Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

  • увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

  • оперативность, возможность контроля и анализа;

  • оптимизация рабочего времени персонала;

  • сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

  • невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

  • программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

Как организовать электронный документооборот между организациями

Чтобы организовать работу ЭДО и обеспечить его эффективность, необходимо разработать и прописать все технические нюансы в локальном нормативном акте – специальном Регламенте ЭДО.

В системе ЭДО могут участвовать административные и учетные документы различной степени важности и конфиденциальности. Учитывая это в Регламенте, перечисляя список документов подпадающих под электронную систему обращения, следует указать, какие из них удостоверяются простой, а какие – усиленной электронной подписью должностного лица. Также в Регламенте должен быть прописан список лиц, правомочных подписывать документы, сформированные в электронном виде.

После согласования и утверждения Регламента, пользователям системы документооборота потребуется решить ряд организационных вопросов:

  • выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор;

  • организовать электронный архив – для последующего хранения полученных и копий отправленных электронных документов;

  • внести сведения о переходе на электронный документооборот в локальный нормативный акт – Учетную политику предприятия, оформив их в качестве дополнения к документу;

  • обеспечить техническое оснащение для работы системы;

  • решить прочие организационные вопросы.

Электронный документооборот между компаниями, ЭДО между организациями

Любая организация может организовать электронный документооборот (ЭДО) и обмениваться электронными документами со своими контрагентами.
Для этого ей нужно внести изменения в учетную политику, издать приказ о введении ЭДО, заключить соглашение об обмене электронными документами, создать рабочую группу, назначить ответственных лиц.
Соглашение нужно заключить с каждой организацией, с которой вы собираетесь обмениваться электронными документами. В нем нужно определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы. Необходимо прописать, какими документами будут обмениваться стороны, какая подпись будет использоваться при подписании тех или иных электронных файлов.

Использовать можно все 3 вида подписей, установленных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

  1. Простая подпись обычно используется для подписания писем и спецификаций (формируется с помощью кодов и паролей).
  2. Усиленная неквалифицированная позволит установить, кем подписан документ (образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи).
  3. Усиленная квалифицированная подпись — наиболее защищенная. Она выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Этой подписью нужно подписывать счета-фактуры и отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Такую подпись можно получить в УЦ «Такском». Обмениваться электронными документами можно будет через программное обеспечение «Такском-Файлер». А пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском».

Специалисты компании «Такском» охотно ответят на все ваши вопросы и разъяснят условия, по которым будет осуществляться обмен электронными документами.
Для обмена данными необязательно, чтобы все участники были подключены к одному Оператору ЭДО. Роуминг между операторами электронного документооборота поможет клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами. Что сделать, чтобы организовать электронный документооборот между контрагентами? Нужно приобрести лицензионное ПО, сервер, обновить оборудование, обучить персонал работе с электронной подписью, разъясняя преимущества новой технологии. Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время.
Особенно это актуально для крупных компаний, которые активно переходят на ЭДО, снижая затраты на печать, доставку и хранение электронных документов.
А удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот между компаниями незаменимым.

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

Деньги Время

Бумажный документооборот Электронный документооборот

Себестоимость
бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5 пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9 . электронного документа любого объема — 0 пакета электронных документов любого объема — 0 .

Отправка
почтой — от 40-60 курьером — дороже в разы, в большинстве случаев — более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения. входящие бесплатно. Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.

Архив
помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона. условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО. СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.
Бумажный документооборот Электронный документооборот

Подготовка документов
Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».

Отправка
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.

Возврат подписанных экземпляров
В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25750 , тогда как при документообороте через Диадок — 3 500 .

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Это зависит от способа работы с ЭДО, который она выберет. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.

Веб-версия

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Модуль для 1С

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Купить модуль Диадока 1С

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Задать вопрос во интеграции

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *