Документы подтверждающие командировочные расходы

Содержание

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Служат ли подтверждением командировочных расходов посадочные талоны на самолет без печатей аэропорта?

Цитата (Письмо Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296):Согласно статье 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Указанные расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Из текста письма следует, что посадочный талон был утерян.
На основании пункта 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций.
При отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям статьи 252 Кодекса в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов.
Источник: КонсультантПлюс

Не так давно Минфин заявил, что для подтверждения расходов на авиаперелет командированного работника одного только авиабилета недостаточно. По мнению чиновников, без посадочного талона в подобных ситуациях учесть затраты при расчете налога на прибыль нельзя. Между тем данное категоричное заявление… далеко не бесспорно.

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (далее — Кодекс) можно учесть расходы на командировки, к коим в том числе относятся затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. В то же время нельзя забывать о том, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 Кодекса. Согласно данной норме расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. В свою очередь, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся в том числе таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как бы там ни было, в любом случае расходы на проезд работника к месту командировки и обратно требуют документального подтверждения. При этом в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749), документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

Расходы на авиаперелет: идеальный пакет документов

Осталось только разобраться, что понимается под «должным образом оформленными оправдательными документами», которые необходимы для списания расходов на авиабилет, приобретенный для командированного сотрудника. Для этого, в первую очередь, обратимся к Приказу Минтранса от 28 июня 2007 г. N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей». Пунктом 84 данных Правил установлено, что при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.
Таким образом, именно из посадочного талона видно, кто и куда летел.

Если утерян посадочный талон

Соответственно, он должен быть включен в пакет документов, подтверждающих, что командированный сотрудник действительно совершал перелет к месту командировки и обратно.
Также необходимо учесть, что авиабилет можно купить обычный или же электронный. Согласно Приказу Минтранса от 8 ноября 2006 г. N 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Соответственно, в идеале в зависимости от того, в какой форме приобретен авиабилет (в документарной или бездокументарной), оправдательными документами будут:
1) непосредственно авиабилет или сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
2) посадочный талон, который подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет по данному авиабилету.
Минфин в Письме от 1 сентября 2016 г. N 03-03-07/50992 особо подчеркнул, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс. Поэтому документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет не доказывает, что сотрудник куда-либо летал.

«Посадочные» альтернативы

Проблема в том, что посадочный талон, на наличии которого так настаивает Минфин, командированный сотрудник может и утратить (потерять, испортить и т.п.). Означает ли это, что при его отсутствии можно поставить крест на возможности списать расходы на авиаперелет? Конечно же нет. Причем в подобных ситуациях есть даже несколько способов решения проблемы.
Во-первых, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Это в том числе подтверждает и Минфин (см. Письма Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. N 03-03-07/21187, от 27 февраля 2012 г. N 03-03-07/6 и т.д.).
Во-вторых, из положений п. 1 ст. 252 Кодекса следует, что расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные траты (см., напр., Письмо Минфина от 2 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/14597). На самом деле посадочный талон подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет к месту командирования и обратно. Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.
В принципе оба названных варианта позволяют «оправдать» расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.
В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Командированные сотрудники организации приобретают авиабилеты в разных авиакассах (агентствах) и, соответственно, сдают вместе с авансовым отчетом разные документы – электронные авиабилеты, ЭМД, квитанции К-95. Можем ли мы принимать эти документы (вместо чеков ККТ) как подтверждающие фактически произведенную сотрудниками оплату из подотчетных денег?

Согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым ПравительствомРФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Услуги пассажирского воздушного транспорта относятся к услугам населению (код по ОКУН – 021400).

Примечание. ОКУН – Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163.

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее — Положение).

В Информационном письме Минфина РФ от 22.08.2008 г. разъяснено, что если иное не предусмотрено пунктами 5 и 6Положения, организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться реквизиты, установленные пунктом 3Положения. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Согласно п.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

5 Положения в случае, если в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, такие федеральные органы исполнительной власти утверждают указанные формы бланков документов для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Пунктом 7 Положения установлено, что перечень сведений, содержащихся в документах, указанных в пунктах 5 и 6Положения, устанавливается федеральными органами исполнительной власти, наделенными полномочиями по утверждению форм бланков документов. Формы бланков документов, утверждаемые в соответствии с пунктами 5 и 6Положения, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы утверждены.

Согласно п. 4 ст. 105 Федерального закона от 19.03.1997 № 60-ФЗ «Воздушный кодекс РФ» формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, грузовой накладной, почтовой накладной, иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта.

Согласно п. 5.2.3 Положения о Министерстве транспорта РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395, указанный орган федеральной исполнительной власти наделен полномочиями утверждать формы билета, багажной квитанции и грузовой накладной в гражданской авиации.

Пунктом 11 Положения установлено, что формирование бланков документов строгой отчетности может производиться с использованием автоматизированной системы.

Электронный авиабилет

Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 утверждена форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (далее – Приказ № 134). Приказом Минтранса РФ от 18.05.2010 № 117 в Приказ № 134 были внесены изменения, вступившие в силу с 04.07.2010 г.

В пункте 1 Приказа № 134 (в редакции, действующей с 04.07.2010) указано, что форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена в соответствии с пунктами 5 и 7Положения.

Пунктом 2 приказа № 134 (в редакции, действующей с 04.07.2010) установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Электронный билет формируется с использованием автоматизированной системы (п. 3 Приложения к Приказу № 134). Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно (пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу № 134).

Таким образом, с 04.07.2010 г. в случаях оформления электронного пассажирского билета и багажной квитанции и взимания с покупателей платы наличными денежными средствами или посредством платежных карт без применения ККТ обязательным и достаточным является выдача (предоставление в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) покупателю маршрут/квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) в качестве бланка строгой отчетности, подтверждающего произведенную покупателем оплату. Иной документ, подтверждающий оплату, оформлять не требуется.

Электронный многоцелевой документ (ЭМД)

Приказом Минтранса от 18.05.2010 № 116 (далее – Приказ № 116) утверждена форма электронного многоцелевого документа.

Пунктом 2 приказа № 116 установлено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Согласно п.1 Приложения к Приказу № 116 электронный многоцелевой документ используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг, оказываемых в соответствии с Федеральными авиационными правилами, утв. Приказом Минтранса РФ от 28.07.2007 № 82), взимании сборов и платы, в котором информация об услуге, сборе или плате представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный многоцелевой документ формируется с использованием автоматизированной системы (п. 3 Приложения к Приказу № 116)

При расчетах наличными денежными средствами и (или) и использованием платежных карт без применения ККТ квитанция оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу, обязательно. Квитанция является документом строгой отчетности (пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу № 116).

Обязательные реквизиты квитанции указаны в пп. 2 (а) п. 1 к Приказу № 116:

сведения о пассажире/лице, оплатившем услугу (фамилия и другие сведения в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными нормами);

наименование и (или) код услуги, сбора или платы;

описание услуги, сбора или платы (по усмотрению);

номер документа, к которому оформляется электронный многоцелевой документ (если применяется);

наименование и (или) код перевозчика/организации, оказывающей услугу;

наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса (если применяется);

тариф/сбор/плату;

эквивалент тарифа/сбора/платы (если применяется);

итоговая стоимость;

форма оплаты;

сборы (если применяются);

дата оформления;

наименование агентства/перевозчика, оформившего электронный многоцелевой документ;

уникальный номер электронного многоцелевого документа.

Таким образом, выдача (направление в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) покупателю квитанции электронного многоцелевого документа, содержащей обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса от 18.05.2010 № 116, является выдачей бланка строгой отчетности, подтверждающего получение оплаты от покупателя наличными денежными средствами (посредством платежной карты). В случаях оформления электронного многоцелевого документа и выдачи (направления) покупателю квитанции электронного многоцелевого документа оформлять иной бланк строгой отчетности не требуется.

Квитанция К-95

Форма квитанции разных сборов К-95 была введена письмом Минфина РФ от 29.05.1998 № 16-00-27-23 (п. 2). В письме Минфина этот документ называется «нейтральная квитанция разных сборов», предназначенная для оформления разных сборов вручную.

Пунктом 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 установлено, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (до 12.04.2005 г.), могут применяться до 1 декабря 2008 г.

Начиная с 01.12.2008 г. применяемые организацией бланки строгой отчетности (кроме бланков, поименованных в п.п. 5 и 6 Положения), должны быть утверждены приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом Постановлением № 359 не установлен запрет на утверждение приказом по организации (или индивидуальным предпринимателем) ранее применявшихся бланков, содержащих все обязательные реквизиты, установленные пунктом 3 Положения.

Таким образом, если квитанция К-95 изготовлена типографским способом, содержит обязательные реквизиты, указанные в п. 3 Положения, и обязательные сведения об изготовителе бланка, указанные в п. 4 Положения, то организация (индивидуальный предприниматель) — получатель средств по такой квитанции вправе утвердить ее в качестве бланка строгой отчетности и, соответственно, выдавать покупателям (клиентам) при приеме наличных денежных средств (при расчетах платежными картами).

Нужен ли посадочный талон для авансового отчета. Как отчитаться за электронный авиабилет. Маршрутная квитанция и посадочный талон

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

На основании подпункта 12 пункта 1 Российской Федерации (далее — НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Так много, казалось, зависело от того, чтобы не потерять билеты, посадочные талоны или удостоверения личности. Получите приложение для авиакомпаний. Первый шаг, пожалуй, самый сложный. По моему опыту, сложная часть, особенно для тех из нас, кто путешествовал в течение многих лет, входит в систему.

Регистрация и добавление посадочных талонов — после того, как вы вошли в приложение авиакомпании, должно быть относительно очевидно, как вы можете зарегистрироваться на рейс, что вы обычно можете сделать за 24 часа. Если вы забронировали рейс через ту же авиакомпанию, приложение может даже узнать о вашем маршруте уже.

При этом в силу нормы для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Нажмите на нее, и когда она подаст вас в «Кошелек», убедитесь, что все все правильно выглядит на посадочном талоне, а затем нажмите ссылку «Добавить» в верхнем правом углу. Вы можете или не должны делать это для каждого посадочного талона; проверьте, что находится в Кошельке после первого.

Теперь вы готовы, когда отправляетесь в аэропорт. Вызовите посадочный талон. Поскольку многие полеты имеют несколько ножек, каждый с отдельным посадочным талоном, обратите внимание, что Кошелек, похоже, пытается свести их вместе. Если вы видите несколько точек в нижней части экрана с посадочным талоном, попробуйте передвигаться влево и вправо, чтобы перемещаться между ними.

На основании пункта 84 приказа Минтранса России «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Удалить проходы. В тот же день вам захотелось удержать посадочные талоны, чтобы доказать, что вы пролетели мили для программы часто летающих пассажиров. В сегодняшнем мире, если вы не технологический писатель, который хочет сохранить несколько проходов, чтобы документировать, как работает Кошелек, нет причин для их сохранения.

Невозможно смоделировать различные сценарии или проверить что-то еще. Мобильный посадочный талон — это электронный документ, который позволяет клиентам проходить безопасность и управлять воздушным судном, просто используя свое мобильное устройство. Вы должны зарегистрироваться в качестве одного пассажира на рейсе, управляемом Юго-Западом, вылетающим из любого из перечисленных ниже городов, чтобы получить опцию мобильного посадочного талона. Все пассажиры, которые имеют право на получение печатного посадочного талона, должны иметь возможность использовать опцию мобильного посадочного талона.

Таким образом, в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Однако пассажиры, путешествующие по определенным тарифам, могут не иметь права. Затем выберите, чтобы ваш мобильный посадочный талон был отправлен прямо на ваше устройство по электронной почте или текстовому сообщению. Если вы уже используете мобильное приложение, вы можете запросить мобильный посадочный талон, выбрав один из 3 способов доставки: просмотр в браузере, электронной почте или текстовом сообщении.

При каждом способе доставки обязательно сохраните свой мобильный посадочный талон на свой телефон для легкого доступа во время путешествия. К сожалению, не так. В настоящее время несколько пассажирских оговорок не имеют права на передвижные посадочные талоны на мобильном устройстве. Просмотр и печать посадочных талонов на настольном компьютере или в аэропорту с использованием киоска самообслуживания.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

Заместитель директора

Департамента

Деловая поездка или командировка зачастую связана с отчетностью. Отчетность по электронным авиабилетам вызывает больше всего вопросов, поэтому мы решили подготовить статью, в которой расскажем вам, как отчитаться за электронный авиабилет.

Мы настоятельно рекомендуем вам сохранить копию вашего мобильного посадочного талона на свой телефон для удобства во время поездок. Если вы находитесь в течение одного часа после своего рейса и еще не зарегистрировались, вы не сможете зарегистрировать свой рейс через приложение из-за ограничений безопасности. Тем не менее, до тех пор, пока вы проверили свой рейс не менее, чем за час до запланированного времени вылета, вы сможете перепечатать бумажный посадочный талон или передвижной посадочный талон до момента, когда вылет рейса.

Если вы не можете получить доступ к Интернету в любой момент во время поездки, у вас все равно будет доступ к вашему мобильному посадочному талу. Это покажет ваш посадочный талон. Обязательно сохраните каждый мобильный посадочный талон индивидуально. Ваш посадочный талон будет отображаться во всплывающем окне.

Что такое электронный авиабилет

Сегодня в мире международных пассажирских авиаперевозок используются исключительно электронные авиабилеты, бумажные записи остались в прошлом. Термин «электронный билет» на английском звучит — e-ticket , и был придуман еще в конце 20-ого века. Но на полностью электронный документооборот авиакомпании перешли лишь 7 лет назад, по решению IATA. Электронные авиабилеты – это запись в электронной БД авиакомпаний. Пассажир получает письмо со сведениями о своем полете, и идентификационным номером авиабилета, по которому данный билет может быть найден в БД.

Оттуда следуйте инструкциям, чтобы коснуться и удерживать изображение, сохранив передвижной посадочный талон в вашей фотогалерее. Да, печатные посадочные талоны все еще доступны, если вы предпочитаете не использовать мобильный посадочный талон. Вы можете распечатать свой посадочный талон онлайн на сайте или в аэропорту, используя киоск самообслуживания в день отъезда, до запланированного времени вылета рейса.

Да, ваш мобильный посадочный талон можно использовать для прохождения через контрольно-пропускной пункт на борт вашего рейса. Чтобы сесть на рейс, отсканируйте свой мобильный посадочный талон, удерживая устройство за проход, обращенный к сканеру. Сканер расположен на подиуме по посадке на борт. После того, как ваш проход будет правильно проверен, вам будет разрешено продолжить движение по струе.

Многих путает бумажная версия билета, которую выдают в аэропорту. Некоторых путают распечатанные авиабилеты. И то и другое действительно является бумажной версией и связано с авиабилетами, но в первом случае – это посадочный талон, а во втором – это лишь распечатанный электронный авиабилет или же маршрутная квитанция. Ранее существовали бумажные билеты на самолет, записанные в бумажную БД – но такое в наши дни уже не практикуется. Вот короткое видео, которое расскажет вам, что такое электронный авиабилет:

Обратите внимание, что для удобства чтения вам может потребоваться скрасить настройки экрана на вашем телефоне. Если вы решите использовать передвижной посадочный талон и купили «Деловой выбор тарифа», на мобильном посадочном талоне будет указано ваше соответствие купон на ваш купон. Чтобы получить бесплатный премиальный напиток во время вашего полета, просто покажите часть купона на вынос вашего мобильного посадочного талона бортпроводнику для проверки.

Обязательно сохраните копию своего мобильного посадочного талона на мобильном устройстве до взлета, чтобы вы могли легко получить его во время полета. Нажмите кнопку информации в правом нижнем углу, чтобы просмотреть заднюю часть вашего прохода. Пожалуйста, используйте наше мобильное приложение, веб-сайт и мониторы в аэропорту для получения самой последней информации о рейсах и воротах. Юго-запад выдает индивидуальные посадочные талоны на каждый рейс. Если вы сменили самолеты, вы получите посадочный талон на каждый этап поездки.

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

  1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
  2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
  3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
  4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
  5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

ВАЖНО! Не все выезды и поездки специалистов можно отнести к служебному командированию. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Как оплачивается командировка в 2019 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2019 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

  1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2019 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2019 г.
  2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
  3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
  4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

  1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
  2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
  3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
  4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

ВАЖНО! Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.

Командировочные в выходные и праздничные дни

То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.

Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.

ВАЖНО! Суточные платите за все дни, независимо от того, работал специалист или нет. Включите в расчет рабочие сутки, праздничные, выходные, дни в пути и простое, сутки отправления и возврата.

Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:

  • не менее чем в однократном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник потребовал предоставить дополнительное время отдыха;
  • не менее чем в двукратном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник решил отказаться от отгулов.

ВАЖНО! При исчислении оплаты за работу в выходной и праздник учитывайте не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, надбавки и доплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда. Например, районные коэффициенты, доплата за стаж, надбавка за квалификацию.

Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.

Морковкин Степан Игоревич был направлен в командировку на 15 дн. — с 17 апреля по 1 мая включительно. Он отработал 11 дн. (10 — в рабочие и 1 — в выходной). Средний заработок за расчетный период — 2000 рублей. Тарифная дневная ставка — 2500 рублей. За труд в выходной положена двойная оплата, отгул Морковкин не брал.

Нормы возмещения командировочных по организации:

  • суточные — 1000 рублей в сутки;
  • проезд: билеты — 5000 рублей в одну сторону;
  • проживание: гостиница — 2000 рублей в сутки.

Бухгалтер начислил следующие командировочные выплаты:

  • суточные: 1000 × 15 дн. = 15 000 рублей.

ВАЖНО! По суточным установлен лимит в отношении налогообложения НДФЛ. По России — 700 рублей в сутки и 2500 руб. — за рубеж. С разницы удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

  • НДФЛ: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 13 % = 585 руб.;
  • страховые взносы: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 30,2 % = 1359 руб.;
  • транспортные расходы: 5000 × 2 = 10 000 рублей;
  • траты на проживание: 2000 × 14 дн. = 28 000 рублей;
  • средний заработок: 10 раб. дн. × 2000 руб. = 20 000 руб.;
  • оплата за работу в праздники и выходные: 2500 × 2 размер × 2 дн. = 10 000 руб.

Почему оплачиваем двое суток в повышенном размере? Ведь сотрудник работал только в один выходной? Дело в том, что Морковкин возвращался домой в праздник 1 мая. Отгулы он не брал. Поэтому специалисту полагается оплата не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных надбавок.

Зачастую для исполнения профессиональных обязанностей сотруднику организации приходится на некоторое время поехать в другой город или страну. Это означает дополнительные расходы для специалиста: на питание, проживание в гостинице, приобретение железнодорожного или авиабилета, оформление визы и другие нужды. Затраты погашаются работником не из собственного кармана, а из средств компании согласно действующим правилам, по которым оплачивается командировка.

Порядок оплаты служебных поездок

Командировки и материальное вознаграждение за них рассматриваются в ст. 167-168 ТК РФ. В нормативном акте говорится, что за специалистом, отправленным в служебную поездку, сохраняется средний заработок и занимаемая в компании позиции. Фирма-наниматель обязана компенсировать ему траты, связанные с проживанием вдали от дома, – т.е. суточные расходы.

Как оплачиваются командировочные? За основу расчета берется количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:

  • дни, потраченные на дорогу в оба конца;
  • дни вынужденных простоев;
  • выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.

Полученное число дней умножается на нормативную сумму, закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий обложения подоходным налогом:

  • 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
  • 2,5 тыс. руб. – для заграничных.

Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо обложить НДФЛ.

Минимальный размер суточных законодательно регламентируется. Распространена практика, что рядовым специалистам полагается один уровень компенсации за служебные поездки, руководству организации – увеличенные суммы в зависимости от занимаемой должности. Градация закрепляется приказами и иными внутренними актами фирмы.

Перечисление суточных при однодневной командировке в пределах РФ не предусмотрено действующим законодательством, но фирма-наниматель вправе оговорить оплату компенсации и закрепить коллективным соглашением или приказом руководства.

Какие расходы специалиста возмещаются работодателем?

Что входит в суточные командировочные расходы? Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты специалистов:

  • приобретение билетов туда и обратно;
  • оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
  • непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и проживание вдали от дома;
  • иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).

Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не диктует, на что специалист вправе тратить суточные. Подразумевается, что на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома. Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции, а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность использования денег.

Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, специалист в трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки, подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением рабочих вопросов.

Перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем, открытый. Это означает, что сотрудник получает возврат средств за любые траты, необходимые для профессиональной деятельности вдали от дома, совершенные с согласия фирмы-нанимателя или без него.

Оплачиваются ли выходные, проведенные в отъезде?

Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту выполнения трудовых функций.

Чтобы рассчитать количество дней, за которые специалист должен получить выплату, нужно получить от командированного:

  • Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
  • Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или утерявших билеты.

Суточные за выходные уплачиваются при любом раскладе. Бухгалтер находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму довольствия, указанную во внутренних положениях компании.

Помимо командировочных специалисту причитается средний заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем соответствующего количества оплачиваемых отгулов.

Как отразить оплату командировки в бухгалтерском учете предприятия?

Чтобы отразить выплату суточных, бухгалтер должен сделать проводки по командировочным расходам. Ему необходимо посчитать возмещение и показать результат по счетам:

  • Д 26 (20, 23, 25 – в зависимости от должности сотрудника) – К 71 – начисление суточных.
  • Д 71 – К 51 (50) – выплата причитающихся сумм безналичным (наличным) расчетом.
  • Д 26 (20, 23, 25 – согласно должности сотрудника) – К 70 – начисление зарплаты за дни в поездке.
  • Д 70 – К 51 (50) – перечисление зарплаты на карточку специалиста (выдача на руки из кассы).

Учет командировочных расходов предполагает, что возврат трат, понесенных в поездке, не облагается НДФЛ. Указанные суммы включаются компанией в расчет налога на прибыль и уменьшают его размер в случае, если имеют документальное подтверждение и признаются целесообразными с экономической точки зрения.

Аванс на командировочные расходы или постоплата по факту совершенной поездки – обязанность работодателя, регламентированная законодательно. Так фирма возмещает расходы специалиста, понесенные на бизнес-путешествие, необходимое для исполнения служебных обязанностей. На период отсутствия за сотрудником сохраняется занимаемая должность и средний оклад.

Документы для авансового отчета

Авансовый отчет составляется сотрудником компании в том случае, когда он как подотчетное лицо получает определенную сумму средств на расходы, сопутствующие его профессиональной деятельности. Составление отчета по потраченным средствам – стандартная практика всех компаний. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить определенные документы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Какие именно документы относятся к таковым? Этот вопрос регулярно ставит в тупик подотчетных лиц. Для пояснений выпускаются методические рекомендации и развернутые комментарии, однако сложности продолжают возникать. Чтобы разобраться в вопросе, следует внести некоторые пояснения.

Обязанности сотрудника, подающего авансовый отчет

Подотчетное лицо – то есть сотрудник, получивший средства предприятия для профессиональных нужд, обязан следовать определенным условиям:

  • руководствоваться полученным от организации производственно-хозяйственным заданием, например, купить или оплатить товар, услугу;
  • использовать для оплаты данных трат аванс, полученный от организации;
  • отправиться в другую организацию по месту работы или за ее пределы (командировка);
  • владеть необходимым пакетом документов, оформленным соответствующим образом для получения товаров или средств;
  • сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его в бухгалтерский отдел;
  • неиспользованные средства/товары отправить на хранение;
  • возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

В служебную командировку может быть направлен только сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда. Соответственно, сотрудник, работающий по договору подряда (гражданско-правовому), подотчетным лицом выступать не может.

Какие правила действуют для авансовых средств?

  • Для того, чтобы средства были выданы подотчетному лицу, требуется распоряжение руководителя организации.
  • Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который отправляется в командировку либо получает подотчетные средства.
  • После завершения всех расходов необходимо отразить их в авансовом отчете и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
  • Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов. Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, он равняется трем дням. Отсчитывается срок от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды предприятия, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении от руководителя организации, которое прилагается у учетной политике компании.
  • Вся информация, касающаяся учетной политики организации, а также приложения к ней должны быть доведены до сведения подотчетных лиц и сотрудников бухгалтерии организации.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать сделанные траты. На помощь ему приходит перечень документов для авансового отчета: именно они доказывают целевое использование средств на нужды предприятия:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • бланк строгой отчетности;
  • накладная;
  • посадочный талон/билет на поезд, автобус либо самолет.

Товарно-кассовые чеки как документы, принимаемые к авансовому отчету, выдаются при расчете в магазинах, торговых центрах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа товарно-кассовый чек должен содержать полное название организации-продавца, дату продажи/предоставления услуги, расшифровку операции (продажа товара, оплата услуги), количество и стоимость каждой единицы, а также общую сумму покупки/оплаты.

Кассовый чек в качестве документа-подтверждения обязательно должен содержать детализацию покупки/оплаты услуги, а не общее название группы товаров, иначе он не может прилагаться к авансовому отчету. Кроме того, другой сложностью использования его в качестве подтверждающего документа является низкое качество печати и ее выцветание со временем, поэтому важно делать копию либо скан чека сразу после его получения. Существуют инструменты для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют загружать прямо в приложение сканы и фотографии чеков, что очень удобно для подотчетного лица.

В качестве документов расхода для авансового отчета подходят товарно-транспортные накладные и бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также важную информацию и расшифровку каждой позиции (товара/услуги).

Несколько нюансов и пояснения к ним

Существуют определенные рекомендации, которых следует придерживаться подотчетным лицам:

  • Если оправдательный документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
  • Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
  • Авансовый отчет может быть составлен в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так как унифицированная форма для отчета была отменена еще в 2013 году.
  • Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.

На практике для подотчетных сотрудников очень полезными оказываются специальные рекомендации, в которых указываются основные требования к документам в авансовом отчете, а также список документов, которые важно не принимать от поставщиков товаров/услуг в качестве оправдательных.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, — стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами. Главный вопрос, волнующий сотрудников, ответственных за авансовый отчет: как бухгалтеров, так и подотчетных лиц — что можно принять к учету?
Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

  1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
  2. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
  3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
  4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
  5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
  6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

  • чек ККТ;
  • пассажирские билеты, посадочный талон;
  • товарные чеки/накладные;
  • квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.

Приведем несколько примеров

  1. Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский.
    Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.
  2. Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?
    Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.
    Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
  3. Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.
    Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.
  4. Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.
    Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.
    Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.

Кассовые и товарные чеки — как их принимать?

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

  • наименование организации;
  • ИНН;
  • заводской номер ККТ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

  • порядковый номер за смену;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • применяемая при расчете система налогообложения;
  • признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
  • наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
  • сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
  • форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
  • должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
  • регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
  • абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
  • порядковый номер фискального документа;
  • номер смены;
  • фискальный признак сообщения.

Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).
Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.
В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.
Вид и содержание счетов-фактур регламентируют ст.169 НК и постановление Правительства РФ №914 (от 2 февраля 2000).

Командировка: что можно учесть?

Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Подведем итоги

Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *