Исправление в первичных документах

Бухгалтерские документы, их классификация и юридическое значение. Правила заполнения документов. Способы исправления ошибок в документах и учётных записях

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета является документирование — подтверждение каждой хозяйственной операции первичным бухгалтерским документом.

Термин «документ» (documentum) латинского происхождения и означает «свидетельство, доказательство».

Современное понимание бухгалтерского документа — это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, либо дающее право на её совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Необходимость и обязательность оформления хозяйственных операций первичными бухгалтерскими документами определена ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ. Кроме этого, порядок ведения бухгалтерских документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105.

Эти нормативные акты устанавливают обязательный для всех организаций порядок оформления бухгалтерских документов и способы исправления допущенных ошибок.

Так, в соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы), код формы;

— дату составления;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях и принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждённых Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином и Минэкономразвития РФ.

При заполнении бухгалтерских документов не допустимы помарки, подчистки, неоговоренные исправления. Допущенные ошибки исправляются следующими способами:

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения ито­гов в них. Исправление производится путем зачеркивания не­ правильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибоч­ная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем впи­сывается правильная сумма или текст с указанием даты исправ­ления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не
читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправле­ние делается на каждом экземпляре в отдельности.

Пример:

564 Исправлено

546 «564»

Подпись, дата

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный пе­риод, а также, если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответ­ствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Сторнировочная запись выполняется при необходимости анну­лировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при пра­вильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошиб­ка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибоч­на корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чер­нилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с пра­вильной корреспонденцией счетов.

B бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами (бухгалтер не употребляет знак минус). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа по­мещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и многие рос­сийские бухгалтеры.

Пример:

— 600 (красным)

Итого: 500

Все многообразие документов принято группировать по однородным признакам:

Первичные документы по назначению разделяют:

— распорядительные – разрешают проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

Рис. 2.5. Классификация бухгалтерских документов по назначению, порядку составления, содержанию, месту составления, порядку заполнения

— исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и др.);

— документы бухгалтерского оформления — составляются в бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других первичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.);

— комбинированные документы — документы, имеющие разрешительно — оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

По порядку составления документы разделяют на первичные, которые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения и сводные– оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления, комбинированными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др. Расчетные – отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные ведомости.

По способу отражения операцийдокументы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы – составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Например: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация.

По качественным признакам документы бывают: доброкачественные и недоброкачественные. Под доброкачественным бухгалтерским документом понимается документ, составленный по установленной форме, соответствующим способом (типографским, компьютерным, на машинке, шариковой ручкой), содержащий все реквизиты, отражающие действительные, законные операции.

Бухгалтерские документы, составленные с нарушением даже одного из этих требований, являются недоброкачественными

Для обеспечения своевременного и качественного ведения бухгалтерского учета в организации большое значение имеет правильная организация документооборота.

Рис. 2.6. Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

Документооборот — это путь документа от момента составления до сдачи в архив.

В целях своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете, в организации составляется график документооборота с указанием сроков и порядка составления документов, а также лиц, ответственных за их своевременное предоставление в бухгалтерию. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры и отчетность в течение сроков, установленных правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). Документы налогового учета хранятся четыре года (ст. 23 НК РФ).

Высока значимость бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности. Общеизвестно, что при расследовании экономических преступлений, зачастую при расследовании гражданских дел в суде, именно бухгалтерские документы являются важными источниками получения прямых и косвенных доказательств, помогают воссоздать события правонарушения и установить круг лиц, его совершивших. Отсюда, юристу необходимо знать нормативно установленные правила составления бухгалтерских документов.

Дата добавления: 2016-06-13; просмотров: 1646;

Вносим исправления в первичные документы

Главная — Статьи

  • О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве
  • Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?
  • Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?
  • Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?

Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве

В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.

В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.

То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.

Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?

Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?

В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так. Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели «Порядковый номер и дата составления» остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой «Порядковый номер исправления и дата исправления». В этом документе указываются новые (верные) данные. Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.

Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:

  • документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
  • документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
  • в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.

Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку («перерасчет цены», «корректирующий документ к товарной накладной N… от…», «документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N… от…» и т.д.).

Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные учетные документы» (принята 20.09.2013)).

* * *

Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.

Оформление корректировок и внесение изменений в электронные документы

Екатерина Колесникова
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса
Cспециально для компании «Такском»

Основой учета как бухгалтерского, так и налогового является первичный документ, представляющий собой отправную точку для любых дальнейших действий бухгалтера. Без подтверждающего документа не может быть сделана ни одна бухгалтерская запись, не может быть зарегистрирован факт финансово-хозяйственной жизни организации.

В настоящее время в бухгалтерию организаций все активнее внедряются передовые ИТ-технологии, популярным становится переход на электронный документооборот при взаимодействии со своими контрагентами. Отсюда возникает вопрос, как отличается электронный документ от своего «старшего брата», составленного на бумажном носителе, в чем состоят особенности работы с электронными форматами документов? Исходя из положений, установленных Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бумажный документ признан равнозначным электронному, а значит требования, предъявляемые к электронному документу, ничем не отличаются от общеустановленных. Данный вывод справедлив и для работы по исправлению ошибок, выявленных в электронных первичных документах, хотя тут могут встретиться и некоторые особенности, связанные с электронным форматом документа, о чем мы и поговорим в настоящей статье.

Какой документ можно назвать первичным

Суммируя положения, приведенные в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в Приказе Минфина России от 29.07.1998 № 34н, можно сказать, что первичным является лишь тот документ, который удостоверяет и подтверждает факт совершения хозяйственной операции и служит основанием для отражения этого факта на счетах бухгалтерского учета.

Однозначно к первичным документам можно отнести товарные накладные, акты приема-передачи, акты о приемке выполненных работ, приходные и расходные кассовые ордера и другие документы, составленные при совершении факта хозяйственной жизни. А вот, например, акт сверки расчетов с поставщиком первичным документом считаться не может, о чем свидетельствует Постановление АС ВВО от 20.03.2015 № Ф01-382/2015 по делу № А11-9541/2013. Счет-фактура также не относится к числу первичных документов, так как основанием для его выставления является товарная накладная либо акт.

Спорным остается вопрос — можно ли отнести гражданско-правовой договор к разряду первичных документов. Ведь с одной стороны сам по себе договор еще не является подтверждением факта совершившейся финансово-хозяйственной операции, но, с другой стороны, некоторые сделки могут быть оформлены наличием соответствующих условий в самом договоре. Таким образом, ситуации могут быть разные и трактовать природу гражданско-правового договора также можно по-разному в зависимости от целей и интересов самого хозяйственного субъекта, специфики осуществляемой операции. Арбитражная практика по данному вопросу также носит двойственный характер и поддерживает разные точки зрения на природу договора как первичного документа.

Порядок исправления первичных документов

В случае когда в первичном документе допущены ошибки, содержатся неверные сведения, такой документ теряет свою легитимность и не может являться подтверждающим основанием для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Однако на практике бухгалтеру невозможно обезопасить себя на 100% от возможности допущения ошибки часто по независящим от него причинам. В связи с этим Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена возможность внесения исправлений в первичные учетные документы.

Установленные правила внесения изменений в первичные документы содержат в себе минимальные требования к содержанию исправленного документа (известное нам, обязательное указание даты внесения исправлений, а также наличие идентифицирующих сведений о лицах, внесших эти исправления), но не могут служить исчерпывающим руководством для бухгалтера к действию при обнаружении допущенной ошибки. Таким образом, каждый бухгалтер для принятия мер по устранению выявленных искажений должен исходить из конкретных обстоятельств, при которых была допущена ошибка, а также учитывать сам характер ошибки.

Обобщая возможные варианты действий, можно выделить два основных способа исправления допущенных ошибок в первичных документах:

1. Внесение исправлений в первоначальный документ.

2. Выставление контрагенту корректирующего документа.

Первый вариант на деле выглядит не самым практичным, ведь в случае внесения большого числа исправлений документ станет сложно читаемым. Более того неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку исправления должны быть внесены в оба экземпляра документа как продавца, так и покупателя. Таким образом, вам придется сперва вернуть обратно от контрагента уже отправленный ранее документ, затем внести в него изменения и только после этого направить его повторно с исправленными данными. Согласитесь, что такая процедура займет больше времени, чем хотелось бы потратить на устранение ошибки. Но избежать данной организационной проволочки нельзя. Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий для таких изменений.

На мой взгляд, куда проще воспользоваться вторым вариантом и выставить контрагенту новый корректирующий документ, в котором будут устранены все искажения и допущенные ошибки. Как я уже говорила, законодательством не предусмотрен строгий механизм для исправления первичных документов, что означает право каждой организации на разработку своего метода исправления ошибок исходя из специфики осуществляемой деятельности и организации документооборота. При этом метод исправления первичных документов, выбранный в организации, целесообразно закрепить в своей учетной политике. Данный вывод подтверждается письмом Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, а также сложившейся арбитражной практикой по данному вопросу.

Особенности исправления электронных первичных документов

В силу технических особенностей электронных документов внесение поправок в выставленный документ невозможно, так как это приведет к нарушению его легитимности. Поэтому при работе с электронными первичными документами наиболее актуальным вариантом является составление нового корректирующего документа. При этом работать с корректирующим первичным документом можно, ничего не выдумывая по аналогии с тем порядком, который нам дан для корректировочных счетов-фактур. Хотя счет-фактура, как уже было сказано в начале статьи, не является первичным документом, а значит руководствоваться порядком внесения исправлений, установленным для счетов-фактур, когда речь идет о первичных документах, можно лишь по аналогии, самостоятельно разработав свой метод исправления первичных документов в собственной учетной политике организации.

Методика исправления электронных счетов-фактур утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 29.11.2014) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок предусматривает внесение исправлений путем выставления новых экземпляров счетов-фактур, называемых корректировочными счетами-фактурами. Я думаю этот порядок хорошо известен каждому бухгалтеру, так как существует уже достаточно давно, и не стоит приводить его здесь повторно. При этом с некоторыми новшествами, привнесенными Приказом Минфина России от 10.11.2015№174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» можно ознакомиться в статье «Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами»

По мере повсеместного развития технических возможностей, внедрения со стороны государственных органов в работу организаций новых форматов электронных документов и порядка взаимодействия со своими контрагентами электронный документ набирает все большие обороты в нашей стране, ведь электронное взаимодействие намного эффективнее и экономичнее традиционного документооборота на бумаге. Так, в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ были утверждены новые форматы для электронных первичных учетных документов, которыми оформляется приемка-передача товаров, а также приемка-передача результатов выполненных работ (оказанных услуг).

Новые форматы отличаются гибкостью в своем использовании за счет наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению. Эти «свободные поля» могут заполняться любыми дополнительными реквизитами, которые позволят учесть специфику вносимых изменений. Кроме того, организациям предоставлена возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о вносимых изменениях.

Существенным моментом является то, что в новых форматах есть возможность формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. А еще одним плюсом применения новых форм можно назвать возможность изменить наименование типа электронного документа (например, вместо «Акта выполненных работ» можно записать «Корректировочный акт выполненных работ»). Таким образом, внесение изменений в первичные учетные документы становится еще проще.

В завершение настоящей темы необходимо затронуть еще вопрос об отражении на счетах бухгалтерского учета последствий внесения исправлений в первичный учетный документ. Так, по мнению экспертов Фонда НРБУ БМЦ, высказанному в рекомендациях № Р-42/2013-КпТ , внесение исправлений в электронные документы приводит к следующим изменениям в учете организации:

– в случае внесения изменений в стоимостные показатели (количество и/или цена) после проведения документа с исправлением в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки на разницу (сторно — при уменьшении или дополнительные проводки — при увеличении количества/цены товара).

– если в документе изменяются поля «Адрес доставки», «Ответственные лица», «Грузоотправитель» или «Грузополучатель», проведение такого документа не отразится на бухгалтерских проводках.

– в случае возникновения необходимости изменения номенклатуры в бухгалтерском учете отражаются сторнировочные проводки в отношении исправляемых номенклатурных позиций, и формируются проводки по новым номенклатурным позициям.

Таким образом, внесение изменений в первичные документы требует определенных знаний не только по предмету и характеру исправлений, но и по организации документооборота в своей компании, ну и, конечно же, действующего законодательства.

Механизмы исправления уже повсеместно применяются в программном обеспечении для электронного документооборота. К таким относится веб-решение «Такском-Файлер» для работы из браузера компьютера и «1С-Такском» решение, встроенное в учетную систему 1С.

Поделитесь с друзьями:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *