Где можно использовать факсимиле

Юридическая сила факсимиле подписи

Зависит от вида документа.

Об использовании факсимиле на различных документах см. ниже.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее.

Познакомиться поближе

1. Акты и договоры.

Возможность и порядок применения факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ и договорах (дополнительных соглашений) стороны должны предусмотреть в договоре. В противном случае суд может не признать акты могут в качестве документов, которые подтверждают факт выполнения работ, а договор суд может признать незаключенным (например, постановление ФАС ПО от 19.02.2010 № А72-10043/2009). Как следствие, это послужит отказом в вычет НДС.

Судебная практика по вопросу применения факсимиле на договорах, первичке и счет-фактуре в целях применения вычета НДС неоднородна: постановление ФАС УО от 29.04.2008 № Ф09-2840/08-С3, постановление ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, Постановление ФАС ЦО от 12.08.2011 № А48-3632/2010.

Аналогично и с претензионной работой – проставление факсимиле на претензии для правомерности надо согласовать в локальных актах и договорах.

2. Кадровые и первичные учетные документы.

Кадровые документы, являющиеся первичными учетными документами организации, должны соответствовать законодательству о бухучете (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом должно соблюдаться требование о наличии в первичном учетном документе обязательных реквизитов. Одним из реквизитов являются подписи соответствующих лиц (лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события). Минфин разъясняло, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письма Минфина от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 и от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

3. Трудовая книжка.

При увольнении работника все записи в его трудовой книжке за время работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, которое несет ответственность за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ни инструкция, ни Правилами не оговаривают возможность применения факсимиле при внесении подписей в трудовые книжки.

Трудовое законодательство (в отличие от гражданского) не допускает применение факсимиле. На письмах, грамотах, поздравлениях использовать факсимиле допустимо.

4. Трудовой договор.

Применение факсимиле при подписании трудовых договоров не допускается.

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах6и7статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13,письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ впостановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот моментФедеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗистатью 169НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку встатье 169НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеруписьмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

Президиум ВАС РФ в уже упомянутомпостановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь напункт 2статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется.В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях185и185.1ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной.А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Комментарий редакции

Налоговикам тоже запрещено использовать факсимиле

Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.

Кадровые документы

Здесь двоякая ситуация. С одной стороны, понятие факсимиле в Трудовом кодексе не раскрыто, а нормы гражданского права на трудовые отношения не распространяются (ст. 5 ТК РФ). С другой стороны, запретов на его использование тоже нет. Получается, работодатель тут действует на свой страх и риск.

Однако особое внимание хочу обратить на трудовые договоры. К факсимиле со стороны руководителя трудовики запросто могут придраться. Главным аргументом будут сомнения – вы ли поставили этот штамп и действительно ли вы хотели заключить конкретный договор.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Но ведь договор автоматически считается заключенным, если сотрудник начал работу. Тогда получается, что факсимиле не важно?
– Да, аргумент вполне разумный. Наличие факсимиле не может повлиять на сам факт заключения договора. И уж тем болееиз-за факсимильной подписи трудовой договор не признают ничтожным. Но трудовики вполне законно возразят: если подпись ставил не работодатель, то неизвестно, на этих ли условиях он предлагал работу сотруднику. Нарушение трудового законодательства налицо.

Что касается других кадровых документов, заверенных факсимильной подписью, то и к ним при желании проверяющие могут придраться. Попробуйте подстраховать себя локальными актами. В них нужно прописать порядок использования факсимиле именно в кадровых документах. Однако сразу оговорюсь, что никто не даст гарантии, что эта мера поможет. Вывод: использовать факсимиле в кадровых документах не стоит, чтобы исключить лишние придирки проверяющих.

Договоры с контрагентами

О ЛЕКТОРЕ

Раиса Константиновна Цветкова окончила Институт профессиональных бухгалтеров России. Имеет опыт работы в сфере бухгалтерского и налогового учета более восьми лет. Специализируется на расчете заработной платы, вопросах бухгалтерского и налогового учета.

А вот в договорах с бизнес-партнерами факсимиле будет уместным. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев.

Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.

Но соглашение – обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08). Итог –факсимиле использовать в документообороте между контрагентами можно. Но необходимо заключить об этом соглашение*.

Письма, справки, выписки

Вот здесь возможности использования факсимиле практически безграничны. Справки, выписки, поздравления, информационные бюллетени, копии документов – на всех этих бумагах можно смело ставить факсимильную подпись. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них никто не запрещает.

Очень пригодится факсимиле в деловых письмах. Важно только следить, чтобы заверенный оттиском текст не оказался акцептом или офертой».

Можно ли принять к вычетуНДСпо счету-фактуре сфаксимильнойподписью

«Нет, нельзя.

Впункте 6статьи 169 Налогового кодексаРФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычетаНДС(п.2 ст.169 НКРФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц.Факсимилеже представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильныхподписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично.Поэтому приниматьНДСк вычету на основании счета-фактуры, заверенногофаксимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина Россииот 27августа 2015г. №03-07-09/49478,от 1июня 2010г. №03-07-09/33, ФНС Россииот 17мая 2005г. №ММ-6-03/404,от 14февраля 2005г. №03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАСРФ впостановлении от 27сентября 2011г. №4134/11″.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций. Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах. Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

К изложенному

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности. Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах. В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.

На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.

Небольшая характеристика

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.

В трудовых договорах

Печать факсимиле иногда используется при оформлении на работу нового сотрудника, когда руководителя нет на месте и заполнением всех бумаг занимается специалист по кадрам. Законно ли применение данного оттиска подписи в этом случае? Данный вопрос является спорным. Некоторые юристы утверждают, что подписывать трудовой договор с работником руководитель должен только лично. В таком документе речь идет не только о продолжительности рабочего дня сотрудника, но и его заработной плате. А это уже финансовый вопрос. Следовательно, факсимиле здесь применяться не должно.

Тем не менее многие кадровики уверены в том, что закрепить трудовые отношения сторон таким штампом вполне возможно. Тем более, если работник и работодатель это согласовали между собой.

Нужно сказать еще и о том, что правила подписания данного документа таким способом нигде не зафиксированы. Поэтому говорить о каком-то запрете применения факсимиле в трудовых договорах не является разумным.

Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.

Как заправить штамп чернилами или краской

  • Изготовление печатей
    • Печати для ИП
    • Печати для ООО и ЗАО
    • Печати по оттиску
    • Срочное изготовление печатей за 1 час
    • Печати с логотипом компании
    • Факсимиле
    • Цветные печати
    • Изготовление печати врача
    • Гербовые печати
    • Печати без оттиска
    • Печати с защитой
    • Рельефные печати
    • Экслибрисы
    • Дополнения к печатям
      • Косички декоративные для печатей
      • Гильоширные сеточки
      • Новые макеты печатей
    • Самонаборные печати
      • Прямоугольные печати
      • Круглые печати
      • Печати 2 круга
      • Печати 2,5 круга
  • Изготовление штампов
    • Срочное изготовление штампов
    • Изготовление штампов по оттиску
    • Медицинские штампы
    • Изготовление больших печатей и штампов
    • Изготовление штампов без документов
  • Визитки
    • Изготовление визиток срочно
    • Коробочки для визиток
    • Требование к макету
    • Бумага для визиток
    • Макеты визиток
  • Таблички
    • Материал
      • Пластиковые таблички
      • Полноцветные металлические таблички
      • Металлические таблички
      • Металлические таблички с гравировкой
      • Таблички из алюминия
      • Таблички из оргстекла
    • Тип
      • Лазерная гравировка табличек
      • Фасадные таблички и вывески
      • Офисные таблички
      • Настольные таблички
      • Таблички по пожарной безопасности
      • Изготовление шильдиков
        • Алюминиевые шильдики
        • Металлические шильдики
        • Шильдики на оборудование
  • Пломбиры и пломбираторы
    • Металлические печати (пломбиры)
      • Пломбиры под пластилин
      • Пломбиры под сургуч
      • Пломбиры за час , срочно
    • Пломбираторы
      • Пломбираторы для свинцовых пломб
      • Пломбиратор за час , срочно
      • Пломбираторы для дверей
      • Пломбираторы для счетчиков
      • Пломбираторы с гравировкой
      • Универсальный пломбиратор
  • дополнительные услуги:
  • Наклейки
    • Изготовление наклеек с vin кодом
    • Виниловые наклейки на авто
    • Стикеры
    • Наклейки на прозрачной пленке
    • Самоклеящиеся этикетки
    • Плоттерная резка самоклеящихся пленок
  • Оперативная полиграфия
  • Трафареты для рекламы на асфальте
  • Лазерная гравировка сувениров
  • Ламинирование документов
    • Ламинирование документов А2
    • Ламинирование документов А3
    • Ламинирование документов А4
    • Холодное ламинирование документов
  • Брошюровка и переплет
    • Брошюровка и переплет А3
    • Брошюровка и переплет А4
    • Брошюровка и переплет дипломов
    • Брошюровка и переплет документов
  • Сканирование документов
  • Оцифровка аудио и видео кассет
  • Изготовление штендеров
    • Стандартный штендер
    • Уличный штендер
    • Арочный штендер
    • Штендеры выносные
  • Штемпельная продукция
    • Популярные оснастки для печатей и штампов
    • Оснастки для флеш печатей
  • Материалы для изготов-я печатей
    • Фотополимер Roehm
    • Аэрозоль Density Toner
    • Матовая плёнка Kimoto
    • Бордюрная лента
  • Товары для опечатывания
  • Сувенирная продукция
    • Кружки с изображением
  • Контакты

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
  • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

Юридическая сила

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Документы для скачивания (бесплатно)

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Использование факсимиле

Где требуется

Современные руководители крупных организаций и предприятий ценят каждый момент своего времени, поэтому часто перекладывают разборку писем, актов и ряда других документов на своих ответственных сотрудников. На подобных бумагах должна стоять только подпись высшего начальства, поэтому в таких случаях часто ставят факсимиле.

С помощью факсимильного штампа «подписывают» различные делопроизводственные документы, подписание которых не может повлечь за собой материальных последствий:

  • Данных, передающихся внутри компании,
  • Документов «второго порядка» (копий),
  • Справок,
  • Пропусков и т.п.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

ЗНАЙТЕ! Факсимильную подпись могут посчитать недействительной, так как она, в отличие от подлинной подписи, не выражает личной воли лица, которому принадлежит.

Где нельзя использовать факсимиле

Штамп, копирующий личную подпись, не ставится:

  1. На кадровых документах, утверждающих приём на работу, переводы на другую должность, увольнения и т.п.,
  2. Аналогично нельзя ставить факсимиле на приказах и постановлениях как по учреждению, так и по личному составу, так как они выражают личную волю руководителя,
  3. На платежных, вексельных документах и при работе с иностранной валютой,
  4. На отчетностях, которые сдаются в налоговые органы.

ВНИМАНИЕ! Установка факсимиле на товарных накладных, счетах-фактурах, актах оказания услуг может вызвать доначисление налога на вашу прибыль либо отказ налогового органа выплачивать вычет НДС по совершенной сделке.

Оформление разрешения

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

  • Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
  • Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
  • Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
  • Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
  • Срока действия данных соглашений.

Только такое соглашение полностью регламентирует все действия с копийной печатью и разрешает ставить факсимиле на актах выполненных работ, договорах, заявках, отчетах и прочих бумагах, перечень которых в нём оговорен. Оно подписывается только подлинными подписями, так как до его заключения еще не было подобной договоренности.

>Изготовление

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *