Материально ответственные лица за основные средства

moidoki.ruМои документы

ЧАСТНАЯ ФИРМА «Должностная инструкция начальника отдела снабжения»

УТВЕРЖДАЮ

Директор Фирмы

___________П.С.Печкин

“____”____________20__г.

Должностная инструкция начальника отдела снабжения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Начальник Отдела Снабжения (далее – Начальник ОС) является руководителем, осуществляющим административное руководство работниками Отдела Снабжения и обеспечивающим оперативное, качественное руководство Отделом Снабжения (далее – ОС) в пределах своей компетенции.

1.2. Начальник ОС планирует и обеспечивает качественную и оперативную работу ОС по решению задач, связанных с обеспечением фирмы и ее структурных подразделений требующейся информацией.

1.3. Начальник ОС непосредственно подчиняется директору фирмы.

Начальник ОС работает по утвержденному плану и общим распоряжениям и указаниям директора фирмы. Работу строит самостоятельно, намечая пути для решения поставленных задач.

1.4. Начальник ОС назначается на должность и освобождается от занимаемой должности директором фирмы. При длительном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет старший (ведущий) агент Отдела Снабжения, пользуясь при этом Должностной инструкцией Начальника ОС.

1.5. Начальник ОС должен знать:

– основы работы с ПЭВМ;

– организацию учета, хранения и движения информации на фирме;

– правила учета, хранения и движения информации на фирме;

– порядок заключения и оформления договоров;

– основы экономики, научной организации труда, производства и управления;

– сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы входящие в его компетенцию;

– порядок составления отчетов о проделанной работе ОС в целом;

– правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты;

– основы трудового законодательства;

– Положение об Отделе Снабжения, настоящую должностную инструкцию.

1.6. Начальник ОС должен иметь высшее образование без требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы в области снабжения не менее 3 лет.

1.7. Основной задачей в работе Начальника ОС является обеспечение фирмы всей необходимой для ее хозяйственной деятельности информации и организация ее хранения, учета и расхода.

1.8. В своей работе Начальник ОС руководствуется действующим законодательством, приказами, распоряжениями и указаниями директора фирмы, планом работы, Положением об Отделе Снабжения, а также настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

В функции Начальника Отдела Снабжения входит:

2.1. Обеспечение фирмы требующейся информацией.

2.2. Организация обеспечения конфиденциальности и сохранности информации.

2.3. Соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

2.4. Работа с кадрами.

2.5. Обеспечение претензионно-исковой работы.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник Отдела Снабжения обязан:

3.1. Оперативно обеспечивать фирму требующейся информацией.

3.2. Составлять отчеты в установленном порядке о проделанной работе ОС и представлять их в бухгалтерию и директору фирмы.

3.3. Представлять информацию в установленные сроки в соответствующие отделы.

3.4. Организовывать наиболее эффективную передачу информации в Отдел Внешних Связей.

3.5. Контролировать прием и вести учет поступающей в ОС информации.

3.6. Изучать возможность и целесообразность установления длительных связей на получение информации.

3.7. Разрабатывать и представлять директору фирмы мероприятия по эффективному поиску необходимой информации, сокращению потерь рабочего времени и максимально рациональному его использованию.

3.8. Организовывать своевременное оформление договоров на поставку фирме информации и представление этих договоров на подпись руководству фирмы.

3.9. Осуществлять контроль за ходом получения информации, поддерживать постоянную связь с поставщиками и в необходимых случаях, организует своих представителей к поставщикам, для участия в получении информационных справок, а также решения вопросов по поставкам информации.

3.10. Обеспечивает своевременную проверку и акцептирование счетов и платежных требований поставщиков, а также оформление в необходимых случаях отказов от акцепта.

3.11. Организовывать обеспечение фирмы всей необходимой для ее хозяйственной деятельности информации.

3.12. Руководить разработкой текущих и перспективных планов материально-технического и информационного снабжения фирмы.

3.13. Принимать меры по расширению прямых хозяйственных связей с поставщиками.

3.14. Участвовать в заключении договоров по информационному обслуживанию и снабжению фирмы.

3.15. Руководить разработкой нормативов информационных запасов потребляемой информации и оперативным регулированием величины этих запасов в фирме.

3.16. Руководить разработкой мероприятий по снижению затрат, связанных с приобретением, доставкой и хранением информации (документов), совершенствованию системы контроля за их расходованием.

3.17. Представлять свой отчет и отчеты работников Отдела Снабжения в первый рабочий день недели следующей за отчетной неделей.

3.18. Обеспечивать своевременное составление отчетов всеми работниками Отдела Снабжения.

3.19. Обеспечивать разработку и контроль внедрения и использования стандартов фирмы по вопросам компетенции ОС, как в подразделениях фирмы, так и в ОС.

3.20. Контролировать прием, хранение и передачу информации.

3.21. Контролировать соблюдение условий сохранности информации при передаче ее в Отдел Внешних Связей.

3.22. Соблюдать правильность оформления приемо-сдаточных документов.

3.23. Принимать участие в работе комиссии по инвентаризации товарно-материальных ценностей.

3.24. Обеспечивать сохранность сведений составляющих коммерческую тайну фирмы.

3.25. Соблюдать и выполнять требования инструкций по правилам и нормам охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

3.26. Организовывать хранение, учет и расходование поступающей информации, а также материальных ценностей и документов.

3.27. Организовывать ведение оперативного учета по снабженческим и складским операциям.

3.28. Обеспечивать обучение и инструктаж по техники безопасности работников ОС.

3.29. Обеспечивать правильную расстановку и эффективное использование возможностей работников ОС.

3.30. Разрабатывать мероприятия по устранению выявленных недостатков и претензий по работе с поставщиками, обеспечивать оформление претензионно-исковых материалов при нарушении поставщиками договорных обязательств и принимать необходимые меры к их решению.

3.31. Обеспечивать составление отчетов, начисление штрафных санкций за нарушение условий договоров.

3.32. Фиксировать прием и передачу информации (документов), путем заполнения соответствующих Журналов приема и передачи информации (документов) под свою подпись.

3.33. Контролировать при приеме и передаче документов подпись принимающих или передающих работников фирмы.

3.34. Организовать оперативную работу в ОС, содействовать развитию рационализации и изобретательства.

4. ПРАВА

Начальник Отдела Снабжения имеет право:

4.1. Вносить предложения руководству фирмы по обеспечению должного хранения информации (документов).

4.2. Получать от Отдела Внешних Связей необходимые сведения и справки о запасах у него информации.

4.3. Решать вопросы, связанные с организацией снабжения и осуществлять связь со снабжающими организациями и другими поставщиками.

4.4. Представлять руководству фирмы свои соображения по приему, увольнению, перемещению подчиненных ему лиц, а также по поощрению и наложению на них взысканий.

4.5. Требовать от всех структурных подразделений фирмы соблюдения требований стандартов фирмы по вопросам своей компетенции.

4.6. Вносить предложения руководству фирмы о создании условий, гарантирующих своевременное получение, перевозку и должное хранение документов информационного снабжения.

4.7. Требовать от директора фирмы создание условий, гарантирующих надлежащий сбор, хранение и передачу информации.

4.8. Решать вопросы, связанные с организацией получения информации в пределах своей компетенции.

4.9. По согласованию с руководителем фирмы представительствовать по вопросам получения информации в пределах своей компетенции.

4.10. Принимать меры к оперативному заключению договоров с поставщиками информации, к налаживанию прямых и оперативных связей с ними.

4.11. Вносить предложения об изменениях в организации оперативного обеспечения информацией.

4.12. Представлять директору фирмы предложения о премировании (поощрении) работников, а также предложения о мерах взысканий за нарушение трудовой и производственной дисциплины, по привлечению к ответственности лиц, виновных в нарушениях производственной и трудовой дисциплины, норм и правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник Отдела Снабжения несет ответственность:

5.1. За осуществление контроля за бесперебойным и ритмичным снабжением фирмы информацией.

5.2. За организацию и осуществление учета и своевременной реализации выделенных фондов.

5.3. За осуществление контроля за деятельностью подразделений фирмы, по вопросам входящих в его компетенцию.

5.4. За обеспечение выполнения плана по вопросам снабжения фирмы.

5.5. За своевременное предъявление претензий к поставщикам.

5.6. За осуществление контроля соблюдения стандартов фирмы структурными подразделениями фирмы по вопросам своей компетенции.

5.7. За противопожарное состояние территории ОС, наличие на ней исправных средств пожаротушения, а также инструкций по противопожарному режиму.

5.8. За своевременный инструктаж работников ОС и правильный учет проводимых инструктажей работников ОС, а также ежегодную проверку знаний и допуск к самостоятельной работе.

5.9. За сохранность собственности фирмы и соблюдение подчиненными ему работниками приказов, инструкций и положений, предусматривающих охрану материальных ценностей, принадлежащих фирме.

5.10. За наличие инструкций по охране труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защите.

5.11. За чистоту и порядок на территории ОС.

5.12. За сохранность товарно-материальных ценностей, принадлежащих фирме.

5.13. За учет, хранение, выдачу и прием документов.

5.14. За своевременное обеспечение фирмы информацией.

5.15. За выполнение плана работы ОС.

5.16. За достоверность отчетов, сведений и других материалов подготавливаемых в ОС.

5.17. За разглашение (передачу, утечку) сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

5.18. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний директора фирмы.

5.19. За неправильное оформление приходно-расходных документов.

5.20. За несвоевременное составление и представление отчетов.

5.21. За соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

5.22. За невыполнение правил внутреннего трудового распорядка фирмы, Положения об Отделе Снабжения и настоящей должностной инструкции.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. С агентами Отдела Снабжения.

6.2. С поставщиками информации.

6.3. С руководством фирмы в пределах своей компетенции.

6.4. С Отделом Внешних Связей.

6.5. С бухгалтерией фирмы.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Начальник ОС работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка фирмы.

7.2. При оценке качества работы Начальника ОС и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается, что Начальник ОС должен знать:

7.2.1. Порядок оформления и заключения договоров.

7.2.2. Организацию учета снабженческих операций.

7.2.3. Порядок составления отчетности о проделанной работе Отделом Снабжения.

7.2.4. Правила учета, хранения и движения информации на фирме.

7.2.5. Правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

7.2.6. Основы трудового законодательства.

7.2.7. Основы экономики, организации труда, производства и управления.

7.2.8. Свои обязанности возложенные настоящей инструкцией.

7.3. Уметь организовать работу коллектива ОС, не допускать срывов работы, хищений и других нарушений и злоупотреблений, предотвращать конфликтные ситуации, текучесть кадров ОС и нарушений законодательства.

7.4. Не иметь негативных оценок своей деятельности со стороны работников и руководства фирмы, а также поставщиков информации.

7.5. Результаты деятельности Начальника ОС ежеквартально оцениваются директором фирмы, и принимается решение о возможности дальнейшего пребывания работника на должности Начальника ОС.

>Материально ответственное лицо за основные средства — кто это, его права и обязанности, а также учет основных средств

Материально ответственное лицо – это…

Собственно, любой сотрудник компании/фирмы может быть лицом материально ответственным, то есть иметь дело с предметами (это могут быть деньги, документы, офисная техника, товары и многое другое), составляющие некую ценность для предприятия, на благо которого он трудится.

Главным отличием от остальных сотрудников является то, что такое лицо несет полную или частичную ответственность за ценности, которые ему вверили или которые ему приходится использовать для осуществления своей деятельности.

Чаще всего, в эту категорию рабочих включаются:

  • Люди, имеющие дело с приемом платежей, продажей билетов, других ценных документов, обслуживанием различных автоматов (денежных или товарных)- кассиры, операторы, контролеры;
  • Сотрудники, в обязанности которых входит проведение экспертиз, манипуляции с денежными знаками и ценными документами (уничтожение, купля-продажа), драгоценными металлами и любыми другими вещами, имеющими цену, депозитарная деятельность;
  • Люди, участвующие в процессе купли-продажи услуг и товаров ;
  • Сотрудники, осуществляющие складскую деятельность – прием на хранение, отпуск и выдача, обработка и прием грузов, вещей, почтовых отправлений, и занимающиеся ремонтом, восстановлением, сборкой различных предметов, в том числе техники, запчастей и пр.;
  • Люди, имеющие дело с драгоценными металлами;
  • Сотрудники предприятий, занимающиеся животноводчеством и сельским хозяйством;
  • Работники закрытых предприятий, в том числе военных, в обязанности которых входят учет, переработка и прочие манипуляции с оружием, радиоактивными, химическими и взрывчатыми веществами и прочими вещами, имеющими стратегическое значение.

Подробный список сфер деятельности, где может быть введена материальная ответственность, а также должности сотрудников, которые могут быть материально ответственными работниками закреплены на законодательном уровне в Трудовом кодексе и Постановлении Министерства Труда РФ (№85 от 31.12.2002г.).

Вот некоторые из них:продавец, работник кассы, сторож, бухгалтер, водитель, директор, кладовщик, а также завхоз, военнослужащий и другие специфические должности.

Обязанности материально ответственного лица

Нужно отметить, что лицо, отвечающее за ценные вещи, может быть как руководящим сотрудником, так и рядовым (исполнителем).

Согласно Трудовому кодексу, работник, причинивший прямой действительный ущерб своими действиями или бездействием возмещает его полностью. От возмещения упущенной выгоды работодателя он освобождается. Отсюда, мат.ответственный работник обязан:

  • Бережно и аккуратно относиться к ценностям, переданным ему (либо по средствам которых ведется деятельность работника) и делать все зависящее, чтобы сохранить их и предотвратить возможный ущерб;
  • Если сохранности мат. ценностей грозит какая-либо угроза, работник обязан незамедлительно сообщить своему непосредственному начальнику или руководителю организации;
  • Следить за состоянием и количеством вверенных МЦ путем ведения учета, своевременных и внеплановых проверок, инвентаризации и ревизии, присутствовать и принимать участие при процессе принятия ценностей в работу.

Подробности и детали зависят от сферы деятельности фирмы и должности сотрудника, ответственного за МЦ. Они прописаны в трудовом договоре, либо в договоре о материальной ответственности.

Документы ответственных лиц в организации

Существует ряд обязательных документов, на основании которых на предприятии может быть назначено МОЛ.

Главный из них – приказ о назначении мат.ответственного работника, который включает в себя ссылку на законодательный акт, регламентирующий возможность назначения такого сотрудника и непосредственно ФИО самого сотрудника.

Далее должен быть заключен договор о полной или частичной материальной ответственности, где прописаны права и обязанности сторон.

Он составляется в двух экземплярах и подписывается участниками договора. Этот документ может быть оформлен как при приеме на работу, так и после, когда сотрудник приступает к работе с материальными ценностями из-за смены должности, обязанностей или при другой необходимости.

Договора и приказы, связанные с материальной ответственностью в обязательном порядке регистрируются в книге учета, где отражаются даты составления, регистрационные номера, степень ответственности (полная, частичная, индивидуальная, коллективная), ФИО ответственного сотрудника (в случае с коллективной ответственностью – бригадира), его подпись и изменения.

Также в некоторых организациях имеется в наличие должностная инструкция, которая составляется и подписывается также в двух экземплярах. Этот документ не является обязательным, но его присутствие не противоречит законодательным актам.

Документом, который подтверждает факт передачи ценностей лицу, который за них отвечает, является акт приема-передачи. Форма документа унифицирована и содержит в себе информацию: о сотруднике передающем и принимающем ответственность за сохранность материальных ценностей; дату, время, номер и место заполнения; условия эксплуатации или хранения; наименование, количество и характеристика ценностей.

Документ также должен иметь 2 экземпляра, составляется и подписывается непосредственно в момент передачи ценностей.

Особенности составления должностной инструкции

Из-за разнообразия должностей, на которые может быть возложена материальная ответственность, должностная инструкция составляется индивидуально для каждого работника и отражает полную специфику работы. В ней указываются конкретные действия, особые обязанности, границы ответственности каждого из таких сотрудников.

Таким образом, должностная инструкция лица содержит:

  • Квалификационные требования – возраст, стаж работы, образование, опыт, наличие какой-либо специальной подготовки;
  • Перечень законов, приказов, распоряжений руководителя организации. Формы и методы учета (не только специфического – для конкретной должности, но и, например, бухгалтерского). Их сотрудник обязан знать для осуществления своей деятельности.
  • Правила эксплуатации техники, агрегатов и пр.;
  • Правила техники безопасности;
  • План действий при возникновении угрозы потери, порчи ценного имущества;
  • Перечень конкретных действий сотрудника при работе с ценностями.

Общие понятия и сокращения вводить в текст документа не следует.

Также хочется сказать, что должностная инструкция мат. ответственного работника — документ которого в принципе не существует, т.к. долж. инструкция относится к конкретной должности, и у всех пункты в договоре будут разные. Пример одной из них (не самой стандартной) ниже:

Образец должностной инструкции материально ответственного лица за организацию эксплуатации лифтов.

Отчетность

Чтобы контролировать деятельность ответственного работника в обязательном порядке на предприятии вводятся различные формы отчетности.

Отчетный период и сроки предоставления документов устанавливаются руководителем предприятия и зависят от потребности в обновлении информации о материальных ценностях и объемах и вида деятельности организации. Ответственное лицо может информировать свое руководство о движениях вверенных ему вещей ежедневно, раз в неделю/месяц/квартал и т.д..

Все изменения и движения материальных ценностей фиксируются письменно и оформляются в виде документа. В нем содержатся:

  • Общая информация – реквизиты организации, отчетный период, номер отчета и пр.;
  • Информация о вверенных материальных ценностях на начало периода – суммы, цены, сопроводительные документы и др..
  • Информация о вверенных материальных ценностях на конец периода.
  • Итог – остатки (товаров, вещей, документов, денежных знаков и прочих ценностей) и документы, подтверждающие движения этих ценностей (приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные и др.).

Отчет составляется в 2-х экземплярах и подписывается мат. ответственным лицом.

Данные, занесенные письменно, сравниваются с приложенными документами.

Учет основных средств, за которые отвечает лицо, ведется при помощи:

  • Инвентарного списка основных средств;
  • Журнала учета;
  • Книге учета материальных ценностей;
  • Карточки учета материальных ценностей;
  • Другие документы, зависящие от специфики занимаемой должности.

Формы этой документации можно найти в Трудовом Кодексе и Постановлениях Правительства РФ.

При проверке и выявлении недостатка основных средств или их порчи лицо, подписавшее договор о полной материальной ответственности может не только получить выговор с занесением в личное дело, но и быть отстраненным или уволенным. При этом ущерб работником будет возмещаться полностью. Степень наказания зависит от степени вины сотрудника.

Еще один очень важный документ – это расписка материально ответственного работника, которая составляется по утвержденной форме (П – 52).

Она заполняется и подписывается сотрудником лично перед началом проверки, ревизии, инвентаризации и является доказательством того, что неучтенных денег, документов и ценностей не имеется, а все остальные включены в отчет.

Отчет материально ответственного лица — образец.

Сотрудники, отвечающие за вещи, выполняют очень важную роль в деятельности организации, так как от них зависит слаженность, отчетность и качество работы. Поэтому важно соблюдать все правила и рекомендации по назначению, оформлению и организации деятельности ответственных лиц.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *