Должностной регламент

1. Должностной регламент

Должностной регламент – это основной организационно-нормативный акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего согласно занимаемой должности, утверждаемый представителем нанимателя.

Цели разработки должностных регламентов:

 создание организационно-нормативной основы служебной деятельности гражданских служащих;

 повышение ответственности гражданских служащих за результаты их служебной деятельности, осуществляемой на основании служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

 обеспечение объективности при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Требования, предъявляемые к содержанию должностного регламента.

Исходя из целей разработки должностного регламента и в соответствии с ч. 2 ст. 47 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» в должностной регламент должны быть включены следующие разделы:

 общие положения;

 квалификационные требования;

 должностные обязанности, права и ответственность;

 перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

 перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

 сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

 порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;

 показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Установленные Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» требования к разработке должностного регламента государственного гражданского служащего могут быть конкретизированы нормативно-правовыми актами государственных органов. Например, требования к порядку разработки должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа РФ уточнены распоряжением ФТС РФ от 4 апреля 2005 г. № 139-р «О методических рекомендациях по разработке и утверждению должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации».

Гражданский служащий при заключении служебного контракта, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей иной должности должен ознакомиться с должностным регламентом по соответствующей должности гражданской службы под роспись.

Создание системы должностных регламентов, содержащих пра­вила организации деятельности государственных служащих и реализации государственных полномочий, является одним из самых важных направлений административной реформы, осуществляемой в настоящее время в Российской Федерации. Отказ от существующей системы должностных инструкций и переход к внедрению должностных регламентов создает устойчивый институт регламентации государственных служащих, максимально связывающий систему оплаты труда и премирования, содержания работ и требования к результатам работы.

Административный регламент

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» не дает определение административного регламента, однако в тексте есть ссылка на то, что в административном регламенте содержится перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.

В разработанной на настоящий момент концепции Федерального закона «Об административ­ных регламентах», содержатся следующие положения:

А. Понятие административного регламента.

Под административным регламентом понимается норматив­ный правовой акт, устанавливающий стандарты исполнения государственных функций, т.е. обязательные требования к показателям, содержанию, порядку совершения, качеству управлен­ческих действий, процедур и процессов, обеспечивающие эффективную реализацию государственных функций органом государственной власти в пределах его компетенции в интересах государства, граждан и юридических лиц.

Административный регламент должен исчерпывающим образом (с описанием последовательно выполняемых действий, про­цедур и их стадий, сроков исполнения, вариативностью возмож­ных решений, формой результата, должностным положением исполнителя и т.д.) регулировать исполнение соответствующих государственных функций. Модернизация исполнения государственных функций предполагает разработку электронных адми­нистративных регламентов.

Под электронным административным регламентом, правовой статус которого закрепляется обычным административным регламентом, понимается электронная форма административного регламента (форма реализации административных регламентов с помощью информационно-коммуникационных технологий), используемая для выполнения, анализа и контроля управленческих действий и процедур, обеспечивающих принятие исполнительным органом государственной власти управленческого решения и/или оказание государственной услуги в электронной форме.

Форма и содержание административного регламента.

Административный регламент государственного органа принимается в форме нормативно-правового акта и включает в себя следующие основные элементы:

 последовательность и варианты действий и решений, необходимых для осуществления полномочий исполнительного органа государственной власти, сроки их совершения;

 нормативы использования ресурсов, необходимых для совершения действия или принятия решения;

 формы и порядок контроля за совершением действий и принятием решений в ходе осуществления полномочий исполнительного органа государственной власти;

 критерии принятия решений;

 показатели результативности;

 формы отчетности о совершении действий или принятия решений в ходе осуществления полномочий исполнительного органа государственной власти.

Фактически административный регламент представляет собой алгоритм исполнения полномочия (функции) или процесса по предоставлению услуги.

Сфера действия административных регламентов.

 Административными регламентами должно быть, в первую очередь, урегулировано исполнение государственных функций и отдельных процессов (административно-деловых процессов), обеспечивающих их исполнение, непосредственно связанных:

 с осуществлением исполнительными органами государственной власти контрольной и надзорной деятельности;

 с межведомственным взаимодействием (взаимодействием исполнительных органов государственной власти в процессе осуществления государственных функций);

 с оказанием государственных услуг неопределенному кругу лиц, обеспечением исполнения прав и обязанностей граждан и организаций, оказанием государственных услуг конкретным граж­данам и организациям непосредственно в государственных органах, включая вопросы:

а) регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

б) лицензирования отдельных видов деятельности;

в) регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

г) предоставления земельных участков, участков недр, участков лесов, водных объектов, а также изъятие этих участков и объектов у собственника или иного законного владельца;

д) предоставления организациям, индивидуальным предпринимателям или физическим лицам кредитов, ссуд, субвенций, субсидий, компенсаций, финансовой и материальной помощи, инвестиций, квот, гарантий, льгот и преимуществ за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов, а также средств государственных внебюджетных фондов;

е) размещения государственных заказов;

ж) управления государственным имуществом или имуществен­ными правами;

и) выдачи разрешений на выполнение строительно-монтажных работ (строительных разрешений), на эксплуатацию строительных и других объектов или оборудования, а также принятия других управленческих решений по вопросам инвестиционной деятельности;

к) регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания;

л) регистрации транспортных средств;

м) предоставления гражданам жилых помещений в домах государственного и муниципального жилищных фондов и пользования этими помещениями;

н) приватизации жилых помещений;

п) назначения и выплаты пенсий, пособий;

р) признания за физическим лицом статуса, дающего основание для получения льгот и преимуществ;

с) выдачи документов, имеющих юридическое значение;

т) предоставления, удостоверения, регистрации или приостановления (прекращения) иных правомочий организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, и иных.

Административные регламенты не разрабатываются для государственных функций, процессуальный порядок осуществления (участия в осуществлении) которых исполнительными органами государственной власти регулируется процессуальными кодексами и федеральными законами (УПК РФ, КоАП РФ, ГПК РФ, АПК РФ, федеральными законами «Об исполнительном производстве», «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Виды административных регламентов.

Предполагается закрепить понятие, требования к разработке и содержанию двух основных видов административных регламентов:

 административных регламентов государственных функций;

 административных регламентов исполнительных органов государственной власти.

Развитие системы должностных и административных регламентов не может быть осуществлено в форме бессодержательной ревизии и систематизации действующих положений и должностных инструкций (хотя именно такой сценарий реформы представляется на сегодняшний день наиболее вероятным). Регламентация функций государственного служащего должна быть прежде всего подчинена задаче повышения эффективности (или рациональности) его деятельности.

Отвечает ли этой задаче предполагаемое повышение степени регламентации функций государственного служащего? Является ли «зарегулированность» гарантией эффективности и ответственности? С одной стороны, появление более подробной и систематизированной регламентации должностных функций, повышение степени их конкретизации создаст условия для объективной оценки деятельности государственного служащего, позволит более четко определить сферу его ответственности (по принципу «чем конкретнее задача, тем легче оценить результат»). С другой стороны, излишняя формализация государственных функций может негативно сказаться на их содержании, особенно в тех отраслях управления, где существо поставленных задач требует проявления инициативы и активного реагирования на нештатные ситуации. Так, доклад комиссии под руководством вице-президента США А. Гора, подготовленный в 1993 году, провозглашал необходимость повысить самостоятельность государственных служащих, сократить количество регулирующих их деятельность нормативных актов.

Таким образом, содержание должностного регламента (в час­ти установления обязанностей, прав и ответственности государственного служащего) должно бытьосновано на разумном соче­тании общих и конкретных задач, предусмотренных для той или иной должности государственной гражданской службы. Распределение должностных обязанностей между государственными служащими должно решать задачу создания заинтересованности в постижении результата, что требует предоставления служащему возможности принимать самостоятельные решения, специализироваться в удовлетворяющей его деятельности, иметь перспективы служебного роста.

Разница между регламентом и инструкцией. Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно. Подробнее http://pedagogru.ru Чем отличается регламент от положения

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза). Как привлечь удачу и деньги
Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Отличие регламента от положения заключается в следующем:

Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.

Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.

Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы. Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.

Совет 2: Что в себя включает технический пожарный регламент

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
— поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
— продление срока службы оборудования.

Требования к результату:
Отремонтированное оборудование работает исправно;
Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

Показатели эффективности:
Время простоев;
Срок службы оборудования;
Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …

Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора».

Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

2.3. Участники процесса

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:
3. Правила В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.
Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов. Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Регламент

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями. Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс. В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

  • 1. Общие положения.
  • 1.1. Назначение.
  • 1.2. Область применения.
  • 1.3. Нормативные ссылки.
  • 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
  • 2. Термины, определения и сокращения.
  • 2.1. Термины и определения.
  • 2.2. Сокращения.
  • 3. Описание требований, процессов, методов работы.
  • 4. Ответственность.
  • 5. Контроль.
  • 6. Приложения.
  • 6.1. Классификаторы и справочники.
  • 6.2.Формы и правила оформления документов.
  • 6.3. Схемы процессов.
  • 6.4. Алгоритмы расчетов.
  • 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

  1. Значимость обсуждаемых вопросов . Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
  2. Конкретизация . Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
  3. . Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
  4. Наличие технических требований . Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Правила оформления

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа» . Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

  • употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
  • преимущественное использование страдательных конструкций;
  • трафаретность в изложении текста;
  • применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
  • изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

  • организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
  • распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
  • справочно-информационные документы;
  • документы по личному составу;
  • договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

  • «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
  • «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

  • «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
  • «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример СвернутьПоказать

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

В чем различия между инструкцией и регламентом?

В свою очередь, хочу задать вопрос: можно ли мальчика назвать девочкой? Назвать, конечно, можно, но мальчик, скорее всего, обидится. Так же и с документами: назвать можно, правда, документ, как существо бессловесное, не обидится и слова плохого по этому поводу не скажет. Но это шутка, а если всерьез, то при выборе вида издаваемого документа все-таки нужно исходить из назначения документа, т.к. у каждого вида документа оно особое. Если бы можно было легко один вид документа менять на другой, наверное, нам вообще виды документов не понадобились бы: тогда можно было бы все документы называть просто «документ», но такого же не происходит. Сложившаяся в настоящее время система видов документов – результат многовекового развития документа, в ходе которого происходила специализация документов, приспособление документов по форме и способам фиксации содержания под потребности системы управления. В чем же в таком случае заключается различие между инструкцией и регламентом?

Читайте об эмоциональном интеллекте больше информации в статье по ссылке.

Инструкция – нормативный правовой акт, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги)).

Регламент – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности коллегиального (совещательного) или иного органа управления.

Разновидность регламента – административный регламент – это документ, устанавливающий порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов), сроков их выполнения, видов документов, создаваемых или используемых в ходе реализации процесса.

Инструкция и регламент – это нормативные документы, то есть документы, которые устанавливают нормы, предназначенные для многократного применения; это документы, утверждаемые руководителем организации и обязательные для применения.

Поскольку инструкция – нормативный документ, она никак не может быть справочным документом.

Из сказанного следует, что если вашей организации необходим документ, который установит порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания документов до организации хранения документов, включая организацию документооборота, то это должна быть инструкция. Если же вам нужен документ, который, например, установит порядок организации внутренней деятельности организации в целом, руководства или каких-либо органов (коллегиальных, совещательных, экспертных и др.), то следует разрабатывать регламент.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *