Как оприходовать материалы

Как оприходовать товар без документов пошагово

В деятельности компании возможны ситуации, когда товар поступил на склад предприятия без сопроводительных документов поставщика. Такая поставка называется неотфактурованной. Наше законодательство трактует подобные случаи по-разному.

С одной стороны, п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть обоснован документом. А если первичный документ отсутствует, то бухгалтер не сможет оприходовать товар и отразить операцию на счетах бухучета.

В то же время нормы ст. 223 ГК РФ заключаются в том, что переход права собственности на имущество происходит в момент его фактической передачи покупателю (если в договоре не прописан другой способ). То есть бухгалтеру все-таки придется отразить момент перехода права собственности на товар в бухгалтерском учете, даже если на него отсутствуют документы. При этом передачей считается непосредственное вручение товарно-материальных ценностей заказчику (покупателю).

Если компания получила товар от поставщика без сопроводительной документации, и договором не закреплен особый порядок перехода прав собственности на него, то такой товар становится собственностью предприятия и подлежит отражению в активе баланса.

В таком случае перед бухгалтером встанет вопрос: «А каким документом необходимо оформить подобную поставку?».

Для этой цели можно воспользоваться унифицированным актом приемки товара по форме ТОРГ-4.

Скачать акт ТОРГ-4 вы можете на нашем сайте — см. материал «Унифицированная форма № ТОРГ-4 — бланк и образец».

Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией, которая должна принять товар по массе, количеству, а также проверить его на сохранность и целостность. Очень желательно, чтобы в этой комиссии присутствовал представитель поставщика.

Документ оформляется как минимум в 2 экземплярах: один передается бухгалтеру, второй остается у материально ответственного лица, например кладовщика. Еще один экземпляр акта следует направить поставщику.

Бухгалтерские записи по оприходованию товара

С тем, как оприходовать товар без документов, мы разобрались. После получения акта о приемке товара бухгалтер должен отразить его в бухучете. Рассмотрим, как это делается на практике.

Пример:

ООО «Загадка» заключило с ООО «Лесной дом» договор на поставку товара. В договоре прописан переход права в момент его фактической передачи покупателю. 18 марта 2016 года на склад ООО «Загадка» поступил товар без сопроводительной документации. Приложением № 1 к договору (спецификацией) установлена стоимость товара 28 000 руб., в том числе НДС 4 271,19 руб. Документы по данной поставке были получены от ООО «Лесной дом» 10 апреля 2016 года. На этот момент товар реализован не был. По соглашению сторон стоимость товара была увеличена на 1 000 руб., в том числе НДС 152,54 руб. 11 апреля 2016 года поступивший товар был оплачен с расчетного счета.

18 марта 2016 года бухгалтер ООО «Загадка» должен сделать следующие записи на счетах:

Дт 41 Кт 60 — оприходован товар от ООО «Лесной дом» на сумму 23 728,81 руб.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС в сумме 4 271,19 руб.

Бухгалтерские записи 10 апреля 2016 года:

Дт 41 Кт 60 — уточнена стоимость товара по документам ООО «Лесной дом» на сумму 847,46 руб.

Дт 19 Кт 60 — отражен НДС на сумму 152,54 руб.

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС в сумме 4 423,73 руб.(4 271,19 руб. + 152,54 руб.).

Бухгалтерские записи 11 апреля 2016 года:

Дт 60 Кт 51 — поступивший товар оплачен с расчетного счета в сумме 29 000,00 руб.

Заметим, что в том случае, если документы от поставщика поступили после реализации товара (или же не в году его оприходования), скорректировать стоимость поставки можно будет через счет 91.

Узнайте, как вести учет входного НДС из нашего материала «Как ведется учет НДС по приобретенным ценностям?».

Если договором не установлена стоимость приобретаемого товара, то поступившие товарно-материальные ценности можно принять на учет по рыночным ценам. А после того как поступят расчетные документы от поставщика, необходимо произвести в учете корректировку.

Синтетический учёт материалов. Варианты учета поступления материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Действующим положением по учету материально-производственных запасов предусматриваются два варианта синтетического учета материалов:

Первый вариант предусматривает отражение учета поступления материалов без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». В этом случае поступление материалов в сумме фактических затрат отражается по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами расчетов и другими.

Перечень бухгалтерских записей по поступлению и выбытию материалов без использования счетов 15 и 16 представлен в табл. 1.

Второй вариант учета предполагает использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», при этом синтетический учет материалов ведется по учетным ценам.

Таблица 1.

Учет поступления и выбытия материалов с использованием счета 10 «Материалы»

№ п/п

Дебет счета

Кредит счета

Оценка, руб.

Приняты к учету материалы, поступившие от поставщиков по фактической себестоимости

Договорная стоимость

Учтен НДС по приобретенным материалам

НДС

Приняты к учету материалы, приобретенные подотчетным лицом по фактической себестоимости

Договорная стоимость

Отражены транспортные расходы по приобретению материалов

Сумма ТЗР

Отражены услуги посреднических организаций, связанные с приобретением материалов

Стоимость услуг

Приняты к учету материалы, полученные от учредителей в качестве вклада в уставный капитал

Согласованная стоимость

Приняты к учету безвозмездно полученные материалы

Рыночная стоимость

Принят к учету излишек материалов, выявленный при инвентаризации

Рыночная стоимость

Приняты к учету материалы, произведенные собственными силами

20, 23 и т.д.

Фактические затраты

Списаны материалы на нужды основного (вспомогательного, обслуживающего) производства

20, 23, 29

Фактическая себестоимость

Списаны материалы, использованные на общепроизводственные и общехозяйственные расходы

25, 26

Фактическая себестоимость

Списаны материалы, использованные в процессе продажи продукции

Фактическая себестоимость

Списаны материалы, использованные на строительство объекта, осуществляемое хозяйственным способом

Фактическая себестоимость

Списана себестоимость проданных материалов

Фактическая себестоимость

В дебет счета 15 относится фактическая стоимость поступивших материалов, прочие расходы, связанные с их покупкой, в том числе транспортно-заготовительные, в корреспонденции со счетами расчетов и другими. Таким образом, по дебету счета 15 отражается фактическая себестоимость приобретенных материалов. Записи по кредиту счета 15 производятся при оприходовании материалов на склад по учетным ценам. В конце месяца по данным счета 15 выявляется разница (отклонение) между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их учетной стоимостью и списывается на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Превышение фактической себестоимости материалов над учетной стоимостью (перерасход) списывают бухгалтерской проводкой:

Дт 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»,

Кт 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Превышение учетной стоимости материалов над их фактической себестоимостью (экономия) списывается бухгалтерской проводкой:

Дт 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»,

Кт 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Дебетовое сальдо по счету 16 списывается в конце отчетного месяца на счета, на которые были списаны отпущенные со склада материалы, пропорционально их учетной стоимости.

Кредитовое сальдо по счету 16 сторнируется в конце отчетного месяца в корреспонденции со счетами, на которые были списаны отпущенные со склада материалы, пропорционально их учетной стоимости.

Перечень бухгалтерских записей по поступлению и выбытию материалов с использования счетов 15 и 16 представлен в табл. 2.

Таблица 2.

Учет поступления и выбытия материалов с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

№ п/п

Дебет счета

Кредит счета

Оценка, руб.

Отражена фактическая себестоимость поступивших от поставщиков материалов

Договорная стоимость

Учтен НДС по приобретенным материалам

НДС

Отражена фактическая себестоимость материалов, приобретенных подотчетным лицом

Договорная стоимость

Отражены транспортные расходы по приобретению материалов

Сумма ТЗР

Отражены услуги посреднических организаций по приобретению материалов

Стоимость услуг

Оприходованы приобретенные материалы на склад по учетным ценам

Стоимость по учетным ценам

Списывается превышение учетной стоимости материалов над их фактической себестоимостью

Экономия

Списывается превышение фактической себестоимости материалов над их учетной стоимостью

Перерасход

Отпущены материалы на нужды основного (вспомогательного, обслуживающего) производства по учетным ценам

20, 23, 29

По учетным ценам

Списано отклонение в стоимости материалов отпущенных на нужды основного (вспомогательного, обслуживающего) производства по учетным ценам

20, 23, 29

Перерасход или экономия (сторно)

Отпущены материалы на общепроизводственные и общехозяйственные расходы, расходы, связанные с продажей продукции

25, 26, 44

По учетным ценам

Списано отклонение в стоимости материалов отпущенных на общепроизводственные и общехозяйственные расходы, расходы, связанные с продажей продукции

25, 26, 44

Перерасход или экономия (сторно)

Списаны по учетным ценам проданные материалы

По учетным ценам

Списано отклонение в стоимости проданных материалов

Перерасход или экономия (сторно)

Отпущены материалы на операции, связанные с реализацией продукции

То же

Организация использует первый вариант синтетического учета материалов, выбранный вариант отражен в учетной политике.

Для учета материалов существует бухгалтерский счет 10 «Материалы». Счет 10 – активный, на нем ведется учет активов предприятия (материальных ценностей), по дебету данного счета отражается поступление материалов на склад предприятия, по кредиту выбытие и их отпуск в производство.

При поступлении на предприятие материальные ценности могут учитываться двумя способами:

  • по фактической себестоимости (зачастую так оно и происходит);
  • по учетным ценам (в данном случае в качестве учетной могут выступать средние покупные цены или плановая себестоимость).

Поступление материалов отражается в карточке учета материалов М-17.

К 10 счету может быть открыт ряд субсчетов: сырье и материалы, полуфабрикаты, топливо, тара, запасные части и т.д.

Кроме этого, на каждом субсчете может вестись еще аналитический учет поступления по каждому конкретному виду (сорт, наименование) материалов или по местам их хранения.

Учет по фактической себестоимости

В данном случае поступающие на предприятие материалы будут приходоваться непосредственно в дебет сч. 10 по фактической себестоимости, которая включает в себя все фактически понесенные предприятием затраты по их приобретению за вычетом НДС.

К затратам можно отнести:

  • непосредственно стоимость по договору купли-продажи;
  • затраты на услуги сторонних организаций, связанные с приобретением материалов (например, информационные, консультационные);
  • транспортно-заготовительные расходы (ТЗР);
  • затраты, связанные с доведением материальных ценностей до состояния, в котором они могут быть использованы.

Также в этот перечень можно включать и другие расходы, возникающие в процессе приобретения материалов и доведения их до пригодного состояния.

Поступление материалов от поставщика осуществляется на основе доверенности на получение ТМЦ форма М-2 или М-2а. Форму М-2а, как правило, применяют при частом, постоянном получении ценностей. Форма М-2 обычно применяется для разового получения. Главное отличие этих двух форм – это наличие корешка в форме М-2, который при выдаче доверенности остается в бухгалтерии и подшивается в соответствующие папки. Данный корешок содержит необходимую информацию о выданной доверенности и позволяет бухгалтеру не делать дополнительных записей вручную. Применение этих форм актуально в том случае, если лицо, получаемое ТМЦ у поставщика или перевозчика, доставившего ТМЦ, не является руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Проводки

При получении ТМЦ от поставщика в бухгалтерском учете выполняется проводка: Д10 К60 на сумму фактических затрат, связанных с приобретением, за минусом НДС.

НДС по приобретаемым ТМЦ выделяется на отдельный счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» проводкой Д19 К60, после чего НДС направляется к вычету в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» — проводка Д68.НДС К19.

Оплата поставщику с расчетного счета оформляется проводкой Д60 К51.

Выполнить указанные выше бухгалтерские проводки можно только в том случае, если имеются подтверждающие документы:

  • товарная или товарно-транспортная накладная от поставщика;
  • счет-фактура с выделенным НДС от поставщика;
  • накладная и счет-фактура по другим затратам, связанным с приобретением и транспортировкой;
  • платежные документы, подтверждающие факт оплаты всех расходов покупателем.

При приеме товарно-материальных ценностей проверяются данные документов, сверяется фактическое наличие материалов с указанным в документах, если расхождений нет, то оформляется приходный ордер форма М-4. Если же в процессе проверки выявлены расхождения по количеству, ненадлежащее качество, то оформляется акт о приемке форма М-7.

Проводки по учету материалов при поступлении по фактической себестоимости:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб. Расходы на доставку составили 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб. ТМЦ приходуются по фактическим ценам. Расходы на доставку отражаются на отдельном субсчете счета 10 – 10.ТЗР. В производство отправлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Учет по учетным ценам

ТМЦ могут приниматься к учету по учетным ценам, обычно данный метод применяется в том случае, если поступление ценностей носит регулярный характер.

Для учета товарно-материальных ценностей в данном случае используются вспомогательные сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Прежде, чем попасть на 10 счет, материалы учитываются по дебету сч. 15 проводкой Д15 К60 по стоимости, указанной в документах поставщика, без учета НДС.

НДС выделяется отдельно на 19 счет: Д19 К60, после чего направляется к вычету Д68.НДС К19.

После чего ТМЦ приходуются в дебет сч. 10 по учетным ценам: Д10 К15.

Разница между фактической ценой, указанной на сч. 15, и учетной, отраженной на сч. 10, отражается на сч. 16.

Если фактическая цена больше учетной, то выполняется проводка Д16 К15 на величину, равную разнице между закупочной и учетной стоимостью. При этом на сч. 16 появляется дебетовое сальдо, которое в конце месяца списывается на те счета, на которые списываются материалы. Сумма, которую нужно списать со сч. 16 в конце месяца определяется по следующей формуле:

(Сальдо по дебету сч. 16 на начало месяца + оборот по дебету сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц). Если фактическая цена меньше учетной, то выполняется проводка Д15 К16. Кредитовое сальдо, образовавшееся на счете 16, сторнируется (отнимается) в конце месяца, сумма, подлежащая сторнированию, определяется по формуле: (Сальдо по кредиту сч. 16 на начало месяца + оборот по кредиту сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц). Проводки при поступлении материалов по учетным ценам:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб.

ТМЦ приходуются по учетной цене 120 руб. за штуку. В производство направлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Помимо того, что материалы могут поступить на предприятие от поставщика, их можно также изготовить собственными силами из других материалов, также они могут быть внесены в уставной капитал организации или получены безвозмездно.

Другие способы поступления материалов

Изготовление

При изготовлении материальных ценностей стоимость, по которой они будут оприходованы на склад, складывается из всех фактических затрат, возникших в процессе производства. Сюда могут включаться: стоимость исходных материалов, амортизация основных средства, используемых при производстве, зарплата персонала, накладные расходы и прочие прямые расходы.

Все затраты по производству собираются на сч. 20 «Основное производство» или 23 «Вспомогательное производство», после чего списываются на сч. 10 Материалы.

Проводки:

Взнос в уставный капитал

Если материальные ценности поступают от одного из учредителей в виде взноса в уставный капитал, то необходимо провести их оценку, согласовать стоимость со всеми учредителями, при необходимости воспользоваться независимой экспертизой.

Также в фактическую себестоимость могут быть включены транспортно-заготовительные расходы.

Проводка по учету поступления материалов в данном случае будет иметь вид: Д10 К75.

Безвозмездное поступление

Если материалы поступают в организацию по договору дарения (безвозмездно), то их фактическая себестоимость принимается равной среднерыночной стоимости. Сюда также включаются транспортно-заготовительные расходы.

Безвозмездное поступление отражается проводкой: Д10 К98.

По мере списания материальных ценностей в производство с дебета счета 98 «Доходы будущих периодов» списываются суммы по материалам, полученным при дарении, в кредит счета 91/1 (отражаются в составе прочих доходов).

Проводки при безвозмездном поступлении материалов:

Безвозмездная передача материальных ценностей отличается тем, НДС в этом случае не выделяется, даже если поставщик предоставил счет-фактуру.

Первичные документы по оприходованию материалов

Важнейшей задачей учета движения материалов является осуществление систематического контроля за их поступлением и заготовлением, сохранностью, соблюдением установленных норм запасов, правильным отпуском в производство и использованием их в пределах установленных норм расхода.

Операции по снабжению предприятия сырьем, материалами, топливом и другими предметами труда состоят в следующем. Приобретая материальные ценности, предприятие уплачивает поставщикам покупную (фактурную) стоимость купленных предметов. Кроме того, оно несет расходы по оплате провоза, доставки, погрузки и выгрузки заготовленных материальных ценностей. Себестоимость приобретенных предметов складывается из покупной (фактурной) стоимости и транспортно — заготовительных расходов.

Поставщики отгружают материалы в соответствии с планом реализации и договорами, заключенными с предприятиями — покупателями. Поступающие от поставщиков счета, платежные требования, транспортные и другие документы на отгруженные материалы отдел снабжения покупателя проверяет, регистрирует в журнале учета поступающих грузов и дает распоряжение экспедиции на доставку груза на склад предприятия. При приемке груза на станции железной дороги или пристани экспедитор проверяет состояние упаковки, вес груза, причем в случае выявления нарушений оформляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к железной дороге или пароходству. Поступившие на склад материалы проверяют по количеству, ассортименту, качеству и сортности и приходуют их, выписывая приходный ордер. Если проверкой обнаруживается несоответствие фактического количества, ассортимента, качества, сортности поступивших материалов счетам, платежным требованиям поставщика, то составляют акт о приеме материалов, являющийся основанием для предъявления претензии к поставщику. В этом случае материалы приходуют по акту, а приходный ордер не составляют. Поступающие на склад материалы, не использованные цехами, отходы, полуфабрикаты и детали собственного производства оформляют накладной, выписываемой цехом — отправителем.

Со склада материалы отпускают в производство по лимитно — заборной карте, выписываемой на одно или несколько наименований, исходя из установленных месячных норм расхода. Отпуск материалов сверх количества, указанного в лимитно — заборной карте, вследствие перерасхода или перевыполнения производственного задания оформляют требованием, выписываемым с разрешения директора или главного инженера предприятия. Требования используют также для отпуска материалов, потребность в которых не постоянна. Отпуск материалов другим предприятиям (для переработки, в порядке реализации излишних и ненужных запасов) оформляют накладными.

Документация, отражающая движение материалов, используется Следующим образом.

Журнал учета поступающих грузов предназначен для контроля за поступлением и оприходованием грузов, отправленных предприятию поставщиками. Записи в него делают на основании счетов, отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. Этот журнал ведут в отделе снабжения, используя его данные также для контроля за сроками оплаты счетов или отказе от их акцепта. Форма журнала имеет следующий вид:

Приходный ордер может быть однострочным или многострочным. Его применяют для количественно — суммового учета поступающих от поставщиков или из переработки материалов. Приходные ордера составляют при поступлении материалов на склад и в этот же день делают записи в карточки количественно — сортового учета.

Если предприятие использует для производства небольшую номенклатуру материалов, причем они поступают на склад не регулярно, то для оформления приходных операции могут служить счета — фактуры поставщиков при условии, что количество и качество поступивших материальных ценностей точно соответствует сопроводительным документам.

На массовые однородные грузы (руда, уголь, кирпич, песок, известняк и т. п.), поступающие от одного и того же поставщика в течение дня несколько раз, составляют па каждую отдельную приемку материала временные приемные квитанции, объединяемые затем в приходном ордере в целом за день по каждому виду материала.

При перевозке грузов автомобильным транспортом для учета поступающих на предприятие материалов вместо приходных ордеров используют товарно — транспортные накладные, получаемые от грузоотправителей.

Товарно — транспортная накладная может быть однострочной и многострочной. Ее применяют при перевозке материальных ценностей автотранспортом для списания в расход грузов поставщиком и оприходования их покупателем; она служит также для расчетов автотранспортной организации с клиентом. В качестве приходного документа накладная используется покупателем материальных ценностей в тех случаях, когда ее данные точно соответствуют количеству поступивших грузов.

Акт о приеме материалов составляют для оформления приемки материальных ценностей в случаях несоответствия фактических количественных и качественных показателей данным сопроводительных документов поставщика. Его применяют также при приемке материалов, поступивших без документов. Этот акт составляет комиссия с обязательным участием заведующего складом и представителя поставщика либо представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта поступает в бухгалтерию для учета поступивших материальных ценностей, а другой — в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно — заборная карта служит для учета отпуска материалов со склада цехам в пределах установленного лимита. Ее выписывают в двух экземплярах (первый для цеха, второй для склада) сроком на месяц на один или несколько номенклатурных номеров материалов. Сверхлимитный отпуск материалов на производство оформляют отдельным требованием, при этом в лимитной карте уменьшают остаток лимита. Записи в сортовую карточку кладовщик делает, как правило, после каждой выдачи материала цеху, либо по мере закрытия лимитной карты, но не позднее 1 — го числа следующего месяца.

Требование (однострочное либо многострочное) применяют для учета отпуска материалов, потребность в которых возникает периодически, а также при выдаче цеху материалов сверх установленного лимита или при их замене. При сверхлимитном отпуске материалов в требовании указывают причины производственного перерасхода и лиц, виновных в нем.

Накладную применяют для учета движения материальных ценностей внутри предприятия, например при сдаче цехом на склад отходов, брака и т. п. Возврат из цеха на склад материалов, не использованных в производстве, оформляется накладной в тех случаях, когда эти материалы были отпущены не по лимитно — заборной карте (поскольку в этой карте предусмотрен учет возвращенных материалов). Выписывают накладную в двух экземплярах, один из которых служит основанием для списания ценностей, а другой —для их оприходования.

Накладная на.отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным вне его территории. Накладную выписывают в отделе снабжения в трех экземплярах, первый из которых поступает на склад и служит основанием для отпуска материалов, второй используется в качестве основания для вывоза (или выноса) ценностей с предприятия и поступает в бюро пропусков, третий передается получателю материалов. Если для вывоза грузов используется автотранспорт, то вместо этой накладной применяют товарно — транспортную накладную.

Операции по движению материальных ценностей оформляют либо отдельными документами на каждую номенклатурную позицию (однострочными, индивидуальными), либо в одном документе (многострочном) отражают операции с материалами нескольких номенклатурных номеров. Многострочные документы дают возможность сократить объем документооборота, и их применяют при механизации учета с помощью перфорационных машин, когда многострочный документ используется для пробивки перфокарт. Однострочные документы удобны для группировки данных, относящихся к отдельным номенклатурным номерам материалов. С целью такой группировки нередко и в многострочных документах при их печатании в копиях черной краской закрашивают отдельные строки. Это позволяет при заполнении бланков на первом экземпляре указывать несколько номенклатурных позиций материалов, а на копиях получать (под копирку) оттиски только одного номенклатурного номера.

Первичные документы на отпуск и получение материалов нумеруются и должны содержать подписи лиц, участвующих в совершении операции (получившего и отпустившего).

Для получения необходимой информации о наличии, приходе и расходе материальных ценностей бухгалтерия группирует первичные документы по оприходованию материалов, отражающие операции с материалами, в следующих разрезах: по синтетическим счетам производственных запасов, по учетным группам и номенклатурным номерам материалов, по складам (материально ответственным лицам), по направлениям затрат и характеру использования материальных ценностей. Получаемые в результате группировки документов и подсчета содержащихся в них количественных и суммовых показателей данные должны обеспечить повседневный контроль снабженческих (заготовительных) операций, определение фактической себестоимости материалов, соблюдение норм запасов и проверку их сохранности, выявление рациональности использования материалов в производстве и соблюдение установленных норм их расходования по каждому виду вырабатываемой продукции.

Прежде чем группировать документы, в бухгалтерии обязаны их тщательно проверить. Поступающие со складов документы проверяют прежде всего в отношении правильности их оформления, наличия необходимых реквизитов и их точности, соответствия подписей материально ответственных лиц имеющимся образцам, правильности содержащихся в документах арифметических подсчетов. Наряду с формальной проверкой документы подвергаются контролю и по существу отражаемых операций с материальными ценностями с целью установить законность и целесообразность операций. При этом проверяют, соблюдаются ли при отпуске материалов установленные лимиты, соответствуют ли данные о расходе материалов на производство действующим нормативам, правильно ли указаны причины и виновники перерасходов, порчи и недостач материалов и т. п. При проверке используют способ сопоставления количественных показателей во взаимно связанных документах. Так, приходные ордера складов сопоставляют с относящимися к ним счетами поставщиков, транспортными документами на перевозку грузов, накладными на принятые материалы; экземпляры лимитных карт или требований, поступивших со склада, сличают с аналогичными экземплярами документов, полученными от цехов; накладные на отпуск материалов на сторону, поступившие со складов, сверяют с экземплярами тех же накладных, полученными из бюро пропусков, и т. д.

После проверки документов их таксируют, т. е. перемножают количественные показатели прихода и расхода материалов на твердые учетные цены, получая таким образом стоимостные данные. Для таксировки документов используют вычислительные машины. С целью проверки правильности полученных стоимостных показателей нередко применяют параллельную таксировку двух экземпляров предварительно сгруппированных документов. При обнаружении расхождений в суммовых итогах находят ошибку и исправляют ее.

На основе протаксированных складских документов бухгалтерия составляет ведомость движения материальных ценностей. Эта ведомость содержит показатели в денежном выражении и состоит из трех разделов: «Движение материалов на общезаводских складах по учетным ценам», «Поступление материалов на общезаводские склады и остатки их по предприятию на начало месяца по синтетическим счетам и учетным группам», «Расход и остаток материалов на конец месяца по синтетическим счетам и учетным группам».

Ведомость движения материальных ценностей ведут в разрезе складов и учетных групп материалов. При этом в ее первом разделе отражаются остатки и движение материалов по каждому складу в отдельности в твердых учетных ценах. Основанием для записей служат представляемые складами первичные документы по материалам при реестрах: Реестр сдачи документов содержит указание количества и порядковых номеров (складских) сдаваемых материально ответственным лицом в бухгалтерию первичных документов (отдельно по приходу и расходу). К нему прилагаются эти документы (счета — фактуры, требования, транспортные документы и т. п.).

После таксировки документов в каждом реестре записывают итоги по учетным группам материалов и по реестру в целом. Данные первого раздела ведомости используют для выявления наличия и контроля сохранности материалов, числящихся за отдельными лицами (заведующими складами). Во втором разделе ведомости показывается движение материалов по синтетическим счетам и учетным группам в двух оценках: по твердым учетным ценам и по фактической себестоимости. Остатки материалов на начало месяца во втором разделе приведены по предприятию в целом, т. е. наличие материалов не только на заводских, но и на цеховых складах, на производстве и в переработке. Данные второго раздела ведомости используют для составления расчета средних процентов отклонений фактической себестоимости материалов от плановой (или транспортно — заготовительных расходов) по отдельным синтетическим счетам и учетным группам материалов. Третий раздел ведомости содержит данные о расходе материалов и их остатках на конец месяца по всему предприятию в разрезе синтетических счетов и учетных групп. Определяя суммы окончательного расхода материалов по учетным ценам за отчетный месяц, из общей суммы документированного складского расхода исключают суммы внутризаводских оборотов и остатков материалов, не израсходованных в производстве на конец месяца, и прибавляют стоимость остатков материалов, находившихся в производстве на начало месяца. Фактическую себестоимость окончательного расхода материалов определяют, прибавляя к стоимости их по учетным ценам сумму транспортно — заготовительных расходов, исчисленную с помощью среднего процента за данный месяц.

Ведомость движения материальных ценностей служит для контроля правильности оприходования складами приобретенных материалов и определенных в сальдовой книге итогов складских остатков по учетным группам материалов, а также для проверки данных Главной книги, содержащей показатели синтетического учета материалов. С помощью этой ведомости достигается взаимная увязка показателей синтетического и аналитического учета материальных ценностей.

Документы для оформления поступления товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:

  • товарная накладная;
  • товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
  • счет-фактура.

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

  1. Счет-фактура и товарная накладная;
  2. Товарная накладная;
  3. Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Приемка товаров

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

  • при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
  • когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
  • если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.

Дебет Кредит
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
Расходы на доставку 41 60
Начислен НДС на доставку 19 60
НДС принят к вычету 68 19
Погашена задолженность 60 50(51)

Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.

Дебет Кредит
Перечислена оплата поставщику 60 50 (51)
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
НДС к вычету 68 19

В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.

  1. Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
  2. Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.
Дебет Кредит
Брак возвращен поставщику 76 41
Восстановлен НДС 76 68
или Списан НДС 76 19
Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества 51 76

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ. Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *