Инвентаризация спецодежды в эксплуатации

Учет спецодежды

С введением обязательной для всех работодателей специальной оценки условий труда «забыть» обеспечить своих работников спецодеждой и СИЗ уже вряд ли получится – напоминанием будет отчет специализированной организации по результатам спецоценки. Поэтому работодателям нужно быть готовыми профинансировать закупку СИЗ, а бухгалтерам – отразить их в учете. Порядок обеспечения работников спецодеждой и другими СИЗ Работодатель несет ответственность за обеспечение безопасных условий и охрану труда. С этой целью ТК РФ предусматривает выдачу средств индивидуальной защиты (СИЗ) работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. 212 ТК РФ).
Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).В данных документах для каждой должности и профессии можно найти перечень спецодежды по видам и количеству, которую следует выдавать работникам на год. На предприятии необходимо утвердить перечень должностей, которым выдается спецодежда и нормы выдачи. Это может быть приказ руководителя или приложение к трудовому или коллективному договору. Приложение к приказу: При принятии сотрудника на работу работодатель должен проинформировать работника о полагающихся им средствах индивидуальной защиты. Работник расписывается в ознакомлении с Правилами обеспечения работников спецодеждой, с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. 2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды При выдаче спецодежды работникам следует учитывать пол, рост и размер работника, характер его работы.
ПБУ 10/99 расходы по списанию СИЗ, не пригодных к эксплуатации, включаются в бухучете в состав прочих расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся. Дебет 91-2 Кредит 94 – стоимость спецодежды, пришедшей в негодность, отражена в прочих расходах. Если комиссией установлен виновник, то стоимость спецодежды относится на виновное лицо (подп.
«б» п. 28

Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности): Дебет 73 Кредит 94 – стоимость спецодежды отнесена на виновное лицо. Дебет 50,51,70 Кредит 73 – возмещение ущерба (удержание из зарплаты) виновником. Дебет 91-2 Кредит 73 – списание ущерба на прочие расходы при признании виновного лица невиновным судом.

10. Спецодежда при увольнении сотрудника Право собственности на спецодежду сохраняется за организацией в течение всего срока использования.

Строительным организациям необходимо обратить внимание и на учет специальной одежды. Напоминаем, что Приказом Минфина Российской Федерации 26 декабря 2002 года №135н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее — Методические указания №135н).

Согласно Методическим указаниям №135н, начиная с 2003 года строительные организации должны списывать стоимость спецодежды на производство работ (счет 20 «Основное производство») частями в течение срока ее эксплуатации. Методические указания №135н допускают и единовременное списание такого актива, как спецодежда, однако при этом организация должна выполнить ряд условий.

Согласно пункту 2 Методических указаний №135н:

«специальная одежда — средства индивидуальной защиты работников организации».

В состав спецодежды входят специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления, то есть Методические указания №135н оговаривают состав специальной одежды, но не устанавливают жесткий перечень состава специальной одежды.

Спецодежда — это средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях. Эти средства предназначены для защиты работника от повреждений и от воздействия вредных веществ. В состав спецодежды входят: рабочая одежда (халаты, комбинезоны, куртки, брюки, телогрейки, перчатки), обувь (валенки, сапоги, ботинки, калоши), головные уборы (каски, шлемы), противогазы, респираторы, защитные очки, предохранительные пояса и тому подобное.

Пунктом 8 Методических указаний №135н установлено право организации, определять состав специальной одежды самостоятельно, исходя из конкретных отраслевых особенностей.

Работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой в пределах нормативов. Нормы выдачи работникам средств индивидуальной защиты устанавливает Минтруд Российской Федерации. Постановлением данного ведомства от 31 декабря 1997 года №70 «Об утверждении норм бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики (кроме климатических районов, предусмотренных особо в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам морского транспорта; работникам гражданской авиации; работникам, осуществляющим наблюдения и работы по гидрометеорологическому режиму окружающей среды; постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций Российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО))» утверждены типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики. Кроме того, существуют типовые отраслевые нормы выдачи спецодежды (Постановление Минтруда Российской Федерации от 25 декабря 1997 года №66 «Об утверждении типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты» (далее — Постановление Минтруда №66)).

В Приложении №3 к Постановлению Минтруда №66 утверждены типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятых на строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах, В указанных отраслевых нормах прописано, работникам каких профессий надо выдавать спецодежду, а также установлены виды необходимой спецодежды и сроки ее использования.

Отражение в бухгалтерском учете поступления специальной одежды.

Поступление специальной одежды в бухгалтерском учете отражается аналогично поступлению иных МПЗ.

Во всех случаях спецодежда принимается к учету по фактической себестоимости, которая определяется как сумма фактических затрат на ее приобретение или изготовление в порядке, предусмотренном Методическими указаниями №119н.

Согласно пункту 13 Методических указаний №135н спецодежда учитывается на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная одежда на складе».

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
10-10 60, 71, 76 Поступление спецодежды

В момент приемки спецодежды на складе оформляется приходный ордер по форме №М-4.

Методическими указаниями №135н разрешен и вариант использования форм первичных учетных документов по движению спецодежды, разработанных организацией самостоятельно. Однако эти формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона №129-ФЗ.

Напомним, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Передача специальной одежды в эксплуатацию.

Вариант передачи специальной одежды из цехов-изготовителей или от сторонних организаций непосредственно в производство, минуя склад, Методическими указаниями №135н не предусмотрен. Видимо, это обусловлено тем, что специальная одежда должна соответствовать определенным санитарно-гигиеническим и эксплуатационным требованиям, а необходимую проверку на рабочих местах провести, как правило, невозможно.

Спецодежда отпускается в производство на основании следующих документов:

· Требование-накладная — типовая межведомственная форма №М-11.

· Накладная — типовая межведомственная форма №М-15.

· Лимитно-заборная карта — типовая межведомственная форма №М-8.

· Документы, разработанные самостоятельно, при условии наличия всех необходимых реквизитов.

Согласно пункту 20 Методических указаний №135н спецодежда, переданная в производство, учитывается на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная одежда в эксплуатации».

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
10-11 10-10 Передана спецодежда в производство

При выдаче работникам спецодежды и при ее возврате делаются записи в личных карточках работников. Форма личной карточки утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 18 декабря 1998 года №51 «Об утверждении правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (далее — Постановление №51). В карточке указываются наименование средств индивидуальной защиты, их стоимость, процент годности на момент выдачи, срок носки.

Спецодежда подлежит возврату в следующих случаях:

· по окончании срока носки;

· при увольнении работника;

· при переводе работника на другую работу, для которой выдача спецодежды не предусмотрена.

Дежурная спецодежда может выдаваться работникам в коллективное пользование. Она предусмотрена для выполнения определенных работ или закрепляется за определенными рабочими местами и передается от смены к смене. Дежурная спецодежда выдается ответственному лицу и делается запись на отдельной карточке с пометкой «дежурная».

Списание стоимости спецодежды в состав затрат на производство.

На основании Типовых отраслевых норм выдачи спецодежды определяются сроки полезного использования спецодежды, которые применяются при ее списании.

Спецодежда со сроком полезного использования менее 12 месяцев может быть списана непосредственно в момент ее выдачи работникам.

В соответствии с пунктом 26 Методических указаний №135н в том случае, если срок службы спецодежды превышает 12 месяцев, ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной зашиты, утвержденных Постановлением №51.

Согласно пункту 5 ПБУ 10/99, расходы по обеспечению работников спецодеждой относятся к расходам по обычным видам деятельности. Ранее мы уже отметили, что стоимость спецодежды учитывается на субсчете «Специальная одежда на складе», открываемом к счету 10 «Материалы».

Обращаем Ваше внимание, что согласно Методическим указаниям №135н, организация может организовать учет специальных инструментов, специальных приспособлений и специального оборудования в соответствии с ПБУ 6/01, то есть в порядке, предусмотренном для учета основных средств. В Письме Минфина Российской Федерации от 12 мая 2003 года №16-00-14/159 указано, что подобный порядок можно установить и для предметов специальной одежды. Если организация воспользуется такой возможностью, то учет специальной одежды будет вестись на счете 01 «Основные средства.

На основании пункта 27 Методических указаний №135н начисление погашения стоимости специальной одежды в бухгалтерском учете отражается по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета 10 «Материалы» субсчет «Специальная одежда в эксплуатации». Если спецодежда будет учитываться согласно положениям ПБУ 6/01, ее стоимость будет погашаться посредством начисления амортизации.

В целях исчисления налога на прибыль амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей, это вытекает из пункта 1 статьи 256 НК РФ. Таким образом, если стоимость одного комплекта спецодежды будет менее 10 000 рублей и срок полезного использования менее 12 месяцев, то такая спецодежда не будет являться амортизируемым имуществом. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ затраты организации на приобретение спецодежды, не являющейся амортизируемым имуществом, включаются в состав материальных расходов в полной сумме по мере передачи ее в эксплуатацию.

На частные вопросы налогоплательщиков Минфин Российской Федерации дает разъяснения (Письмо Минфин Российской Федерации от 21 июня 2005 года №03-03-04/1/18), в которых указывает, что затраты на приобретение спецодежды для работников могут быть отнесены к материальным расходам только при условии, что законодательством предусмотрено ее обязательное применение работниками.

При списании спецодежды может возникнуть ситуация — расходы организации на спецодежду в целях бухгалтерского учета будут признаваться в течение срока ее службы (если он более 12 месяцев), в целях исчисления налога на прибыль будут признаны единовременно в месяце передачи спецодежды в эксплуатацию, если не будут выполняться условия, позволяющие учесть спецодежду в составе амортизируемого имущества.

Возникнет так называемая временная разница, которая в соответствии с пунктом 8 ПБУ 18/02, представляет собой доходы и расходы, которые формируют бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль формируют в другом или других отчетных периодах.

В зависимости от того, какое влияние временные разницы оказывают на налогооблагаемую прибыль, они подразделяются на вычитаемые и налогооблагаемые.

В данном случае будет возникать налогооблагаемая временная разница, которая образует отложенный налог на прибыль, приводящий к увеличению налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет в периодах, следующих за отчетным. То есть в данном отчетном периоде налог, рассчитанный на бухгалтерскую прибыль, будет больше налога на прибыль, рассчитанного в налоговом учете.

Та часть отложенного налога на прибыль, которая должна привести к увеличению налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет в следующих периодах, на основании пункта 15 ПБУ 18/02 является отложенным налоговым обязательством. Отложенное налоговое обязательство определяется как произведение налогооблагаемой временной разницы на установленную законодательством Российской Федерации ставку налога на прибыль на определенную дату.

Согласно пункту 18 ПБУ 18/02 отложенное налоговое обязательство должно отражаться в бухгалтерском учете по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

В следующем или следующих отчетных периодах по мере уменьшения или полного погашения налогооблагаемых временных разниц будут уменьшаться или полностью погашаться отложенные налоговые обязательства. Суммы, на которые уменьшаются или полностью погашаются в отчетном периоде отложенные налоговые обязательства, отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета учета отложенных налоговых обязательств в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов по налогам и сборам:

Дебет 77 «Отложенные налоговые обязательства» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

Отложенные налоговые обязательства согласно пункту 23 ПБУ 18/02 отражаются в пассиве бухгалтерского баланса в разделе 4 как долгосрочные обязательства.

В том случае, если выбывает объект актива или обязательства, по которому было начислено отложенное налоговое обязательство, сумма начисленного отложенного налогового обязательства списывается на счета учета прибылей и убытков следующей записью:

Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 77 «Отложенное налоговое обязательство».

На эту сумму не будет увеличена налогооблагаемая прибыль текущего отчетного периода, так и последующих отчетных периодов.

Пример 1.

Строительная организация приобрела 10 курток брезентовых по цене 800 рублей за штуку (без НДС) и 60 пар брезентовых рукавиц по цене 50 рублей за пару (без НДС). Работникам организации было выдано 10 курток и 10 пар рукавиц. Срок полезного использования спецодежды составляет: для курток 1,5 года, для рукавиц — 2 месяца. Учетной политикой организации установлено:

— стоимость спецодежды со сроком полезного использования менее 12 месяцев списывается единовременно в момент выдачи работникам;

— к спецодежде сроком полезного использования более года положения ПБУ 6/01 не применяются, данные активы учитываются на счете 10 «Материалы».

В примере, как рукавицы, так и куртки в целях исчисления налога на прибыль не включаются в состав амортизируемого имущества, и их стоимость включается в состав материальных расходов единовременно в момент выдачи работникам.

Для отражения операций на счетах бухгалтерского учета организация использует субсчета к счету 10 «Материалы»:

10-10 «Спецодежда на складе»;

10-11 «Спецодежда в эксплуатации».

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
В периоде приобретения и выдачи спецодежды
10-10 60 11 000 Принята к учету спецодежда (800 х 10 + 50 х 60)
10-11 10-10 8 500 Выдана спецодежда работникам организации (800 х 10 + 50 х 10)
012 «Спецодежда» 8 500 Отражена на забалансовом счете стоимость выданной спецодежды
20 10-11 500 Списана стоимость рукавиц (50 х 10)
20 10-11 444,44 Отражено частичное погашение стоимости курток, переданных в эксплуатацию (8000 рублей / 18 месяцев)
012 «Спецодежда» 500 Списана с забалансового счета стоимость рукавиц (по окончании срока полезного использования оформлен акт о выбытии)
68 77 1 813,33 Отражено отложенное налоговое обязательство ((8 000 — 444,44) х 24%)
Ежемесячно в течение оставшихся 17 месяцев
20 10-11-1 444-44 Отражено частичное погашение стоимости курток, переданных в эксплуатацию (8 000 рублей / 18 месяцев)
77 68 106,67 Уменьшено отложенное налоговое обязательство (444,44 х 24%)

Окончание примера.

Списание специальной одежды с синтетического учета производится после полного списания ее стоимости, с аналитического — после фактического выбытия.

Заметим, что Методические указания №135н фактически разделяют понятие «списание стоимости специальной одежды» и «списание отдельного объекта учета».

Следует особо отметить, что окончательное снятие спецодежды с бухгалтерского учета производится только при ее физическом выбытии, что должно быть зафиксировано в соответствующих документах — актах о выбытии, документах о продаже и так далее. До этого момента эти объекты, даже если их стоимость полностью списана, должны учитываться на забалансовом счете.

Пунктом 33 Методических указаний №135н установлено, что доходы и расходы от списания спецодежды относятся на финансовый результат как операционные доходы и расходы.

Обратите внимание!

В Методические указания №135н не внесены соответствующие изменения Приказа Минфина Российской Федерации от 18 сентября 2006 года №115н «О внесении изменений в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету» и Приказа Минфина Российской Федерации от 18 сентября 2006 года №116н «О внесении изменений в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету».

Списание объектов специальной одежды в бухгалтерском учете отражается обычным способом в зависимости от причин выбытия:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
91-2 10-10 (или субсчет 10-11) На сумму фактической себестоимости (остаточной стоимости) объекта (в случае, если балансовая стоимость одежды не списана полностью)
62 91-1 На сумму договорной стоимости

Причем, организация может продать не только новую спецодежду, но и бывшую в употреблении. В соответствии с пунктом 34 Методических указаний №135н:

«Определение непригодности и решение вопроса о списании специальной оснастки и специальной одежды осуществляется в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (в дальнейшем комиссия)».

Фактически данный пункт закрепляет требование, в соответствии с которым, специальная одежда может быть списана с учета только при полном физическом износе (к которому приравнивается утрата потребительских свойств) — независимо от фактического срока использования.

Пример 2.

Строительная организация приобрела в январе 2006 года специальную одежду для маляров, работающих на объекте. Фактическая себестоимость данной спецодежды составила 118 000 рублей, срок полезной эксплуатации определен 2 года. Выдана спецодежда малярам в феврале 2006 года. Предположим, что фактически данная спецодежда использовалась до марта 2008 года. При ликвидации спецодежды учтена ветошь на сумму 1 000 рублей.

В бухгалтерском учете организации были отражены следующие записи:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
В январе 2006 года:
10-10 60 100 000 Принята к учету спецодежда, поступившая от поставщика
19 60 18 000 Учтен НДС по поступившей спецодежде
68 19 18 000 Принят к вычету НДС по приобретенной спецодежде
10-11 10-10 100 000 Выдана спецодежда малярам
В феврале 2006 года — феврале 2008 года
20 10-11 4 166,67 На сумму ежемесячного погашения стоимости спецодежды
В марте 2008 года
10-6 91-1 1 000 Принята к учету ветошь

Окончание примера.

Как видно из примера, никаких дополнительных записей по списанию спецодежды, делать не нужно.

Если организация открывала забалансовый счет по спецодежде, то соответствующая сумма должна быть списана в момент закрытия субсчета «Спецодежда в эксплуатации».

Если в организации происходит преждевременное выбытие спецодежды, то остаток несписанной стоимости переносится в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем, после принятия решения руководителем организации, списывается.

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» может быть закрыт (в зависимости от причины):

На счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» — на счет виновного работника;

На счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» — если утрата или порча произошла по вине сторонней организации;

На счет 20 «Основное производство» — если виновное лицо не найдено или во взыскании отказано судом;

На счет 91 «Прочие доходы и расходы» — если утрата произошла в результате чрезвычайных обстоятельств.

Затраты на содержание специальной одежды.

Обратите внимание!

Затраты по содержанию спецодежды (стирка, ремонт и тому подобные) в соответствии с пунктом 29 Методических указаний №135н включаются в расходы по обычным видам деятельности.

Затраты по стирке и ремонту специальной одежды в строительных организациях списываются на затраты производства единовременно — в том отчетном периоде, когда соответствующие работы выполнены. При этом используется бухгалтерская запись:

Дебет 20 «Основное производство» Кредит счета 23 «Вспомогательные производства», в том случае, если данные работы (услуги) организация выполняет своими силами;

Дебет 20 «Основное производство» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — если данные работы (услуги) выполняет сторонняя организация.

Обратите внимание!

Выше был рассмотрен порядок учета спецодежды, учитываемой в составе МПЗ, независимо от того, какой срок службы для нее установлен. Это позволяют определить Методические указания по бухучету спецодежды.

Представители Минфина Российской Федерации указывают на то, что спецодежду со сроком службы более 12 месяцев, организации могут учитывать и как основные средства (Письмо Минфина Российской Федерации от 12 мая 2003 года №16-00-14/159 «Об отнесении стоимости спецодежды на затраты производства»). Но как вы понимаете, если организация учтет спецодежду как основное средство, ей придется платить налог на имущество с ее остаточной стоимости.

Налогообложение спецодежды.

Рассмотрим вопрос о том, нужно ли со стоимости выданной спецодежды и иных средств индивидуальной защиты взимать с работников НДФЛ и начислять ЕСН.

Единый социальный налог.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, а также возмещением других расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.

Таким образом, стоимость спецодежды и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам в пределах установленных норм, не подлежит обложению ЕСН в общеустановленном порядке. Это подтверждается и Письмом МНС Российской Федерации от 5 июня 2001 года №07-4-04/968-п464 «Об обложении ЕСН спецодежды и других средств индивидуальной защиты».

Налог на доходы физических лиц.

Что касается НДФЛ, то аналогичный вывод позволяет сделать пункт 3 статьи 217 НК РФ, в соответствии, с которым не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением трудовых обязанностей.

Если же спецодежда и иные средства индивидуальной защиты выдаются работникам сверх норм, установленных законодательством, то НДФЛ с сумм превышения в этом случае необходимо удержать. Это следует из пункта 1 статьи 210 НК РФ, согласно которой:

«При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса».

Величина дохода, полученного в натуральной форме, определяется в соответствии с пунктом 1 статьи 211 НК РФ:

«При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 настоящего Кодекса».

ЕСН в соответствии с пунктом 3 статьи 236 НК РФ в этом случае не начисляется, поскольку расходы по сверхнормативной выдаче спецодежды не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль отчетного периода.

Более подробно с вопросами, касающимися лицензирования строительной деятельности, форм учета и отчетности в строительстве Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Строительство».

Учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2017 году

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь. Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н. В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень СИЗ, положенных работнику, приводится в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н). В то же время отсутствие спецоценки (или результатов аттестации рабочих мест) не снимает с работодателя обязанностей по охране труда работников. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты повлечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Остановимся на вопросах учета спецодежды.

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н. В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах. Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, налоговые органы признают расходы на спецодежду экономически оправданными лишь в том случае, если она полагается работнику по результатам спецоценки или аттестации условий труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя.

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

  • куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
  • меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
  • резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

  • 9400 руб. (9000 + 360 + 40) – приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

  • 9400 руб. – выдана работнику спецодежда;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 40 руб. – списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) – частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 7000 руб. (9000 руб. – 500 руб./мес. х 4 мес.) – сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 300 руб. (360 руб. — 15 руб./мес. х 4 мес.) – выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

  • 300 руб. – недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159, в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Учет приобретенной спецодежды для сотрудников учреждения.

Спецодежду (комбинезоны, халаты, респираторы, противогазы и т. д.) оплачивайте по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». В бухучете и отчетности расходы на спецодежду относите на статью КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Спецодежду независимо от стоимости и срока службы учитывайте в составе материальных запасов на счете 105.05 «Мягкий инвентарь» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

При передаче спецодежды в пользование сотрудникам учтите ее за балансом на счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Дебет 0.109.ХХ.272 (0.401.20.272) Кредит 0.105.Х5.440 – выдана спецодежда в пользование

Дебет 27 – Одновременно принята спецодежда на забалансовый учет.

Если спецодежда изношена её списывают и по общему правилу сотрудникам выдают новую, так как если учреждение не обеспечит сотрудников спецодеждой, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. Списание проводите на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Но если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д. ее можно вновь выдать сотрудникам Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда.

Обоснование

Как оформить и учесть выдачу спецодежды сотрудникам

Когда и кому выдавать спецодежду

Когда спецодежда для сотрудников обязательна и ее нужно выдать

Спецодежда – это средство индивидуальной защиты. Ее обязательно надо выдавать тем сотрудникам, которые заняты на работах:

 с вредными и (или) опасными условиями труда;

 в особых температурных условиях;

 связанных с загрязнением.

Об этом сказано в абзаце 6 части 2 статьи 212 и статье 221 Трудового кодекса РФ.

Выдавать сотрудникам спецодежду надо по Правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н. При этом типовыми отраслевыми нормами установлены профессии, для которых спецодежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования.

Бывает также, что сотрудникам выдают одежду, не предназначенную для защиты от каких-либо вредных факторов. Лишь с той целью, чтобы продемонстрировать принадлежность к конкретному учреждению или соблюсти фирменный стиль. Такую одежду считают форменной. Ее выдают определенным категориям сотрудников – по перечню, предусмотренному законодательством или локальными документами работодателя. В отношении такой одежды правила для спецодежды не действуют, ее учитывайте по-другому.

Можно ли выдавать сверх отраслевых норм

Когда спецодежду можно выдать сотрудникам, даже если это не предусмотрено в типовых отраслевых нормах

Чтобы улучшить условия работы сотрудников, учреждение вправе по своей инициативе:

 чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;

 заменить спецодежду другим ее видом. Для этого в региональную инспекцию труда направьте письменный запрос. В нем обоснуйте, чем вызвана такая необходимость. После того как получите положительный ответ, выдайте сотрудникам другую спецодежду. Если замена не носит принципиального характера, например, вместо куртки выдаете ветровку, то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 № 03-03-04/1/320);

 выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого проведите специальную оценку условий труда. Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды обоснована. Порядок проведения оценки установлен Законом от 28 декабря 2013 № 426-ФЗ. Если в учреждении есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.

Все это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ, пунктов 6, 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

Где закрепить порядок выдачи спецодежды

Как оформить порядок выдачи спецодежды сотрудникам

Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре, Правилах трудового распорядка. При этом нужно утвердить следующие данные:

 перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда, с загрязнением;

 нормы выдачи спецодежды по каждой должности;

 срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.

Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н, а также часть 4статьи 189 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: как определить в целях бухучета срок носки спецодежды, если норма выдачи установлена «до износа»

Срок носки спецодежды можно установить любой с учетом режима ее эксплуатации. А если типовыми нормами предусмотрен максимум, то в его пределах.

Норма «до износа» означает, что средство индивидуальной защиты (СИЗ) можно носить до тех пор, пока оно не придет в негодность. Но, чтобы избежать ситуации, когда сотрудник целенаправленно портит СИЗ, лучше установить конкретный срок использования. Например, на основании результатов аттестации рабочих мест или специальной оценки условий труда, а также с учетом условий и особенностей выполняемых работ.

При этом типовыми нормами может быть установлен максимальный срок носки. К примеру, для защитных очков срок носки не может быть более одного года (Типовые нормы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 22 июня 2009 № 357н). Соответственно, срок полезного использования таких очков для целей бухучета не может быть больше года.

Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

По каким правилам выдавать спецодежду

Как обеспечить сотрудников спецодеждой

Работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств и выдавать ее сотрудникам бесплатно (ч. 3 ст. 221 ТК РФ, п. 4 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н).

В некоторых случаях спецодежду можно приобрести за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Комбинезоны, каски, сапоги, противогазы и прочая спецодежда и средства индивидуальной защиты должны быть сертифицированы. Поэтому, приобретая их, нужно убедиться в наличии сертификатов соответствия. Выдавать сотрудникам несертифицированные средства индивидуальной защиты нельзя. Это следует из части 6 статьи 215, части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункта 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

Если учреждение не обеспечит сотрудников спецодеждой, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. В этом случае наказать их в рамках дисциплинарной ответственности не получится. Более того, работодатель обязан оплатить сотрудникам время простоя. Об этом сказано в части 6статьи 220 Трудового кодекса РФ и пункте 11 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. Они не вправе выносить ее за пределы рабочего места. Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден. Например, на лесозаготовках, в этом случае спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

Для хранения спецодежды в учреждении должны быть оборудованы специальные помещения – гардеробные (п. 30, 31 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н).

Зимнюю спецодежду выдавайте с наступлением холодов. С наступлением теплого времени года ее нужно собрать и сдать на хранение до следующего сезона. При этом в нормативные сроки носки сезонной одежды время ее хранения включено. Убедиться в этом вы можете в пункте 21Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.

Например, вот какой порядок предусмотрен в Москве и Московской области в электротехническом производстве для водителей электротележки при наружных работах зимой. Им нужно выдать дополнительную куртку на утепляющей прокладке. Срок использования такой куртки – 2,5 года. В этот срок входит время, в течение которого спецодежда не используется, а находится на хранении. Таким образом, если куртка была выдана сотруднику 16 ноября 2017 года, то заменить ее нужно 16 мая 2020 года. Такие указания есть в типовых отраслевых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 № 63, и типовых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 декабря 1997 № 70.

Ответственность за нарушение правил выдачи спецодежды

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил выдачи спецодежды

За необеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты предусмотрена административная ответственность.

Учреждения и их руководителей могут серьезно оштрафовать за такое нарушение. Но только если средства индивидуальной защиты отнесены ко 2-му классу риска в соответствии с техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 № 878. Например, это может быть обувь от проколов и порезов, каски защитные, щитки или очки сварщика и т. п.

Размеры штрафов в таком случае составят:

 от 130 000 до 150 000 руб. – для учреждений;

 от 20 000 до 30 000 руб. – для должностных лиц.

Если же нарушение будет совершено повторно, то размер штрафа будет больше:

 от 100 000 до 200 000 руб. – для учреждений;

 от 30 000 до 40 000 руб. – для должностных лиц.

Кроме того, за неоднократное нарушение вместо штрафа могут быть применены более жесткие меры административного наказания в виде:

 приостановления деятельности на срок до 90 суток – для учреждений;

 дисквалификации на срок от одного года до трех лет – для должностных лиц.

Такой порядок установлен частями 4, 5 и примечанием к статье 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наказать руководителя может трудовая инспекция или суд по ее заявлению. Инспекторы могут обнаружить нарушение в ходе проверки или узнать о нем из жалобы сотрудника.

В платежном документе на уплату штрафа в бюджет укажите код 000 1 16 19000 01 0000 140 «Денежные взыскания (штрафы) за нарушение трудового законодательства». На месте 1–3 разрядов – код главного администратора, на месте 14–20 разрядов – код подвида доходов.

Как поступить со спецодеждой, которую вернули

Когда сотрудник обязан вернуть спецодежду

Поскольку право собственности на спецодежду остается у работодателя, сотрудник обязан вернуть ее:

 при увольнении;

 при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.

Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду. Подробнее об этом см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

А как взыскать стоимость спецодежды, если сотрудник умер? В таком случае удержать ее стоимость из зарплаты умершего сотрудника нельзя. Ведь обязательство прекращается в момент его смерти (п. 1 ст. 418 ГК РФ). А требовать возместить ущерб родственников сотрудника неправомерно, так как они спецодежду у учреждения не получали. Поэтому долг сотрудника признайте нереальным к взысканию и спишите его на основании свидетельства о смерти сотрудника (на счет 0.401.10.173).

Как вести учет спецодежды

Спецодежду независимо от стоимости и срока службы учитывайте в составе материальных запасов на счете 105.05 «Мягкий инвентарь» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

КВР и КОСГУ

На какой вид расходов и код КОСГУ отнести расходы на спецодежду

Спецодежду (комбинезоны, халаты, респираторы, противогазы и т. д.) оплачивайте по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Исключение – если покупаете ее в рамках предупредительных мер по сокращению травматизма за счет взносов в ФСС России. Тогда расходы проводите по тому же КВР, что и сами взносы.

В бухучете и отчетности расходы на спецодежду относите на статью КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Делайте это даже в рамках предупредительных мер по сокращению травматизма за счет взносов в ФСС России. Смотрите подробнее, как отразить покупку спецодежды в рамках мероприятий по сокращению травматизма.

Об этом сказано в разделах III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 № 65н, письме Минфина России от 8 ноября 2016 № 02-05-11/65288. Также подтверждает правильность использования КВР и КОСГУ увязка этих кодов между собой.

Документооборот

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н). А также заполните карточку (книгу) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) на каждого сотрудника, получившего одежду.

Выдачу сотрудникам спецодежды можно оформить:

 требованием-накладной (ф. 0504204);

 ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Учет

При передаче спецодежды в пользование сотрудникам учтите ее за балансом на счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Аналитический учет по счету 27 ведите в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041).

На счете 27 спецодежду учитывайте по балансовой стоимости в течение всего периода ее использования сотрудником. Для удобства организуйте учет в разрезе материально ответственных лиц (далее – МОЛ).

Списывайте спецодежду с забаланса на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Акт составляет комиссия по поступлении и выбытии активов в двух экземплярах. Первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица (сотрудника). В акте обязательно укажите причину списания, например, истечение срока носки, физический износ и т. д.

Такой порядок следует из пунктов 385–386 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с передачей в пользование, возвратом и списанием спецодежды, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу в пользование сотрудникам спецодежды отражайте проводками:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *