Электронный архив проектной документации

Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных объединений, а также промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества документов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться следующего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организуется на правах самостоятельного структурного подразделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией исходя из количества поступающей от производственных отделов документации, с учетом характера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1) прием технической документации на хранение;

2) контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

3) размножение и рассылка технических документов;

4) систематизация, описание и учет технических документов;

5) обеспечение режима хранения;

6) создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справочников);

7) организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

8) сбор и передача научно-технической информации;

9) внесение изменений в подлинники;

10) экспертиза научной и. практической ценности технических документов;

11) подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреждений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проблемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадии или частей.

При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют:

— комплектность документов в соответствии с ведомостями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация;

— наличие установленных подписей и дат;

— правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

— физическое состояние документов — пригодность их для хранения, многократного снятия (отсутствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.).

НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, — бумажных, электронных и др.

На хранении в СНТД находятся самые разнообразные документы:

— научно-исследовательские, конструкторские, технологические, проектные для строительства;

— фотодокументы, документы на разных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов капитального строительства;

— документы по изобретениям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения документов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам. Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими стационарными или передвижными стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются:

— для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку);

— для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии.

Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые заполняются на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учтенных единиц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: инвентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной документации для строительства аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Виды проектной документации

Узнайте, какие существуют виды проектной документации, зачем нужно разбираться в видах проектной документации секретарю, какие существуют виды экспертиз проектной документации в 2016 году, а также как хранится проектная документация в электронном виде.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что представляют собой основные виды проектной документации;
  • зачем нужно разбираться в видах проектной документации;
  • как оформляется проектная документация в электронном виде в 2016 году;
  • какие виды экспертиз проектной документации существуют.

Проектная документация — комплекс документов, содержащих материалы в текстовой либо схематической форме и обосновывающих реализуемость, целесообразность и функционально-технологические особенности конкретного проекта. Должностное лицо, занимающееся организацией и контролем документооборота, должно знать, какие стадии проектирования и виды проектной документации существуют, а также как проводится экспертиза документов такого рода. Чаще всего с документальным обоснованием проектов приходится иметь дело компаниям, занимающимся строительством, реконструкцией или перепланировкой жилых и нежилых зданий, но некоторые виды проектной документации применяются и в других сферах экономики — например, в IT-компаниях или аудиторских фирмах.

Документная грамотность управленческого персонала

Зачем нужно разбираться в видах проектной документации

Возникает вопрос: зачем нужно разбираться в видах проектной документации специалисту, в круг обязанностей которого не входит ее разработка? Дело в том, что вопросы правильного оформления и хранения проектных документов имеют немаловажное значение, особенно если речь идет о документах, готовящихся к государственной экспертизе. Поэтому делопроизводителю, работающему на строительном предприятии или в любой другой компании, формирующей проектно-сметные документы в ходе производственной деятельности, крайне важно знать:

  • какие существуют виды проектной документации;
  • каким техническим регламентам должны соответствовать определенные виды проектных документов в 2016 году;
  • как правильно подготовить документ к экспертизе;
  • в каком порядке оформляется и хранится документация по проекту.

Изготовлением проектной документации могут заниматься представители компании, реализующей проект, или сторонние специалисты. Подавать документацию на экспертизу может как заказчик, таки подрядчик (в зависимости от условий договора).

Технология работы с документами. Документооборот

Какие существуют виды проектной документации

Состав проектной документации и основополагающие требования к ее структуре определяются постановлением правительства РФ №87 от 16.02.2008г. («О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию»). Здесь же описаны виды проектной документации и стадии ее разработки, причем законодателем регламентирована даже процедура передачи документов на экспертизу после завершения этапа разработки (см. постановление правительства РФ №145 от 5.03.2007г. «О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий»).

Существуют разные виды экспертиз проектной документации: если проведением экспертной оценки занимаются представители органов исполнительной власти, речь идет о государственной экспертизе, если оценка производится юридическими лицами, имеющими соответствующую аккредитацию — о негосударственной. Нужно помнить, что негосударственная экспертиза применяется только к уже существующим объектам, не включенным в перечень федерального значения, и строящимся объектам, в отношении которых Градостроительным кодексом не предусмотрена обязательная государственная экспертиза. Сначала документы передаются на первичную экспертизу, а если возникает потребность в их доработке или изменении, проводится повторная экспертная оценка.

Виды проектной документации в строительстве в 2016 году принято делить на две группы: документы для объектов строительства (здания, строения и сооружения производственного или жилого назначения) и документы для линейных объектов (например, для теплотрасс, водопроводов и т.д.). К проектной документации относятся:

  • пояснительные записки;
  • архитектурные решения;
  • схемы планировочной организации земельного участка;
  • конструктивные и объемно-планировочные решения;
  • проекты организации строительства, работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства;
  • перечни мероприятий по охране окружающей среды, обеспечению пожарной безопасности, обеспечению доступа инвалидов;
  • сметы на строительство объектов.

Не следует путать проектную документацию с рабочей, которая создается в целях реализации архитектурных и технических решений в ходе строительства и включает различные чертежи, спецификации, графики.

Как правильно согласовывать документы

Проектная документация в электронном виде

Хранить и передавать проектную документацию можно не только на традиционных бумажных носителях. Чтобы подать документы на государственную экспертизу исключительно в электронном виде, нужно:

  • располагать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверки документов, связанных с проведением экспертизы;
  • подтвердить учетную запись на «Едином портале государственных услуг» по адресу gosuslugi.ru;
  • убедиться, что структура, состав и формат подаваемых документов в полной мере соответствуют требованиям постановления правительства РФ №87 от 16.02.2008г. и приказа Минстроя России №728/пр от 21.11.2014г. («Об утверждении требований к формату электронных документов, предоставляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий»).

Если проектная документация в электронном виде в 2016 году передается в архив, нужно заранее решить, как она будет храниться (на съемных носителях или на сервере), а также понять, следует ли дублировать документы для параллельного хранения в традиционной форме. Для удобства поиска информации целесообразно хранить всю электронную документацию по конкретному объекту в одной папке. При подготовке проектных документов к передаче на экспертизу или в архив старайтесь давать файлам «говорящие» названия и группировать их с учетом структуры «бумажного» варианта проекта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *