Как оформлять письмо

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

  1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
  2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
  3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

  1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
  2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
  3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
  4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
  5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

  1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
  2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
  3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
  4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

  1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
  2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
  3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
  4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

  1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
  2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
  3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
  4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

  1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
  2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
  3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
  4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
  5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
  6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

  1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
  2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка — это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

— наименование организации — в именительном падеже;

— должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже;

— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Заголовок к тексту

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа — просим, направляем, предлагаем — или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Подпись

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель — это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 64

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

Стандартные фразы

В целях ознакомления с… , проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию…

…просим предоставить…

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

— информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Ключевые фразы:

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

— письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

Убедительно/настоятельно просим…

— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Письмо содержит:

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

Обоснование просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим руководствоваться… и т.п.

— письма — отказы

Логическая схема такая:

повторение просьбы

обоснование причины отказа

констатация отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Стандартные фразы;

Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
  • Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
  • Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату — «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Реквизит 15 – адресат

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов
Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов

Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.1

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.2

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.3

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО «Термика»
Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.4

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.5

Например:

Администрации районов
Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору
ЗАО «Термика»
А.Г. Цицину

или

ЗАО «Термика»
Генеральному директору
А.Г. Цицину

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Адресат» на письме

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.7

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.8 Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.9

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.10

Например:

ЗАО «Термика»
ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.11

Например:

Образцову О.П.
Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
Москва, 109316

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса.12

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО «ТЕРМИКА»
ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.13

Пример оформления отметок для реквизита «Адресат» на бланке письма приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.3, Б.4).

Пример оформления бланка письма без отметок для реквизита «Адресат» приводится на рисунке Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Схема расположения реквизита «Адресат» приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположение реквизита «Адресат» на формате А4 углового бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

Рис. 3.
Расположение реквизита «Адресат» на формате А4 продольного бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

__________
1 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.15.
3 Там же. – Пункт 3.15.
4 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
6 Там же. – Пункт 3.15.
7 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
8 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
9 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
10 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
11 Там же. – Пункт 3.15.
12 Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. – Пункт 21.
13 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.

Дополнительная информация:

  • реквизит документа;
  • схемы расположения реквизитов;
  • межстрочный интервал, используемый при оформлении реквизитов;
  • шрифты, используемые для оформления реквизитов;
  • почтовый адрес;
  • бланк.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *