ГОСТ 7 0 8 2013

Быстрее, значительнее, сильнее! Или юридическая значимость электронных документов

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

«Наши праотцы трепетали перед громом и молнией, перед тиграми и землетрясениями; более близкие предки — перед саблями, разбойниками, мировыми болезнями и Господом Богом; мы же трепещем перед бумажками, на которых что-то напечатано, — будь то деньги или паспорт. Неандертальца убивали дубинкой, римлянина — копьём, средневековый человек погибал от чумы, нас же можно запросто умертвить куском бумаги».

Эрих Мария Ремарк, «Возлюби ближнего своего»

Информационные технологии и электронные документы прочно укрепились в нашей с вами повседневной жизни. Иногда мы и не подозреваем, насколько большой объем информации получаем и передаем посредством именно такого взаимодействия. Говоря об электронных документах, не стоит забывать, что в общем контексте к ним можно отнести любую информацию, любой контент, созданный человеком или полученный при общении и взаимодействии с людьми или системами (стоит обратиться к понятиям «электронное сообщение» и «электронный документ», закрепленным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Однако чем больше электронные документы проникают в нашу повседневную жизнь, тем сильнее мы зависим от них. Сегодня большой объем важной и значимой информации хранится в электронной форме, поэтому к словам классика можно сделать оговорку с учетом новых технологий. Другими словами, только ли куском бумаги можно умертвить современного человека? В настоящей статье мы поговорим о юридической значимости электронных документов.

Понятия юридической значимости и юридической силы документа

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Чем отличается документ, обладающий юридической значимостью? Для этого нам необходимо определить, что такое юридическая значимость документа. Нужное определение дается в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая значимость тесно связана с понятием юридической силы документа, однако необходимо их отличать (об этом мы уже рассказывали в статье «Бумага или двоичный код: испытание на прочность»).

Этим же упомянутым выше стандартом определено понятие юридической силы документа.

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Как видим, в этом определении речь идет уже не о простом документе, а об официальном. Снова обратимся к стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Таким образом, для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен быть официальным и юридически значимым.

Все это в полной мере относится и к электронным документам с той оговоркой, что для придания им юридической силы нужно учесть специфику их формы.

Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила документа обеспечивается путем соблюдения ряда правил:

1. Документ оформляется согласно установленному порядку.

2. Содержание документа не противоречит законодательству РФ.

3. Документ подписывается уполномоченным на это лицом.

В случае с электронными документами появляется еще один пункт:

4. Работа с такими документами должна соответствовать установленным законодательством РФ регламентам (актуально для счетов-фактур).

Например, законодательство РФ позволяет нам заключать договоры в электронной форме и подписывать их электронной подписью (далее – ЭП), но с оговоркой на учет при этом требований законодательства в области применения ЭП. Поэтому электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной ЭП, не будет обладать юридической силой в случае несоблюдения требований Федерального закона «Об электронной подписи».

Еще один пример можно привести, напомнив о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме. Такой счет-фактура будет обладать юридической силой, то есть породит право налогоплательщика на вычет по НДС только в случае соблюдения требований Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н. В противном случае налогоплательщик не сможет воспользоваться своим правом, так как не будет порождающего его документа.

Отметим, что сам по себе оператор электронного документооборота в этом случае не столько обеспечивает юридическую значимость документа, сколько выступает одной из обязательных составляющих для ее обеспечения.

Такое вряд ли возможно с бумажными документами, именно поэтому, работая с электронными, необходимо учитывать их специфику и быть внимательными при соблюдении требований закона в этой сфере.

Также нужно отметить, что ряд документов просто нельзя перевести в электронную форму. И хотя законодатель это не запрещает, а иногда даже прямо разрешает, сделать этого нельзя по косвенным причинам (невозможность дальнейшей работы с такими документами, отсутствие регламентации по их хранению и т.д.).

К примеру, кадровые документы. Большая их часть относится к документам длительного и даже постоянного хранения (например, личные дела и карточки хранятся 75 лет). Во-первых, для обеспечения юридической значимости таких документов в электронной форме на протяжении всего срока хранения нужно соблюдать ряд технических условий; во-вторых, документы, требующие неоднократного подписания со стороны, например, работника, удобнее вести на бумаге.

Кадровым документам была посвящена наша статья «Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Проблематика

Организации важно обеспечить юридическую силу и «внутренних», и «внешних» электронных документов. В случае возникновения разногласий, спорных ситуаций или судебного разбирательства доказать свою правоту можно лишь с помощью ЮЗЭД (это справедливо для любых электронных документов, а не только для документов субъектов предпринимательской деятельности).

Однако зачастую одним из основных останавливающих факторов в переходе на электронный документооборот для организации становится страх непринятия и подозрительного отношения к таким документам со стороны госорганов и контрагентов. На эту тему эксперты Synerdocs неоднократно отвечали в своих статьях «Что нужно знать юристу про ЭДО», «5 страшилок об электронном обмене документами», «Договоримся об электронном договоре?», «Бумага или двоичный код: испытание на прочность».

Более того, именно государство зачастую и выступает инициатором перехода (иногда даже обязательного – как в случае со сдачей налоговой отчетности) на электронный документооборот (например, последние поправки процессуального законодательства, см. подробнее в статье «Электронные документы в судах: важные изменения в процессуальном законодательстве»). Хотя, как правило, законодатель не бывает озабочен детальным регламентированием работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (от создания до уничтожения), чем порождает множество вопросов и опасений. В любом случае электронные документы – это наша с вами действительность, и с ней необходимо не только смириться, но и использовать во благо.

Изначально кажется, что требований к электронным документам больше и соблюдать их сложнее, нежели работать «на бумаге», но уже в самом начале использования электронного документооборота становится понятно, что это просто дело привычки.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

Понятие «документ» является базовым для науки «Д окументоведение».

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном и особенном в изучаемых явлениях и предметах. Поэтому всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от маловажных и вычленение наиболее значимых свойств, раскрывающих сущность этих явлений и предметов .

Понятия формируются в результате исследования предметной области этих научных дисциплин, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Понятия не статичны, по мере углубления наших представлений о предметной области они уточняются и изменяются и таким образом с развитием науки приближаются к действительности.

Научные понятия обозначают специальными словами — терминами, которые составляют основу научного языка.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

То, что конкретное понятие приписывают (придают) термину, обусловливает известную конвенциональность (условность) термина, т.е. ученые или специалисты условливаются (договариваются), каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют отдельную терминосистему (терминологию).

Термин «документ» (от лат. documentum — доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство».

Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт требует актуализации на основе использования международных стандартов и отечественного опыта работы с документацией в связи с масштабным использованием электронных документов и информационно-комуникационных технологий в ДОУ.

Основные термины ДОУ, которые полезно знать управленческому персоналу предприятия, приведены в Словаре терминов пособия.

Документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Такое определение термина «документ» содержал Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который в настоящее время утратил силу. В заменившем его Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» не используется, а документированная информация определена как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Это определение вызывает недоумение у специалистов в области документоведения . По сути, оно повторяет формулировку 1995 г., но является стилистически тяжелым для восприятия и не очень понятным.

Таким образом, понятие «документ» формируется из следующих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации) информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации.

Реквизитами называются обязательные элементы оформления официального документа (например, подпись, дата, регистрационный номер и т.д.). Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов управленческих документов изложены в главе 3.

Значение термина «документ» в отечественном документо- ведении неоднократно уточнялось . Так, в предшественнике действующего ныне терминологического стандарта — ГОСТе 16487-83 — документ был определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Это лишний раз подтверждает известное положение о том, что о терминах не спорят, а договариваются.

Существует еще одна особенность документа, отличающая его от недокументированной информации. Для документа характерно обращение в динамической информационной системе, включающее этапы его создания, передачи, приема, обработки, хранения, поиска.

Специалисты в области информационных технологий «договорились» определять документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Это закреплено в национальном стандарте из серии «Информационные технологии» ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения».

Понятие электронного документа дано в Федеральном законе от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором электронный документ определен как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Толкование термина «документ» отечественными документо- ведами отличается от его определения в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами», в котором акцент сделан на свойстве информационной составляющей документа служить доказательством и свидетельством деятельности организации или частного лица.

Документ — информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юридических обязательств или в интересах их деятельности.

В этом определении, с одной стороны, нет указания на материальный носитель информации, но очевидно, что хранение информации предполагает ее запись, фиксацию. С другой стороны, такая формулировка позволяет без дополнительных разъяснений относить к документным формам как электронные документы, так и новые виды документов, которые, возможно, появятся в будущем.

В стандарте ИСО 15489 кроме английского термина «record», соответствующего русскому термину «документ», применяется английский термин «document», который переводится российскими специалистами по-разному («запись» или «информационный материал» ) и обозначает более широкое понятие — зафиксированную информацию или объект, которые могут восприниматься как единое целое. Любой документ является записью (информационным материалом), но не всякая запись (информационный материал) — документом. Главные особенности документа — его неизменность и способность служить доказательством деятельности лиц и организаций.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *