Дубликат трудовой книжки

Содержание

Что говорит закон?

Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.

Документ содержит следующие сведения:

  • личные данные о сотруднике;
  • выполняемая работа;
  • данные о переводах, увольнениях, награждениях;
  • причины прекращения договора.

Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

Нормативная база

Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

  • Трудовой Кодекс;
  • Инструкция заполнения ТК;
  • Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.

Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 N 50

В каких случаях выдается?

Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

  • потеря работником;
  • негодное состояние документа;
  • наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
  • утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

Утеря

Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.

Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

Пример:

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Как проходить собеседование при приеме на работу? Смотрите .

Негодность

Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

  • порвалась;
  • обгорела;
  • сильно испачкалась;
  • намокла.

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем

Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

Кто делает?

Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

Сколько стоит?

Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Пошаговая инструкция

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

  • Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
  • Собираются сведения о стаже работника.
  • Издается приказ о выдаче дубликата.
  • Оформляется бланк ТК.
  • Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
  • Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Документы

Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

Требуется ли заявление на выдачу?

Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

В нем присутствуют:

  • причина утери;
  • просьба о выдачи ТК;
  • дата написания, подпись.

Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

Пример заявления:

Заявление работника на выдачу дубликата

Бланк заявления на дубликат

Приказ

Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

  • Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
  • Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
  • Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Справки-основания

В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

  • личные дела и приказы;
  • справки;
  • удостоверения;
  • трудовые договоры;
  • членские и расчетные книжки.

Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

Как правильно сделать и оформить?

Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

Правила оформления

Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

  • Даты прописываются арабскими цифрами.
  • Не допускаются сокращения, помарки.
  • Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
  • В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула:

Отметка о дубликате на титульном листе

Какие сведения вносятся

Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование;
  • род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

Стаж

В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

Места работы

Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

  • дата приема в организацию;
  • сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
  • данные документа, по которому вносились записи.

В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2019:

Пример внесения записей

Сроки выдачи

В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.

Как сделать исправление в трудовой книжке? Образец вы найдете в нашей статье.

Что нужно для приема на работу сотрудников? Узнайте .

Какова ответственность за подделку трудовой книжки? Смотрите .

Нюансы

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

Как заверять записи

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Как оформить уволенному работнику?

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.

Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек

После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников.

Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и являющийся гарантом выплаты будущей пенсии.

При ее утрате можно оформить дубликат, который будет обладать такой же юридической силой.

Сбор информации, которая содержится в ТК, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов.

>Когда и как делают дубликат трудовой

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: «Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки: та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?»

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

ВОПРОС. У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Примечание: п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

  • заявление работника в письменной форме;
  • документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации. Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а страховая пенсия и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что «хитрый» работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

Примечание: Как получить информацию о состоянии лицевого счета в Пенсионном фонде ?. В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет!!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Примечание: На будущее, рекомендуется периодически делать копию трудовой книжки и заверять ее печатью работодателя. На основании такой копии можно вносить записи в дубликат.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

  1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Трудовой Кодекс РФ
    Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019
  2. ВОПРОСЫ по ВЕДЕНИЮ Трудовой Книжки
    Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
  3. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: оформление, запись в трудовую
    Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Новые нормативные требования к созданию официальных документов, в том числе и трудовой, диктуют необходимость изложения доступной для понимания большинства людей информации в открытых источниках. Несмотря на то, что кто-то приступает к зарабатыванию денег уже с ранних лет, а кто-то начинает свой трудовой путь в зрелом возрасте, все факты трудоустройства отражаются в трудовой книжке, начиная с самого первого официального места работы. Поэтому не должно вызывать проблем получение необходимых сведений о профессиональной деятельности, которые иногда можно подтвердить не иначе, как заверить трудовую книжку.

Порядок получения копии

На протяжении жизни люди не раз испытывают необходимость в подтверждении стажа или иных данных, касающихся характера труда. Потребоваться копия трудовой может как человеку занятому, так и оставшемуся без работы. От этого будет зависеть, к кому обращаться за ксерокопией документа.

Заверение трудовой книжки работающего гражданина является прерогативой работодателя. Как правило, в структуру средних и крупных организаций входит отдел кадров или отдел по труду, сотрудники которого отвечают за все операции с кадровыми документами.

Если фирма небольшая и в штате не предусмотрена единица кадровика, то обязанность по ведению и хранению трудовых книжек и выдаче их заверенных копий по приказу возлагается на:

  • главного бухгалтера;
  • помощника руководителя.

Не будет ошибкой, если документ будет подписывать непосредственно руководитель организации. Если физическое лицо трудоустроено к индивидуальному предпринимателю, то обычно запись, доказывающую достоверность сведений о трудовой стезе, делает сам предприниматель.

Копия трудовой книжки подготавливается и подлежит предоставлению в течение 3 рабочих дней с момента её затребования. Подтверждать соответствие копии трудовой книжки подлиннику и выдавать её может исключительно ответственное лицо, имеющее доступ к личной информации.

Просить плату за оформление данного документа противозаконно. Это следует иметь в виду и трудящемуся, и должностному лицу. И, что важно, отнюдь не каждый, изъявивший желание, может получить информацию о трудовой деятельности другого человека.

К данным личного характера свободный доступ не может быть открыт, поэтому и официальная бумага, содержащая такие сведения, выдаётся только лицу, которого они касаются и по заявлению. Но есть и исключения. Официальный запрос различных государственных структур является основанием для выдачи, а также наличие у лица доверенности на получение.

Что касается письменного оформления просьбы, то это регламентируется статьёй 62 Трудового кодекса. Однако у ИП, да и во многих более крупных фирмах это требование не выполняется, чтобы не разводить бюрократии. Мотивируют несоблюдение закона тем, что главное, не забыть удовлетворить запрос сотрудника и тем самым не нарушить прав подчинённых.

Заявление

Одни организации принимают заявления на заверение книжки в произвольной форме, другие же предоставляют специальный бланк для заполнения.

Существенным является указание:

  1. Информации об адресате (например, генеральный директор или начальник кадрового подразделения).
  2. Сведений о заявителе (ФИО и занимаемую должность).
  3. Суть самого запроса.
  4. Дата написания.
  5. Подпись.

Нередко можно услышать требование озвучить цель предоставления, что само по себе незаконно. Если сотрудник не намерен посвящать всех в подробности получения на руки копии своей трудовой, то отказать в её выдаче не могут.

После того как заявление принято, работнику остаётся ждать отведённый срок на оформление запрашиваемого документа.

Когда речь идёт о безработном гражданине процедура выдачи копии трудовой книги существенно отличается. Нужно подчеркнуть, что оригинал находится у самого человека, и обращаться к бывшему нанимателю за копией трудовой книжки не имеет смысла.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

По последнему месту трудоустройства имеют право засвидетельствовать лишь период, когда обратившийся трудился в данной организации, выдав соответствующую справку. В данном случае правом заверения копии документов наделены нотариусы. Они удостоверяют соответствие скопированных листов оригиналу трудовой книжки и делают необходимые записи с целью придания копии законной силы. При этом в нотариальной конторе лишь подтверждают факт идентичности, в обязанность нотариуса не входит проверка достоверности внесённых в трудовую сведений.

Чтобы заверить информацию о стаже работы нотариально, необходимо предоставить в данную контору (любую, на своё усмотрение) паспорт и трудовую книжку, а также все отксерокопированные листы трудовой. Паспорт необходим для сличения данных владельца трудовой книжки и лица, запрашивающего заверение, ведь защиту персональных данных никто не отменял.

Случается, что нотариусы не принимают сделанные собственноручно копии ввиду плохого их качества или неправильного оформления (например, когда копия сделана с двух сторон). Также вообще может быть отказано в заверении указанного документа при имеющихся исправлениях, затёртостях и прочего. Обычно вся процедура занимает немного времени, и гражданин уже в этот день забирает интересующий его документ.

Основное отличие нотариального оформления копии от сделанной работодателем состоит в сроке действия. Так, при получении у нотариуса копия трудовой книжки действует до момента внесения в оригинал документа новых записей. Оформленную по месту работы копию нужно успеть отдать в месячный период, при этом данный срок может быть и меньше, так как банки сами определяют, в течение какого времени будет считаться действительным подобный документ. Ещё одной отличительной особенностью является платный характер нотариальных услуг. Сумма, подлежащая уплате, формируется из госпошлины и цены по прейскуранту.

Правила заверения копии на предприятии

За время своей профессиональной деятельности кадровый работник много раз заверяет копии документов по персоналу, к коим относится и копия трудовой книжки. Ведь именно в организации на протяжении всего периода работы сотрудников хранятся подлинники их трудовых книжек. Поэтому специалистов всегда интересуют все изменения, касающиеся правил подготовки запрашиваемых копий. И сейчас становится актуальным вопрос, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам, применяемым с 1 июля 2019 г.

Чтобы документ был надлежащим образом оформлен, необходимо следовать установленному стандарту, а именно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно ему все страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая страницей с последней записью о работе, копируются с помощью оргтехники на листах формата А4. Причём позволительно размещать по два разворота трудовой книги на одном листе, но не с двух сторон.

Заверение делается двумя способами:

  1. Каждый лист отдельно.
  2. Весь документ в целом.

В первом случае листы скрепляются подручными средствами (например, канцелярским степлером) и на каждой странице делается завершительная надпись «Верно» или «Копия верна», под ней указывается должность уполномоченного лица, проставляется его подпись с расшифровкой и календарная дата.

Данную отметку необходимо размещать, чтобы она захватывала и часть откопированного документа, и чистый фрагмент листа. При наличии печати (кадровой или гербовой) она должна быть проставлена таким же образом, при этом, не затрагивая подпись заверяющего.

Последний лист, касающийся работы, имеет свои особенности. Именно в его заверении и состоит разница вновь принятого нормативного акта от предыдущего. Как правильно заверять страницу трудовой книжки, на которой есть запись «работает по настоящее время», нужно разобраться с учётом недавно принятых положений.

Обычно такая формулировка используется, когда документ предоставляется во внешние организации, а значит, согласно нововведениям, копия трудовой должна содержать дополнительный атрибут. Но всё по порядку.

Вслед за крайней записью о работе (был то приём или, например, перевод) под следующим порядковым номером прописывается фраза «Продолжает работать по настоящее время», которая удостоверяется ответственным работником и печатью.

Данное словосочетание призвано дополнительно засвидетельствовать факт трудоустройства в настоящий момент, хотя неимение записи об увольнении уже говорит об этом. Следовательно, её отсутствие не является причиной для признания документа недействительным.

В обязательном порядке на последней странице необходимо зафиксировать место хранения оригинала трудовой книжки. В качестве примера можно привести подобную надпись: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Ястреб» в личном деле № 7″. Раньше такого требования при предоставлении копии в сторонние организации не было. К хранению документов строгой отчётности, к которым относится трудовая книжка, предъявляются серьёзные требования. Книжки должны быть размещены в сейфах и быть в ведении ответственных за то людей.

Заверение многостраничной копии осуществляется по тому же принципу, то есть проставляются аналогичные отметки. Различие состоит лишь в способе скрепления путём сшивания листов по краю, необходимости их нумерации и заверения всего одного листа (завершающего с текстом или просто отдельного) с обратной стороны, где помимо упомянутых элементов заверительной отметки и места хранения первого экземпляра документа должна присутствовать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Копии объёмных документов делаются часто и не только кадрами, но и другими отделами, например, бухгалтерией. Это обуславливает использование специального штампа, который заказывается именно с целью облегчения подготовки таких документов по требованию.

С какой целью обычно берут копию

Причин, по которым устроенному гражданину необходимо оформлять копию документа о работе, великое множество. Ниже приведены некоторые из них:

  1. Запрос на выдачу копии трудовой может поступить от будущего пенсионера, собирающего документы в Пенсионный фонд для назначения пенсии, например, по льготному стажу.
  2. Получить социальные выплаты и льготы, такие как детское пособие на ребёнка и субсидия на коммунальные услуги, реально при направлении данного документа в органы социальной защиты населения.
  3. Чтобы стать мамой или папой малыша, от которого отказались биологические родители, нужно опять же предъявить копию своей трудовой книжки, но уже в органы опеки.

Данные примеры имеют в своей основе возможность реализации социальных прав, но этим не ограничивается круг запросов граждан.

Экономическая направленность требований на выдачу ксерокопии книжки о трудовом пути также распространена. Ведь сейчас практически ни одна семья не обходится без привлечения заёмных средств. И для того, чтобы одобрили необходимую сумму, потенциальный заёмщик должен подтвердить свою жизненную стабильность и возможность своевременного внесения платежей по кредиту. Отсутствие официального заработка может свести к нулю шанс на получение займа.

Среди официальных органов, которые также принимают заверенные копии трудовых книжек, можно выделить миграционную службу. Для оформления заграничного паспорта служащие продолжают требовать от граждан рассматриваемый документ, несмотря на отсутствие на то необходимости и законных оснований. Может понадобиться она и в суд при рассмотрении трудовых споров и другим адресатам.

При поиске нового места работы зачастую у нового работодателя вызывает интерес прежний трудовой стаж соискателя. Демонстрация копии трудовой в этом случае будет весьма уместна. Конечно, непосредственный начальник будет изучать занимаемые кандидатом должности, периоды занятости, частоту смены мест работы, основания увольнений и прочие моменты.

Однако жизненный опыт показывает, что не всегда требуется предоставление копии самой трудовой книжки. Ведь для многих понятия копия трудовой, выписка из трудовой книжки и её дубликат равнозначны. В связи с этим отделу кадров приходится выяснять, что же от них требуется на самом деле.

Иногда запросы бывают абсурдными, когда при наличии подлинника трудовой книжки начинают просить её дубликат. А данный документ может быть выдан только при уничтожении или утере оригинала трудовой. В другой раз из-за отсутствия соответствующих знаний в терминологии специалист вынужден тратить значительное время на подготовку копии всего документа, когда можно было обойтись лишь отдельными листами (выпиской из трудовой).

Электронная трудовая книжка

Если раньше внедрение электронных трудовых книжек казалось событием далёким, то сейчас перспектива скорого перехода на виртуальное ведение основных кадровых документов более чем реальна.

Сегодня идёт работа над соответствующим законопроектом. Уже осторожно озвучивается возможное время перехода на виртуальные трудовые – 2020 год, при этом акцентируют внимание общественности на постепенном вхождении цифрового документа. Ясно одно – процесс неизбежен. Однако ещё предстоит много сделать и в законодательном плане, и в техническом вопросе.

К преимуществам ведения трудовых книжек в электронном виде можно отнести:

  • защиту личных данных;
  • высокую скорость получения сведений;
  • отсутствие необходимости подачи информации о трудовой деятельности для получения государственных услуг.

Главной причиной смены бумажного носителя трудовых данных на электронный называют неэффективность традиционного способа фиксации сведений о труде, характеризующуюся сложностью восстановления такого документа при его потере, и, как следствие, лишением граждан полагающихся им выплат.

Обобщая изложенное, можно сказать, что копия трудовой книжки — это распространённый вид кадрового документа, назначение которого многогранно. Он имеет неоспоримую социальную значимость, поскольку является основой приобретения гражданином определённых льгот и получения желаемых услуг. Поэтому так важно иметь достаточные и необходимые знания для качественного ведения кадрового делопроизводства.

Ошибаются все, и при формировании копий кадровых документов ошибки тоже не исключены. А последствия неправильного заверения плачевны: рабочему или служащему приходится повторно собирать кипы документов на выплаты или услуги, поскольку пока переделывается копия книжки, срок действия остальных документов истекает.

Бывает, что необходимый документ надлежаще и вовремя подготовлен, однако не был предъявлен в установленный срок в соответствующее учреждение. Тогда представитель кадровой службы, несмотря на своевременность подготовки запроса, обязан повторно совершать те же действия по заверению. Радует, когда люди приносят устаревшие варианты копий. Это экономит время на копирование трудовой книжки и остаётся всего-навсего продублировать заверительную отметку с проставлением новой даты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *