Доставка рабочих к месту работы

Доставка сотрудников

КорпорацияИмекс-сервис плюс

Спасибо большое Тиграну и Дмитрию, вовремя приехали, погрузили, подождали пассажирку. И все доставили к месту назначения благополучно — и бабушку и ее вещи. Все с профессиональным подходом — вежливо и по деловому.
Очень рада, что выбрала этого перевозчика. Сайтом воспользовались впервые — впечатляет! предложений было много. Заказ согласовала в тот же день. Спасибо оператору Алексею за помощь в оформлени заказа.

АНО ДОИнститут этнокультурного образования

АНО ДО «Институт этнокультурного образования» выражает благодарность ООО «Автотранс» в лице директора Еремина Т.В. за организацию транспортного обслуживания мероприятий АНО ДО «Института этнокультурного образования с 26 марта по 2 апреля 2015 года.
Благодарим Вас и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

ОООДанон Индустрия

ООО «Данон Индустрия» выражает глубокую признательность и искреннюю благодарность ООО «Автотранс» за плодотворное сотрудничество.
Одним из важных преимуществ Вашей компании является своевременное и качественное выполнение услуг, укомплектованность штата квалифицированным персоналом, оперативность в работе и ответственность за взятые на себя обязательства.
ООО «Автотранс» зарекомендовала как надежный деловой партер, способный выполнять любые задачи по оказанию пассажирских услуг в сжатые сроки и отличным качеством работ.
Мы надеемся на успешное развитие наших деловых отношений. Желаем Вам и Вашей компании новых достижения и вершин в бизнесе.

Благотворительный фондКАЧЕСТВО ЖИЗНИ

Региональный благотворительный общественный фонд содействия деятельности в сфере пропаганды здорового образа жизни «КАЧЕСТВО ЖИЗНИ» благодарит Вашу компанию за транспортное обслуживание «Третьего Московского фестиваля творчества людей с особенностями психического развития «Нить Ариадны. В дни работы Фестиваля, с 9 по 14 ноября 2014 года, автобусы и микроавтобусы ООО «Автотранс» обеспечивали доставку участников и гостей Фестиваля к местам проведения различных мероприятий — на театрально-концертные, выставочные и другие площадки города Москвы.
Комфортабельные автобусы, грамотные водители, с заботой относящиеся к пассажирам, и профессиональная работа диспетчеров обеспечили высокий уровень транспортных услуг, предоставленных участникам фестиваля «Нить Ариадны».
Компания ООО «Автотранс» зарекомендовала себя как надежная транспортная компания и ответственный партнер в проведении международных мероприятий.
Мы благодарим ООО «Автотранс» за оказанные услуги и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

КомпанияСимбат Тойз

Компания «Симбат Тойз» выражает благодарность за надежное и качественное выполнение обязательств по доставке сотрудников нашей организации до офисного центра от станции метро.
Отдельно благодарим коллектив ведителей ООО Автотранс за чуткое отношение к нашим гостям, которые часто пользуются услугами Вашей транспортной компании.
Желаем успешного развития вашей компании и надеемся на продолжение нашего многолетнего сотрудничества.

Ассоциация общественных объединенийМеждународный союз немецкой культуры

Ассоциация общественных объединений «Международный союз немецкой культуры» выражает благодарность ООО «Автотранс» за помощь в организации транспортного обслуживания комплекса мероприятий, приуроченных к IV Международной научно-практической языковой конференции: «Немцы России: стратегии развития языковой работы. 5 лет ответственности» с 25 марта по 2 апреля 2015 года.

Расходы по доставке сотрудников на работу

Марина Косульникова, главный бухгалтер компании «Галан»
Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия»

В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на такую доставку при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье.
Компании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.
Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.

Доставка как расход

При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы (п. 26 ст. 270 НК РФ):
1) обусловлены технологическими особенностями производства;
2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435). А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи (пост. ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07). При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах (пост. ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 (определением ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13115/09 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано), ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008).
Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.

Расходы на доставку связаны с технологическими особенностями производства?

В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:
— производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18);
— недостаточность рейсов общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198);
— время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.

Документооборот расходов по доставке

Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.
Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.

Расходы по доставке на такси

Налоговики считают (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют (письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 № 20-12/5434) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.
С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию (пост. ФАС МО от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).

Учет НДС

Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.
В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения НДС отсутствует (п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ВВО от 29.10.2007 № А29-1926/2007).

Учет страховых взносов

Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ)).
По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда (определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).
Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании (пост. ФАС ЦО от 03.09.2012 № Ф10-2647/12 (определением ВАС РФ от 22.11.2012 № ВАС-15286/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано)).
По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников (определение ВАС РФ от 10.01.2013 № ВАС-17525/12). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.

Учет НДФЛ

Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников (письмо Минфина России от 04.12.2006 № 03-03-05/21). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809, от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435).
По мнению Минфина России (письмо УФНС России по г. Москве от 16.11.2007 № 28-11/109498), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ).
В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). По мнению автора, сделать это не так просто. Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.

Бухгалтерский учет расходов по доставке

В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Отражают их по дебету счетов учета затрат (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).
Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.
Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Пример
Фирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС — 9000 руб.).
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 9000 руб. — НДС принят к вычету;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.
Мнение
Ольга Ястребкова, ведущий юрисконсульт компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»
Обязательно ли соблюдение двух условий?
Налоговый кодекс устанавливает, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в следующих случаях:
1) в силу технологических особенностей производства;
2) когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Конструкция данного пункта допускает неоднозначные толкования. При его практическом применении часто возникает вопрос, всегда ли необходимо соблюдать эти два правила одновременно или достаточно наличия одного из оснований.
Здесь необходимо отметить, что ни у судов, ни у чиновников нет четкого и однозначного ответа на этот вопрос, однако некоторые общие тенденции прослеживаются.
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при одновременном соблюдении двух условий является совершенно безрисковым и бесспорным вариантом как с точки зрения контролирующих органов, так и с точки зрения судов (письма Минфина России от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 04.12.2006 № 03-03-05/21, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435, от 02.08.2005 № 03-03-02/43).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только второго условия также поддерживается на сегодняшний день официальной позицией Минфина России и судебными органами (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198; пост. ФАС ЗСО от 15.03.2013 № А27-11302/2012, ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только первого условия, скорее всего, придется отстаивать в суде, так как это не отвечает официальной позиции налоговиков. Однако у предприятия есть хорошие шансы этот спор выиграть (пост. ФАС ДВО от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011, ФАС ЗСО от 24.06.2009 № Ф04-3764/2009(9413-А27-40), ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 по делу № А40-17745/08-80-41, ФАС ПО от 13.03.2008 № А55-8279/07).
>Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Доставка транспортом

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта

Страховые взносы

НДФЛ

У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.

Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.

Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).

Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.

У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.

Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Оплата рабочих поездок

Компенсации курьеру

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Оплата такси

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

Условие 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями и предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

В Письме Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49 говорится, что организация может учесть расходы на доставку сотрудников в составе расходов, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, если одновременно соблюдаются условия:

  • технологическая особенность производства, к таким особенностям можно отнести:
  • удаленность производства от места жительства сотрудников;
  • низкая пропускная способность общественного транспорта;
  • значительные интервалы в движении общественного транспорта;
  • круглосуточный или многочасовой режим работы организации (рабочий день заканчивается поздно, когда рабочий транспорт уже не ходит);
  • предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором.

Однако порядок изложения в п.26 ст.270 НК РФ предусматривает альтернативность условий, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении налогооблагаемой базы, и не содержит никаких указаний о возможности учета указанных расходов только при наличии совокупности таких условий. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды.

Официальная позиция обосновывает тем, что для признания расходов на доставку сотрудников должны выполняться оба условия, то есть, доставка сотрудников должна быть вызвана технологическими особенностями производства и предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Аналогичные выводы содержит Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435, в письме указано, что расходы по доставке сотрудников, которая необходима в силу технологических особенностей производства, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если такая доставка не предусмотрена коллективными либо трудовыми договорами.

Если компания организовала доставку сотрудников в силу технологических особенностей производства, но нигде не закрепила, в данном случае налоговые органы могут доначислить налог на прибыль; НДС на стоимость доставки служебным транспортом, расценивая ее как услуги для собственных нужд (п.2 ст.146 НК РФ); начислить соответствующие пени и штрафы. В данной ситуации для подстраховки от налоговых неприятностей стоит включить в трудовой и (или) коллективный договоры условие о доставки сотрудников к месту работы и обратно. Производственная необходимость доставки должна быть документально подтверждена, в примерный перечень документов, который может служить доказательством подтверждения расходов, входят:

  • письмо (справка) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);
  • правила внутреннего трудового распорядка, график работы сотрудников, для которых организована доставка;
  • приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (в приказе необходимо указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников она предназначена, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
  • трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников к месту работы и обратно;
  • если доставка осуществляется силами организации, то прилагается приказ руководителя о назначении ответственного за организацию доставки сотрудников до работы и обратно, путевые листы, утвержденный маршрут, расписание и т.д.

Организовать перевозку можно собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. В случае, если организация пользуется услугами сторонней организации, то все затраты на перевозку штатного персонала отражаются следующим образом.

Пример 1. Расходы по доставке персонала ОАО Агрофирмы «Новоникольское» обусловлены удаленностью производства от места жительства сотрудников, общественный транспорт ходит с большими интервалами, доставка к месту работы и обратно закреплена в трудовых и коллективных договорах с персоналом. Работодатель заключил договор ополучении транспортных услуг от ООО «Омега» на сумму 21 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб.

В бухгалтерском учете будут отражены следующие записи:

Первичные документы

Операция

Сумма

Дт

Кт

Акт об оказании услуг

Отражена задолженность за предоставленные транспортные услуги

20 000

Счет — фактура

Отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией

1 800

Счет – фактура и иные документы, подтверждающие уплату налога.

Предъявленная сумма НДС принята к вычету

1 800

Платежное поручение

Отражена оплата транспортных услуг

21 800

Стоимость услуг стороннего перевозчика включается в прочие расходы в размере 20 000 руб., связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ.

Если перевозка сотрудников работодателем предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена коллективным (трудовыми) договорами, то доставка не является реализацией услуг, следовательно, начисление НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ) неправомерно.

В связи с тем, что доставка персонала вызвана производственной необходимостью, так как работник не имеет возможности добраться до места работы и обратно общественным транспортом, поэтому оплата организацией услуг по перевозке либо перевозка собственными силами не признается экономической выгодой работников. Следовательно, стоимость услуг по доставке персонала не включается в доходы работников и не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС.

Организация, обеспечившая перевозку сотрудников к месту работы и обратно собственным или арендованным транспортным средством, в состав затрат включает:

  • материальные расходы (затраты на приобретение ГСМ, запчасти для транспорта) (п.1 ст. 254 НК РФ);
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя) (ст. 255 РФ);
  • амортизация основных средств (ст. 257 НК РФ и ст. 259 НК РФ);
  • арендные платежи (пп.11.п.1 ст. 264 НК РФ);
  • иные обоснованные расходы, непосредственно связанные с перевозкой работников (п.1 ст. 264 НК РФ).

Условие 2. Производственной необходимости в доставке нет

Если производственной необходимости в доставке сотрудников к месту работы и обратно нет, то экономическую целесообразность таких расходов подтвердить сложно, поскольку сотрудники могут добраться до работы на транспорте общего пользования. Следовательно, затраты на доставку работников в расходах учесть нельзя, даже при наличии трудового и (или) коллективного договоров.

В данном случае работодатель должен:

  • начислить НДС на стоимость перевозки (ст.146 НК РФ);
  • начислить страховые взносы (пп.1 ст.7 №212-ФЗ);
  • удержать НДФЛ со стоимости доставки, как с дохода, полученного в натуральной форме (п.1 ст. 210 НК РФ).

Стоимость доставки служебным транспортом органами надзора расценивается ее как реализация услуг на безвозмездной основе (п.1 пп.1 ст.146 НК РФ ), организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оправдательных документов. Расходы на доставку должны подтверждаться договорами на оказание услуг, счетами-фактурами, актами выполненных работ, путевые листы, платежными поручениями.

Внимание

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую статью.

Победителя ждет главный приз — 30 000 рублей!

Узнать больше о конкурсе

Пример 2. Организация ООО «Омега» расположена в черте г. Астрахань, имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно. Доставляя сотрудников к месту работы и обратно, организация реализует услуги на безвозмездной основе, согласно п.2 ст. 154 НК РФ, налоговая база определяется исходя из стоимости услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке предусмотренному статьей 105.3 НК РФ. Предположим, что рыночная стоимость проезда в 50 руб., в марте 2013 года 21 рабочий день, итого стоимость проезда в месяц 1050 руб. (50 руб.*21 день). Налоговой базой для начисления НДС является цена 50 руб. В бухгалтерском учете будет отражена следующая запись: Дт 90 «Продажи» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам, НДС» 1 050*18%=189 руб.

Согласно Федеральному Закону «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» №212-ФЗ п.1 ст.7, страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

В ст. 9 закона N 212-ФЗ, определяющей перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат, освобождения денежной компенсации на проезд к месту работы и обратно от обложения страховыми взносами не предусмотрено.

Таким образом, на стоимость доставки сотрудников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, уплачиваемые в соответствии с Законом № 212-ФЗ. База должна определяться конкретно по каждому сотруднику с начала расчётного периода по истечению каждого календарного месяца нарастающим итогом (пп.3 ст.8 №212-ФЗ).

Доставки сотрудников к месту работы и обратно в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Кроме того, в перечне не облагаемых НДФЛ выплат, предусмотренных ст. 217 НК РФ, отсутствует оплата доставки работников по решению работодателя. Стоимость доставки включаются в доходы при условии, что их размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу. Исходя из этого, данные выплаты облагаются НДФЛ, следовательно, работодателю необходимо организовать персонифицированный учет работников, которые пользуются услугой по доставке к месту работы и обратно, рассчитать стоимость доставки, относящуюся к каждому работнику. Доводы о том, что вести персонифицированный учет достаточно сложно, трудоемко или просто невозможно, органами контроля не принимаются.

Для расчета дохода каждого работника, Минфин рекомендует воспользоваться табелем учета рабочего времени или другим аналогичным документом, рассчитать доход каждого сотрудника путем деления разовой стоимости доставки на количество сотрудников, явившихся в этот день. А ведь кто-то из работников мог добраться до офиса городским транспортом или на личном автомобиле, мог приехать на работу раньше или, наоборот, опоздать. Таким образом, работодатель не располагает информацией о сотрудниках, фактически воспользовавшихся автобусом.

Следует обратить внимание: положение гл.23 НК РФ не предусматривает использование расчетных методов для исчисления налоговой базы по НДФЛ. Не установлено подобных методов определения базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Поэтому, что бы рассчитать НДФЛ и страховые взносы, работодатель должен располагать информацией о том, что доход фактически получен работником, но еще и иметь возможность точно определить сумму этого дохода.

Работодатель сам может установить свой способ учета, например, использовать талончики или билетики, требовать, что бы работники, пользующиеся ведомственным транспортом, отмечались в специальном списке.

В небольших организациях, как правило, назначается ответственное лицо, которое составляет списки сотрудников, пользовавшихся корпоративным транспортом, а по окончании месяца подсчитывается количество поездок по каждому работнику и передает эти сведения в бухгалтерию.

Рассмотрим следующий пример.

Пример 3. Организация ЗАО «Колос» расположена в черте г. Краснодар и имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для бесплатной перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Доходы сотрудников от проезда к месту работы составят 21 010 руб. Взносы в ПФР составят 2 100 руб. (21 010 руб.* 21%); в ФСС-504,24 руб. (21 010 руб.*2,4%); в ФФОМС — 777,37 руб. (21 010 руб.*3,7%). НДФЛ на доходы сотрудников составит 2 731,3 руб.(21 010 руб. *13%).

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция

Первичные документы

02,10,68,69,70

21 010

Отражены расходы, связанные с доставкой сотрудников

Ведомость начисления амортизации, требования-накладные, акты на передачу товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, ведомость начисления заработной платы, Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

2 731,3

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников в связи с бесплатной перевозкой

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

4 412,1

Начислены страховые взносы в ПФР на доходы сотрудников

Бухгалтерская справка-расчет

504,24

Начислены страховые взносы в ФСС на доходы сотрудников

777,37

Начислены страховые взносы в ФФОМС на доходы сотрудников

Пример 4. Организация ОАО «Русь-Агро» осуществляет платную перевозку сотрудников к месту работы, по тарифу 30 руб. Рыночная стоимость проезда 50 руб.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Уважаемые читатели!

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении статьи. Оставляйте комментарий, критикуйте, ставьте «лайк» или рекомендуйте друзьям 🙂

Ваше мнение будут учитываться при выборе победителя конкурса!

Доход сотрудника от проезда к месту работы и обратно составит 20 руб. (50 руб.-30 руб.). Допустим в марте 2013 года был 21 рабочий день, итого за месяц доход сотрудника составит 420 рублей (21 день * 20 руб). Взносы в ПФР составят 88,2 руб. (420 руб.*21%); в ФСС — 10,8 руб. (420 руб.*2,4%); в ФФОМС –15,54 руб. (420 руб.*3,7%); НДФЛ -55 руб.(420 руб. *13%).

Доставку осуществляется собственным автобусом:

Операция

Сумма, руб.

Дт

Кт

Отражена реализация услуг по доставке сотрудникам (50 руб.*21 день)

Начислен НДС на стоимость доставки сотрудников к месту работы

(50 руб.*21 день*18%)

Отражены затраты, связанные с доставкой сотрудников к месту работы

02,10,68,69,70

Отражена сумма входящего НДС, стоимость ГСМ 400 руб. (400 руб.*18%)

НДС предъявлен к вычету

Списаны затраты, связанные с доставкой сотрудников

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников (420*13%=81.9)

Начислены страховые взносы в ПФР

88,2

Начислены страховые взносы в ФСС

10,08

Начислены страховые взносы в ФФОМС

15,54

Таким образом, безопаснее и спокойнее учитывать доставку сотрудников, когда в ней действительно есть нужда и обязанность по доставке прописана в локальном акте. Производственную необходимость доставке нужно документально подтвердить.Если доставка не обусловлена технологической особенностью, работодатель организует проезд к месту работы и обратно, руководствуясь исключительно заботой о сотрудниках, то в данном случае необходимо вести персонифицированный учет, на стоимость доставки работников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ, удерживать НДФЛ, начислять НДС на стоимость доставки.

Ситуация

Налог на прибыль

НДС

НДФЛ

Страховые взносы

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль

Не облагается

Не облагается

Не начисляются

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и не предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, но предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, не предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

>
Как отразить в учете расходы на доставку сотрудников к месту работы

НДФЛ и страховые взносы: вахтовый метод

Стоимость доставки сотрудников до места работы, работающих вахтовым методом, от места нахождения организации (пункта сбора) до вахтового поселка и обратно не облагается:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 12 сентября 2014 г. № 17-3/В-434);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли включить стоимость доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно в их доходы и удержать с них НДФЛ? Организация использует вахтовый метод работ.

Ответ: да, нужно.

Расходы на проезд сотрудников от местожительства до пункта сбора (и обратно) организация компенсировать не обязана (решение Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924). Поэтому если она оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с суммы компенсации нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68, от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60, от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до пункта сбора. Поэтому расходы на доставку работников от местожительства до места сбора не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

  • зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации (например, в коллективном договоре);
  • организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и индивидуальным – это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для личных нужд).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14), от 22 ноября 2007 г. № Ф04-7996/2007(40258-А75-7), от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42), Северо-Западного округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости перевозки сотрудников от местожительства до места вахты и обратно? Сотрудники имеют возможность добираться до места вахты самостоятельно. Пункт сбора организация не создает.

Ответ: да, нужно.

Если сотрудники имеют возможность самостоятельно добраться до места вахты (вахтовый поселок не является местом ограниченной транспортной доступности), то оплата проезда работодателем признается доходом сотрудника в натуральной форме (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Объясняется это так.

Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством и связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Статьей 302 Трудового кодекса РФ определен перечень гарантий и компенсаций лицам, работающим вахтовым методом. Данный перечень является закрытым. Оплата проезда сотрудников от места их постоянного жительства до места проведения вахтовых работ и обратно данной нормой не предусмотрена. Следовательно, расходы на проезд сотрудников от местожительства до места вахты (и обратно) организация компенсировать не обязана. Этот вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924. Получается, что оплата проезда в данном случае не считается компенсационной выплатой, установленной законодательством.

Исходя из этого, если организация оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с компенсации нужно удержать НДФЛ.

Такой вывод подтверждается письмами Минфина России от 26 февраля 2013 г. № 03-04-06/5379, от 22 июня 2009 г. № 03-03-06/1/418, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки рабочих от местожительства до места вахты независимо от того, имеют они возможность добраться самостоятельно или нет. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до места работы. Поэтому расходы на перевозку сотрудников от местожительства до места вахты не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с сумм компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места вахты не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до места вахты и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

  • зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации. Например, в коллективном договоре можно прописать следующее: «Работодатель обязуется компенсировать стоимость проезда сотрудника от местожительства до места вахты (обратно) в размере фактически произведенных расходов на проезд железнодорожным транспортом кратчайшим путем в плацкартном вагоне поезда. Стоимость проезда компенсируется при предъявлении сотрудником железнодорожного билета»;
  • организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (например – плацкартный вагон поезда).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту вахты (см., например, постановление ФАС Московского округа от 15 марта 2010 г. № КА-А40/1852-10).

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки работников до места работы и обратно? Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств.

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на перевозку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации? Организация не использует вахтовый метод.

Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет перевозка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства.

Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.

Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Ведь стоимость услуг по перевозке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, перевозка сотрудников к месту работы происходит в рамках трудовых отношений. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждается в письме Минтруда России от 13 мая 2014 г. № 17-4/ООГ-367 и письме ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250. Судьи согласны с чиновниками (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

ОСНО: вахтовый метод

При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Единственное условие – эта обязанность организации должна быть предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре (письма Минфина России от 16 мая 2013 г. № 03-03-06/1/17142, от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112).

Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Работы ведутся вахтовым методом. Организация применяет общую систему налогообложения

Работа ООО «Производственная фирма «Мастер»» организована вахтовым методом. Налог на прибыль организация уплачивает ежеквартально. В коллективном договоре указано, что организация обеспечивает доставку сотрудников от места сбора до вахтового поселка и обратно. Для перевозки сотрудников «Мастер» арендует автобус. В июне сумма платы за аренду автобуса составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.).

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76
– 100 000 руб. (118 000 руб. – 18000 руб.) – начислена плата за аренду автобуса для доставки сотрудников, работающих вахтовым методом;

Дебет 19 Кредит 76
– 18 000 руб. – учтен входной НДС по арендной плате;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 000 руб. – принят к вычету НДС по расходам, связанным с производством и реализацией продукции.

При расчете налога на прибыль за первое полугодие бухгалтер «Мастера» включил плату за аренду автобуса в состав прочих расходов. НДФЛ со стоимости доставки сотрудников бухгалтер не удерживал. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начислял.

Ситуация: можно ли учесть расходы, связанные с наймом жилья, при расчете налога на прибыль? Организация применяет вахтовый метод. Во время доставки к месту работы сотрудники ночуют в арендованном помещении.

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их нужно рассматривать как составную часть затрат на доставку сотрудников к месту работы. Основанием для уменьшения налогооблагаемой прибыли является подпункт 12.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такая же точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/1/126.

ОСНО: невахтовый метод

По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Так, затраты на перевозку рабочих можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:

  • обусловлены технологическими особенностями производства;
  • предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Данный порядок установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда, при условии что это предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Аналогичный вывод следует из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 18 марта 2015 г. № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778.

Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства?

Таким обоснованием могут быть, например:

  • удаленность организации от населенных пунктов;
  • использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.

Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.

При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.

Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.

Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Такие выводы можно сделать на основании положений статьи 252, пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.

Вычет НДС при оплате проездных билетов

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов? Сотрудники следуют до места работы самостоятельно.

Ответ на этот вопрос зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов:

  • организация самостоятельно приобретает билеты (в т. ч. через подотчетное лицо);
  • организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов.

Если организация самостоятельно приобретает билеты, действуют следующие правила. Вычет НДС возможен при наличии счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При наличной оплате билета сотруднику счет-фактуру не выдадут. А возможность принять НДС к вычету на основании бланка строгой отчетности (билета) с выделенной суммой налога в законодательстве предусмотрена только для командировок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Вместе с тем, в письме от 10 октября 2008 г. № 03-07-11/333 Минфин России признал, что при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов организация может принять налог к вычету на основании билета с выделенной суммой НДС.

Если организация компенсирует работнику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету не принимайте. В таком случае не соблюдено одно из условий для вычета входного налога – принятие на учет активов, по которым применяется вычет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Подробнее об этом см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы, связанные с перевозкой сотрудников до места работы и обратно, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть такие расходы. Если они доставляют сотрудников собственным транспортом – по подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, если арендованным транспортом – по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли при упрощенке учесть оплату услуг по договору, заключенному с транспортной компанией для доставки сотрудников к месту работы и обратно?

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их можно включить в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие: факт доставки должен быть документально подтвержден, а соответствующие расходы – экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением могут служить:

  • договор, заключенный с транспортной компанией;
  • акт выполненных работ;
  • проездные билеты сотрудников;
  • иные документы.

Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 31 августа 2007 г. № 03-11-04/2/217.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому сумму затрат на доставку сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Расходы по доставке сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму входного НДС, выделенную в счете-фактуре перевозчика (если для доставки сотрудников используется привлеченный транспорт), также нужно распределить. Распределение сделайте пропорционально доле операций, облагаемых НДС. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Подробнее об этом см. Как принять к вычету входной НДС при раздельном учете облагаемых и необлагаемых операций.

Пример распределения расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 12 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 4 000 000 руб.

«Гермес» ведет круглосуточную торговлю. Коллективным договором предусмотрено, что доставка сотрудников, работающих в ночную смену, производится за счет организации. Для доставки сотрудников, работающих в ночную смену, «Гермес» арендует автобус. В январе плата за аренду автобуса составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.). Организация признает, что эти расходы вызваны производственной необходимостью, и учитывает их при налогообложении.

Чтобы распределить плату за аренду автобуса между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
12 000 000 руб. : (12 000 000 руб. + 4 000 000 руб.) = 0,75.

Доля расходов на доставку сотрудников, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, равна:
(118 000 руб. – 18 000 руб.) × 0,75 = 75 000 руб.

Доля расходов на доставку сотрудников, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
118 000 руб. – 18 000 руб. – 75 000 руб. = 25 000 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *