Локальные акты

Содержание

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

  • локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
  • нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
  • локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
  • локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

  • принимаемые работодателем единолично;
  • принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

К сведению

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

  • наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003″Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Положение об организации или о ее подразделении Должностная инструкция
1. Общие положения 1. Общие положения
2. Задачи 2. Должностные обязанности
3. Функции 3. Права
4. Обязанности 4. Ответственность
5. Права 5. Связи по должности
6. Ответственность
7. Взаимоотношения с другими подразделениями

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Юпитер»

Марсов, А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

  • истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
  • отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
  • вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

* * *

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Акт, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы.
  • Акт, в котором регулируется охрана труда.
  • Штатное расписание.
  • Коллективный договор.
  • Положение по оплате труда.
  • Акт о конфиденциальности сведений.
  • График отпусков в организации.
  • Должностные инструкции работников на предприятии.
  • Положение, определяющее этику поведения в организации.
  • Положение о командировках.
  • Положение по аттестации работников.

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

  • Положение о структурных подразделениях фирмы.
  • Положение по премированию сотрудников компании.
  • Нормативный акт по персоналу компании.
  • Акт по отпускам на предприятии.
  • Положение о выдаче материальной помощи.
  • Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
  • Нормативный документ о работе вахтовым методом.
  • Положение по адаптации сотрудников.
  • Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
  • Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
  • Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
  • Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
  • Положение о социальных гарантиях работникам.
  • И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости . Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

  • Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
  • Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
  • Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
  • Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Как утверждаются ЛНА

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

  • На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
  • Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 11

Обязательные локальные нормативные акты

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу 1.

Таблица 1

Перечень необходимых кадровых документов

Документ

Ссылка на
законодательство

В каких случаях
оформляется

Общие документы

Правила внутреннего
трудового распорядка

Статья 189 ТК РФ

Обязательно

Штатное расписание

Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей в них

Постановление
Минтруда России
от 10.10.2003 N 69

Обязательно

Должностные
инструкции по каждой
должности в
соответствии со
штатным расписанием

Единый тарифно —
квалификационный
справочник

Обязательно, если
должностные
обязанности не
урегулированы в
трудовых договорах

Положение о
персональных данных
работников

Статья 86 ТК РФ

Обязательно

Положение об оплате
труда работников

Раздел VI ТК РФ

Обязательно, если
вопросы оплаты труда
не урегулированы в
трудовых договорах

Положение о
премировании и
материальном
стимулировании
работников

Раздел VI ТК РФ

Обязательно, если
вопросы оплаты труда
не урегулированы в
трудовых договорах

Положение об охране
труда

Раздел X ТК РФ

Не обязательно

Инструкции по охране
труда по профессиям

Раздел X ТК РФ

Обязательно

Журнал инструктажа
(ознакомление с
инструкциями)

Раздел X ТК РФ

Обязательно

Журнал прохождения
работниками
обязательного
медицинского
освидетельствования

Статья 69 ТК РФ

Лица, не достигшие
возраста восемнадцати
лет, а также иные
лица в случаях,
предусмотренных ТК РФ
и иными федеральными
законами

График отпусков

Статья 123 ТК РФ,
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

Положение о
коммерческой тайне

Федеральный закон
от 29.07.2004 N 98-ФЗ
«О коммерческой
тайне»

Обязательно, если в
трудовом договоре
указано, что работник
должен сохранять
коммерческую тайну

Коллективный договор

Глава 7 ТК РФ

Не обязателен,
заключается по
соглашению сторон

Индивидуальные документы

Трудовой договор

Статьи 16, 56, 67
ТК РФ

Обязательно

Приказ о приеме на
работу

Статья 68 ТК РФ,
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

Личная карточка
работника

Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ,
Постановление
Правительства РФ
от 16.04.2003 N 225
«О трудовых книжках»,
Постановление
Минтруда России
от 10.10.2003 N 69

Обязательно

Договоры о полной
материальной
ответственности

Приложения N 2 и N 4
к Постановлению
Минтруда России
от 31.12.2003 N 85

Обязательно в случаях
установления полной
материальной
ответственности

Приказ о
предоставлении
отпуска работнику

Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

Заявление работника
о предоставлении
отпуска без
сохранения
заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Обязательно

Табель учета
рабочего времени и
расчета оплаты труда

Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

Обязательно

График сменности

Статья 103 ТК РФ

Обязательно при
наличии сменной
работы

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).

Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).

Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на Правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

— основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ);

— режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);

— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

— порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);

— время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

— предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);

— предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

— порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);

— виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные Правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.

Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в Правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:

— работающие по режиму пятидневной рабочей недели;

— работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:

— начало работы в 09-00;

— окончание работы в 18-00;

— обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:

— начало работы в 08-00;

— окончание работы в 08-00 следующего дня;

— обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;

— технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел «Рабочее время», который может включать следующие составные элементы:

— вид и продолжительность рабочей недели;

— продолжительность ежедневного рабочего времени;

— график рабочего дня;

— работа в ночное время;

— работа в выходные и праздничные дни;

— работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда (далее — Положение) — локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом. Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.

В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда, о которой мы расскажем чуть ниже.

В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:

— оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);

— оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);

— оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);

— оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);

— оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

МРОТ

Минимальный размер оплаты труда (далее — МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 «О минимальном размере оплаты труда». В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования

Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.

Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа — Положение об оплате труда и Положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.

Стимулирование труда — это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.

Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, администрация может установить свои показатели премирования. Вспомним про «наше» частное охранное предприятие. Оно к таким факторам может отнести:

— надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

— своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;

— качественное выполнение служебных заданий;

— обеспечение безопасности охраняемых объектов;

— интенсивность труда;

— особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);

— сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение

Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их название со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:

— премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);

— надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);

— единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ);

— любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование

В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:

— применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);

— упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;

— нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;

— невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;

— несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;

— ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;

— нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также самовольный уход с рабочего места (поста);

— прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;

— совершение хищения;

— утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание

Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают. А некоторые начинающие руководители маленьких фирм прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание «спускалось сверху» в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.

В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу.

Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать предоставить штатное расписание.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание — документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Аргумент в суде

Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).

Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

«Вилка» в окладах

Много споров возникает о наличии так называемой «вилки» в окладах. «Вилка» — это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании

Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Пример 3.

Общество с ограниченной ответственностью «Шериф»

Приказ

01.11.2006 N 145-к

г. Казань

О внесении изменений

в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:

1. Ввести с 01.12.2006 в штатное расписание ООО «Шериф», утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2005 N 234, следующие единицы:

— охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;

— бухгалтера с окладом 15 000 руб.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор Печать ООО «Шериф» А.И. Фадеев

В форме N Т-3 предусмотрен реквизит «Личная подпись главного бухгалтера». Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)

Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено. Например, он может выглядеть так:

Пример 4.

Штатный список

Наименование
структурного
подразделения

Штатная
единица

Оклад, руб.

Ф.И.О.

Оклад, руб.

Отдел охраны

Охранник

Иванов И.И.

Охранник

И.Ю.Новикова

К. э. н.,

генеральный директор

ООО «Аудит, консалтинг и право+»,

практикующий аудитор,

преподаватель ГАСИС

Е.Н.Ивлева

Заместитель генерального директора

ООО «Аудит, консалтинг и право+»,

практикующий аудитор

Подписано в печать

Локальные нормативные акты организации: что это такое, перечень, порядок утверждения

Регулирование хозяйственной деятельности компании осуществляется на нескольких уровнях. Компания вправе разрабатывать свои локальные нормативные акты, которые адаптируют действующие нормы законодательства под условия существования и работы предприятия. Ведь законы часто предлагают несколько вариантов регулирования. Законодательно определены обязательные локальные нормативные акты организации перечень.

Локальные нормативные документы это составленные на предприятии нормы, регулирующие определенные вопросы взаимоотношения сотрудников и руководства, а также осуществления бизнеса компанией.

Среди них важное место занимают локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права, которые призваны урегулировать возникающие между сторонами разногласия, а также обеспечивать безопасность условий работы.

Эти документы позволяют не только разрешать мирным путем споры с работниками, но и избегать привлечение администрации компании к ответственности.

Внимание: локальные нормативные акты должны быть составлены на основании действующих законодательных документов, поэтому не допускается чтобы данные нормативы противоречили друг другу.

Закреплено, что если содержание локального акта приводит к ухудшению положения работников, то руководствоваться следует законами, а акт организации признается недействующим либо только в определенной части, либо полностью.

Важность нормативов хозяйствующих субъектов приводит к тому, что порядок разработки и принятия локальных нормативных актов регулируется на уровне законодательства. К их созданию привлекаются различные специалисты компании — работники экономического, юридического и иных отделов, а также кадровые работники.

Внимание: довольно часто локальные нормативные акты отождествляются с кадровой документацией. Но между ними существуют значительные отличия.

Документация отдела кадров отражает и фиксируют только события на определенный момент работы предприятия. Локальные нормативы же осуществляют регулирование взаимоотношений на протяжении всего периода их действия, который часто выходит за рамки календарного года.

Например, табель учета рабочего времени, и журналы, фиксирующие ознакомлении работника с действующими правилами являются кадровыми бланками и не носят нормативный характер.

Кому необходимо формировать локальные акт

Законодательно устанавливается локальные нормативные акты организации перечень, которые должны разрабатываться субъектом, если он прошел регистрацию в ИФНС как юрлицо и привлекает по трудовым соглашениям сотрудников.

В связи с этим все организации, являющиеся работодателя, должны разрабатывать и утверждать локальные акты. Это желательно делать даже если в компании один работник — директор организации.

Данную обязанность могут не выполнять только фирмы, которые отнесены к микроорганизациям. Их деятельность предполагает либо разработку локальных актов, либо включение информации, содержащейся в них, в каждый подписанный трудовой контракт с работником.

Внимание: для предпринимателей составление локальной нормативной документации является добровольной. Если они хотят, то могут формировать и вводить в действие локальные нормативы. Так же как и микропредприятия, если ИП отказывается от этого, ему регулирующие нормативы нужно рассматривать в трудовых соглашениях.

Полное освобождение от формирования локальной нормативной документации имеют физлица, не являющиеся ИП, но заключающее с другими лицами трудовые соглашения.

Локальные нормативные акты организации перечень для ООО или ИП

Не существует строго списка нормативов компании, которые должны быть у субъектов. Рассмотрим их виды и для кого они являются обязательными:

Наименование ЛНА Обязательность Примечание
Правила внутреннего распорядка Обязательны Обязательны для организации, если в трудовых контрактах существует ссылка на них. ИП формируют по желанию.
Норматив, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы. Обязательны Формируют все работодатели как операторы по работе с ПД. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положения по охране труда Обязательны Составляются всеми субъектами, у которых существуют работники.

Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.

Штатное расписание Обязательны Если есть хоть один работник, штатное расписание должно формироваться. ТК РФ требует обязательного соответствия между ним и оформленным трудовым контрактом. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Коллективный договор Обязательны Обязателен для организации, если хотя бы один из работников компании заявить о желании его заключить. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение по оплате труда Обязательны Обязательно, если в трудовом контракте работника содержится ссылка на него. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
График отпусков в организации Обязателен Если есть в компании хоть один работник. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Должностные инструкции работников на предприятии Обязательны Если есть в компании хоть один работник. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение, определяющее этику поведения в организации Обязательно Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение по противодействию коррупции в компании Обязательно Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение о коммерческой тайне Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о командировках Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию. Часто оно разрабатывается в компаниях, где частые служебные поездки. .
Положение по аттестации Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о структурных подразделениях фирмы. Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию. Часто оно разрабатывается в крупных компаниях.
Положение по премированию сотрудников компании. Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о медосмотрах сотрудников предприятия Необязательно
Норматив об установлении испытательного срока для работников Необязательно
Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников Необязательно
Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников Необязательно
Положение по адаптации сотрудников Необязательно
Норматив о добровольном медицинском страховании Необязательно
Положение о выдаче материальной помощи Необязательно
Норматив по персоналу компании. Необязательно

Внимание: данный перечень не является закрытым списком нормативных актов, которые могут формироваться в компании. В него могут включаться и иные локальные нормативы.

Если в компании принят какой-либо нормативный акт, то все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Отметить факт ознакомления можно одним из следующих способов:

  1. Проставление подписей на самом нормативном акте. Для этого на последнем листе можно сделать специальную таблицу, где работники будут указывать свою фамилию, дату ознакомления и проставлять личную подпись. Данный способ ознакомления является самым оптимальным с точки зрения проверяющих органов, потому как не позволяет администрации в одностороннем порядке менять текст нормативного акта, либо вообще приложить новую версию.
  2. Оформить отдельный лист ознакомления, и на нем проставлять подписи. Такой способ дает возможность заводить отдельный лист на каждый из принятых в субъекте бизнеса нормативных актов, либо вести единый лист для всех сразу. Последний способ будет оптимальным, если в компании небольшое количество действующих НМА и небольшая численность работников. В такого рода листах очень важное значение занимает графа с датой, поскольку она даст возможность соотнести факт ознакомления с редакцией документа. По факту, у работником необходимо брать подписи каждый раз, как принимается новая версия нормативного акта.
  3. Оформить журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Все его листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а данные должны вноситься последовательно без пропусков строк. Одна строка должны относиться к одному факту ознакомления с нормативным актом.
  4. В трудовое соглашение с работником добавляется пункт о том, что он ознакомился со всеми имеющимися нормативными актами. Данный способ применяется, если в компании не используются ни журналы ознакомления, ни листы опроса, ни любые иные акты. При этом сотрудник при подписании трудового соглашения и проставлении отметки о получении своей копии еще и ставит отметку об ознакомлении с нормативными актами. Такой способ, обычно, суды признают правомочными, и считают, что сотрудник принял на себя все обязательства, когда подписал трудовое соглашение.

Порядок утверждения

Все локальные нормативные акты должны в обязательном порядке проходить процедуру утверждения. Это относится даже к тем ЛНА, которые не считаются обязательными к использованию.

Если в компании организован профсоюз, то проект нормативного акта должен быть представлен туда для согласования. Профсоюз должен рассмотреть его и предоставить либо письменное согласие, либо протокол разногласий, если он не согласен с какими-либо пунктами. В последнем случае администрация и представители профсоюзе должны произвести переговоры.

Внимание: руководящее лицо может в одностороннем порядке ввести в действие ЛНА, с которым не согласен профсоюз. Однако при возникновении спорных отношений этот орган может оспорить их через суд.

Данный шаг опускается, если профсоюз в субъекте бизнеса не сформирован.

Лицо, которое будет производить ввод локального акта в действие, должно иметь на это необходимые полномочия. Как правило, они определяются Уставом фирмы.

Ввести документ в действие можно при помощи одного из следующих способов:

  • На самом ЛНА проставляется гриф «Утверждаю», после чего руководитель проставляет на нем свою подпись. В случае, если производилось согласование документа с профсоюзом либо иными ответственными работниками, то они также должны проставить свои подписи рядом с грифом «Согласовано».
  • Можно оформить специальный приказ на ввод в действие локального акта. В нем нужно описать, с какой даты либо при каких условиях новый документ обретает силу. При этом на самом акте необходимо проставить гриф «Утверждено», после чего записать сведения о приказе.

Метки: Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты: требования законодательства

Е. В. Давыдова

Журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения» № 12/2015

Какие документы считаются локальными нормативными актами? Какие виды локальных актов выделяются? Что относится к обязательным локальным актам? На какой срок они могут утверждаться? В каких случаях локальный акт необходимо согласовывать с представительным органом работников? Что считается таким органом? В каком порядке осуществляется согласование? Каковы требования к оформлению локальных актов и их хранению? В каком порядке в них вносятся изменения?

В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда. А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации – это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель. Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники – через их представительный орган или профсоюз. О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

Обязательные ЛНА

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);
  • документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
  • акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

  • правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396).

Обратите внимание

Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Срок и сфера действия ЛНА

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

  • с истечением срока действия (если срок был установлен);
  • с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;
  • с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала. А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

  • порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
  • введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
  • формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
  • порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?

К сведению

Представителями работников в отдельно взятой организации в силу ст. 29 ТК РФ являются первичные профсоюзы. Если же такового нет или он не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы всех работников, на общем собрании работников может быть избран иной представитель или представительный орган (ст. 31 ТК РФ).

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

К сведению

Некоторыми нормативными правовыми актами рекомендовано при формировании локальных актов организации создавать рабочие группы из числа работников. В частности, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 425н предложено при организации работы по формированию примерного положения об оплате труда федеральным государственным органам и учреждениям создавать рабочие группы из числа специалистов главного распорядителя средств федерального бюджета, руководителей и работников финансового, экономического, правового и кадрового подразделений подведомственных учреждений соответствующего типа и представителей профессиональных союзов, других независимых экспертов.

Порядок согласования ЛНА

Прежде всего отметим, что порядок разработки и утверждения ЛНА работодатель определяет сам, закрепив его в соответствующем документе, которым также может быть ЛНА или другой документ (например, приказ).

А вот процедура согласования с представительным органом работников регламентирована ст. 372 ТК РФ.

Итак, работодатель перед утверждением ЛНА должен направить его проект и обоснование по нему в представительный орган работников.

Принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников в случаях, не установленных Трудовым кодексом, может предусматриваться коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

Получив эти документы, представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня их получения должен направить работодателю ответ с мотивированным мнением по проекту в письменной форме. Если данное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, у работодателя есть два варианта действий:

  • он может согласиться с мнением и принять акт, скорректировав его;
  • если его данное мнение не устраивает, в течение трех дней после получения мнения работодатель может провести с представительным органом дополнительные консультации в целях формирования взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Однако в таком случае представительный орган может обжаловать решение работодателя в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, представительный орган имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном гл. 61 ТК РФ.

На основании жалобы (заявления) представительного органа государственная инспекция труда в течение одного месяца со дня ее получения проводит проверку в организации. В случае выявления нарушения она выдает работодателю предписание об отмене указанного ЛНА, обязательное для исполнения.

Требования к оформлению ЛНА

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

  • наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа;
  • визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;
  • отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.») и на самом приложении в правом верхнем углу (например, «Приложение № 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ «Центр социальной помощи» от 13.01.2015″).

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменения в локальных актах

Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.

Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.

Обратите внимание

Если изменения положений ЛНА повлекут за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора (оплаты труда, режима рабочего времени и т. п.), необходимо получить согласие работника, предварительно уведомив его об этом за два месяца. Если работник не согласен с такими изменениями, работодатель может внести их в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74 ТК РФ, если изменения вызваны изменением организационных или технологических условий труда в организации.

Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.

* * *

Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.

И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работников, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления.

«Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений».

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Форма и виды локальных нормативных актов

Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция.

Локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.

К локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков.

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

Локальные нормативные акты можно разделить на следующие виды:

  • обязательные — состав таких актов определен трудовым законодательством. К обязательным, в частности, относятся:

  • документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например, Положение о персональных данных;

  • документ, устанавливающий систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и инструкции по охране труда;

  • документ, определяющий порядок аттестации.

  • необязательные — такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению. К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

Структура и содержание локальных нормативных актов

Структура и содержание локальных нормативных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов.

Условно структуру локальных нормативных актов можно разделить на следующие части:

  • общие положения: перечень регулируемых вопросов; нормативные правовые акты, в соответствии с которыми локальный нормативный акт принимается; подразделения или категории работников, подпадающие под его действие;

  • основная часть: права и обязанности работника и работодателя; процедуры, не определенные законодательством; порядок взаимодействия структурных подразделений в зависимости от специфики локального нормативного акта; действия сторон, сроки, ответственность и пр.

  • заключительные положения: время вступления локального нормативного акта в силу, порядок внесения изменений и дополнений, а также его отмены, перечень локальных нормативных актов или отдельных положений, прекращающих действие в связи с принятием нового акта.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. В этом случае делается отметка о наличии приложения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *