Хранение кадровой документации

Организация хранения кадровых документов

Читайте в статье:

  • Как и где организовать хранение кадровых документов
  • Как поступить с документами, которые уже не надо хранить
  • Об ответственности работодателя в случаях нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также неисполнения обязанности по их хранению

После оформления кадровых документов для хранения в архиве следует позаботиться непосредственно об организации их хранения.

Организации могут:

  • организовать общий архив (например, в отдельном помещении), где будут находиться архивные документы всех отделов и служб;
  • либо остановиться на организации децентрализованного архива. В этом случае каждый отдел будет хранить свои документы в своем помещении. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 02.03.2016; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ) организация может сдавать архивные документы архивным учреждениям на основании соответствующего договора.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Шаг 1. Переместить архивные документы в место хранения

Сдача архивных кадровых дел в архив организации.

Если в организации есть специальное архивное помещение, которым заведует архивариус (иное ответственное лицо), передача документов будет проводиться согласно нормам раздела 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (абзац 1 п. 3.7.1 Основных правил).

Словарь

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (абзацы 2–4 п. 3.7.1 Основных правил).

Описи дел отдела кадров составляются по установленной Основными правилами форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве (абзац 2 п. 3.7.2 Основных правил).

Опись дел отдела кадров подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 3.7.4 Основных правил).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Основных правил).

Обратите внимание

Изменены сроки хранения документов по личному составу (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). В коммерческих организация такие документы хранятся:

• не менее 75 лет со дня создания, если документы изданы до 2003 г.;

• не менее 50 лет со дня создания — начиная с 2003 г.

>Как хранить приказы по кадрам

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.
  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

Как хранить документы (проверка трудовой инспекцией)?

Очень удобно хранить копии документов в личных делах сотрудников. (Если фирма не большая). Утвердите у себя «Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников» и нет проблем!
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
— личный листок по учету кадров или анкета с фотографией;
— копии документа об образовании;
— трудовой договор (второй экземпляр-копия или оригинал если нет папки с труд. договорами);
— договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
— характеристики (рекомендательные письма);
— заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
— выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
— выписки из приказов (копии приказов) о поощрении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
— выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.);
— копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);
— записки-расчеты для отпуска и копии приказов по отпуску.
… В личных делах хранятся только копии приказов.У нас Есть папка Приказов по личному составу (оригиналы), Папка с труд. договорами, Папка с локальными актами (должностные инструкции, и т.д.). Приказы по основной деятельности.
. Есть приказы по личному составу и по основной деятельности- нумерацию разделяют именно так.
Приказы по личному составу: приказ о приеме на работу, · о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, · о дисциплинарных взысканиях, · о совмещении, · о поощрении, · об установлении надбавки к окладу, · об изменении персональных данных работника, · о присвоении разрядов, классности, · об изменении условий труда, · о командировках, · об увольнении,
Приказы по основной деятельности издаются по вопросам: создания, реорганизации или ликвидации организации, · утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, · создания новых структурных подразделений, · создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий, · установления режима работы и внесения изменений в него, · утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов),
· утверждения внутренних типовых форм документов, · аттестации персонала, график отпусков.
Можно написать так: Приказ о порядке нумерации приказов.
«В целях совершенствования порядка (процедуры) нумерации приказов ООО «_______»
Приказываю:
1. Ввести порядок идентификации приказов, установив отдельную систему нумерации для каждого вида приказа с присоединением к номеру приказа буквенного реквизита (грифа):
— для приказов (распоряжений) о приеме работников на работу – гриф «п»;
— для приказов (распоряжений) о перемещении работника – «к»;
— для приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу – гриф «лс»;
— для приказов (распоряжений) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – гриф «у»;
— для приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работнику – гриф «о».
2. Установить, что с начала каждого календарного года (с «01» января) нумерация будет начинаться вестись заново.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.»
Раз Вы озадачились только теперь нумерацией и хранением документов, нужно подстроить все под Ваше ведение документации, так что б не было нарушения
А правильно хранить надо документы разделяя по срокам хранения:
По срокам хранения:
На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 года № 558
1. Документы по работе с кадрами.
1.1. 75 лет хранения
— приказы по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению
— приказы по изменению фамилии
— приказы отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
— оплате труда, премированию, различным выплатам
— личные карточки формы Т-2 работников
— трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам
— журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
— журнал учета трудовых договоров, дополнительных соглашений
1.2. 5 лет хранения
— приказы по дисциплинарным взысканиям
— приказы по краткосрочным командировкам
— журналы проверок состояния воинского учета граждан, пребывающих в запасе
— графики предоставления отпусков
— приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках,
1.3. 3 года хранения
— переписка по воинскому учету работников
— журнал регистрации уведомлений о начале очередного отпуска работника

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3.Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *