Из каких частей состоит текст протокола

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления

Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

  1. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

  2. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

  3. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за …, против …, воздержались …

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

  • все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

  • заголовок к тексту;

  • все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

  • отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

  • реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .

Типовые документы / Протокол

ПРОТОКОЛ

Протокол — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемы) собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания — повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление начинается с наименования структурного подразделения.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке — центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.95) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20-22.10.95; 20.12.95-23.12.95, а в протоколах общих собраний акционеров — буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№1, № 12 и т.п.).

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы. Например:

Заседания Совета директоров

Собрания учредителей

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение).

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:

Председатель — Марков С.В.

Секретарь — Петрова А.И.

При проведении общих собраний акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения независимого квалилифицированного специалиста (обычно из фирмы — реестродержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:

Ведущий — главный менеджер финансово-инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием. Например:

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.

Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал. Например:

Приглашенные: куратор школьного муниципального округа «Таганка» Агеева Н.О., заместитель директора Департамента образован Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю..

В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать.

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлогом «о», отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора). Например:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 1993 г. Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия. Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: «Текст доклада прилагается» (после точки).

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. пример:

Вопрос: Возможно ли увеличение фонда заработной платы в квартале на 30% ?

Нет, предприятие вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать — с какого или по какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям:

поручить кому — что сделать — к какому сроку?

или

что сделать — к какому сроку? Ответственный — наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя.

Например:

РЕШИЛИ:

1.1 Внести изменения в структуру и штатную численность пред приятия на 1993 г.

1.2 Утвердить Положение о персонале предприятия.

1.3 Поручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектование отделов и служб кадрами специалистов к 120.01.93.

1.4 1.4 Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10.01.93. Ответственные — секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К.К.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: «За» — 10, «против» — 0, «воздержались» — 0 или «Единогласно».

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).

Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:

Председатель личная подпись В.А.Морозов

Секретарь личная подпись Т.М.Елисеева

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П. Козина

При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П.Козина

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ… заседания Совета директоров,

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель — фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более десяти, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии при­сутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 1999 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

слушали:

ВЫСТУПИЛИ:

постановили (решили):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

(Наименование предприятия)

ПРОТОКОЛ

00.00.2000 № _____

Собрание акционеров

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: _____________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ______________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Повестка дня:

1. _________________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

ВЫСТУПИЛИ:

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

_________________ — _________________________________________________________

(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. ________________________________________________________________________

1.2. ________________________________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:… (п. 2 оформления так же, как п. 1)

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

В дело № ________

(Отметка об исполнителе)

ОАО “РЕАЛ-КОНТРАСТ”

ПРОТОКОЛ

18.01.2000 №1

общего собрания акционеров

Председатель: Серов А.Р.

Секретарь:. Розова И,В.

Присутствовали; акционеры ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ» (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение 1 «Список присутствующих акционеров»).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала ОАО «Реал-контракт». Докладчик: — Президент ОАО Александров И.В.

СЛУШАЛИ:

Александров И.В. — краткое изложение содержания выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. — поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

Яров М.А.- предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал общества на 240 000 (двести сорок тысяч) рублей.

2. Утвердить представленный Правлением общества пpoспeкт эмиссии акций.

3. Внести изменения в Устав ОАО «Реал-контракт» в части увеличения уставного капитала до 680 000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв-Шувалов М.И.)

4. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)

В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.

Председатель Подпись А.Р. Серов

Секретарь Подпись И.В. Розова

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПРОТОКОЛ

00.00.2000 № _____

Москва

Заседания научно-технической комиссии

по общетехническим и

организационно-методическим стандартам

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: _____________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ______________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты

1. СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— Формуляр протокола построен на основе единой схемы (формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и вести его в действие с 1 января 1996 года.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие — 1 января 1996 года.

2. СЛУШАЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

(Ф.И.О., должность)

— проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

(Ф.И.О., должность)

— стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Поручить члену научно-технической комиссии согласовать проект с Институтом русского языка РАН к 08.01.95.

2.2. Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.01.95. Ответственный — заместитель директора Книжной палаты

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

В дело № ________

(Отметка об исполнителе)

Давайте так, сейчас мы сразу приведём главные советы максимально коротко, если Вы уже сидите в машине и ждёте составленного протокола инспектором ДПС. Ниже порядок заполнения протокола в основных правилах, где крайне нежелательно ошибаться. Если Вы не согласны с нарушением и планируете его обжаловать:
(все ссылки на пункты законов и правовых актов процитированы в конце статьи)

  1. Любое общение записывайте на видео (в крайнем случае аудио — п. 25 Административного регламента).
  2. Вы имеете право удостовериться в личности инспектора, потребовав его служебное удостоверение (п. 20 Административного регламента). Инспектор обязан предъявить его, не выпуская из рук. Только после этого у Вас появляется обязанность передать документы.
  3. Садиться к инспектору в машину для составления протокола обязанности у Вас нет.
  4. Убедитесь, что составляется протокол, а не выносится постановление (ст. 28.2 и 29.10 КоАП). Если инспектор решил вынести сразу постановление, то при Вашем оспаривании он обязан также составить и приобщить к постановлению протокол (ст. 28.6, ч.2 КоАП)
  5. Во время составления протокола сфотографируйте всё, что может иметь отношение к делу (ст. 26.2 КоАП).
  6. Если привлекаются свидетели и/или понятые, то соответствующая запись должна быть отражена в протоколе. При этом, напарник инспектора может быть свидетелем, но не может быть понятым. Один и тот же человек может быть одновременно и понятым, и свидетелем (ст. 25.6 и 25.7 КоАП). Если есть свидетель, который мог бы доказать Вашу невиновность, инспектор обязан его привлечь (п. 102 Административного регламента).
  7. После того, как протокол заполнен инспектором и вручен Вам, Вам нужно ознакомиться с данными. Дальше нужно спросить инспектора, будут ли им вноситься ещё какие-либо изменения и, если ответ отрицательный, то далее:
    1. в пустых местах, где инспектор не заполнил данные, ставите букву Z, чтобы инспектор не дописал ничего;
    2. в графе «Объяснения и замечания по содержанию протокола» пишете кратко: «С вменяемым мне нарушением не согласен. Требуется помощь защитника.»;
    3. при необходимости пишете ходатайства (в протоколе буду объяснения) о рассмотрении дела по месту жительства и т.п.);
    4. если инспектор не разъяснил Вам Ваши права — не рассказал о статье 25.1 КоАП и 51 статье Конституции, то напишите об этом кратко в соответствующей графе;
    5. поставить подпись об ознакомлении с протоколом (отказываться от его подписи не нужно);
    6. оторвать самостоятельно копию протокола, оставить её себе, а оригинал вручить инспектору.

Пояснения о заполнении протокола по пунктам выше

Первое что нужно сделать — включить видеозапись. Не важно, на чём: регистраторе, фотоаппарате, мобильнике и т.п. Диалог с инспектором у Вас должен был зафиксирован и точка!

Протокол это не постановление — Вам нужно знать, что составляет инспектор. Проктолом возбуждается дело, а постановлением уже выносится окончательное решение (статьи 28.2 и 29.10 КоАП). По протоколу Вы являетесь на разбор или в суд, а постановление Вы только обжалуете в 10-дневный срок.

Сообщите сотруднику ДПС устно (и далее напишите в протоколе), что Вы не согласны с вменяемым нарушением, и тогда он будет обязан составить протокол и приобщить его к вынесенному постановлению. Если он этого не сделал, то прямо в постановлении напишите о Вашем несогласии с вменяемым нарушением. Если инспектор вынес постановление, то у Вас есть 10 дней (отсчёт начинается со следующего дня после вручения его Вам), чтобы обжаловать его. В случае с протоколом инспектор должен уведомить Вас о времени и месте рассмотрения дела либо на месте составления протокола, либо повесткой по адресу регистрации.

В то время, пока инспектор составляет протокол, снимите на видео или сфотографируйте место нарушения. Всё, что может так или иначе послужить в дальнейшем доказательством: дорожную обстановку, знаки, разметку, других участников ДТП, расположения всего и вся. Садиться в машину инспектора и ждать, пока он напишет протокол, не обязательно — Вас ничто и никто не обязывает это делать.

Если имеются свидетели, которые могли бы иметь отношение к делу и подтвердить Вашу невиновность, то инспектор обязан их привлечь к рассмотрению. При этом, в протоколе должны быть указаны данные свидетелей. Инспектор также обязан разъяснить свидетелям их права и предупредить об ответственности за дачу ложных показаний.

В протоколе, если не написать о несогласии с нарушением и необходимости привлечения защитника, то это может послужить основанием в неудовлетворении Вашей жалобы в дальнейшем на основании Вашего согласия.

Если нарушение вменяется в другом городе, то обязательно заявите в протоколе ходатайство о переносе рассмотрения по месту Вашего жительства.

Есть случаи, когда дело о нарушении было развалено опытным защитником всего лишь на том основании, что привлекаемому водителю не были разъяснены его права.

Посмотреть образец протокола со всеми необходимыми пунктами в нём

Цитаты пунктов законов, на которые мы ссылаемся.

Кодекс об административных правонарушениях:

КоАП РФ, Статья 25.1. Лицо, в отношении которого ведётся производство по делу об административном правонарушении
1. Лицо, в отношении которого ведётся производство по делу об административном правонарушении, вправе знакомиться со всеми материалами дела, давать объяснения, представлять доказательства, заявлять ходатайства и отводы, пользоваться юридической помощью защитника, а также иными процессуальными правами в соответствии с настоящим Кодексом.
2. Дело об административном правонарушении рассматривается с участием лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении. В отсутствие указанного лица дело может быть рассмотрено лишь в случаях, предусмотренных частью 3 статьи 28.6 настоящего Кодекса, либо если имеются данные о надлежащем извещении лица о месте и времени рассмотрения дела и если от лица не поступило ходатайство об отложении рассмотрения дела либо если такое ходатайство оставлено без удовлетворения.

КоАП РФ, Статья 25.6. Свидетель
1. В качестве свидетеля по делу об административном правонарушении может быть вызвано лицо, которому могут быть известны обстоятельства дела, подлежащие установлению.
2. Свидетель обязан явиться по вызову судьи, органа, должностного лица, в производстве которых находится дело об административном правонарушении, и дать правдивые показания: сообщить все известное ему по делу, ответить на поставленные вопросы и удостоверить своей подписью в соответствующем протоколе правильность занесения его показаний.
3. Свидетель вправе:
1) не свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников;
2) давать показания на родном языке или на языке, которым владеет;
3) пользоваться бесплатной помощью переводчика;
4) делать замечания по поводу правильности занесения его показаний в протокол.
4. При опросе несовершеннолетнего свидетеля, не достигшего возраста четырнадцати лет, обязательно присутствие педагога или психолога. В случае необходимости опрос проводится в присутствии законного представителя несовершеннолетнего свидетеля.
5. Свидетель предупреждается об административной ответственности за дачу заведомо ложных показаний.
6. За отказ или за уклонение от исполнения обязанностей, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, свидетель несёт административную ответственность, предусмотренную настоящим Кодексом.
Примечание. В настоящей статье под близкими родственниками понимаются родители, дети, усыновители, усыновленные, родные братья и сестры, дедушка, бабушка, внуки.

КоАП РФ, Статья 25.7. Понятой
1. В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, должностным лицом, в производстве которого находится дело об административном правонарушении, в качестве понятого может быть привлечено любое не заинтересованное в исходе дела совершеннолетнее лицо. Число понятых должно быть не менее двух.
2. В случаях, предусмотренных главой 27 и статьей 28.1.1 настоящего Кодекса, обязательно присутствие понятых или применение видеозаписи. Понятой удостоверяет в протоколе своей подписью факт совершения в его присутствии процессуальных действий, их содержание и результаты.
3. Об участии понятых в производстве по делу об административном правонарушении делается запись в протоколе.
4. Понятой вправе делать замечания по поводу совершаемых процессуальных действий. Замечания понятого подлежат занесению в протокол.
5. В случае необходимости понятой может быть опрошен в качестве свидетеля в соответствии со статьей 25.6 настоящего Кодекса.
6. В случае применения видеозаписи для фиксации совершения процессуальных действий, за исключением личного досмотра, эти процессуальные действия совершаются в отсутствие понятых, о чем делается запись в соответствующем протоколе либо акте освидетельствования на состояние алкогольного опьянения. Материалы, полученные при совершении процессуальных действий с применением видеозаписи, прилагаются к соответствующему протоколу либо акту освидетельствования на состояние алкогольного опьянения.

КоАП РФ, Статья 26.2. Доказательства
1. Доказательствами по делу об административном правонарушении являются любые фактические данные, на основании которых судья, орган, должностное лицо, в производстве которых находится дело, устанавливают наличие или отсутствие события административного правонарушения, виновность лица, привлекаемого к административной ответственности, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела.
2. Эти данные устанавливаются протоколом об административном правонарушении, иными протоколами, предусмотренными настоящим Кодексом, объяснениями лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, показаниями потерпевшего, свидетелей, заключениями эксперта, иными документами, а также показаниями специальных технических средств, вещественными доказательствами.

Статья 28.2 КоАП. Протокол об административном правонарушении
1. О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4,частями 1 и 3 статьи 28.6 настоящего Кодекса.
2. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

Статья 28.6 КоАП. Назначение административного наказания без составления протокола
2. В случае, если лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, оспаривает наличие события административного правонарушения и/или назначенное ему административное наказание, составляется протокол об административном правонарушении, который приобщается к вынесенному в соответствии с частью 1 настоящей статьи постановлению.

КоАП РФ, Статья 29.10. Постановление по делу об административном правонарушении
1. В постановлении по делу об административном правонарушении должны быть указаны:
1) должность, фамилия, имя, отчество судьи, должностного лица, наименование и состав коллегиального органа, вынесших постановление, их адрес;
2) дата и место рассмотрения дела;
3) сведения о лице, в отношении которого рассмотрено дело;
4) обстоятельства, установленные при рассмотрении дела;
5) статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за совершение административного правонарушения, либо основания прекращения производства по делу;
6) мотивированное решение по делу;
7) срок и порядок обжалования постановления.

Административный регламент МВД (утверждённый Приказом № 185):

Административный регламент. Пункт 20. При остановке транспортного средства или пешехода сотрудник, по требованию участника дорожного движения, обязан предъявить в развернутом виде служебное удостоверение, не выпуская его из рук.

Административный регламент. Пункт 25. Сотрудник не должен препятствовать использованию видео- и звукозаписывающей аппаратуры участником дорожного движения, если таковое не запрещено законодательством. О существовании запрета сотрудник должен сообщить участнику дорожного движения, производящему запись.

Административный регламент. Пункт 102. Основанием для опроса лица, в отношении которого ведётся производство по делу об административном правонарушении, потерпевшего или свидетеля является наличие у них информации об обстоятельствах, подлежащих выяснению по делу об административном правонарушении:
— о наличии события административного правонарушения;
— о лице, совершившем противоправные действия (бездействие), за которые Кодексом или законом субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность;
— о виновности лица в совершении административного правонарушения;
— об обстоятельствах, смягчающих административную ответственность, и обстоятельствах, отягчающих административную ответственность;
— о характере и размере ущерба, причиненного административным правонарушением;
— об обстоятельствах, исключающих производство по делу об административном правонарушении;
— об иных обстоятельствах, имеющих значение для правильного разрешения дела;
— о причинах и условиях совершения административного правонарушения.

Конституция РФ

Конституция. Статья 51
1. Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, круг которых определяется федеральным законом.
2. Федеральным законом могут устанавливаться иные случаи освобождения от обязанности давать свидетельские показания.

Протоколы уровня 7 (Прикладной уровень)

  • ADC — peer-to-peer-протокол обмена файлами
  • AFP, Apple Filing Protocol
  • BACnet, Building Automation and Control Network protocol
  • BitTorrent — peer-to-peer-протокол обмена файлами
  • BOOTP, Bootstrap Protocol
  • DIAMETER — протокол аутентификации, авторизации и работы с аккаунтами
  • DICOM содержит определение сетевого протокола
  • DICT — словарный протокол
  • DNS — система доменных имён
  • DHCP, Dynamic Host Configuration Protocol
  • ED2K — peer-to-peer-протокол обмена файлами
  • FTP — протокол передачи файлов
  • Finger — протокол, возвращающий информацию о пользователях на удалённом компьютере
  • Gnutella — peer-to-peer-протокол скачивания файлов
  • Gopher — иерархический протокол на основе гиперссылок
  • HTTP, Hypertext Transfer Protocol
  • IMAP, Internet Message Access Protocol
  • IRC — протокол для чата
  • ISUP, ISDN User Part
  • XMPP — протокол мгновенного обмена сообщениями
  • LDAP Lightweight Directory Access Protocol
  • MIME, Multipurpose Internet Mail Extensions
  • MSNP, Microsoft Notification Protocol (используется в Windows Live Messenger)
  • MAP, Mobile Application Part
  • NetBIOS — протокол общего пользования файлами и разрешения имен — основа обмена файлами в Windows.
  • NNTP — сетевой протокол передачи новостей
  • NTP — сетевой протокол времени
  • NTCIP, National Transportation Communications for Intelligent Transportation System Protocol
  • POP3 — почтовый протокол версии 3
  • RADIUS — протокол аутентификации, авторизации и работы с аккаунтами
  • Rlogin — протокол удаленного входа в UNIX
  • rsync — протокол передачи файлов для резервного копирования, копирования и зеркалирования
  • RTP, Real-time Transport Protocol
  • RTSP, Real-time Transport Streaming Protocol
  • SSH, Secure Shell
  • SISNAPI, Siebel Internet Session Network API
  • SIP, Session Initiation Protocol, сигнальный протокол
  • SMTP, Simple Mail Transfer Protocol
  • SNMP, Simple Network Management Protocol
  • SOAP, Simple Object Access Protocol
  • STUN, Session Traversal Utilities for NAT
  • TUP, Telephone User Part
  • Telnet — протокол удаленного доступа к терминалу
  • TCAP, Transaction Capabilities Application Part
  • TFTP, Trivial File Transfer Protocol, простой протокол передачи файлов
  • WebDAV, Web Distributed Authoring and Versioning
  • DSM CC Digital Storage Media Command and Control

> Языки описания в протоколах

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Образцы протоколов

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Составление документа

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова «председатель». Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протокол (пример составления)

Оформление и протоколирование

Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *