Как сделать исправление в трудовой книжке пример

Порядок действий и правила корректировки

Прежде чем предпринимать какие-то действия при обнаружении вызывающих сомнения пометок в ТК, необходимо четко понимать используемую терминологию при работе с ТК. Это относится к терминам «исправление», «изменение», «дополнение».

Термин «исправление» используется в случаях, предполагающих замену в рассматриваемом документе некорректной пометки. Термины «изменение» и «дополнение» предполагают изменение или дополнение сведений, соответственно.

Пример изменения

Если работником установлена некорректная пометка в ТК, то ему рекомендуется обратиться в отдел по работе с персоналом, так как вопросы корректного оформления ТК отнесены к компетенции сотрудников этого отдела. Однако не каждое предприятие содержит в своей структуре такой отдел.

В этой ситуации законодательством РФ разрешается оформление ТК лично работодателю, либо другому специалисту организации, назначенному приказом.

Физическому лицу, предоставившему гражданину работу, законом запрещено делать корректировки в ТК.

При выявлении некорректной информации в рассматриваемом документе, работнику следует:

  • поставить в известность работодателя о выявленных некорректных данных в ТК и необходимости их корректировки;
  • предоставить уполномоченному лицу документы о правомерности сведений; подлежащих внесению взамен ошибочных.

Для коррекции сведений приемлемы следующие общие правила:

Правила корректировки ошибок в трудовой книжке

Когда сделавшая ошибку в ТК организация реорганизована или прекратила существование на момент обнаружения некорректной записи, исправление делается правопреемником предприятия или вышестоящей правомочной инстанцией. Если указанные варианты отсутствуют, эта проблема решается в архиве предприятия.

Коррективы делаются шариковой или перьевой ручкой, содержащей водостойкую и светостойкую пасту фиолетового, темно-синего или черного цвета. Сокращения не допускаются.

Случаи появления ошибочных записей

Правильность и варианты исправления неверной информации зависят от раздела ТК, в котором она допущена. Разберем наиболее распространенные случаи появления некорректной заметки.

С ошибкой на «титулке» часто сталкиваются женщины, так как их фамилия изменяется по случаю выхода замуж и взятия фамилии мужа.

Аналогичная ситуация возникает при расторжении брака, когда женщина не хочет носить фамилию бывшего супруга.

Неправильное изменение фамилии работника в «титулке» трудовой книжки

Исправление этой некорректности возможно, согласно требованиям п. 2.3 Инструкции, при наличии:

  • паспорта;
  • свидетельства о рождении;
  • свидетельства о браке или расторжении брака;
  • свидетельства о предыдущем изменении фамилии и др.

В исправленном тексте фиксируются номера перечисленных документов, дата их оформления. Корректировка фиксируется на титульном листе с соблюдением следующего алгоритма:

  • недействительная фамилия или имя, отчество, а также дата рождения владельца зачеркиваются непрерывной линией;
  • рядом с зачеркнутой ошибочной записью вписывается корректная информация с новыми сведениями;
  • на внутренней части листа обложки делается ссылка на подтверждающий достоверность корректировок документ.

Образец того, как правильно оформить изменение недействительной фамилии Шараповой Нины Валентиновны, которая вышла замуж и стала Сорокиной, приведен ниже:

Образец правильного оформления измененной фамилии

Аналогичным образом вносятся коррективы, касающиеся некорректной даты рождения владельца трудовой.

Порядок корректировки информации об образовании определен п. 2.4 Инструкции. Документ предписывает внесение новой информации в виде дополнения к сделанной записи. Недопустимо перечеркивание первоначальной пометки.

Примером может служить приведенный ниже образец:

Пример корректировки информации об образовании

Указанный образец может быть использован и при корректировке данных о профессии работника.

Если в ТК ошибочным оказалось имя работника, то такая ситуация решается либо уничтожением бланка (в случае появления ошибки при первичном оформлении), либо обращением в суд (если некорректная информация внесена последующей организацией).

Последний вариант основан на правительственных постановлениях от 24.07.2002 No555 (п. 44) и от 06.02.2007 No91 (п. 26).

Если допущена некорректная запись в разделе «Сведения о работе», то она устраняется организацией, совершившей ее, или по месту текущей работы (п. 27 Правил). Если приемлем второй вариант, то виновная организация представляет официальное подтверждение недействительности записи.

Сведения, представленные на основе свидетельских показаний, не воспринимаются как подтверждение некорректности информации и поводом для ее исправления.

В «Сведениях о работе» запрещено делать корректировки путем зачеркивания некорректной информации. Для подобных случаев Инструкцией предусмотрен следующий порядок:

  • в графе №3 фиксируется номер и дата занесения правильной записи. В ней указывается номер некорректной записи и дописывается правильная информация;
  • в графе №4 фиксируются реквизиты разрешительного документа.

Корректировка «Сведениях о работе»

Исправления скрепляются печатью предприятия и подписью внесшего коррективы лица. Отсутствие печати и подписи свидетельствуют о незаконности корректив.

Особенности изменения сведений во вкладыше

Вкладыш в трудовой открывается в тех случаях, когда в ней исчерпан ресурс для новых сведений. Выдача вкладыша фиксируется на внутренней стороне титульного листа трудовой: заносится серия и номер нового вкладыша.

Если ошибка допускается и выявляется в начале оформления вкладыша, то он ликвидируется с составлением акта. После этого оформляется новый вкладыш, номер которого также фиксируется на титульном листе ТК.

Порядок исправления некорректной информации во вкладыше аналогичен тому, который установлен для ТК. Исправление подтверждается печатью организации и подписью внесшего исправление должностного лица.

В отдельных случаях допускается сбой в нумерации записей во вкладыше. В результате появляются две записи под одним и тем же номером.

Такие ошибки запрещено исправлять простым зачеркиванием. Чтобы исправить подобного рода ошибки, вносится запись под корректным номером, в которой уточняется некорректность записи за таким-то номером и дублируется текст записи.

Исправления после увольнения

В случае признания записи в ТК об увольнении ошибочной и подлежащей исправлению, Инструкция (п. 1.2) устанавливает следующий порядок:

  1. В первой графе вносится номер новой корректной записи.
  2. Во второй графе фиксируется текущая дата внесения верной записи.
  3. В третьей графе отмечается, что «Запись за №… недействительна». Здесь же вносится корректная запись.
  4. В четвертой графе фиксируется документ, предписывающий исправление некорректной информации.

Пример исправления записи об увольнении

Часто выявляется ошибка в дате расторжения трудового договора с человеком, уже являющимся сотрудником другой организации. В этом случае гражданин имеет право обратиться к новому работодателю с заявлением, содержащим просьбу об исправлении даты расторжения трудового соглашения с предыдущим работодателем (п. 27 Правил).

Исправление делается по следующему образцу:

Образец исправления в трудовой

Чтобы избежать подобных исправлений, гражданину следует лично убеждаться в правильности оформления записи при увольнении.

Знание порядка оформления ТК важно для каждого работающего гражданина. Не менее важен своевременный контроль со стороны работника за правильностью оформления ТК. Это поможет ему в дальнейшем избежать неприятностей.

Нарушение порядка работы с трудовой книжкой чревато большими неприятностями и для работодателя: он несет как дисциплинарную, так и материальную ответственность за ошибки в ТК.

Общий подход

Исправление ошибок в кадровых документах регламентирует трудовое право. А именно:

  • Раздел 3 Правил, которые разработаны Правительством и закреплены постановлением от 16.04.2003 г. № 225;
  • Раздел 1 Инструкции, введенной Минтрудом через издание постановления от 10.10.2003 г. № 69.

Недостоверные данные в трудовой книжке нельзя зачеркивать ручкой или карандашом, их также запрещено маскировать штрихом, подтирать. Аннулировать образец записи в трудовой книжке можно единственным способом – признать фрагмент заполненного формуляра недействительным. Это должно быть подтверждено указаниями руководства компании в виде приказа.

Корректировки может производить текущий или предыдущий работодатель.

Содержание исправлений должно быть идентичным сути приказов руководителя, на основании которых вносите правки. Аннулирование записи в трудовой книжке должно происходить при условии, что есть веские документальные основания для признания информации, внесенной в формуляр, неверной.

Недопустимы правки в кадровой документации по причине получения работодателем устных жалоб, претензий или пояснений в отношении содержания записей в трудовой книжке.

Важный момент, как аннулировать запись в трудовой – нельзя для этой цели использовать корректирующие канцелярские приспособления. Недопустима также правка данных в разделе о трудоустройстве или в блоке данных о поощрениях способом зачеркивания. Единственный вариант – признать отдельную запись недействительной с последующей фиксацией верной информации.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Алгоритм внесения исправлений

Если необходимо исправить некорректные сведения о работе человека, отмена записи в трудовой книжке происходит по следующему алгоритму:

1 После ошибочной записи надо поставить следующий номер по порядку
2 Обозначают текущую дату
3 В третью колонку нужно внести стандартную формулировку о признании записи под определенным номером недействительной
4 Отражение правильных сведений
5 После того как было произведено аннулирование записи в трудовой, обновленные данные утверждает ответственный кадровый работник путем проставления подписи и печати.

Такой механизм действий рекомендуем брать за основу при исправлении данных о приеме на должность или об увольнении, переводах. Этот подход актуален для случаев с ошибками нескольких типов. Когда:

  • причина неверных записей – механические описки;
  • неточность обусловлена неверным оформлением кадровой распорядительной документации;
  • имеет место признание судебным органом увольнения неправомерным, что повлекло за собой восстановление в должности (в это случае тоже нужно знать, как отменить запись в трудовой книжке – образец действий работодателя см. выше).

В последнем случае в графе с обоснованием должны фигурировать не реквизиты судебного решения, а данные приказа работодателя, составленного на основе вступившего в действие решения суда.

В отношении того, как убрать запись из трудовой книжки для изменения причины увольнения, то здесь применяют метод признания содержащихся в формуляре сведений недействительными с последующим внесением верной информации.

В этой ситуации сотрудник вправе потребовать от работодателя дубликат трудовой до момента внесения в нее правок.

Также см. «Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2018 году».

Учтите, что за нарушение правил отражения исправлений в трудовой книжке работодатель может быть привлечен к ответственности по условиям ст. 5.27 КоАП РФ.

Далее показан стандартный образец аннулирования записи в трудовой книжке:

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Гуру» (ООО «Гуру»)
14 09 02 2015 Принят в отдел налогового консалтинга на должность юрисконсульта Приказ от 09.02.2015 № 47-н
15 12 03 2018 Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 12.03.2018 № 4-у
16 12 03 2018 Запись за номером 15 недействительна.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 12.03.2018 № 5-у
Специалист Широкова Е.А. Широкова
Печать Гусев

Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией. Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата. Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри. Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Пример 1

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга, так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть. Рядом, в той же строке, прописать: «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать: «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант. То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей, когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный акт).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит.

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы, чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить, если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

В этом случае неверное слово зачёркивается, а внутри книжки на обложке делается необходимая запись, включая ссылку на документ. Нельзя забывать о подписи уполномоченного и печати. В некоторых случаях дополнительно приписывают «Исправленному Софья на София верить».

образец внесения исправлений в связи со сменой фамилии на титульнике.

Пример 2

Рассмотрим другую ситуацию. Неточность допущена в написании специальности или профессии работника. Это может быть вовсе не ошибкой: например, Игорев А.З. на момент устройства на работу успел окончить только техникум, а впоследствии, уже трудясь, получил диплом вуза по специальности маркетинг.

Но в книжке в строке «Образование» работодателем было записано «среднее профессиональное», в строке же «Профессия, специальность» внесли запись «Технолог».

Исправить это можно следующим образом: в строке «Образование» рядом с записью «среднее профессиональное» нужно поставить запятую, а дальше приписать «высшее профессиональное». В строке «Профессия, специальность» следует поставить запятую после слова «Технолог» и приписать «Маркетолог».

Образец внесения исправлений в связи с получением образования.

Ошибки в разделах

При выявлении ошибок в разделах трудовой книжки исправлять их нужно несколько иначе, чем на титульнике.

Ничего зачёркивать нельзя, уточнения вносятся не на обложку, а прямо в разделы, просто верную запись нужно сделать ниже.

Предположим, что в штат фирмы приняли нового человека.

Случайно была допущена ошибка при написании названия компании или подразделения. Эта запись была сделана под порядковым номером 3 (он ставится во 1-й графе).

Пример: Чукавин А.С. был принят на должность главного специалиста отдела экономики в компанию «Идея» 06.10.2014. Но кадровик записал информацию неверно, указав другой отдел:

  • графа № 1: порядковый номер 3;
  • графа № 2: дата принятия на должность – 06.10.2014;
  • графа № 3: наименование компании и должность нового сотрудника:
    Торговая компания «Идея»

    Принят на должность главного специалиста отдела торговли;

  • графа № 4: данные о документе, на основании которого была сделана запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.

Исправление нужно внести следующим образом:

  • графа № 1: порядковый номер 4;
  • графа № 2: дата, на которую делается исправление – 07.10.2014;
  • графа № 3: данные о недействительности предыдущей записи:
    Запись № 3 недействительна,

    принят на должность главного специалиста отдела экономики;

  • графа № 4: сюда можно внести данные о документе, на основании которого была сделана неверная запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.

Если неточность обнаружили не сразу, а когда работник уже уволился и поступил на другое место работы в другой фирме, тогда в трудовой книжке ставится следующий после крайней записи порядковый номер, прописывается, что такая-то запись недействительна, вносятся истинные сведения.

Дату нужно проставить не ту, когда допустили ошибку, а ту, по состоянию на которую были внесены исправления. Графа № 4 заполняется сведениями о документе, на основании которого внесли исправление.

Если компания, сотрудник которой в своё время ошибся в записи, через несколько лет реорганизовалась, исправить неточность должен сотрудник фирмы, которой отошли права на прежнюю компанию.

Если же компания была ликвидирована и уже не существует, тогда новый работодатель берёт на себя обязанность по внесению исправлений, ориентируясь при этом на дубликаты документов, свидетельствующих о приёме человека/переводе.

Если работник был восстановлен на работе после выявления незаконного увольнения, предыдущая запись (об увольнении) признаётся недействительной, затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

Если работника уволили, но ошиблись в указании причины увольнения, тогда прежняя запись признаётся недействительной, после чего прописываются истинные сведения: «уволен по…».

Пример

Макеев О.Д. был уволен с места работы. Работодатель внёс такую запись: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 10.09.2011 № 133-к.

Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

Исправление осуществляется так: «Запись № 2 недействительна, уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» Приказ от 01.02.2014 № 387-к.

Образец внесения исправлений в разделе «Сведения о работе».

Огрехи в записях награждений

Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью, а ещё и с ошибками.

Ошибки в награждениях нельзя зачёркивать, заштриховывать. Неверные записи помечаются как недействительные, а ниже вносится правильная запись.

Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка, а ту, на которую вносится исправление.

Образец признания записи о награждениях недействительной.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *