Конфиденциальный документ

Принципы учета конфиденциальных документов

Многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом, существенно отличает технологию обработки и хранения конфиденциальных документов и лежит в основе процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам.

По отношению к открытым документам учет (чаще используется термин «регистрация») в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для выполнения функций справочной и поисковой работы по документам, контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.

При учете конфиденциальных документов на первый план выдвигается функция сохранности документов и фиксированияихместонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам более применим термин «учет документов», который представляется шире и лучше отражает задачу, стоящую перед этим процессом. В данном случае регистрацию мы рассматриваем, лишь как запись исходных или рабочих сведений о документе.

Основной целью учета конфиденциальных документовявляетсяобеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала с содержанием документов. Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и присутствуют в качестве стадий обработки документов, часто сводятся к неосновным технологическим процессам. В отличие от регистрации открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу же при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до выполнения процедур рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Индивидуальному учету подлежат все без исключения конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов предусматривает не только фиксирование факта поступления или начала работы над документом, но и обязательную регистрацию всех перемещений документа и совершаемых с ним действий.

При ведении учета возможные угрозы конфиденциальным документам реализуются в результате:

• выпадения документа из учетной системы за счет ошибочных или злоумышленных действий работника службы КД;

• отсутствия фиксированного контроля за документом при переходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки к другой;

• включения конфиденциальных сведений из документов в учетные формы;

• утечки информации по техническим каналам;

• использования работником службы КД традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для обработки и хранения конфиденциальных документов или самодельной, непрофессиональной технологии;

• нарушения порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам. Основным способом защиты информации от различных угроз является строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками службы КД и персоналом утвержденных руководством фирмы требований и правил.

Учет конфиденциальных документов должен решать задачи фиксирования следующих фактов:

• поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);

• регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;

• переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, включения документа в электронную базу данных и помещения бумажного документа в соответствующее дело;

• перемещения документа (всех обращений персонала к документу) в процессе его рассмотрения, исполнения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведений);

• местонахождения документа (у исполнителя, менеджера, референта, в деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т.д.) в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;

• регистрации исходных сведений о подготовленном документе;

• начала и окончания составления, изготовления и издания документа;

• дальнейшей работы над изданным документом или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);

• оформления специально подготовленных носителей для составления конфиденциальных документов;

• перевода документа с одного вида учета на другой и. идентификации (соответствия) учетных номеров;

• обеспечения поисковой, справочной и контрольной работы по конфиденциальным документам;

• регулярного удостоверения комплектности документа при выполнении каждой технологической процедуры с целью предупреждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков, редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;

• регистрации в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных;

• регистрации регулярных контрольных операций второго работника службы КД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.

Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько изолированных видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям в технологической схеме обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке.

В предпринимательских структурах целесообразны следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

• учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);

• пакетный учет поступления документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;

• учет входящих (поступивших, входных) документов (входящий учет);

• учет подготовленных исходящих и внутренних документов (учет подготовленных документов или исходящий учет);

• инвентарный учет документов;

• номенклатурный учет дел.

Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов в значительной степени отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут при их реализации стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы.

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов;

первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе;

последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам;

ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения, имени) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года. Подобная индексация гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.

В некрупных фирмах с незначительным объемом конфиденциальных документов валовая нумерация может быть или сплошной, т.е. по всем документам независимо от их принадлежности к какому-либо виду учета, или вестись отдельно по каждому делу, содержащему конфиденциальные документы.

Состав сведений, включаемых в учетную форму (журнал или карточку) для регистрации конфиденциальных документов, подразделяется на два блока: а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов приложений и др.) и б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководителя, обозначение фамилии исполнителя, даты передачи документа, росписи за документ, различные отметки и др.).

В практической деятельности служб КД для регистрации исходных и рабочих сведений о документе чаще всего применяется традиционная карточная форма учета документов. Однако не исчезла полностью и журнальная форма учета в силу своих серьезных и неповторимых преимуществ — абсолютной гарантии сохранности всех записей о всех конфиденциальных документах, отсутствия практической возможности подмены листов, простоты изготовления, удобства хранения.

Учетная карточка конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа. Одним из серьезных недостатков карточной формы регистрации является отсутствие определенной гарантии сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены (например, при краже документа или его фальсификации). В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняется 1 или 2 экземпляра регистрационной карточки. При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале против учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за его получение. При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале.

В предпринимательских фирмах, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также за своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправление аккуратно вписывается работником службы КД рядом или выше ошибочной записи и заверяется его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой.

Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет. На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:

• документы, не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся приложениями к основным документам или сопроводительным письмам;

• документы, изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку альбом, например особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;

• технические носители информации (чистые и с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и др.;

• бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например блокноты с отрывными листами, рабочие тетради, отдельные листы бумаги и др.;

• при необходимости — журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.

Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого следующего года продолжают номера предыдущего года. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: «Инв. № __, дата». Одновременно может формироваться электронная инвентарная опись конфиденциальных документов.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов включает в себя следующие процедуры:

• подготовка документов к вводу в ЭВМ;

• ввод исходных сведений о документах в автоматизированный банк данных;

• ввод в предварительный массив автоматизированного банка данных электронных документов, документов на магнитном носителе и путем сканирования — бумажных документов;

• распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учетных сведений о документе, при необходимости — распечатка на бумажном носителе копий электронных документов;

• ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия;

• изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, поступившего по линии электронной почты;

• перенос электронных документов из предварительного массива в основной рабочий массив (после выполнения учетных операций);

• обозначение на бумажном документе или сопроводительном’ письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;

• подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий поступивших дискет) в ячейку места хранения.

На основе применяемых традиционных и электронных регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, актуализации массивов информации — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения или использования документов, обеспечения контроляза исполнением документов и проверки их наличия.

Банк данных по документам должен отвечать следующим требованиям:

• содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;

• иметь единообразную схему построения;

• наименования граф в учетных формах должны быть правильно сформулированы и однозначно пониматься сотрудниками;

• отличаться минимальной трудоемкостью при формировании и ведении;

• обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой; вестись по месту хранения документов.

Задачи справочно-информационного банка данных решаются двумя обязательными технологическими элементами: а) формированием банка и б) ведением (актуализацией) банка.

Банк может быть традиционным и автоматизированным. Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам при любом виде учета обычно включает в себя:

• журналы учета документов по видам учета или:

• учетную валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых отработанных экземпляров карточек) документов, в которой карточки в разделах располагаются в последовательности учетных номеров документов;

• учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаютсяпо исполнителям (картотека «За исполнителями»);

• справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку, напримерпо рубрикам номенклатуры дел;

• кодификационную картотеку по распорядительным документам;

• контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов; • передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного участка службы КД на другой, от одного работника этой службы другому.

В некрупных фирмах три картотеки могут объединяться в одну с использованием различных классификационных схем. Например, может формироваться учетно-справочная картотека: а) «За исполнителями», б) с учетным валовым разделом для карточек на все конфиденциальные документы и в) со справочным разделом на исполненные документы, в котором карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел. Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновременно в первые два раздела. Второй раздел является описью конфиденциальных документов фирмы. После исполнения документа карточка из первого раздела перемещается в третий раздел картотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумерации документов отдельно по каждому делу).

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документами, систем, которые широко используются в практической деятельности фирм. Конфиденциальные электронные документы и электронные аналоги бумажных документов на любом носителе, в том числе поступившие по защищенной линии электронной почты, подлежат строгому учету как и традиционные бумажные конфиденциальные документы и материалы.

В автоматизированных системах дополнительно должен быть организован учет состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов. Любая операция с электронным документом, выполняемая как в службе КД, так и пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, машинном журнале и подтверждается росписью одногоили двух сотрудников.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных должен иметь следующие основные электронные учетные массивы:

• инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов фирмы с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);

• массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;

• массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета (если такие карточки предусмотрены технологией);

• описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;

• массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;

• описи документов (на любых носителях), находящихся уруководителей и исполнителей (по фамилиям);

• описи предварительного массива конфиденциальных документов компьютера службы КД.

Основное назначение этих массивов — обеспечение справочной, поисковой и контрольной работы по документам, учета их местонахождения и наличия возможности Немедленной проверки сохранности и комплектности этих документов на любых носителях без предварительной подготовки (составления выборки, поиска по различным признакам и т.п.).

Учетную и страховую функцию, а также функцию обеспечения персональной ответственности за сохранность документов и конфиденциальность информации могут выполнять следующие традиционные массивы, сформированные на основе бумажных экземпляров (распечаток, машинограмм) электронных массивов:

• страховая учетная валовая картотека бумажных экземпляров электронных карточек документов;

• картотека «За исполнителями» для бумажных экземпляров электронных карточек учета выдачи документов;

• картотека учетных карточек (описей) магнитных носителей информации.

Кроме того, ведется комплект постоянно обновляемых и достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнитных носителей, на которых записаны сведения о конфиденциальных документах или сами документы. Заполняется также машинный журнал учета работы ЭВМ и выполняемых действий с документами.

Рабочие сведения вносят первоначально в электронные учетные формы и описи документов, а затем в службе КД допечатываются на принтере в бумажные экземпляры этих форм и описи документов, находящихся у руководителей и исполнителей.

Следует иметь в виду, что при технологическом различии автоматизированных систем в электронных документах и учетных формах пользователи могут ставить электронную подпись, ежедневный код или в бумажных экземплярах электронных документов и учетных форм — фамилию и традиционную роспись. Совмещать где-либо эти два вида подписи не допускается. Процедура ввода в автоматизированный банк данных текста электронного конфиденциального документа, документа с дискеты и текста бумажного документа выполняется в тех автоматизированных системах, которые имеют специальное сертифицированное программное обеспечение и снабжены комплексной системой защиты информации.

Заключительной процедурой при любой технологической системе учета конфиденциальных документов является контроль процесса регистрации и сохранности документов и учетных форм на каждом участке службы КД. Цель процедуры состоит в ежедневной проверке вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, и состава реально учтенных документов. Контроль распространяется на все виды документов на любых носителях, в том числе поступивших по линии защищенной компьютерной связи в локальной сети, электронной или факсимильной почте. Контролируется наличие самих документов или правильности внесения отметок в учетные формы о передаче документов на рассмотрение, исполнение и выполнение других действий. Факт контроля подтверждается росписью второго работника службы КД в учетных формах.

Следовательно, технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, которые являются обязательными для любого вида учета и любой технологической системы обработки и хранения документов. Рассмотренные процедуры включают в себя не только технологические аспекты, связанные с практической реализацией определенного типа системы обработки и хранения конфиденциальных документов, но и аспекты обеспечения защиты документов и информации от различных угроз в процессе учетной работы.

3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов 3.8.1. Структура и особенности документооборот конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.
Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.
Принципы и направления движения конфиденциальных документов в традиционном и электронном видах в любой организации едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами, на различных этапах документооборота, могут меняться, сохраняя при этом технологическую взаимосвязь документооборота с процессом управления.
При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.
Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:
1)кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;
2)несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;
3)тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;
4)подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
5)дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;
6)ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
7)случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
8)считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;
9)утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;
10)гибель документа в условиях экстремальной ситуации;
11)непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;
12)угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.
В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются:
1)ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей;
2)персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
3)персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
4)жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации.
Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:
1)одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;
2)нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;
3)формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
4)создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов.
Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.

Существующие уровни секретности документов

Под уровнями секретности документов следует определять градацию бумаг по степени их разглашения. Секретное делопроизводство – это достаточно рискованная деятельность, потому, что необходимо отлично знать его тонкости. Важно быть знакомым с уровнями секретности бумаг и правилами, согласно которых определяют, является ли документация секретной.

Из этой статьи вы узнаете:

  • понятие секретных документов,
  • уровни секретности документов,
  • особенности определения секретности документов,
  • изменение уровня секретности документов.

Секретными документами называют такие бумаги, в которых содержатся тайные данные. Что же представляет собой собственно тайна? Та информация, которую не разрешено разглашать, и относится к данной группе сведений. Обычно она содержится в секрете в течение конкретного временного промежутка: пока представляет значимость для государства или отдельного ведомства. Впоследствии такие данные можно публиковать, а в определенных случаях документы уничтожаются без разглашения.

Уровни секретности документов

Подробная информация о документации с грифом «Секретно» прописывается в Законе РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне». Согласно данному закону, бумаги, которые содержат государственную тайну и подлежат охране, могут относиться к одному из трех грифов (или уровней секретности документов):

  • «Особой важности»,
  • «Совершенно секретно»,
  • «Секретно».

Обсудим более подробно каждый из данных уровней (грифов) и перечислим, какая именно документация принадлежит к ним.

1. Уровень секретности «Особой важности». К нему принадлежат бумаги наивысшей степени секретности. Данный гриф присваивают, так как данные при их раскрытии таят в себе большую опасность для страны и интересов государства. Вот почему документация с грифом «Особой важности» охраняется от разглашения.

2. Уровень секретности «Совершенно секретно». Его получают те бумаги, в которых содержится государственная тайна. Порядок работы с информацией в таких документах четко определяется действующим законодательством.

3. Уровень секретности «Для служебного пользования». Нельзя назвать такой гриф статусом секретности, однако в данном случае доступ к служебной информации разрешается исключительно сотрудникам компании. Использовать ее бесконтрольно запрещено.

Государственной тайной является информация в военной сфере, а также в областях экономики, науки, техники, внешней политики, разведки и противодействия терроризму. Засекречиванием носителя должны заниматься эксперты, от квалификации которых и знаний законодательства напрямую зависит сохранность тайных сведений. Контроль над установкой уровня секретности документа производится должностным лицом, которое подписывало бумагу. Оно наряду с исполнителем является ответственным за верное присвоение документации грифа секретности. В случае присутствия в документе данных разного уровня секретности он получает гриф по высшей степени среди них.

Как определяется уровень секретности документов: основные правила

Грамотно решить задачу по установке грифа секретности и сохранения государственной тайны можно лишь при системном подходе к ней. Поэтому следует опираться на ряд правил. Необходимо не допускать самовольства в данной сфере, в противном случае не избежать проблем в работе с документацией или с утечкой важной информацией. Перечислим правила, о которых идет речь.

1. Правило системного подхода к определению уровня секретности документов. Основная суть этого принципа – это учет общей проблемы засекречивания. Нужно принимать во внимание существующую двойственность: с одной стороны, есть цель к обеспечению надежной сохранности государственной тайны, с другой – нельзя необоснованно и массово засекречивать данные. А потому недопустимо как завышение грифа секретности, так и занижение. Следует избегать любых крайностей.

2. Правило объективности при присвоении грифа секретности. Существует Перечень сведений подлежащих засекречиванию, на который и нужно опираться в работе. Субъективный подход недопустим.

3. Правило оптимизации объема секретных данных в бумагах. В отдельной документации секретные сведения должны содержаться по минимуму и строго в необходимом для решения рассматриваемого вопроса объеме.

4. Правило периодического пересмотра уровня секретности документов. Со временем степень секретности может снизиться или вообще утратиться. Потому и возникает необходимость рано или поздно пересмотреть ее.

Как меняется степень секретности документации?

Как уже говорилось выше, уровень секретности документов определяется согласно Перечню сведений подлежащих засекречиванию. Именно в нем указаны данные, разделенные по направлениям деятельности. Доступ к этому комплексу бумаг производится строго по законодательству РФ и согласно нормативным актам в данной сфере.

Закон гласит, что рассекречивание документов должно производиться не позже, чем через тридцать лет. Исключением являются лишь те бумаги, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны остаются с соответствующим грифом секретности более длительное время.

Снижение уровня секретности документов либо полное рассекречивание производится специальными комиссиями, в составе которых находятся компетентные люди. Назначение лиц в комиссию осуществляется руководством. Комиссия занимается составлением актов с подробным разъяснением причин рассекречивания либо снижения степени секретности.

У руководства имеется право на редактирование грифа секретности, засекречивание и рассекречивание бумаг, которые были составлены в конкретной компании. Уничтожение тайной документации выполняется строго по нормативно-правовым актам секретного делопроизводства и перечню документов с периодами их хранения.

  • 6.1. Положение о кадровой службе (отделе кадров) (Приложение 15)
  • 6.2. Правила внутреннего трудового распорядка (Приложение 16)
  • 6.3. Положение о защите персональных данных (Приложение 1)
  • 6.4. Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)
  • 6.5. Штатное расписание (Приложение 18)
  • 6.7. Табель рабочего времени
  • Глава 6. Нормативные и организационные локальные документы

    Положение субъектов трудовых отношений определяют многообразные локальные нормативные акты.

    Данные локальные акты в общем-то никакими нормами не урегулированы, но принципиальный подход к их разработке и принятию сформулированы в ст. ст. 8, 9 ТК РФ.

    Так, в соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель может (но не обязан) принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

    Работодатель может принимать локальные акты:

    1) единолично;

    2) с учетом мнения представительного органа работников;

    3) по согласованию с представительным органом работников;

    4) совместно с представительным органом работников.

    Явных примеров совместного или согласительного нормотворчества, кроме коллективного договора, ТК РФ не называет, поэтому можно предположить, что иные локальные акты работодатель может принимать единолично.

    Надо заметить, что в ТК РФ мало внимания уделяется локальным актам работодателя, например, штатное расписание упомянуто в нем три раза в ст. ст. 15, 57, 217 ТК РФ, правда правила внутреннего трудового распорядка упомянуты достаточно много, но это всего лишь ссылки на него, ничего конкретного (ст. ст. 15, 21, 22, 56, 68, 91, 100, 101, 104, 108, 109, 111, 119, 136, 189 ТК РФ), ст. 190 ТК РФ посвящена порядку утверждения данных правил (законодателю пришлось для этого выделить четыре строки).

    На наш взгляд, данное отношение законодателя к локальным нормативным актам не правильно, ведь иногда только благодаря нормам данных актов можно урегулировать трудовые споры.

    Какое же отношение к локальным актам имеет кадровая служба (отдел), а дело в том, что именно кадровики (как представители работодателя) разрабатывают данные документы.

    6.1. Положение о кадровой службе (отделе кадров) (Приложение 15)

    Положение о кадровой службе (отделе кадров) является также локальным актом, регулируемым деятельность данной службы (отдела). Данное положение разрабатывается начальником отдела кадров. Положение имеет следующую структуру.

    1. Общие положения. В данном разделе указывают: полное наименование отдела в соответствии со штатным расписанием; порядок создания и ликвидации данного отдела, подчиненность; порядок назначения и освобождения от должности начальника, его заместителей; принципы руководства отдела.

    2. Структура. В данном разделе указывают структуру и штатную численность отдела, а также схематически показывают структурную подчиненность сотрудников отдела.

    3. Задачи. Данный раздел освещает задачи, стоящие перед отделом, которые он должен повседневно решать в процессе своей деятельности.

    4. Функции. В данном разделе дается полный перечень функций, исполняемых отделом. Перечень должен быть исчерпывающим.

    5. Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает отдел при исполнении возложенных на него задач.

    6. Служебные взаимодействия. Раздел содержит, с какими службами отдел взаимодействует и по каким вопросам.

    7. Ответственность. Здесь необходимо конкретизировать случаи наступления ответственности и вид ответственности, а также случаи персональной ответственности начальника отдела.

    Данное Положение согласовывается с начальником отдела кадров, а также с юристами по факту законности норм Положения, подписывается ими, после этого утверждается у руководителя организации с проставлением даты утверждения. После утверждения Положение прошивается, скрепляется печатью организации и подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).

    Положение составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой у руководителя организации для контроля (хотелось бы заметить, в случае составления Положения о другой службе, например, бухгалтерии, Положение о бухгалтерии составляется также в двух экземплярах: один – хранится непосредственно в бухгалтерии, другой – в отделе кадров или у руководителя организации).

    6.2. Правила внутреннего трудового распорядка (Приложение 16)

    Дисциплина труда – обязательное для работников подчинение правилам поведения определенным в соответствии с ТК РФ, иными законами коллективным договором, оглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

    Работодатель обязан в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового прав, трудовым договором создавать условия необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

    Правила внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) – локальный нормативный акт работодателя, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работ, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскании, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

    Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством РФ в соответствии с федеральным законами.

    Некоторые работодатели пренебрегают составлением Правил, т. к. якобы их составление не вменяется в обязанность. Это заблуждение. Статья 189 ТК РФ четко говорит, что трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Значит, стоит уделить данным Правилам пристальное внимание.

    Законодательство не предъявляет четких требований к содержанию Правил, поэтому, как правило, их разработкой занимаются кадровики и юристы самостоятельно с учетом специфики и особенностью работодателя. При составлении Правил необходимо использовать раздел 8 ТК РФ «Трудовой распорядок, трудовая дисциплина». Также Госкомтруда РФ разработал Типовые Правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций. Разработанные Правила можно использовать лишь как основу, так как они были созданы более 20 лет назад и некоторые нормы данных Правил уже устарели и потеряли свою актуальность.

    Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.

    Прежде всего, как я уже отметила, необходимо в Правилах отразить специфику вашей организации. Например, если есть сотрудники с ненормированным рабочим днем, это должно быть обязательно отражено в Правилах.

    Рекомендуется включить следующие разделы:

    1) общие положения. В данном разделе дана общая характеристика и цель Правил;

    2) порядок приема и увольнения работников. Здесь указывают, какие документы необходимы при приеме на работу, а также характеризуют порядок принятия и увольнения работников;

    3) основные права и обязанности работодателя. Здесь возможно продублировать ст. 22 ТК РФ;

    4) основные права и обязанности работников. Также можно продублировать нормы ТК РФ – ст. 21;

    5) режим рабочего времени и времени отдыха.

    В данный раздел включаются:

    а) время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);

    б) время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК РФ);

    в) специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);

    г) перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);

    д) выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) – если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах ВТР нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;

    е) продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);

    ж) место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ);

    6) поощрения за успехи в работе. Здесь указываются виды поощрений и в каком порядке они объявляются;

    7) ответственность за нарушение трудовой дисциплины. В этом разделе описываются порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.

    После того как правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, они согласовываются с представительным органом работников и утверждаются работодателем.

    Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу.

    Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их вывешивают на видном месте, например, на доске объявлений или же в отделе кадров.

    6.3. Положение о защите персональных данных (Приложение 1)

    Ранее мы уже рассмотрели, что есть персональные данные работника, поэтому обратимся лишь к оформлению Положения о защите персональных данных работника (далее – Положение). Данное Положение признано защищать и регламентировать механизм получения, обработки, передачи и защиты этого вида конфиденциальной информации, а также закрепляет права и обязанности работников и работодателя, определяет меры их ответственности.

    При разработке Положения необходимо руководствоваться главой 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника».

    Положение разрабатывается сотрудниками кадровой службы, затем утверждается работодателем и хранится в кадрах.

    Положение может иметь следующую структуру:

    1) общие положения. В данном разделе дается характеристика персональных данных. Раскрывается содержание личного дела работника, какие документы составляют личное дело;

    2) получение персональных данных работника. Данный раздел регламентирует способы получения персональных данных работника;

    3) формирование и ведение личных дел. В разделе предоставляются правила формирования и ведение личных дел, а также дается характеристика составляющих личного дела работника;

    4) прав и обязанности работника в области защиты его персональных данных. В соответствии со ст. 89 ТК РФ раскрываются права работника в рассматриваемой области;

    5) учет, хранение, передача персональных данных работника. В этом разделе фиксируются способы учета, хранения и передачи персональных данных работника;

    6) ответственность. В данном разделе предусматриваются виды ответственности за нарушение правил учета, ведения и хранения персональных данных работника.

    Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.

    Статья 137 УК РФ предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок от 120 до 180 часов, либо исправительных работ на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

    Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан.

    В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

    К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет.

    Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные – один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.

    К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд.

    6.4. Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)

    Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну организации, определяется руководителем организации, разрабатывается и оформляется юридической службой совместно со службой безопасности и отделом кадров. Этот внутренний нормативный акт предприятия, а также Положение о служебной, коммерческой тайне организации обязательно утверждаются руководителем предприятия. Работник знакомится с ними под расписку на первом экземпляре этих документов с указанием даты ознакомления.

    Согласно ст. 5 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

    1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

    2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

    3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

    4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

    5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

    6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

    7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

    8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

    9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

    10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

    11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

    В нашей организации отношения по неразглашению коммерческой тайне оформляются следующим способом.

    Приказом руководителя организации был издан приказ об обеспечении сохранности коммерческой тайны, в котором перечисляются сведения, составляющие коммерческую тайну нашей организации (Приложение 17).

    После издания приказа отделом кадров был разработан договор, дополняющий трудовой договор, о допуске к коммерческой тайне (Приложение 17), в котором работник принимает на себя обязательства перед ООО «Конфин» по неразглашению доверенных ему сведений, составляющих коммерческую тайну. Также в данном договоре предусмотрены условия прекращения трудовых отношений сторон.

    Надо пояснить, что с работниками, которые по роду деятельности могут иметь доступ к коммерческой тайне, трудовой договор заключается только после оформления соответствующей формы допуска, которая является приложением к трудовому договору.

    6.5. Штатное расписание (Приложение 18)

    Штатное расписание обобщает информацию о количестве работников и заработной плате (допускается не проставлять заработную плату в штатном расписании, а указать в приказе об утверждении штатного расписания, что заработная плата определяется трудовым договором работников). На основании данных этого документа кадровики подбирают необходимых работников.

    Законодательством не установлено наличие в организации штатного расписания, но в постановлении о формах такая форма имеется и рекомендуется к использованию.

    Штатное расписание вводится в действие на каждый производственный год. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей. Он позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Такие процедуры, как расширение или сокращение штата, перевод работников, начинаются с изучения штатного расписания, а при необходимости – с внесения в него соответствующих изменений. Штатное расписание также фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

    Штатное расписание – документ обезличенный. Это значит, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

    Структура и штатная численность организации разрабатываются кадровой службой организации совместно с главным бухгалтером.

    Руководитель кадровой службы и главный бухгалтер подписывают штатку и затем утверждают её у руководителя организации, на эту подпись ставится печать организации. Штатное расписание утверждается приказом руководителя (Приложение 18).

    В течение года возникает необходимость внести изменения в штатное расписание. Эти изменения связаны с появлением новых структурных подразделений, ликвидацией имеющихся, введением новых должностей и штатных единиц или их сокращением. Для этого совершенно необязательно переиздавать штатное расписание, достаточно издания приказа работодателя о внесенных изменений в штатное расписание.

    Штатное расписание оформляется по форме Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата о формах.

    При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством РФ, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

    В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочему в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

    В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

    При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

    Допускается адаптация штатного расписания под вашу организацию путем дополнения или сокращения количества граф.

    6.7. Табель рабочего времени

    Табель рабочего времени применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1. «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2. «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

    Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

    Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

    Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

    1) в форме № Т-12 (графы 4,6) – две строки;

    2) в форме № Т-13 (графа 4) – четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15, 16).

    В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

    При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

    Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

    При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18–22, а при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18–34.

    Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:

    1) при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в,Табель заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7–9 и графа 9 без заполнения граф 7, 8;

    2) при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7–9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

    Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т. п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

    Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *