Номенклатурное дело

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

  • • своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных;
  • • точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты;
  • • четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическом карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • • наименование документа;
  • • код формы;
  • • дата составления документа;
  • • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • • содержание хозяйственных операций;
  • • измерители хозяйственных операций (количества, суммы);
  • • должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

  • • во-первых, документы проверяются по существу, т.е. устанавливаются целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов — например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т.п.;
  • • во-вторых, производится формальная проверка документа, т.е. устанавливается выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов;
  • • в-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке. Группировка — это подборка документов в однородные не только

по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Контировка документов — это уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено» — для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, что обеспечивает их сохранность и удобство хранения; документы переплетают в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляют акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Федеральной архивной службой России (Росархив) 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.), при этом были увеличены минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Перечень и сроки хранения типовых документов по бухгалтерскому учету

и отчетности

Вид документа

Срок хранения документов

В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархи- вы, лет

В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы, лет

1. Бухгалтерские отчеты и балансы организация и объяснительные записки к ним:

• сводные годовые

Постоянно

• годовые

Постоянно

• квартальные

2. Отчеты по финансированию:

•сводные годовые

Постоянно

•годовые

Постоянно

•квартальные

•месячные

3. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

4. Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов:

Постоянно

•годовых

Постоянно

•квартальных

5. Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов

Постоянно

Вид документа

Срок хранения документов

6. Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

7. Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

До минования надобности

До минования надобности

8. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.

9. Лицевые счета: •рабочих и служащих

•получателей пенсий и государственных пособий

10. Расчетные (расчетноплатежные) ведомости

11. Инвентарные карточки и книги учета основных средств

12. Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности

13. Гарантийные письма

14. Учетные регистры (Главная книга, журналы- ордера, разработочные таблицы и др.)

15. Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

Вид документа

Срок хранения документов

16. Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

17. Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.

18. Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатке драгоценных материалов, алмазов и изделий из них

19. Сведения о расходовании кредитов •годовые

•квартальные

20. Сведения об учете фондов, лимитов, заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие

21. Документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости)

22. Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по государственному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов заключения)

23. Исполнительные листы

24. Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит. Переписка по оформлению поручений- обязательств

Вид документа

Срок хранения документов

25. Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др.

До минования надобности

До минования надобности

26. Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка)

27. Документы о переоценке основных фондов (протоколы, акты, отчеты)

Постоянно

До переоценки

28. Акты, ведомости переоценки и определения амортизации основных средств

Постоянно

До переоценки

29. Паспорта зданий, сооружений и оборудования

30. Переписка о паспортизации зданий и сооружений

31. Документы о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы (планы, отчеты, переписка)

32. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы к ним (справки, информации, докладные записки)

33. Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах)

34. Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др.

35. Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)

36. Реестры договоров

Вид документа

Срок хранения документов

37. Договоры о материальной ответственности

38. Образцы подписей (материально ответственных лиц)

До минования надобности

До минования надобности

39. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования)

40. Отчеты о расходовании иностранной валюты по загранкомандировкам

41. Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки). Не востребованные

До востребования 50

До востребования 50

42. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарности, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров рабочих, служащих, ИТР, научных работников)

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *