Информационное обеспечение торговой деятельности

Информационное обеспечение торговой деятельности

В условиях рынка информация является одним из важнейших эле­ментов управления коммерческой деятельностью торгового предпри­ятия. Анализируя коммерческую информацию, предприятие должно грамотно реагировать на изменения внешней и внутренней среды.

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характе­ризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры на торговых предприятиях, в том числе и в коммерческой службе, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации.

Материалы внутренней отчетности на торговых предприятиях создаются в банке данных информационной системы. Они находятся в распоряжении руководства и используются при планировании закупок и продаж товаров, заключения договоров, для решения коммерческих задач.

К информации предъявляются следующие требования: — достоверность – должна быть аргументированной и полной при её получении и выдаче; — надежность – должна постоянно накапливаться в достаточном объёме и обновляться; — оперативность – должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечить своевременное принятие коммерческих решений; — системность – её сбор должен проводиться непрерывно и системно; — комплексность – должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.

Для создания компьютерной информационной системы внутренней отчетности используются следующие данные:

— товарооборот предприятия и его структурных подразделений, динамику товарооборота за различные периоды, товарооборот на 1м2 торговой площади и одного работника;

— покупки – количество чеков и покупок по подразделениям;

— цены – динамика розничных цен по товарным группам.

— выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

— товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления, учет расхода, прихода, остатков по товарным группам;

— поставщики, их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

— контракты – исполнение контрактов, платежи по контрактам;

— трудовые ресурсы – численность работников, аппарата управления, товарооборот на одного работника торгового зала.

Коммерческая информация состоит из следующих видов информации:

— информация о покупателях и мотивах покупок;

— информация о требованиях рынка к товару;

— информация о конъюнктуре рынка;

— информация о конкурентной среде;

— информация о потенциальных возможностях торгового предприятия и его конкурентоспособности.

На основе анализа коммерческой информации руководителе торговых предприятий принимают коммерческие решения, то есть управленческие решения, связанные с куплей-продажей товаров.

Коммерческую информацию получают путем проведения комплексных маркетинговых исследований. Ее получают как из внутренних, так и внешних источников. К числу внутренних источников относится бухгалтерская отчетность предприятия, характеризующая результаты коммерческой деятельности. Таким образом получают информацию о ходе реализации товаров, о товарных запасах, ходе закупок, выполнении договорных обязательств поставщиками и т.п.

В качестве внешних источников коммерческой информации используют данные государственной статистики, периодической печати. Используя эту информацию, в магазине выявляют тенденции развития товарооборота, особенности спроса населения на реализуемые товары. Очень важной является также информация о численности и составе населения, доходах и т.д.

Информационное обеспечение коммерческой деятельности

В настоящее время на торговых предприятиях прогрессивным является метод маркетинговых исследований, позволяющий изучить комплексно весь рынок товаров и услуг.

Для таких широкомасштабных исследований необходимым условием является сбор и оперативная и качественная обработка большого количества различной информации.

Информационное обеспечение деятельности по продажам, как правило, не вызывает никаких практических трудностей. Оно заключается, прежде всего, в правильной и своевременной организации рекламной кампании. Для таких же крупных торговых предприятий, как ООО «ОМА», осуществляющих розничную торговлю, информационное обеспечение деятельности по продажам заключается в периодическом размещении в средствах массовой информации так называемой «напоминающей» рекламы, задачей которой является напоминание потенциальным потребителям о возможности совершить ту или иную покупку в магазине (магазинах) предприятия и эпизодической рекламе проводимых предприятием праздничных распродаж или других акций по стимулированию сбыта.

Напротив, довольно сложным и очень ответственным процессом является информационное обеспечение деятельности по организации закупок товаров.

Оно заключается в анализе эмпирических данных о продажах, поиске и анализе информации о потенциальных поставщиках товаров, прогнозировании ассортиментной политики и необходимого количества товаров и, наконец, в переговорах с избранными поставщиками об организации поставок определенных заранее видов товаров в необходимом количестве.

Одним из наиболее важных элементов деятельности по организации закупок товаров является определение необходимого их количества. Потребность в товаре рассчитывается по формуле:

Пуп+1 = Уп*Кр/100, где:

Кр — среднегодовой темп роста;

Уп — конечный показатель ряда;

у — начальный показатель ряда;

N — число показателей в динамическом ряду.

Сначала рассчитывается среднегодовой темп роста по формуле:

Кр = (Уп/ У)* 100

Исходя из среднегодового темпа роста, и рассчитывается объем необходимых предприятию для реализации товаров (Пуп+1).

Хозяйственные связи между поставщиками и покупателями товаров — понятие широкое. Сюда входят экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров.

Система хозяйственных связей формируется на основе свободно совершаемых актов купли-продажи по инициативе сторон и централизованного распределения отдельных видов товаров по квотам и для государственных нужд.

Субъектами хозяйственных связей являются юридические и физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Поставка товаров в ООО «ОМА» производится на основании заключенных договоров.

Договор поставки представляет собой документ, где оговорены права и обязанности сторон по поставки товаров. Предметом договора является товар. Поставщики обязуются передать покупателю товар, а покупатель обязан оплатить данный товар. Сторонами договора поставки являются поставщик и покупатель. Договор поставки создает длительное отношение между сторонами. Договора могут заключаться во время проведения переговоров, по переписке осуществляется на основе оферты и акцепта.

Оферта — это предложение о поставке партии товара на оговоренных в ней условиях.

Акцепт — согласие со всеми условиями оферты, что предполагает безоговорочное согласие на заключение договора о поставке.

Если имеются не согласия с условиями оферты, то составляется контроферта, с указанием своих условий поставки и срока ответа. Поставщик, получив договор — проект не позднее 30 дней подписывает его.

Договора поставки имеют юридическую силу. Их не выполнение влечет за собой имущественную ответственность сторон. Поэтому работники коммерческого отдела совместно с юристами ведут постоянный учет и контроль исполнения договорных обязательств и своевременного предъявления санкций.

Главное обязательство поставщика по договору — поставить товар покупателю в установленный срок, надлежащего качества. За не поставку или недопоставку товара поставщик обязан восполнить недопоставленное количество товара в следующем периоде в пределах срока действия договора.

Покупатель вправе потребовать уплаченную сумму за не поставленный товар и на уплату неустойки в сумме 10% непоставленного товара. В условиях перехода к рыночной экономике устраняется излишняя регламентация хозяйственных связей между продавцами и покупателями, уступая место самостоятельному их регулированию. Хозяйственные связи продавцов и покупателей строятся на основе равноправия деловых партнеров, хозяйственной самостоятельности предприятий, строгой материальной и финансовой ответственности за выполнение принятых обязательств.

Тема 19. Информационное обеспечение коммерческой деятельности

Коммерческая информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т.п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности (цены, поставщики, конкуренты, условия поставок, расчеты, ассортимент товаров и др.).

Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволяет торговым организациям проводить анализ своей коммерческой деятельности, планировать ее, осуществлять контроль за результатами этой деятельности.

Коммерсанту для успешной работы необходима коммерческая информация. Ему нужна постоянная информация о клиентах, конкурентах, дилерах. Рыночная ситуация постоянно меняется или может измениться в любую минуту. И если не налажено непрерывное обновление информационных данных, фирма может вовремя не отреагировать на те или иные изменения, а значит, не избежать неприятных последствий. Тот, кто владеет информацией, способен предвидеть неожиданности и противостоять им.

Информационные технологии широко используются в различных сферах деятельности коммерческой организации.

В соответствии с базовыми принципами коммерческой и производственной сферы созданы пакеты прикладных программ для автоматизации различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для выполнения задач анализа, планирования, исполнения планов и контроля менеджеры по маркетингу нуждаются в информации об изменениях в рыночной среде. Компании могут проводить самостоятельные маркетинговые исследования или поручить их проведение специализированным агентствам. Основные направления маркетинговых исследований следующие:

1) исследования рынка сбыта;

2) исследование инструментариев маркетинга;

3) исследование внешней среды;

4) исследования внутренней среды;

5) исследование рынка производительных сил;

6) исследование мотивов;

7) маркетинговая разведка;

8) бенчмаркинг.

В настоящее время возрастает спрос на программное обеспечение автоматизации управления предприятием в целом.
Сведения информационной системы используются работниками коммерческой службы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения переговоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и решения других коммерческих задач.

Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со складов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обрабатываются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потребностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.

Основное назначение информационного обеспечения – качественное информационное обслуживание специалистов разных служб на предприятии путем предоставления им достоверной, своевременной и достаточной информации для выполнения ими функций управления и принятия решений.

В основном на предприятиях используют централизованные, децентрализованные и распределенные способы обработки информации.

Централизованная обработка информации предполагает централизованное размещение вычислительной техники и обслуживание нескольких пользователей. При децентрализованной обработке информации, вычислительная техника находится у конкретного пользователя, и он использует ее для решения собственных задач. Распределенная обработка информации используется в сетях. При этом используется децентрализованная обработка информации с помощью рассредоточенных ПК.

К числу элементов информационного обеспечения можно отнести следующие:

1) состав информации, то есть перечень информационных единиц и их совокупностей, необходимых для решения задач конкретного взаимодействия бизнес-субъектов;

2) структуру информации и закономерности ее преобразования, т.е. правила построения показателей, документов, правила агрегации и декомпозиции информационных единиц, их преобразование;

3) характеристики движения информации, т.е. количественные оценки потоков информации, определение маршрутов движения документов, построение схем документооборота, определение временных характеристик функционирования источников информации, получение первичных данных и их регистрацию, определение продолжительности и порядка их хранения, переоценки и обновления;

4) характеристики качества информации, т.е. систему оценок полезности, значимости, полноты, своевременности, достоверности, надежности и т.п.;

5) способы преобразования информации, т.е. методы отбора, доставки, распределения информации, методики расчета показателей, схемы обеспечения информацией структурных подразделений системы управления, методы и способы подготовки оперативных данных для решения задач.

Функции информационного обеспечения крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную и, главное, слабо интегрированную в систему управления отрасль. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

В общем и целом проблема сводится к тому, что:

· деятельность организации как единого организма, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения или фиксируется фрагментарно;

· невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем было принято конкретное решение;

· отсутствует возможность найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

· не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

· документы «движутся» медленно, на какой стадии находится процесс, никому не известно, важные бумаги иногда теряются;

· появляются дублирующие или противоречивые документы;

· поручения подготовить документы не осуществляются в срок или вообще не выполняются.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, но внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании.

Необходимо разработать такой вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, которая была бы объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:

1. контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

2. обеспечивать компанию полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией;

3. регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;

4. оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

5. адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

6. упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.

При этом основным принципом информационной политики в отношении информационного обеспечения является принцип релевантности, означающий на практике необходимость ответа на вопрос о том, какая информация и в каком объеме необходима для осуществления качественного управления взаимодействием субъектов рынка. Другими словами принцип релевантности предполагает обеспечение соответствия информационных и исполнительных механизмов управления. При этом адекватная информационная политика должна не только контролировать ресурсообеспеченность информационно-управленческого процесса, но и стимулировать и направлять его развитие.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *