Командировочные за границу

Содержание

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017-2018 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Аналогичные лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2017-2018 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Прочитать, для чего нужно положение о командировках, и скачать его, можно .

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Аналогичный лимит действует с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2017-2018 годах».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов за проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У, выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации») или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма, руб.
27.01.2015
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет

(1 000 евро х 73,5633 руб./евро)

50-в* 52 73 563,3
Выдана валюта командированному работнику под отчет

(1 000 евро х 73,5633 руб./евро)

71 50-1 73 563,3
02.02.2015
Отражена сумма командировочных расходов

(990 евро х 78,1105 руб./евро)

26 71 77 329,4
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом

(10 евро х 78,1105 руб./евро)

50-1 71 781,1
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты

(1 000 евро х (78,1105 — 73,5633) руб./евро)

71 91-1 4 547,2

*
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.

В налоговом учете организации будут отражены:

  • прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 77 329,4 руб.;
  • внереализационные доходы – 4 547,2 руб.

Если аванс выдан в рублях

В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:

  • на дату утверждения авансового отчета;
  • на дату выплаты подотчетных сумм;
  • на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?

Свои разъяснения на этот счет дали контролирующие органы (см. письма Минфина России от 31.03.2011 № 03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Пример 3

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 76 000 руб.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 — 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 — 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 — 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Трудовой кодекс РФ

Их сроки и цели устанавливаются приказами с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами (коллективным договором, трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время ученического отпуска (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

Некоторые категории работников возможно отправить в командировку с их письменного на то согласия:

  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Как оформляется служебное задание на командировку в 2019 году?

Про командировки на госслужбе читайте .

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения. При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • расчет средней зарплаты за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к авансовому отчету, срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и расходы по проживанию. Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Как оформить увольнение переводом? Информация — в нашей статье.

Как аннулировать запись в трудовую книжку? Читайте .

Какие вопросы на полиграфе при приеме на работу задают работодатели? Узнайте .

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели Суммы денежных средств (в рублях) Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору 10500 Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете 10500 Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) 390 Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

  • проезд к месту командирования и обратно;
  • проживание;
  • суточные;
  • оформление медицинской страховки;
  • перевозка багажа весом до 30 кг;
  • телефонные переговоры;
  • получение визы и загранпаспорта;
  • расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

  • договор аренды (проката) автомобиля;
  • акт о возврате автотранспорта;
  • чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

  • оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
  • расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы Курс ЕВРО на дату утверждения отчета Сумма в ЕВРО Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня 84,8104 180 15265,78
Расход на конвертацию 354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице 84,8104 520 44101,41
Расход на конвертацию 2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

  • 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход, то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Узнайте из нашей статьи, какие особенности имеет бестарифная система оплаты труда.

Как выглядит справка о заработной плате? Узнайте .

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы
Суточные Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки Не начисляются
Проживание (включая бронирование) Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. Не начисляются
Проезд Учитываются фактические затраты при наличии документов Не облагаются в случае документального подтверждения Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем Учитываются в полном объеме в прочих расходах Не облагаются Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом Облагается Начисляются
Оплата такси Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами Не облагается Начисляются
Мед.страховка Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда Не облагается Начисляются
Консульские и аэродромные сборы Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Принципиальных различий в оформлении поездки бюджетников от обычных командировок нет. Но по возвращении госслужащий кроме авансового составляет также и отчет о выполнении служебного поручения.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

В конце можно отметить, что хотя законодательством немного упростился процесс оформления служебных поездок в части необязательности наличия командировочного удостоверения, некоторые формальности для исключения замечаний проверяющих надо соблюсти.

То есть не нужно забывать о письменных согласиях на командировку, уведомлениях об отказе, а также о соблюдении сроков хранения документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *