Голосование в аутлуке

Параметры отслеживания и голосование

Параметры отслеживания и голосование
Еще одной возможностью Outlook является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если ваше сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.
Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им.
Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю.
При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение. Кстати, уведомления о доставке и прочтении сообщения — это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие (Inbox), уведомление имеет значок в виде кружка с зеленой галочкой и почтовыми волнами.
Установим следующие дополнительные параметры.
Дополнительная настройка параметров сообщения
Кнопки голосования := Тест пройден; Тест не пройден
Уведомить о доставке этого сообщения
Уведомить о прочтении этого сообщения
Параметры отправки
В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:

  • Отправлять ответы (Have replies sent to). Если на это сообщение будет ответ, то можно указать контакт, которому будет посылаться его копия. Данная возможность очень удобна, если сам отправитель (например, директор) не будет доступен для диалога (на совещании), но он уверен, что выбранный им контакт (помощник) сможет продолжить переписку без его непосредственного участия.
  • После отправки сохранить в (Save sent messages to). По умолчанию все отправленные сообщения перемещаются в папку Отправленные (Sent). Вы можете выбрать любую другую папку посредством кнопки Обзор (Browse) или вообще не сохранять данное сообщение после отправки, сняв флажок.
  • Не доставлять до (Do not deliver before). Письмо не будет отправлено до даты, указанной в этом поле.
  • Недействительно после (Expires after). Письмо не будет отправляться после указанной даты.
  • Формат вложения (Attachment Format). В раскрывающемся списке пользователь может выбрать формат, которым будут преобразованы файлы вложения. Этот выбор делается в том случае, если почтовое приложение получателя не может распознать формат Outlook по умолчанию.
  • Формат кодировки (Encoding). Пользователь может выбрать в раскрывающемся списке формат, к которому будет преобразована текстовая информация сообщения.
  • Поле Контакты (Contacts) служит для задания контактов, связанных с этим сообщением, а в поле Категории (Categories) для него определяются категории.

Отметка к исполнению
В том случае, если пользователь хочет дополнительно привлечь внимание получателя письма к сути сообщения, можно воспользоваться отметкой к исполнению. Отметку к исполнению устанавливают только одну. После приема сообщения получатель может изменить как состояние отметки, так и ее значение в случае ответа или пересылки. Например, можно установить отметку об обязательном ответе на данное письмо до указанной даты. Таким образом, получатель будет периодически уведомляться о необходимости ответа.
Установка отметки к исполнению
> Действия >Отметить к исполнению…
Отметка Ответить
Дата Ср 31.07.01 17:30
ОК
По умолчанию установка даты имеет значение Нет, в этом случае отметк. является бессрочной и не требует завершения к определенному сроку. Если же установить срок отметки, то по его истечении появится предупреждении о просрочке завершения работы над отметкой к исполнению («Отметить к исполнению»).
Отправка сообщения
Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account).
Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2010 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).
Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове «Данное».
В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.
Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.
И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.
После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.
После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном.
В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.
Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).
При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку » Подробности (» Details).
После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.
Совет
Не забывайте, что с помощью дневника Outlook также легко можно отслеживать не только переписку, но и вообще всю вашу деловую деятельность («Дневник» и «Outlook сегодня и личные папки»).
Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.
Отправка сообщения
> Сервис > Отправить/Получить > <Учетная запись>
Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.
Замечание
Естественен вопрос: «Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?» Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.
Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.
Отправить заново
{В папке Отправленные}
<Сообщение> >Действия > Отправить заново…
{Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке}
Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано «сгоряча». Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных «вернуть поезд».
Отзыв сообщения
(В папке Отправленные}
<Сообщение> > Действия > Отправить заново…
удалить непрочитанные копии
Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей
ОК

Практическая работа №1. MS Office Outlook 2010-2013. Определение IP-адреса отправителя сообщения

Цель: Outlook 2010-2013. Получение практических навыков работы с почтовым клиентом . Определение IP-адреса отправителя сообщения.

Задание: выполните ниже приведённую последовательность действий (сценарий).

1. Обменяйтесь с коллегами (одногруппниками) адресами электронной почты.

2. Откройте программу MS Outlook.

3. Создайте учетную запись: // / заполните поля (введите адрес своего реального почтового ящика и пароль доступа к нему) / нажмите кнопку / / / снимите флажок / / / поставьте флажок / / / .

4. Создайте подписи электронной почты в Outlook

Личные подписи будут появляться внизу созданных вами сообщений. Подписи могут содержать текст, изображения, логотип организации, изображение печати и рукописной подписи или вашу электронную визитную карточку, содержащую все вышеперечисленные элементы.

Для создания подписи выполните следующие действия:

/ / / / укажите имя подписи (например, «Моя подпись») / введите нужный текст подписи в текстовом поле / .

5. Создайте свою электронную визитную карточку

Создайте контакт, содержащий информацию о Вас (Файл, Создать, Контакт). Заполните поля левой части появившегося окна. Справа вы увидите макет вашей визитной карточки, куда будут перемещаться ваши данные по мере заполнения полей. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Изменить визитную карточку»

В открывшемся окне вы можете изменить цвет вашей визитки, добавить фоновый рисунок, изменить размер и тип шрифта, положение картинки и текста на визитке.

Теперь, вместо отправки Ваших контактных данных в сообщении в форме стандартного текста, Вы можете переслать вашему контрагенту красивую визитку.

Сохраните визитку у себя в контактах.

Предлагаемый алгоритм не является единственным. Предложите и опишите другие варианты создания контакта и изменения визитной карточки (как минимум два) под заголовком: 1. Контакты

Сохраните текст в файле отчёта под именем REZUMИМЯ.docx на Рабочем столе

6. Отправьте на адрес любого одногруппника электронное сообщение с Вашей визиткой. Для этого:

Перейдите в режим / / в окне Сообщение заполняем все поля, щёлкаем по кнопке Визитная карточка и вставляем свою электронную визитную карточку в текст сообщения.

После этого ваше сообщение должно выглядеть примерно так:

  • Отправьте сообщение нужному адресату.
  • Дождитесь получения визитной карточки от одногруппника.

7. Отзовите отправленное сообщение в Outlook 2007

Напишите и отправьте письмо с поздравлением о предстоящей зачётной неделе своему одногруппнику.
Отзовите отправленное сообщение: / //

Если получатель еще не прочитал письмо, то оно удалится и Вы получите соответствующее уведомление.

8. Назначьте задачи коллегам по работе (учёбе) через Outlook. Для этого выполните следующие действия:

/ В открывшемся окне выберите получателя поручения, введите название задачи, сроки выполнения, описание задачи и отправьте её Вашему коллеге:

Ваш коллега, после получения задачи, может принять, либо отказаться от нее. Приняв ее, он будет видеть Вашу задачу в списке своих задач, и сможем добавлять в нее информацию и изменять статус выполнения. Вы же, сможете просматривать статус работы по нему в своих задачах, не обращаясь лишний раз к вашему коллеге.

Перечень задач, которые Вы назначили своим сокурсникам, опишите в тексте файла REZUMИМЯ.docx под заголовком: 2. Поручения

9. Проведите опрос

Для этого:

  • Создайте новое сообщение с текстом «Кого вы предпочтете в виде домашнего любимца?».
  • В окне сообщения на вкладке Параметры в группе Отслеживание выберите команду Кнопки голосования
  • / / Другой / / .
  • Укажите адресата (одногруппника) / .
  • Просмотрите результаты опроса. Для этого после получения ответов открываем исходное сообщение в папке (При изменении параметров отслеживания результаты голосования могут находиться в папке Входящие) Выделите ответы для копирования.

    На вкладке Сообщение в группе Отобразить нажмите кнопку Отслеживание.

  • Кнопка Отслеживание отображается только тогда, когда хотя бы один из получателей ответил на голосование. Данные опроса с заголовком: 3. Опрос сохраните в файле отчёта под именем REZUMИМЯ.docx. Для этого:

  • Нажмите клавиши CTRL+C — для копирования.
  • Перейдите в файл REZUMИМЯ.docx.
  • Нажмите клавиши CTRL+V -для вставки.

10. Определите IP адрес отправителя

Кликаем правой кнопкой мыши по сообщению, выбираем / в окне ищем информацию подобную

Последовательности из четырех групп цифр, разделенных точками в квадратных скобках, расположенные в строке, начинающейся со слов «Received: from» – это и есть IP-адреса. В письме может быть несколько IP, самый нижний и есть IP отправителя.

Для определения местоположения отправителя выйдите на любой из указанных ниже ресурсов (с помощью такого рода сервисов можно узнать имя человека, на которого зарегистрирован данный ip адрес, его e-mail, телефон и даже адрес. Также можно узнать когда был арендован данный диапазон, на какой срок и для какой организации).

Введите в адресной строке браузера адрес службы Whoisinform http://www.whoisinform.ru.
В службе Whoisinform найдите информацию о Домене второго уровня INF-TEH-LOTOS.RU.
Осуществите прямое и обратное преобразование имени хоста INF-TEH-LOTOS.RU в его IP адрес.
Информацию о домене и IP адресе хоста поместите в файл отчёта под именем REZUMИМЯ.docx под заголовком: 4. Информация. Найдите определения терминов: домен, хост, IP адрес и разместите их в указанном файле.

Используя ресурсы, расположенные по адресам http://www.iontail.com/?p=utils , http://www.all-nettools.com, соберите всю возможную информацию об отправителе сообщения. Данные поиска разместите в файле REZUMИМЯ.docx под заголовком 5. Мой контрагент

11. Удалите из Outlook всю созданную на занятии информацию.

12. Самостоятельно ознакомьтесь с ресурсами:

https://temp—mail.ru/

Напишите резюме по этим ресурсам в произвольной форме (не более 150 слов) под заголовком: 6. Резюме Сохраните текст в файле REZUMИМЯ.docx. Продемонстрируйте результаты (текст, состоящий из шести пунктов) преподавателю. По окончании работы переместите файл REZUMИМЯ.docx в папку Яндекс.Диск → Outlook.

Удалите файл REZUMИМЯ.docx с Рабочего стола.

Пункт №13. «Создание анонимных отправлений» не является обязательным, но, в некоторых ситуациях, может быть полезным.

Вы хотите отправить письмо, не указывая своего имени? Для этого можно воспользоваться веб-сайтом Anonymouse. В этом случае в качестве отправителя в письме будет указано название сайта и получатель не сможет узнать, от кого оно. Выполните следующие действия:

  • Запустите веб-браузер и в адресной строке введите http://anonymouse.org/anonwww.html . На загрузившейся странице щелкните по кнопке . Поставьте курсор в поле и введите адрес получателя (свой), затем укажите тему сообщения в поле и впечатайте текст в .
  • Отправьте письмо щелчком по кнопке на экране появится сообщение .

Внимание: доставка письма в этом случае занимает больше времени, чем обычно. Служба Anonymouse может задержать письмо на срок до 12 часов (продолжительность задержки определяется случайным образом). Получатель сообщения увидит примерно такое имя отправителя .

13. Перейдите к выполнению Практической работы №2 MS OFFICE Outlook 2010-2013, как организационная база данных. для получения практических навыков работы в среде MS Outlook 2010-2013 по формированию массовых рассылок.

Приглашайте друзей на мой сайт

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *