Изменение номенклатуры

Внесение изменений в номенклатуру дел

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела. Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год. Но изредка бывают и такие, которые не могут. Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“» дополнил последний статьей 22.1:

Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Изменения касаются всех организаций, в которых есть наемные работники, а значит, и документы по личному составу. А тем организациям, в которых принято регулярно создавать номенклатуру дел на ближайший год, теперь придется внести изменения в действующую номенклатуру. Насколько быстро это нужно сделать? В рабочем порядке. Срок хранения документов, напомним, начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был закрыт делопроизводством. Таким образом, вносить изменения в номенклатуру дел можно вплоть до декабря. Однако тянуть не стоит: большинство документов по личному составу, завершенных делопроизводством в 2016 г., уже имеют срок хранения 50 лет, а не 75, и это должно быть отражено в номенклатуре дел за 2016 г.

Кто и как может внести изменения?

Номенклатура дел – локальный нормативный акт организации, утвержденный руководителем, зарегистрированный и внесенный в электронные системы в общем для всех локальных нормативных актов (ЛНА) порядке. А значит, делопроизводитель, архивариус или секретарь не может просто «внести изменения» в оригинальный экземпляр номенклатуры, пусть даже эти изменения и продиктованы федеральным законодательством. Изменение ЛНА требует особой процедуры, общей для всех, которая придумана довольно давно, так что ничего нового изобретать не придется.

Приведем алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел (см. схему).

Алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел

Инициируется заседание экспертной комиссии организации. На повестку дня выносятся два вопроса:

1) необходимость изменить сроки хранения документов в номенклатуре дел в связи с вступлением в силу нового закона;

2) проект приказа об изменении номенклатуры дел: рекомендуется вынести его на обсуждение комиссии сразу, чтобы не собирать потом для этого специальное заседание

Экспертная комиссия принимает решение внести изменения в номенклатуру и согласует проект приказа.

Примечание: если в организации нет экспертной комиссии, то инициатором изменений становится работник, ответственный за хранение документов, при поддержке начальника отдела кадров и, желательно, главного юриста компании. Они же и согласуют приказ

Что означает понятие

Научиться определять календарные периоды должен каждый, кто подписывает договора, оговаривающие продолжительность и срок окончания действия договоренности. Это исключит недопонимание и вероятность предъявления претензий из-за неверного толкования документа.

Основные положения содержатся в отдельном законодательном акте, дающим исчерпывающие разъяснения относительно календарного года и других более коротких сроков, которыми он может исчисляться. В законе № 107-ФЗ, принятом 03 июня 2011 года, приводятся определения года, месяца, недели.

Введение принятых положений исключает различия в трактовках пунктов договора, уточняя для обеих сторон порядок исчисления времени. Это важно для правильного определения длительности обязательств, и гарантирует единый, достоверный порядок применения дат календаря и времени в целом для всего общества.

Применительно к трудовым контрактам есть разъяснения и в основном законодательном акте, регулирующем взаимоотношения наемного работника и администрации предприятия. В статье 2 ФЗ-№107 указано, что календарным годом принято считать промежуток времени с 1.01 по 31.12, что суммарно составляет 365 или 366 дней. Расхождение в днях объясняется тем, что каждый четвертый год – високосный, т.е. включает дату 29 февраля.

У года есть порядковый номер, определяемый действующим григорианским летоисчислением.

Трактовка термина для договоров

Не стоит недооценивать важность правильного понимания понятия, так как практически каждый подписанный контракт содержит упоминание о действии в течении определенного периода, определяемого годом. Проблема в том, что стороны могут иметь разное представление о дате завершения сотрудничества, что рискует обернуться серьезными неприятностями в связи с неисполнением сроков.

Самый распространенный вариант неверного толкования, когда контракт заключен в апреле с действием до следующего апреля, с автоматическим продлением на год. Стороны, договорившиеся о работе в течение одного календарного года на основании пролонгации, ошибочно полагают контракт продленным до апреля следующего года, а действие контракта оказывается ограниченным датой 31 декабря года пролонгации по умолчанию.

Год – временной отрезок, состоящий из более коротких периодов – месяцев и недель. Согласно ст.2 ФЗ №107, календарный месяц имеет:

  • разную длительность – 28, 29, 30 или 31 день;
  • порядковый номер согласно принятой последовательности;
  • индивидуальное название (январь, февраль и т.д.).

Исходя из вышесказанного, один календарный месяц – это период времени, имеющий свое обозначение (название), наступающий в определенной последовательности в году и состоящий из определенного числа дней. Важна правильная трактовка, когда договором предписано предупреждать о каком-либо событии заранее (не позднее 1 календарного месяца). Таким образом, подписант, намеренный уведомить вторую сторону о планируемом изменении контракта, расторжении и т.д, должен сообщать не позже 1 дня месяца накануне события, но не за 28-31 день. Так как подобная разница дает право на оспаривание, следует правильно применять и использовать термины.

Если необходимо установить более короткий срок, обращаются к тому же закону, разъясняющему, еще какой бывает календарный период.

Исчисление другими сроками

Стороны договора вправе самостоятельно определять, какой период используется для обозначения длительности обязательств: год, месяц, неделя.

Не менее важный период, фигурирующий в трудовой документации – календарная неделя, так как считать некоторые обязательства более логично и удобно именно в этом промежутке времени.

Согласно положениям законодательства, недельный срок – 7 дней, начинающихся с понедельника и заканчивающихся в воскресенье.

Это предпочтительный способ подсчета продолжительности труда для работников на краткосрочных договорах, привлекаемых в определенный момент по возникшей временной потребности. В силу специфики работы сезонного служащего, бухгалтерии проще оперировать понятием недели при вычислении заработка, решении вопросов с расторжением трудового контракта и т.д.

В законодательном акте №107 есть разъяснения и по поводу того, сколько календарных недель в году. В зависимости от года, их численность равна 52-53 неделям.

Даже простой контракт с минимумом пунктов и предельно ясными условиями требует четкого понимания, когда начинаются и заканчиваются права и обязательства подписантов. При решении вопросов с приемом на работу, уходом в отпуск, увольнением важно правильно определять длительность, начало и завершение календарного периода, установленного законодательством и договором с работником.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *