Единица хранения

Единица хранения архивных документов

Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело — отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов — это рулон плёнки, для фотодокументов — кадр, для фонодокументов — кассета, валик или диск и т.п.

Иногда единицы хранения бумажных документов также имеют разные названия, указывающие на особенности их хранения. Например, в Российском государственном архиве древних актов в составе некоторых фондов выделяются столбцы — документы в виде бумажной ленты, на которых велось делопроизводство до конца XVII — начала XVIII вв. и книги. При заказе этих документов нужно указывать вид документов.

Разница между документом и единицей хранения иногда бывает важной. Так, в некоторых архивах стоимость копирования зависит не только от количества листов, но и от числа документов. В качестве примера, когда единица хранения — это отдельный документ, можно привести диссертацию, хранящуюся в фонде университета. Напротив, дело о принятии российского подданства, включающее в себя прошение, переписку по этому поводу и решение властей, состоит из нескольких документов. К метрическим книгам и ревизским сказкам в разных архивах разное отношение: в некоторых действует принцип, что одно дело — это один документ, в большинстве случаев каждая запись считается отдельным документом. Архивное хранение документов и дел — http: //www.nuru.ru/delo/038. htm

В любом деле, выдаваемом из архивохранилища, листы должны быть пронумерованы от начала до конца, даже если какие-то документы в деле имеют свою нумерацию. Нумеруются именно листы, а не страницы. Лицевая сторона листа при этом имеет номер типа 1, 5, 7, оборотная — л.1 об., 5 об., 7 об. Разворот (на котором находится метрическая запись или описание одной семьи в ревизской сказке) имеет нумерацию л.5 об. — 6.

Каждая единица хранения имеет лист-заверитель, в котором указывается количество листов в деле (в т. ч. пропущенных и литерных), а также их физическом состоянии. На листе-заверителе также ставятся отметки о полистной проверке дела, которая может проводиться перед выдачей или после приёмки дела.

К каждому делу прилагается также лист использования. Каждый человек, который получил это дело для работы, обязан поставить дату, свою фамилию и подпись.

Здания и помещения для архивов

В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17-19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50-55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15°С, а влажность 40-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15-20°С, влажность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Единицы учета архивных документов

3.3. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

3.3.1. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:

единица хранения — физически обособленные архивный документ или архивные документы;

единица хранения архивных документов на бумажной основе — дело — отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку;

единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;

единица хранения фотодокументов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

единица хранения фонодокументов — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

единица хранения видеодокументов — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

единица хранения электронных документов — физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;

единица учета кинодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т.п.;

единица учета фотодокументов — одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;

единица учета фонодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;

единица учета видеодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;

единица учета электронных документов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

Каждый документ в архиве имеет архивный шифр, который позволяет найти его. Этот шифр нужен при заказе и дела.

В наших отчётах о генеалогических исследованиях мы обязательно приводим шифр каждого документа в расшифровке копии или выписке. Это позволяет заказчику, если у него возникнут какие-то вопросы по достоверности приведённых сведений, проверить их, например, позвонив в архив и узнав, есть ли там такое дело.

Архивный шифр включает в себя следующие элементы:

  • Название (полное или сокращённое) архива
  • Номер фонда
  • Номер описи
  • Номер единицы хранения (дела)
  • Номер листа в деле

При ссылках на документ архивный шифр может быть расширен: туда может быть добавлено название фонда или заголовок дела.

В некоторых архивах для заказа дела могут потребоваться также дополнительные сведения, например, номер коробки или связки. Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел. При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются.

В целом архивный шифр имеет следующий вид:

Государственный архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп. 2, д. 788, л. 73об. – 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний». Сам фонд хранится в Государственном архиве Тульской области.

Документы некоторых архивов могут иметь особенности в отношении шифров.

Например, некоторые фонды Российского государственного архива древних актов, сохранили особенности хранения древних государственных учреждений. Поэтому шифр крестоприводной книги в фонде Поместного приказа может быть таким:

РГАДА. Ф. 210. Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97. Л. 747.

В Центральном архиве Министерства обороны, хотя все фонды и имеют свой номер, при ссылках он обычно опускается, приводится лишь название фонда, т.е. номер части:

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

Сколько единиц хранения образовалось за год?

Форма номенклатуры дел как документа, закрепляющего систематизацию документального фонда организации и выполняющего учетную функцию, сложилась достаточно давно и устанавливалась документами, регламентирующими работу архивов организаций. Проанализируем формы номенклатуры дел, которые закрепляются действующими в настоящее время методическими и нормативными документами:

1. В Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (остались в статусе методического документа) форма номенклатуры дел организации и структурного подразделения единая:

2. В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, форма для номенклатур дел организации и структурного подразделения также единоообразна. Она полностью соответствует форме, установленной еще в 1985 году Основными правилами работы ведомственных архивов, которые раньше являлись нормативным документом, т.к. были не только одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, но и утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. В настоящее время данные правила отменены приказом Минкультуры России от 21.01.2016 № 231.

3. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила работы архивов организаций) формы номенклатуры дел организации и структурного подразделения незначительно различаются, что и вызвало вопрос.

Форма номенклатуры дел организации:

Форма номенклатуры дел структурного подразделения:

Правила работы архивов организаций номенклатуре дел посвящают только пять пунктов (с п. 4.14 по п. 4.18). В п. 4.18 содержатся ссылки на ее установленные формы в приложениях № 25 и 26, а сами формы номенклатур дел никак не комментируются.

Но методология и методика работы никогда не определяются формой представления результатов, методология первична, а форма – вторична. Поэтому рекомендуем изучить текст новых Правил работы архивов организаций и обратить внимание, что в них, по-прежнему, закрепляется номенклатура дел в статусе основного учетного документа, отражающего состав (включая количественный) и организацию документального фонда организации (п. 4.15). Кроме того, в соответствии с методикой архивной работы номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 4.16).

Напомним, что если бумажных документов в деле за год собирается более 250 листов, то дело делится на тома. И тогда у каждого тома в наименовании появляется конкретизация заголовка, показывающая, чем содержимое этого тома отличается от других. При этом понятия «том» и «часть» дела – это синонимы. Для бумажных документов в архивном деле единицей хранения и единицей учета считается 1 папка (ею может оказаться как целое дело с содержимым в пределах 250 листов, так и 1 из его томов с таким же предельным объемом). И если при составлении номенклатуры дел в графе 2 указывается планируемое наименование дела, то в графе 3 этой строки по итогам года записывается количество получившихся единиц хранения (1 или более, если дело пришлось поделить на тома), см. Пример 1. Далее в описях отдельными строками фигурирует уже каждая единица хранения (целое дело одной папкой или его тома), это показано в Примере 2.

Пример 1

Фрагмент номенклатуры дел организации на 2016 год

СвернутьПоказатьПример 2

Фрагмент описи дел постоянного хранения на 2016 год

СвернутьПоказать

Текст Правил работы архивов организаций 2015 года подтверждает прежнюю технологию работы (см. процитированные далее пункты 4.25, 4.26 и 4.32). Поэтому считаем, что графу 3 в номенклатуре дел организации необходимо заполнять в обычном порядке, отражая в ней количество томов (частей) каждого бумажного дела (как в Примере 1). Потом это количество должно войти в расчет итоговой записи к номенклатуре дел.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

4.20. <. . .> Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

<. . .>

4.25. На обложке дела указываются:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

4.26. <. . .> В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома (части).

<. . .>

4.32. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

<. . .>

Теперь поясним, как подсчитывать электронные дела / документы. Поскольку ограничений на объем электронного дела / документа не существует, то в графе 3 номенклатуры у такого дела всегда ставим цифру 1, если только оно не записано на несколько носителей информации (например, на 2 CD-диска). А форму представления электронного дела, объем в Мб и локализацию (местоположение) можно указывать в «Примечании».

По новым правилам не надо соблюдать пропорции: 1 документ = 1 CD-диск. Это может быть:

  • 1 контейнер электронного документа, или
  • 1 папка / контейнер с электронными документами на сервере, или
  • 1 представление электронных документов в информационной системе / СЭД.

1 электронный документ (контейнер электронного документа) может представлять собой 1 электронное дело (т.е. 1 единицу учета и единицу хранения).

При оформлении итоговой записи номенклатуры дел гораздо более интересным является вопрос об отражении в ней количества электронных документов и их объема. Новые Правила работы архивов организаций установили, что электронные документы и дела:

  • измеряются в мегабайтах (Мб);
  • учитываются и передаются в архив по отдельным описям электронных дел, документов (они оформляются и на фонды пользования, состоящие из электронных копий).

Оформление классической итоговой записи к сводной номенклатуре дел организации см. в статье «Закрытие делопроизводственного года» в Примере 15

Современные «лучшие практики» рекомендуют в итоговой записи вести раздельный учет:

  • заведенных электронных дел и
  • дел в бумажной форме.

Это облегчает оформление соответствующих описей электронных дел, документов. Но какая-то единая форма итоговой записи к номенклатуре дел для этих целей пока не сложилась. В Примере 3 мы показываем лишь ее возможный вариант.

Пример 3

Таблица итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

СвернутьПоказать

18 октября 2016 года Комиссия по научно-исследовательской и методической работе Росархива рассмотрела и одобрила проект Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, которые разработал ВНИИДАД. Будем надеяться, что в них будут даны исчерпывающие разъяснения по всем вопросам разработки, оформления и ведения номенклатур дел организаций.

Бесплатно 1 номер журнала

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *