они выступают лишь частью организации. При открытии любого из этих структурных подразделений не нужно вносить коррективы в устав.

Для работы ОП не нужно множества бумаг. Достаточно составить доверенность на его руководителя. Своих уставов эти подразделения не имеют. Главный документ для них – положения, на основании которых они и работают.

Подробнее об этом см. «Что нужно знать про положение об обособленном подразделении ООО: образец».

Наличие оборудованных рабочих мест – еще одно обязательное условие для абсолютно любого ОП. Будь то филиал или обособленное подразделение иного рода.

Какую форму выбрать

Вопрос о выборе формы ОП – филиал или представительство, или обособленное подразделение иного рода – может встать перед руководителем любой организации. Исходить нужно из:

  • функционала будущего структурного подразделения;
  • целей, для достижения которых его создают.

Еще на этапе планирования нужно решить, будет ли новое подразделение:

  • вести самостоятельный бухгалтерский учет;
  • открывать счет в банке;
  • передавать и/или приобретать имущество.

Право выбирать формат своего будущего обособленного подразделения имеет любая организация. Но открыв ОП, придется действовать в соответствии с нормами закона. Так, к примеру, для обособленных рабочих мест открывать свой расчетный счет закон не позволяет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Успешная компания однажды задумывается о расширении бизнеса — открытии дополнительных подразделений в других регионах страны. Главный минус заключается в повышении нагрузки на бухгалтерию, которая вынуждена контролировать счета главного учреждения и его «ответвлений». Для ведения учета часто требуется расчетный счет обособленного подразделения. В чем его особенности? Как организуется открытие такой структуры?

Отдельного внимания заслуживает вопрос, возможна ли работа обособленного подразделения без расчетного счета, и как это происходит на практике. Рассмотрим эти нюансы детально.

Расчетный счет обособленного подразделения: что нужно знать?

Понятие расчетного счета подразумевает оформление аккаунта в финансово-кредитной организации. Основание — соглашение между банком и клиентом. После открытия р/с на него зачисляется определенная сумма, которая может использоваться для ведения бизнес-деятельности (оформления безналичных платежей, снятия наличных, пополнение и решения прочих задач).

Расчетный счет обособленного подразделения — специальный аккаунт, который оформляется для проведения ограниченных операций (оговариваются на этапе подписания соглашения). Так, главный офис может воспользоваться услугой открытия специального расчетного счета только для проведения расходных транзакций (в том числе выплаты зарплаты).

Для оформления услуги требуется обратиться в кредитную организацию и предъявить требуемый пакет бумаг, которые бы подтверждали полномочия определенных лиц (тех, что прописаны в карточке). Как следствие, с помощью обособленного р/с руководство новой структуры может осуществлять операции.

Теоретически открытие расчетного счета возможно для поступления денег с разных направлений:

  • Из главного офиса.
  • От клиентов (покупателей).

При этом расходуются деньги на следующие нужды:

  • Оплата различных товаров, требуемых для работы.
  • Содержание подразделения.
  • Выплату заработной платы и прочие.

Такой тип р/с подразумевает ведение обособленного учета, подразумевающего открытие отдельного баланса (даже при отсутствии такой команды с центра).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *