Командировочные расходы налог на прибыль

К каким расходам в налоговом учете относятся командировочные расходы

Если командировка связана с производством, реализацией, то командировочные расходы относятся в налоговом учете к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но если командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные расходы безопаснее отнести на его первоначальную стоимость, так как по общему правилу все расходы, связанные с приобретением основных средств (кроме НДС и акцизов), учитываются в их первоначальной стоимости (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Точно так же рекомендуем относить командировочные расходы на стоимость материально-производственных запасов, если командировка была связана с их приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).

В то же время из Письма УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826 следует, что командировочные расходы не увеличивают стоимость основного средства, а относятся к прочим расходам.

Если вы хотите отнести командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств или МПЗ, на прочие расходы, то лучше сначала уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Документальное подтверждение расходов на командировки

Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):

  • приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
  • утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).

Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Также нужно подтвердить расчет размера суточных, например, справкой бухгалтера. Размер и порядок выплаты суточных должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).

Факт траты суточных не нужно подтверждать документами (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Срок пребывания работника в командировке

Вам необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в служебной командировке (Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).

Такой срок определяется (п. 7 Положения о служебных командировках):

  • по проездным документам. Если работник едет в командировку на своем или служебном автомобиле, срок командировки определяется по служебной записке работника с приложенными путевыми листами, счетами, квитанциями или иными документами, которые подтверждают маршрут следования;
  • если проездных документов нет — по документам о найме жилого помещения в месте командировки;
  • если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья — по документам, в которых есть отметки принимающей стороны, куда был направлен работник, о дате прибытия и выезда работника.

Документальное подтверждение расходов по найму жилого помещения

Расходы на проживание подтверждаются:

  • в гостинице — кассовым чеком или бланком строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085);
  • в арендованной квартире — документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней работника (Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803), например командировочным удостоверением, договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей.

Документальное подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд подтверждаются:

  • на поезде — железнодорожным билетом, контрольным купоном электронного билета, посадочным талоном (Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
  • на самолете — любыми документами, подтверждающими произведенные расходы (Письмо Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-07/43484). Такими документами могут быть, например, маршрут/квитанция и посадочный талон (Письмо Минфина России от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893);
  • на такси — заказ-нарядом и квитанцией, кассовым чеком (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901). Расходы можно подтвердить также электронным документом, подписанным простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357);
  • на служебном или личном автомобиле — любыми правильно оформленными первичными учетными документами, которые подтверждают, что работник находился в пути (Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368), например путевыми листами, чеками, квитанциями на покупку ГСМ.

Особенности «командировочного» налогообложения

Любая компания в процессе своей деятельности может столкнуться с необходимостью направления работников в командировку или служебную поездку. При этом учет понесенных расходов для целей налога на прибыль, а также расчеты с работниками в части НДФЛ имеют определенные особенности. На налогообложение влияют характер работы, продолжительность поездки и другие факторы. Учету и документальному оформлению командировочных расходов посвящено интервью с Сергеем Викторовичем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Сергей Викторович, какие поездки персонала организации можно расценивать в качестве командировок?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировкой признается, например, поездка сотрудника головной организации в ее обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся в другом населенном пункте.

При этом срок нахождения работника в командировке законодательством Российской Федерации не ограничивается. Однако если она длится достаточно продолжительное время, налоговые органы вправе переквалифицировать характер деятельности организации и признать место командировки фактическим местом работы сотрудника с соответствующими изменениями в режиме налогообложения.

В чем заключаются «налоговые» отличия служебной поездки от командировки?

Работа, которая осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не относится к командировкам. Однако трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя возмещать персоналу расходы, связанные со служебными поездками, при выполнении такой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Соответственно, данные расходы могут быть полностью учтены при расчете базы по налогу на прибыль.

Для целей расчета НДФЛ выплаты, направленные на возмещение, в том числе суточные, не нормируются. То есть они освобождаются от данного налога в фактических размерах (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131).

Служебная поездка дистанционного работника в место нахождения своего работодателя является командировкой. Затраты на нее могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Законодательством не предусмотрено оформление командировки для физического лица, работающего в организации по гражданско-правовому договору, поэтому оплата проезда, проживания и других расходов такого лица не относится к командировочным. По общему правилу эти выплаты признаются доходом физического лица. Если перечисленные расходы были понесены непосредственно физическим лицом, оно имеет право заявить по ним профессиональный налоговый вычет при наличии подтверждающих документов (п. 2 ст. 221 НК РФ; письмо Минфина России от 29.04.2013 № 03-04-07/15155).

Но отмечу, что для целей НДФЛ к поездкам лиц, находящихся во властном или административном подчинении организации или являющихся членами ее органов управления и прибывающим (выезжающим) для участия в заседании органов управления, применяются нормы о командировках (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы возмещения расходов не облагаются НДФЛ. Для целей налога на прибыль аналогичных норм не установлено. Более того, действует прямой запрет учитывать в расходах выплаты членам совета директоров (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).

Какие расходы могут быть отнесены к командировочным?

Согласно статье 168 Трудового кодекса перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер. К ним могут быть отнесены любые затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Во многом этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться при расчете налога на прибыль и НДФЛ.

Согласно Налоговому кодексу в расходы на командировки включены (п. 3 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
суточные;

  • расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • оплата услуг связи;
  • расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Для целей как НДФЛ, так и налога на прибыль командировочные расходы могут быть признаны при условии, что они:

  • фактически произведены;
  • документально подтверждены;
  • носят целевой характер.

Ограничено ли в абсолютном выражении возмещение работникам расходов на командировки для целей расчета НДФЛ?

Собственно нормируемыми, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются суточные. При отсутствии документального подтверждения также нормируются возмещение при однодневных командировках и расходы на наем жилого помещения.

С 2008 года в доход работника, не облагаемый НДФЛ, включаются суточные не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Точно в таких же размерах освобождаются от налогообложения суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки.

Когда можно учитывать суточные по однодневной командировке в расходах организации для целей расчета налога на прибыль и не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ?

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Однако организация должна возмещать физическому лицу его расходы, произведенные с ее разрешения или ведома. Такие выплаты освобождаются от НДФЛ без документального подтверждения в размерах, установленных для суточных (п. 3 ст. 217 НК РФ). Данный вывод сделал ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12). Соответственно, при однодневных командировках организация может не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ только сумму, не превышающую установленные лимиты. В противном случае возникает риск спора с налоговыми органами.

Что касается налога на прибыль, то расходы по возмещению затрат, произведенных в служебной однодневной командировке, учитываются при расчете налоговой базы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).

Как повлияет на налогообложение указание в коллективном договоре или локальном акте организации размера суточных больше установленного законодательством?

Сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей при заграничных командировках будет облагаться НДФЛ.

В части налога на прибыль вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, может быть учтена в расходах при расчете налоговой базы.

Отмечу, что, определяя сумму суточных, следует принимать во внимание Положение о командировках (утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках)). Так, при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения о командировках).

В чем состоят отличия порядка определения размера дохода, освобождаемого от НДФЛ, в случае, когда организация выплачивает работнику суточные в иностранной валюте до отъезда в командировку, и в случае, когда выплата суточных производится в качестве компенсации уже после возвращения?

В случае выплаты работнику суточных до направления в командировку размер освобождаемых от налогообложения сумм рассчитывается исходя из курса соответствующей валюты к рублю, установленного Центральным банком РФ на дату получения дохода. Согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5) датой получения дохода признается дата утверждения авансового отчета работника.

Исчисление и удержание НДФЛ производится на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Если выплата суточных производится в качестве компенсации уже после возвращения работника и утверждения авансового отчета, то применяется курс валюты, установленный Центральным банком РФ на дату их выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Однако с 1 января 2016 года датой получения дохода при расчете НДФЛ будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ в ред. Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ).

Это значит, что независимо от момента выплаты денежных средств перерасчет доходов (расходов) командированного работника, выраженных в иностранной валюте, будет производиться на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. В зависимости от колебаний курса иностранной валюты на дату ее фактической выплаты и на дату признания факта получения дохода может значительно измениться размер выплаты, освобождаемой от налогообложения.

Могут ли у компании возникнуть сложности с учетом расходов по оплате стоимости проезда, если работник отправляется в место командирования перед выходными днями, а началом командировки считается ближайший за ними рабочий день?

Нет, сложностей не возникнет. При отъезде работника в место командировки накануне выходных дней или выезде из места командировки после выходных дней расходы принимаются в расчет базы по налогу на прибыль в общеустановленном порядке (п. 2 письма ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564@).

Обратите внимание, что для учета в базе по налогу на прибыль в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

В части НДФЛ спор с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. Они могут посчитать оплату проезда доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).

Предусматривает ли налоговое законодательство ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта и на другие характеристики проезда при отправлении работника в командировку?

По общему правилу порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены затраты на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545). При этом оплата работодателем стоимости проезда, например, в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 02.07.2015 № 03-04-06/38183).

Возможно, что ограничения, в частности на пользование бизнес-классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако и в этом случае при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в фактических размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, а также документального подтверждения таких расходов, суммы выплат не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).

В командировке работник вправе в производственных целях воспользоваться услугами автомобильного транспорта, включая такси (письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то их оплата возмещается сотруднику наравне с прочими командировочными расходами и не облагается НДФЛ.

Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности. Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров (утв. пост. Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее — Правила перевозок пассажиров)).

Если проезд в место командирования осуществлялся на служебном или личном транспорте, работник в целях подтверждения расходов должен оформить служебную записку с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ и других оправдательных документов.

Вправе ли организация компенсировать расходы работника на питание в командировке? Облагается ли такая компенсация НДФЛ?

В числе самостоятельного вида командировочных расходов компенсация питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, не предусмотрена (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, Правилами перевозок пассажиров. Поэтому при невозможности раздельного приобретения указанной услуги дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает.

Аналогичный подход следует применять и в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака. При этом, чтобы избежать налоговых рисков, компания должна иметь счет гостиницы, в котором никакие дополнительные услуги не выделены.

Обратите внимание, что в счет гостиничных услуг может быть включена стоимость посещения работником бассейна, сауны и других подобных объектов. Компенсация работодателем указанных расходов не уменьшает базу по налогу на прибыль (ст. 270 НК РФ) и формирует доход физического лица, облагаемый НДФЛ (ст. 211 НК РФ).

При участии командированного работника в представительских мероприятиях (обед, ужин) образуется доход, который не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348).

Необходимость участия работника в представительском мероприятии в интересах организации можно доказать отчетом о его проведении, из которого следует наличие непосредственной связи между предметом переговоров, в рамках которых проводится мероприятие, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником.

Какие документы потребуются для признания командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом. На его основании принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов — начисление задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169).

Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.

Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Обращаю внимание на то, что порядок оформления командировочных документов претерпел изменения.

С 8 января 2015 года было сокращено количество учетных форм за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (пост. Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Кроме того, с 8 августа 2015 года фактически не применяется порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (п. 8 Положения о командировках, на основании которого был издан приказ, признан утратившим силу)).

Несмотря на то что командировочное удостоверение по форме № Т-10 (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) отменено, можно продолжать использовать данную форму при условии, что принимающая сторона будет ее заполнять. Оформление командировочных удостоверений может помочь подтвердить срок командировки.

Какими документами в новых условиях подтверждать продолжительность командировки?

Срок командировки указывают в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку.

Сохраняет силу и порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13) (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности:

  • проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности). (В данных документах отражают маршрут следования транспорта. При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке);
  • служебной запиской работника, которая должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, в котором указан период проживания в месте командирования, в том числе квитанцией гостиницы (письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).

А как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника (например командировочное удостоверение). Для целей получения соответствующей отметки этот документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее обратно по почте.

Такой вариант предусмотрен в Перечне документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов) (утв. приказом Минфина России от 10.03.2015 № 33н).

С 8 августа 2015 года нормы о возможности использования подобного способа подтверждения срока командировки включены в Положение о командировках (пост. Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Несмотря на то что новая редакция пункта 7 Положения о командировках содержит последовательность использования документов, представляется, что на практике срок командировки будет подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

И в заключение давайте рассмотрим порядок налогообложения в случае, когда организация командировала своего работника в обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, участвовать в корпоративных мероприятиях, спортивных соревнованиях, концертах или конкурсах профессионального мастерства и оплатила ему все понесенные в поездке расходы?

На мой взгляд, в данной ситуации возможны споры с налоговыми органами, которые посчитают, что работник участвует в непроизводственных мероприятиях и его поездка не связана с исполнением трудовых обязанностей. Учет в базе по налогу на прибыль понесенных расходов вступает в противоречие с положениями статей 252 и 270 Налогового кодекса.

При этом оплата или возмещение организацией расходов может являться доходом работника и облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).

Указанный подход касается направления работника в командировку не только в обособленное подразделение, но и в другую организацию (к иному лицу, в том числе иностранному).

Налогообложение командировочных расходов: налог на добавленную стоимость (НДС)

Бухгалтер имеет возможность оформить вычет по налогу на добавленную стоимость, только если товары (работы, услуги), которые были приобретены командированным сотрудником в поездке, были куплены на территории одного из субъектов России. В том случае, если маршрут начинается или заканчивается за границей РФ, услуги по транспортировке багажа или перевозке пассажиров, которые были оформлены по единым международным перевозочным документам, будут облагаться НДС по нулевой ставке. Соответственно, не требуется включать НДС в стоимость проездного билета (на поезд или самолет) к пункту назначения командированного сотрудника, находящемуся за границей, и назад к месту постоянной работы.

Важно! В том случае, если сумма НДС в проездных документах, купленных в одной из государств СНГ, прописана отдельной строкой, налоговый вычет оформить нельзя.

Отсутствие возможности предъявления к налоговому вычету суммы НДС, прописанной в проездном документе отдельной строкой, объясняется тем, что:

  • Местом реализации услуг, по общему правилу, признается место осуществления деятельности компании или оказания услуг ИП.
  • Исключением из данного правила являются ситуации, о которых говорится в пп. 1-4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса (то есть, в каждом из таких случаев услуга по-прежнему считается реализованной на территории РФ).
  • Железнодорожные перевозки не входят в перечень исключений из общего правила, поскольку о них ничего не сказано в упомянутой статье НК РФ (значит, услуги по перевозке будут реализованы в той стране, в котором компания-перевозчик ведет деятельность).

В связи со всем вышесказанным, билет, купленный в кассе авиакомпании или железнодорожного вокзала другой страны, дает понять, что услуги компании-перевозчика оказываются не на территории России, а за ее границей. Именно поэтому «входной» НДС, пописанный отдельной строкой в проездном документу, не предъявляется бухгалтером предприятия к налоговому вычету.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве

Исчерпывающий перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются в ФСС, приводится в специальном Перечне, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765. В остальных случаях страховые отчисления на случай возникновения профессионального заболевания или получения сотрудником травмы на рабочем месте должны начисляться на доходы работников предприятия. Страховые платежи не нужно переводить на счет Фонда социального страхования, если речь идет о следующих суммах (которые выдаются командированному сотруднику в пределах норм, утвержденных законом, в порядке компенсации и возмещения):

  • компенсационных выплатах в счет затрат на приобретение проездных билетов;
  • средствах на оплату съемного жилого помещения;
  • суточных (выплаченных в рамках законодательно утвержденных норм);
  • средствах на возмещение других затрат, понесенных в командировке работником в ходе выполнения его служебного задания.

Важно! Норма выплаты суточных командированным сотрудника (100 рублей в день) была отменена.

Бухгалтер должен проверить размер суточных, прописанный в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре и сверить сумму с фактически выплаченными командированному работнику средствами. Если денег было выдано больше, чем предусмотрено упомянутыми выше актами компании, на ту сумму, что превышает внутрикорпоративную норму, нужно начислять страховые взносы на случай профессиональных заболеваний или производственных травм. Такой порядок установлен Письмом ФСС РФ от 18.03.2009 № 02-18/07-2165. В противном случае, если превышения выплаты не наблюдается, производить начисления не требуется.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды

Согласно тексту Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, с 1 января 2010 года предприяти должны производить отчисления страховых платежей во внебюджетные фонды вместо уплаты единого социального налога (ЕСН). Страховыми взносами облагаются выплаты сотрудников, прописанные в трудовых соглашениях. Перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются, перечислены в тексте статьи 9 упомянутого законодательного акта. Например, на компенсации, выплачиваемые подчиненным в счет расходов, понесенных ими при исполнении своих должностных функций, страховые взносы не должны начисляться. Что касается командировочных поездок, если у командированного сотрудника сохранились документы, доказывающие факт несения расходов, выдаваемые ему компенсационные выплаты не будут облагаться взносами.

Важно! Если у работника, вернувшегося из служебной поездки, не имеется документального подтверждения расходов, которые он понес в командировке, страховыми взносами не будут облагаться только суммы в пределах норм, утвержденных действующим законодательством.

Не подлежат обложению страховыми платежами следующие выплаты командированным сотрудникам, вернувшимся из поездки:

  • суточные (норма выплаты должна быть указана в коллективном договоре или ином внутреннем акте компании);
  • затраты на покупку проездного билета до пункта назначения и назад до предприятия работодателя;
  • затраты на обмен наличности в пункте обмена валют (или чеков в банковском учреждении) на иностранную валюту;
  • консульский сбор за оформление визы;
  • затраты на оплату услуг телефонного оператора и иные услуги связи;
  • затраты на съемное жилое помещение;
  • затраты на провоз личных вещей (багажа);
  • затраты на покупку билетов в общественном транспорте (иногда на оплату услуг такси) для проезда к месту отправки поезда или вылета самолета, к пункту назначения или к месту совершения пересадки;
  • различные комиссионные сборы;
  • сборы в аэропорту.

Читайте также статью ⇒ «Командировка за границу: суточные, оформление, расходы».

Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ

Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).

Важно! Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России — 700 рублей в день, при заграничной поездке — 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.

Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Важно! Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ — такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).

Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:

  • Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
  • Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
  • Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
  • Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.

Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:

  1. В любом случае, если работодатель выплатил работнику компенсацию по затратам на проезд и/или проживание, тогда как сотрудник не представил документов, подтверждающих несение расходов, на всю сумму возмещения начисляется НДФЛ.
  2. Если работодатель согласен компенсировать затраты на проживание с включением в расходы оплаты завтрака в отеле, со стоимости питания придется удерживать НДФЛ (также необходимо начислить страховые взносы).

Читайте также статью ⇒ «Положение о командировках 2018 года».

Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль

Порядок учета расходов, понесенных фирмой на командировку сотрудника, представлен в таблице ниже:

Вид расходов

Возможность учета затрат при исчислении налога на прибыль
Суточные

Полная сумма суточных может учитываться при расчете налога на прибыль. При этом какие-либо подтверждающие расходы документы не требуются — достаточно бухгалтерской справки с расчетами, приказа об отправке в служебную поездку, билетов с указанием пункта вылета и прибытия.

Компенсация проезда к пункту назначения и назад к предприятию работодателя

Полностью могут быть учтены при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

При покупке билетов на поезд в вагон повышенной комфортности (или авиабилетов в бизнес-класс) их стоимость также может быть учтена полностью.

Если имеется документальное подтверждение и обоснование необходимости оплаты зала повышенной комфортности или расходов на фрахт воздушного судна для проезда к месту выполнения служебного задания и назад к месту работы, эти затраты также можно учесть при расчете налога на прибыль.

Компенсация проезда при утрате проездных документов, подтверждающих факт совершения поездки

Если не удалось получить дубликат билета, копии проездного документа или справки от транспортной компании, расходы по оплате проезда учитывать при расчете налога на прибыль запрещено.

Компенсация покупки электронного билета

Если имеются документальные доказательства покупки электронного билета (распечатка, посадочный талон, чек ККТ, слип, чек электронного терминала), можно учесть стоимость электронного документа при расчете налога на прибыль.
Компенсация проезда на такси

Стоимость проезда на такси можно учесть, если:

  • затраты на поездку экономически обоснованны;
  • имеются доказательства оплаты услуг такси;
  • сотрудник ехал в аэропорт на международный рейс;
  • работник ехал к пункту назначения или назад к месту занятости.

Компенсация расходов на оплату проживания

Если имеются документальные доказательства оплаты жилья, расходы фирмы могут быть учтены полностью. Если документов нет — учитывать затраты нельзя.
Расходы на выдачу визы

Если поездка состоялась, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно. Если сотрудник не выехал за границу, учитывать затраты нельзя.

Убытки, связанные с выплатой штрафа за возврат билета при срыве международной командировки

Можно включать в расходы и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.
Расходы на услуги посреднических фирм (турагентства и т.д.)

Могут быть учтены при наличии акта выполненных работы с расшифровкой стоимости каждой оказанной услуги.

Экспертное мнение к вопросу о том, облагаются ли командировочные расходы НДФЛ при направлении в служебную поездку дистанционного работника

Под командировкой понимается поездка, в которую подчиненный направляется нанимателем для выполнения задач в интересах предприятия. Поэтому затраты на служебную поездку должны покрываться за счет работодателя. По словам экспертов Государственной трудовой инспекции, направление дистанционного сотрудника к месту расположения предприятия работодателя признается командировочной поездкой. А значит, на него будут распространяться все гарантии, перечисленные в тексте статьи 167 ТК РФ. Компенсационные выплаты, связанные с понесенными в период пребывания в поездке расходами, не должны облагаться НДФЛ.

Министерство финансов обращает внимание работодателей на то, что налогоплательщику позволено учитывать затраты на служебную поездку дистанционного сотрудника в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль. Слова экспертов Министерства финансов подтверждаются Письмом Минфина № 03-03-06/1/30978.

Ответы на распространенные вопросы про налогообложение командировочных расходов

Вопрос №1: Как бухгалтеру отразить в справке о доходах сотрудника по форме 2-НДФЛ сумму суточных, на которую была превышена выплата, установленная коллективным договором, и с которой удерживался НДФЛ?

Ответ: Нужно внести данные в раздел 3 по коду дохода 4800 «Иные доходы» (инструкция содержится в Приложении к Приказу Федеральной налоговой службы России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ — в справочнике «Коды доходов»).

Вопрос №2: Как повлияют на уплату НДФЛ и налога на прибыль расходы, понесенные фирмой на оформление визы сотруднику, если командировка в итоге не состоялась?

Ответ: Такие затраты не должны быть учтены при исчислении налога на прибыль. Также, подобные расходы не будут включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ работника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *