Хранение документов ООО

Жалоба на требование Роспечатью документов, не предусмотренных для предоставления государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»

Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям адрес: _______________________________

от ___________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
адрес: ______________________________,
телефон: ___________, факс: _________,
адрес электронной почты: _____________

«__»___________ ____ г. _______________________________________________ ___________________________________________________________________________ (Ф.И.О. заявителя, данные документа, удостоверяющего личность) (далее — «заявитель»), руководствуясь п. 31.1 Административного регламента Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям (далее — «Роспечать») по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее — «государственная услуга»), утвержденного Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 19.12.2011 N 345 (далее — «Административный регламент»), в связи с _________________________ обратился в ____________________________________________________ с запросом о предоставлении государственной услуги. Суть обращения состоит в _________ __________________________________________________________________________. К запросу заявителем были приложены следующие документы: ______________ ________________________, что подтверждается _____________________________. Запрос был зарегистрирован «__»___________ ____ г. за N _____. Вместе с тем __________________________________________________________ (наименование органа, предоставляющего государственную услугу) в лице _________________________________ запросил дополнительные документы, (Ф.И.О., должность) не предусмотренные для предоставления государственной услуги, а именно: __________________________________________________________________________, что подтверждается _______________________________________________________.

В соответствии с абз. 4 п. 41 Административного регламента заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в случае требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги.

На основании вышеизложенного и руководствуясь абз. 4 п. 41, п. 42.3 Административного регламента Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок», утвержденного Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 19.12.2011 N 345, просьба рассмотреть настоящую жалобу в срок 15 (пятнадцать) дней со дня ее регистрации и принять необходимые меры по устранению данного нарушения.

Приложения:

1. Копии запроса от «__»___________ ____ г. N _____ и приложенных к нему документов.

2. Документы, подтверждающие требование документов, не предусмотренных для предоставления государственной услуги.

3. Иные документы, подтверждающие доводы заявителя.

4. Документы, подтверждающие полномочия заявителя.

«__»___________ ____ г. _______________________ (подпись)>10. Хранение документов общества. Порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам

10.1. Общество обязано хранить следующие документы:

— договор об учреждении Общества,

решение об учреждении Общества, устав Общества, а также внесенные в устав Общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;

— протокол собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал Общества, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

— документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы Общества;

— положения о филиалах и представительствах Общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг Общества;

— протоколы общих собраний участников Общества;

— списки аффилированных лиц Общества;

— заключения ревизора Общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля.

10.2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 10.1. по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или ином месте, известном и доступном участникам Общества.

10.3. По требованию участника Общества, аудитора или любого заинтересованного лица Общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с учредительными документами Общества, в том числе с изменениями. Общество обязано по требованию участника Общества предоставить ему копии действующего учредительного договора и устава Общества.

11. Реорганизация и ликвидация общества

11.1. Реорганизация Общества.

11.1.1. Общество может быть добровольно реорганизовано по единогласному решению его участников.

Другие основания и порядок реорганизации Общества определяются Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

11.1.2. Реорганизация Общества может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования.

11.1.3. Не позднее тридцати дней с даты принятия решения о реорганизации Общества, а при реорганизации Общества в форме слияния или присоединения – с даты принятия решения об этом последним из Обществ, участвующих в слиянии или присоединении, Общество обязано письменно уведомить об этом всех известных ему кредиторов и опубликовать в органе печати, в котором публикуются данные о государственной регистрации юридических лиц, сообщение о принятом решении. При этом кредиторы Общества в течение тридцати дней с даты направления им уведомления или в течение тридцати дней с даты опубликования сообщения о принятом решении вправе письменно потребовать досрочного прекращения или исполнения соответствующих обязательств Общества и возмещения им убытков.

11.1.4. При слиянии Общества с другим хозяйственным обществом все права и обязанности Общества переходят к вновь возникшему юридическому лицу в соответствии с передаточным актом, а доли в уставных капиталах Обществ, принадлежащие другим участвующим в слиянии Обществам, погашаются.

11.1.5. При присоединении Общества к другому хозяйственному обществу к последнему переходят все права и обязанности Общества в соответствии с передаточным актом.

11.1.6. При разделении Общества все его права и обязанности переходят к обществам, созданным в результате разделения, в соответствии с разделительным балансом.

11.1.7. При выделении из Общества одного или нескольких обществ к каждому из них переходит часть прав и обязанностей реорганизованного общества в соответствии с разделительным балансом.

11.1.8. Общество вправе преобразоваться в хозяйственное общество другого вида, хозяйственное товарищество или производственный кооператив. При преобразовании Общества к юридическому лицу, созданному в результате преобразования, переходят все его права и обязанности в соответствии с передаточным актом.

Порядок хранения корпоративной документации в хозяйственном обществе

В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения.

Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами. К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.

Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – «ООО») и акционерными обществами (далее – «АО»), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»). В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам.

Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее – «Перечень Росархива»).

Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО

№ п/п Документ Сроки хранения документов ООО
1 Договор или решение об учреждении общества постоянно
2 Устав, зарегистрированные изменения в устав постоянно
3 Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества постоянно
4 Свидетельства о государственной регистрации общества постоянно
5 Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества постоянно
6 Внутренние документы общества постоянно
7 Положения о филиалах и представительствах постоянно
8 Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества постоянно
9 Протоколы органов управления и контроля общества постоянно
10 Списки аффилированных лиц общества постоянно
11 Списки участников общества (с 01.07.2009 г.) постоянно
12 Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля постоянно
13 Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009) 5 лет
14 Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества В соответствии с Перечнем Росархива

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АО

Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО). Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс). В части, не урегулированной названным приказом, надлежит руководствоваться упомянутым Перечнем Росархива.

Таблица 2. Перечень и сроки хранения документов АО

№ п/п Документ Срок хранения документов АО
1 Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс постоянно
2 Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества постоянно
3 Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе постоянно
4 Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами постоянно
5 Внутренние документы общества постоянно
6 Положение о филиале или представительстве общества постоянно
7 Годовые отчеты общества постоянно
8 Документы бухгалтерского учета общества не менее 5 лет
9 Отчеты независимых оценщиков не менее 5 лет
10 Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
а) сводной (консолидированной) годовой постоянно
б) годовой постоянно
в) квартальной не менее 5 лет
г) месячной не менее 1 года
11 Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества постоянно
12 Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества постоянно
13 Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) постоянно
14 Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров постоянно
15 Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО постоянно
16 Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля постоянно
17 Заключения аудитора постоянно
18 Ежеквартальные отчеты эмитента:
а) за I квартал финансового (отчетного) года постоянно
б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года не менее 5 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами Российской Федерации не менее 1 года
19 Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.) не установлено, по нашему мнению, постоянно
20 Списки лиц, заключивших акционерные соглашения постоянно
21 судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.) 5 лет
22 Реестр акционеров постоянно
23 Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества постоянно
24 Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению постоянно
25 Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества. В соответствии с перечнем Росархива

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им. При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона «Об архивном деле»).

Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор. Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый. Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.

Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО

Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества.

Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом «коммерческая тайна» – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию. Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО

В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов. Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров.

Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Хранению подлежат подлинники документов общества.

Акционерные общества должны иметь свою номенк

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им. При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона «Об архивном деле»).

Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор. Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый. Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.

Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО

Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества.

Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом «коммерческая тайна» – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию. Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО

В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов. Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров.

Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Хранению подлежат подлинники документов общества.

Акционерные общества должны иметь свою номенк латуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.

Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества. Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?

Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105).

Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – «утрате документов») действия ООО, АО следующие.

В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря). Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы. Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников. Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт. Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность ООО

Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Дела о привлечении к административной ответственности по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Ответственность АО

Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п. 1 ст. 23.47 КоАП РФ).

Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.

Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, отлатуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.

Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества. Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?

Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105).

Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – «утрате документов») действия ООО, АО следующие.

В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря). Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы. Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников. Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт. Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность ООО

Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Дела о привлечении к административной ответственности по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Ответственность АО

Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п. 1 ст. 23.47 КоАП РФ).

Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.

Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, от дел кадров), в должностных инструкциях закрепить соответствующие права и обязанности. Наличие ответственного должностного лица дает возможность юридическому лицу понести наказание в размере, предусмотренном для должностного лица, что в десятки раз меньше по сравнению с размером ответственности, установленным для юридических лиц. Также это наделяет общество, как работодателя, применять меры дисциплинарной ответственности к сотрудникам, допустившим соответствующие правонарушения.

Лиана Нигматуллина, ведущий специалист департамента юридического консалтинга «Аудэкс»

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ

Принят
Государственной Думой
7 июля 2010 года

Одобрен
Советом Федерации
14 июля 2010 года

  • Глава 1. Общие положения
  • Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
  • Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
  • Статья 3. Нормативное правовое регулирование отношений, возникающих в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг
  • Статья 4. Основные принципы предоставления государственных и муниципальных услуг
  • Статья 5. Права заявителей при получении государственных и муниципальных услуг
  • Статья 6. Обязанности органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, и подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций
  • Статья 6.1. Участие в межведомственном информационном взаимодействии Банка России
  • Глава 2. Общие требования к предоставлению государственных и муниципальных услуг
  • Статья 7. Требования к взаимодействию с заявителем при предоставлении государственных и муниципальных услуг
  • Статья 7.1. Требования к межведомственному информационному взаимодействию при предоставлении государственных и муниципальных услуг
  • Статья 7.2. Межведомственный запрос о представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного информационного взаимодействия
  • Статья 8. Требования к взиманию с заявителя платы за предоставление государственных и муниципальных услуг
  • Статья 9. Требования к оказанию услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг
  • Статья 10. Требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме
  • Статья 11. Реестры государственных услуг и реестры муниципальных услуг
  • Глава 2.1. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего, многофункционального центра, работника многофункционального центра, а также организаций, осуществляющих функции по предоставлению государственных или муниципальных услуг, или их работников
  • Статья 11.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего, многофункционального центра, работника многофункционального центра, а также организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 настоящего Федерального закона, или их работников
  • Статья 11.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы
  • Статья 11.3. Информационная система досудебного (внесудебного) обжалования
  • Глава 3. Административные регламенты
  • Статья 12. Требования к структуре административных регламентов
  • Статья 13. Общие требования к разработке проектов административных регламентов
  • Статья 14. Требования к стандарту предоставления государственной или муниципальной услуги
  • Глава 4. Организация предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах
  • Статья 15. Особенности организации предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах
  • Статья 15.1. Предоставление двух и более государственных и (или) муниципальных услуг в многофункциональных центрах при однократном обращении заявителя
  • Статья 16. Функции, права, обязанности и ответственность многофункционального центра
  • Статья 17. Обязанности органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, при предоставлении государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах
  • Статья 18. Требования к соглашениям о взаимодействии
  • Глава 5. Использование информационно-телекоммуникационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг
  • Статья 19. Общие требования к использованию информационно-телекоммуникационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг
  • Статья 20. Порядок ведения реестров государственных и муниципальных услуг в электронной форме
  • Статья 21. Порталы государственных и муниципальных услуг
  • Статья 21.1. Использование электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг
  • Статья 21.2. Правила использования простых электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг
  • Статья 21.3. Государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах
  • Глава 6. Организация деятельности по выпуску, выдаче и обслуживанию универсальных электронных карт (статьи 22 — 28)
  • Глава 7. Заключительные положения
  • Статья 29. Обеспечение реализации положений настоящего Федерального закона
  • Статья 30. Вступление в силу настоящего Федерального закона

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *