Форма для инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации драгоценных камней

Инвентаризация природных алмазов и драгкамней, а также изделий, их содержащих, заключается в проверке фактического наличия и состояния имущества и последующей их сверки с учетными показателями.

Выявленные несоответствия учетных и фактических данных необходимо фиксировать и переносить в сличительную ведомость. Этим занимается бухгалтерия на основании полученного акта ИНВ-9.

Ответственными за оформление акта инвентаризации назначаются члены инвентаризационной комиссии, утверждаемой руководителем. С этой целью подготавливается приказ (может быть использован типовой бланк ИНВ-22), который содержит список членов комиссии, а также определяет тип проверяемого имущества и сроки проведения проверки. Кроме того, в приказе закрепляется основание для организации сверочного процесса.

В зависимости от причины проведения сверки составляется либо 2, либо 3 экземпляра акта:

  • Если проверка плановая ежегодная – то два экземпляра (для бухгалтерии и материально ответственного лица);
  • Если проверка вызвана сменой лица, материально ответственного за данный вид активов, то составляется три экземпляра – для нового и старого МОЛ, а также для бухгалтерии.

Инвентаризация драгоценных камней, алмазов должна проводиться в определенные сроки, установленные приказом руководителя, по истечении которых акт подлежит передаче бухгалтеру для последующей обработки и сверки с учетными показателями и, при необходимости, последующему переносу в сличительную ведомость.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Образец заполнения ИНВ-9

В таблицу акта нужно вносить сведения о драгоценных камнях, алмазах, хранящихся на складе предприятия, а также используемых в производственном процессе.

В число драгоценных камней, подлежащих отражению в инвентаризационном акте ИНВ-9 входят:

  • Алмазы;
  • Рубины;
  • Изумруды;
  • Сапфиры;
  • Александриты;
  • Янтарь;
  • Жемчуг.

То есть в данное понятие включаются те драгоценные камни, которые обозначены в ст.1 закона 41-ФЗ от 26.03.1998.

В заголовочную часть бланка ИНВ-9 включена расписка лиц, материально ответственных за перечисленные драгоценные камни. Ставя свои подписи, МОЛ подтверждают, что все ценности, показанные в акте инвентаризации, учтены (оприходованы, списаны), документы переданы в бухгалтерию.

Кроме того, в «шапке» документа заполняется информация о:

  • Наименовании компании и ее структурном подразделении (последнее может не указываться, если инвентаризация рассматриваемых ценностей проводится по предприятию в целом);
  • Код основного вида деятельности;
  • Реквизиты приказа или распоряжения, определяющего необходимость проведения инвентаризации;
  • Номер и дата акта ИНВ-9.

В ходе проведения инвентаризации члены инвентаризационной комиссии заполняют таблицу, в которой последовательно приводятся сведения обо всех хранящихся и производимых драгкамнях. Данные камни относятся к наиболее ценным активам компании, а потому при заполнении сведений о них, нужно быть предельно внимательными.

Перед таблицей вверху справа нужно указать цифровой код по классификатору ОКЕИ, соответствующий единице измерения драгоценных камней: для штук – 796, для грамм – 162.

Заполнение таблицы формы ИНВ-9

Наименование графы Заполняемая информация
1- № по порядку Номер строки со сведениями об отдельном наименовании драгкамней.
2 – наименование Название драгоценных камней, алмазов, изделий из них.

Не нужно указывать драгметаллы и изделия их них, так как они подлежат отражению в отдельном инвентаризационном акте (унифицированная форма ИНВ-8 / форма ИНВ-8а).

3 – код (номер) Указывается код или номенклатурный номер, который соответствует данному типу камней в соответствии с номенклатурной линейкой предприятия.
4 – номер изделия Указывается номер, присваиваемый изделию, содержащему драгоценные камни.
5, 6, 7 Характеристики камня.
8 Цена, в отношении драгкамней указывается цена за один карат.
9, 10 Данные о фактическом наличии указанного наименования камня (количество и масса), графа заполняется в процессе визуального осмотра и проверки документов.
11, 12 Учетные данные – указывается, в каком количестве указанное наименование драгоценных камней числится в бухучете предприятия, заполняется исходя из данных соответствующих бухгалтерских счетов.

Последние 4 графы позволяют сверить учетные и реальные данные о драгоценных камнях различного типа. Именно на эти строки следует смотреть для выявления расхождений и переноса их в сличительную ведомость.

В графы 9 и 10 данные вносятся членами инвентаризационной комиссии по факту осмотра и проверки имеющихся драгкомней. В графы 11 и 12 сведения вносятся уже бухгалтером на основании данных бухучета.

В таблице приводится последовательный перечень всех наименование драгкамней, в последней строке каждого листа подводятся итоги. На каждой странице считается общее число порядковых номеров (заполненных строк), единиц, массы. Кроме того, итоги подводятся по всей таблице в целом.

Все числовые значения при подведении итогов по страницам и акту в целом указываются в прописном виде.

После того, как заполнена заголовочная часть бланка и его таблица с перечнем всех драгоценных камней, хранящихся на складах в чистом виде, а также в составе других изделий, и используемых в производственном процессе, необходимо собрать подписи всех участвующих и заинтересованных лиц, в частности необходимы подписи:

  • Председателя комиссии, ответственной за проведение инвентаризации;
  • Членов этой комиссии;
  • Материально-ответственных лиц.

Если члены комиссии подписывают акт в качестве подтверждения того, что данные обо всех драгкамнях внесены в акт в полном объеме, и представленная информация соответствует истине, то материально-ответственные лица своими подписями говорят о том, что они согласны с указанной информацией, а также подтверждают отсутствие претензий к членам комиссии относительно заполненных сведений.

Если МОЛ ставят свои подписи, то они соглашаются с приведенными в акте данными. Если выявляются расхождения в виде недостачи, то они становятся ответственными за подобные расхождения. Обычно в подобных случаях требуются объяснительные записки с информацией, поясняющей причины несоответствия.

После заполнения информации по факту осмотра драгкамней и изделий из них бланк ИНВ-9 подписывается. Причем может быть сразу оформлено необходимое количество экземпляров, или же оформлен один экземпляр с последующим копировальным размножением. Подписанный один экземпляр передается в бухгалтерию.

Задача последнего – проверить корректность заполнения бланка ИНВ-9, внести учетные данные в две последние графы, после чего сверить учетные и фактические сведения. При необходимости составляется сличительная ведомость, показывающая выявленные расхождения. Излишки должны быть оприходованы, недостача – отнесена на счет виновных лиц или покрыта иным образом. В последнем случае важно выявить виновных лиц, на чей счет будет списаны расходы по недостаче.

Бухгалтер, проверивший корректность заполнения акта, ставит свою подпись и указывает ФИО. Кроме того, он пишет дату, когда была осуществлена проверка заполнения акта инвентаризации.

Инвентаризация – это важная процедура, в ходе которой можно выявить не только недостачу и излишек по какому-либо наименованию, но и найти некачественные ценности, которые не применимы для дальнейшего использования в хозяйственной деятельности. В данную группу драгоценных камней включаются испорченные, просроченные камни, не пригодные к эксплуатации.

При выявлении расхождения, порчи с виновных лиц получаются письменные объяснения, на основании которых уже члены инвентаризационной комиссии принимают решение об урегулировании возникших суммовых разниц. Принятые решения закрепляются в протоколе.

Важно проводить инвентаризацию драгоценных камней не только планово в конце года для сверки остатков и выявления порчи, но и в течение года при контрольных проверках, а также при смене материально ответственных лиц.

Когда используется форма ИНВ-9

По форме ИНВ-9, введенной в деловой оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88, составляется акт, в котором фиксируются результаты инвентаризации драгоценных камней, как хранящихся на складах предприятия, так и используемых на производстве.

К драгкамням, в соответствии с положениями ст. 1 закона «О драгметаллах и драгоценных камнях» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, относятся такие минералы, как природные алмазы, рубины, сапфиры, изумруды, а также александриты. Кроме того, к драгоценным камням законодатель относит природный жемчуг и янтарь.

Акт по форме ИНВ-9 должен быть оформлен в 2 экземплярах и подписан представителями комиссии, осуществляющей инвентаризацию, а также материально ответственным лицом (МОЛ). Один экземпляр этого документа должен быть передан бухгалтеру, второй остается в распоряжении МОЛ.

О документе, устанавливающем состав инвентаризационной комиссии, читайте в статье «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

Кроме того, МОЛ удостоверяет факт корректной передачи в бухгалтерию приходных и расходных документов на драгоценные камни, а также регистрации прихода или выбытия соответствующих ТМЦ (эти сведения фиксируются в расписке, которая входит в структуру акта ИНВ-9).

ИНВ-9 используется не только при инвентаризации. Эта форма может быть задействована и для оформления факта передачи полномочий по ответственному хранению драгоценных камней от одного МОЛ к другому. В этом случае документ составляют в 3 экземплярах. Первый передается в бухгалтерию, второй – МОЛ, принявшему ТМЦ, третий остается у МОЛ, который был изначально ответственным за хранение драгоценных камней.

Первичные документы по инвентаризации

Госкомстатовские формы не являются обязательными для применения, а компании вправе разрабатывать и использовать свои собственные формы. При этом к оформлению инвентаризационных документов есть определенные требования, которые необходимо учитывать. Прежде всего следует вспомнить положения Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и требования к первичным документам. Напомним, что общими требованиями к первичным документам является наличие обязательных реквизитов:

  • названия документа;
  • даты его составления;
  • названия компании;
  • отражаемого в документе факта хозяйственной жизни и его величины в натуральном или денежном выражении;
  • подписей и должностей ответственных лиц (с расшифровкой).

Специальные требования к оформлению инвентаризационных документов содержат приказы Минфина по инвентаризации. Так, по этим требованиям при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, отвечающие за сохранность имущества, а инвентаризационные описи (ИНВ-1, ИНВ-1а) должны быть ими подписаны. Также описи должны подписать и все члены комиссии. Невыполнение этих требований может стать основанием для признания их недействительными, а результатов инвентаризации недостоверными.

Также есть требования и к количеству экземпляров составляемых документов. Так, согласно пункту 2.5 Методических указаний по инвентаризации (приказ Минфина № 49 от 13.06.95) опись или акт инвентаризации должны составляться как минимум в 2-х экземплярах. Согласно пункту 2.11 отдельные описи и сличительные ведомости нужно составлять на чужое имущество (арендованное, переданное на хранение или переработку).

Таблица форм инвентаризации

В нижеприведенной таблице содержатся виды форм, которые утверждены Госкомстатом в постановлениях № 26 и 88.

Индекс формы Наименование формы Формат
ИНВ-1 Инвентаризационная опись основных средств 2А4
ИНВ-1а Инвентаризационная опись нематериальных активов 2А4
ИНВ-2 Инвентаризационный ярлык Б5
ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей 2А4
ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных А4
ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение 2А4
ИНВ-6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути 2А4
ИНВ-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них 2А4
ИНВ-8а Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях 2А4
ИНВ-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них 2А4
ИНВ-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств А4
ИНВ-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов А4
ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств А5
ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности 2А4
ИНВ-17 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами А4
Приложение к форме N ИНВ-17 Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами А4
ИНВ-18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств А4
ИНВ-19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей 2А4
ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации А4
ИНВ-23 Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации 2А4
ИНВ-24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей 2А4
ИНВ-25 Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций 2А4
ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией 2А4

Форма ИНВ-25: кому нужна, бланк и образец

С целью контроля качества проведенной инвентаризации в организации могут назначаться контрольные проверки. Это делает руководитель в тех случаях, когда есть сомнения в достоверности результатов инвентаризации.

Результаты таких проверок оформляются актом по форме ИНВ-24. А сводная информация обо всех таких проверках накапливается в форме ИНВ-25 «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации» (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Скачать бланк можно здесь.

Журнал имеет титульный лист и табличную часть, в которую построчно заносятся сведения о проведенной проверке, а именно:

  • о контролере;
  • проверяемом объекте;
  • материально-ответственном лице;
  • дате проверки;
  • проверяемых объектах.

Также приводятся результаты проверки (выявленные излишки или недостачи) и решение руководителя по её итогам.

Заверяет запись своей подписью лицо, которое осуществило контроль.

Форма достаточно проста в заполнении, но для вашего удобства мы приводим её образец.

Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, узнайте

Какими документами должна оформляться инвентаризация? Должны ли эти формы быть унифицированными, или их можно разработать самостоятельно? Какие требования при этом следует соблюдать? На все эти вопросы мы ответим в данной статье, а также приведем список унифицированных форм, предназначенных для оформления инвентаризационных мероприятий.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета. В ряде случаев инвентаризация обязательна: при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально. Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета. Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

Организация может использовать как унифицированные формы перечисленных документов, утвержденные Госкомстатом (постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88; от 27.03.2000 № 26), так и бланки инвентаризации, разработанные собственными силами.

Все применяемые формы «первички» по инвентаризации утверждаются руководителем фирмы и оформляются в виде приложения к учетной политике. При подготовке собственных бланков инвентаризационных документов нужно соблюдать требования п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011, согласно которым первичный бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование («Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей», «Инвентаризационная опись основных средств» и т.п.),
  • дата составления,
  • название организации, составившей документ,
  • содержание хозоперации и отражение единиц измерения, количества и стоимости, в данном случае это относится к объектам инвентаризации,
  • должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.

Можно взять за основу унифицированные формы акта инвентаризации и других документов, изменяя существующие в них строки, или добавляя новые, но все вышеперечисленные реквизиты инвентаризационной «первички» обязательно должны присутствовать.

Далее мы рассмотрим некоторые унифицированные формы, используемые при инвентаризационных мероприятиях.

Инвентаризационный акт и другие документы

Вначале руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором назначает инвентаризационную комиссию, состоящую из сотрудников. Приказ можно составить, используя унифицированную форму ИНВ-22.

При проведении инвентаризации основных средств ее итоги оформляются в документе «Инвентаризационная опись ОС» по форме ИНВ-1. Опись составляется по каждому месту хранения ОС, отдельно по собственному и арендованному имуществу. Экземпляр формы инвентаризации по арендованным ОС передается арендодателю.

Инвентаризационные описи предусмотрены также для нематериальных активов (ИНВ-1а), ТМЦ (ИНВ-3), для драгметаллов в составе различных приборов (ИНВ-8а), для ценных бумаг и БСО (ИНВ-16).

В форме акта оформляется инвентаризация наличных денег (ИНВ-15), ТМЦ (ИНВ-4, ИНВ-6), расчетов с дебиторами и кредиторами (ИНВ-17), расходов будущих периодов (ИНВ-11) и др.

Акты о проведении инвентаризации (образец приведен далее) и описи подписываются всеми членами комиссии, кроме того, в описях должны расписаться и лица, несущие материальную ответственность. Отсутствие подписей в документах может привести к тому, что результаты проведенной инвентаризации будут признаны недостоверными.

Инвентаризационный акт, образец которого приведен, составлен по форме ИНВ-1 для основных средств.

Если в ходе инвентаризации обнаруживается расхождение между данными бухучета и фактическим наличием ОС, или нематериальных активов, необходимо оформить сличительную ведомость (форма ИНВ-18). В ней указываются выявленные излишки или недостача. Комиссия запрашивает у материально-ответственных лиц объяснения о несоответствиях, полученных в ходе инвентаризации, и принимает решение о списании недостачи на издержки фирмы, либо о взыскании с виновных лиц. Излишки приходуются по действующим рыночным ценам.

По итогам проведенных инвентаризационных мероприятий составляется Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), в которой отражаются выявленные излишки и недостачи в разбивке по счетам бухучета. Ведомость подписывается руководителем, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

Акт инвентаризации образец:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *