Инструкция по делопроизводству

ПРИКАЗ

«16» июня 2013 г. № 46

г. Омск

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы, направленной на соблюдение порядка ведения процесса делопроизводства в ООО «Пуговка», п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к приказу.
  2. Руководителям отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить строгое соответствие ее требованиям в процессе ведения делопроизводства в компании.
  3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Исполняющий обязанности директора Р.М. Иголкин

А здесь вы можете скачать Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.

Издаваемый приказ может иметь различное обоснование, изменяйте его в соответствии с вашими обстоятельствами и причинами, по которым требуется утвердить данную инструкцию. Например, в связи с введением системы электронного документооборота в офисе либо, когда требуется оформить ссылку на необходимый нормативный акт.

Данному приказу существует альтернатива, а именно, приказ о введении в действие данной инструкции. В этом случае в приведенном примере заменяйте слово «утвердить» на фразу «ввести в действие». Печать об утверждении в этом случае проставляется на самой инструкции.

Если есть необходимость, то добавляйте в приказ сведения о сроках его исполнения, поручениях, фамилии и должности ответственных людей.

Вводя в действие новый документ, а в данном случае инструкцию по делопроизводству, не забывайте отменять в отдельном пункте нового приказа, действие старого, делается это с помощью стандартной формулировки «Признать утратившим силу приказ …».

Как правило, инструкция утверждается на длительный срок. Но в процессе работы допустимо вносить в нее изменения, каждое из них оформляется приказом руководителя организации.

Утверждение новой инструкции по делопроизводству либо ее кардинальный пересмотр требуется в случае модернизации технологии обработки документации в самом учреждении. А также при внесении изменений в процессы делопроизводства и архивного дела на уровне нормативно-методических актов.

ввести в действие

Смотреть что такое «ввести в действие» в других словарях:

  • ввести в действие четырехроторный вариант «Энигмы» — ввести в действие четырехроторный вариант «Энигмы» — ] Тематики защита информации EN introduce the four rotor enigma … Справочник технического переводчика

  • Утвердить и ввести в действие “Рекомендации по заключению договоров строительного подряда”. — 1. Утвердить и ввести в действие “Рекомендации по заключению договоров строительного подряда”. Источник: Рекомендации: Рекомендации по заключению договоров строительного подряда … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ввести́ — введу, введёшь; прош. ввёл, ввела, ло; прич. прош. введший; прич. страд. прош. введённый, дён, дена, дено; сов., перех. (несов. вводить). 1. Заставить войти внутрь чего л., привести куда л. Через день, по приходе в Портсмут, фрегат втянули в… … Малый академический словарь

  • ввести — 1. Syn: внедрить, насадить (усил.) Ant: вывести 2. ‘ввести в действие’ Syn: завершить 3. Syn: назначить, определить, установить, подключить, подсоединить (спец.), включить, учредить (оф.) … Тезаурус русской деловой лексики

  • ДЕЙСТВИЕ — физ. величина, имеющая размерность произведения энергии на время и являющаяся одной из существ. хар к движения системы. Для механич. системы Д. обладает след. важным св вом: если рассмотреть нек рую совокупность возможных движений этой системы… … Физическая энциклопедия

  • действие — я; ср. 1. Деятельность. Руководство к действию. // мн.: действия, ий. Поступки, поведение. Самовольные действия. 2. Работа, функционирование (машины, механизма, различных устройств). Д. фонтана. Привести машину в д. Мина замедленного действия. // … Энциклопедический словарь

  • действие — я; ср. 1) а) Де/ятельность. Руководство к действию. б) отт., мн.: де/йствия, ий. Поступки, поведение. Самовольные действия. 2) а) Работа, функционирование (машины, механизма, различных устройств) Де/йствие фонтана … Словарь многих выражений

  • Студенческое действие — Независимый профсоюз «Студенческое действие» Дата основания ноябрь 2010 Тип студенческий профсоюз Лидер отсутствует «Студенческое действие» независимый студенческий профсоюз Симферополя. Был создан в 2010 году на волне п … Википедия

  • Соединённые Штаты Америки — Соединенные Штаты Америки США, гос во в Сев. Америке. Название включает: геогр. термин штаты (от англ, state государство ), так в ряде стран называют самоуправляющиеся территориальные единицы; определение соединенные, т. е. входящие в федерацию,… … Географическая энциклопедия

  • Аргентина — Аргентинская Республика, гос во в Юж. Америке. В начале XVI в. территория совр. Аргентины была захвачена исп. завоевателями, которые дали вновь приобретенным землям название Ла Плата по принятому в то время общему названию р. Парана и залива Рио… … Географическая энциклопедия

Обзор новой инструкции Росархива по делопроизводству

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).

Ключевые новшества:

● уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

● установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

● изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.

6 марта 2018 г. проект примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях был размещен на портале Федеральном портале нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/. Замечания и предложения принимались до 25 марта. Утверждающий ее приказ Росархива планировалось принять в течение 2-3 месяцев. Но в данный момент он не опубликован.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *