Договор на согласовании

Регламент согласования и подписания договоров в Тольяттинском государственном университете

Регламент согласования и подписания договоров

в Тольяттинском государственном университете

  1. Общие положения

    1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с гражданским законодательством РФ и локальными актами ТГУ.

    2. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, хранения, регистрации договоров, контрактов и соглашений ТГУ (далее — договоры), порядок внесения в них изменений и дополнений, а также их расторжения и пролонгации.

    3. Договоры заключаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    4. Право подписи договоров от имени Тольяттинского государственного университета имеет ректор ТГУ или иные лица по доверенности.

    5. В случае временного отсутствия ректора (болезнь, командировка, отпуск и т.п.) правом подписания договоров обладает лицо, исполняющее обязанности (и.о.) ректора. В данном случае и.о. ректора действует на основании Устава.

    6. По установленной настоящим Регламентом процедуре проходят согласования и подписание договоры, заключаемые напрямую с контрагентами, без проведения процедуры торгов. Порядок заключения договоров по итогам торгов регламентируется Положением о закупках ТГУ.

  1. Понятие и условия договора

    1. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

    2. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами либо с момента, определенного сторонами в договоре и действует до определенного в договоре времени.

    3. Сторонами в договоре являются:

  • федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет» в лице ректора, действующего на основании Устава, либо в лице иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности;

  • юридическое лицо в лице директора, действующего на основании Устава (иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности), либо индивидуальный предприниматель, действующий на основании Свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП, либо физическое лицо.

    1. В договорах, заключаемых ТГУ, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:

  • предмет договора

  • сроки исполнения обязательств

  • права и обязанности сторон

  • цена договора

  • порядок расчетов

  • ответственность сторон

  • срок действия договора

    1. Договор в обязательном порядке должен содержать:

  • название договора

  • место и дату заключения

  • полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо Ф.И.О. физического лица;

  • сокращенное название сторон в договоре

  • должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность);

  • реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты);

  • подписи сторон;

  • печати сторон.

    1. Не допускается расположение адресов, реквизитов и подписей сторон на отдельном листе договора.

    2. Приложения к договору указываются в тексте договора. Каждое приложение должно иметь порядковый номер, быть подписано сторонами и скреплено печатями.

    3. Договор составляется в двух или более экземплярах.

    4. Документами, подтверждающими исполнение обязательств, являются: акты приема-сдачи выполненных работ, оказанных услуг, акты приема-передачи товара, товарная накладная, товарно-транспортная накладная.

    5. Типовые формы договоров, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договоров и актов приемки-сдачи товаров, работ, услуг, разработанные в соответствии с действующим законодательством РФ, размещаются на официальном сайте ТГУ (сайт Юридического отдела).

    6. При необходимости заключения договора, по которому отсутствует типовая форма, договор разрабатывается юридическим отделом по соответствующему обращению заинтересованного сотрудника, срок разработки – 3 рабочих дня.

  1. Подготовка проектов договоров, оформление, изменение,
    пролонгация и расторжение договоров

    1. Подготовка проекта договора осуществляется структурным подразделением ТГУ, заинтересованным в заключаемом договоре, либо Управлением закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО), по служебной записке заинтересованного структурного подразделения на закупку товаров, работ, услуг.

    2. Руководитель заинтересованного структурного подразделения ТГУ назначает исполнителя – лицо, ответственное за подготовку и прохождение согласования договора.

    3. Исполнитель оформляет договор и лист согласования (образец листа согласования находится на сайте юридического отдела) и направляет их на согласование в соответствии с настоящим Регламентом либо оформляет служебную записку на закупку товаров, работ, услуг за подписью руководителя и направляет ее в УЗиМТО.

При направлении проекта договора Исполнитель должен обосновать установленную в договоре

цену путем приложения не менее двух коммерческих предложений на закупку работ, товаров, услуг от различных контрагентов.

При отсутствии обоснования цены анализ цен проводится сотрудниками УЗиМТО, в данном случае время согласования договора увеличивается на 3 рабочих дня.

В случае, если Исполнителем направлена служебная записка в УЗиМТО о заключении договора на закупку товаров, работ, услуг, анализ цен также проводится сотрудниками УЗиМТО в срок 3 рабочих дня.

    1. После прохождения процедуры согласования и подписания договор направляется исполнителем контрагенту для рассмотрения и подписания.

Срок передачи договора на подписание контрагента не должен превышать 2-х рабочих дней. Договоры на подписание контрагенту передаются Исполнителем нарочно или по почте в случае нахождения Исполнителя в другом городе.

    1. При наличии разногласий по договору сторона, не согласная с условиями проекта договора, сообщает о возражениях другой стороне путем направления протокола разногласий.

    2. Все изменения и дополнения оформляются дополнительным соглашением к договору.

    3. Расторжение договора производится путем заключения соглашения о расторжении договора. В случае одностороннего расторжения договора в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением договора, договор считается расторгнутым с момента получения контрагентом уведомления о расторжении договора в одностороннем порядке.

    4. Пролонгация договора осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, если иное не указано в самом тексте договора.

    5. Дополнительные соглашения, соглашения об изменении или расторжении договора заключаются, согласуются и регистрируются в том же порядке, что и основной договор.

    6. С целью осуществления мероприятий по обеспечению экономической безопасности ТГУ исполнитель либо УЗиМТО запрашивает у контрагента и прилагает к проекту договора следующие документы:

Контрагент

Перечень документов

Юридическое лицо

  • копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);

  • копии учредительных документов: Устав (титульный лист и листы, подтверждающие полномочия руководителя, и перечень видов деятельности организации) и учредительный договор (при наличии);

  • копия Свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе (ИНН);

  • копия доверенности в случае, если договор подписывает не руководитель;

  • копии документов, разрешающие деятельность контрагентов в данной области (лицензии), в случае необходимости;

  • выписка из ЕГРЮЛ;

Предприниматель без образования юридического лица (ПБОЮЛ, ИП, ЧП)

  • копия паспорта (страница с фотографией, регистрацией по месту жительства);

  • копия Свидетельства о внесении записи в ЕГРИП;

  • копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

Физическое лицо

  • копия паспорта (страница с фотографией, регистрацией по месту жительства)

При повторном заключении договора в течение одного календарного года с одним и тем же контрагентом приложение указанных выше документов не требуется. После предоставления документов контрагентов в юридический отдел, они передаются на проверку в отдел собственной безопасности (ОСБ).

Документы контрагентов хранятся в юридическом отделе.

Реестр договоров, по которым не предоставлены документы контрагентов, направляется юридическим отделом в Центр экономического развития (ЦЭР).

Договор может быть согласован и подписан при отсутствии документов контрагента, но на момент произведения оплаты требуемые документы должны быть представлены Исполнителем в юридический отдел. Оплата по договору при отсутствии документов контрагентов приостанавливается ЦЭР до момента предоставления документов.

  1. Порядок согласования договоров

    1. Все договоры подлежат обязательному согласованию в последовательности, указанной на листе согласования. Подписание договоров, не прошедших процедуру согласования, не допускается. Исключение составляют договоры, подписываемые без проведения процедуры согласования, их перечень размещен на сайте юридического отдела (Приложение 3а).

    2. Согласование осуществляется в следующем порядке:

  • проректор, в подчинении которого находится исполнитель (руководитель структурного подразделения, заинтересованного в данном договоре);

  • управление закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО)

  • центр экономического развития (ЦЭР);

  • главный бухгалтер;

  • юридический отдел.

    1. Согласование договоров осуществляется руководителем подразделения путем проставления отметки (визы) на листе согласования к договору. Форма листа согласования размещена на сайте юридического отдела (Приложение 2). Отметка о согласовании на договоре (виза) включает личную подпись уполномоченного лица, дату, а также отсутствие или наличие замечаний к договору.

    2. Перед началом процедуры согласования исполнитель заполняет лист согласования и парафирует (проставляет свою подпись) каждую страницу направляемого на согласование договора и все приложения к нему.

    3. Согласование проекта договора у проректора/ руководителя структурного подразделения, в подчинении которого находится исполнитель, производится непосредственно исполнителем. Для дальнейшего согласования в порядке, указанном ниже, проект договора с листом согласования передается исполнителем в УЗиМТО.

    4. Процедура согласования договора осуществляется сотрудником УЗиМТО.

    5. Согласование проекта договора проректором/руководителем структурного подразделения, в подчинении которого находится исполнитель, возлагает на него ответственность за:

  • соответствие проекта договора интересам ТГУ, его задачам и целям;

  • целесообразность заключения договора;

  • надежность контрагента (наличие всех документов, указанных в п. 3.11 настоящего Регламента);

  • наличие и надлежащее оформление всех приложений к договору, иных документов, представляемых на согласование;

  • реальность указанных сроков исполнения договора;

  • наличие в необходимых случаях надлежащим образом оформленной технической и проектно-сметной документации к соответствующему договору на оказание услуг, выполнение работ.

    1. Согласование проекта договора в ЦЭР возлагает на должностное лицо ответственность за:

  • соответствие предмета договора коду бюджетной классификации;

  • соответствие указанных в договоре порядка, формы и сроков оплаты товаров, работ, услуг, требованиям, предъявляемым к бюджетным учреждениям;

  • наличие финансового обеспечения договора;

    1. При согласовании договора в ЦЭР, директору необходимо указывать в листе согласования, в каком фонде бюджета заложены денежные средства на оплату по договору, сколько денежных средств данного фонда израсходовано и сколько осталось. При отсутствии данных сведений в листе согласования, договор не направляется на дальнейшее согласование, а возвращается в ЦЭР для указания всех необходимых сведений.

    2. Согласование в УЗиМТО возлагает на должностное лицо ответственность за:

  • соответствие цены договора действительной стоимости товаров, работ, услуг;

  • соблюдение сторонами положений законодательства о закупках товаров, работ, услуг для государственных нужд;

  • наличие всех указанных в договоре приложений, правильность их оформления;

  • определение наличия лимитов по заявленным группам товаров, работ, услуг.

    1. Согласование у главного бухгалтера заключается в проверке правильного указания налогообложения, соответствия указанных в договоре порядка, формы и сроков оплаты требованиям, предъявляемым к бюджетным учреждениям; правильности указанных банковских реквизитов ТГУ.

    2. Согласование проекта договора юридическим отделом заключается в проверке:

  • учредительных и других правоустанавливающих документов контрагента, наличия у представителя доверенности и полномочий на заключение договора;

  • соответствие проекта договора законодательству Российской Федерации;

  • наличия существенных условий договора, установленных законодательством и требованиями настоящего Регламента;

  • отсутствия в договоре условий, дискриминирующих ТГУ по сравнению с обычными для такого рода договоров условиями;

  • правомочности должностных лиц сторон договора на его подписание;

  • возможности применения мер гражданско-правовой защиты в случае несоблюдения контрагентом своих обязательств по договору, защиты имущественных интересов ТГУ в судебных органах.

Также юридическим отделом проверяется наличие учредительных документов контрагента, указанных в п. 3.10. настоящего Регламента, проверка благонадежности контрагента на основании данных документов проводится отделом собственной безопасности ТГУ.

    1. Общий срок согласования договоров – не более 6 рабочих дней (с учетом устранения замечаний и подготовки протокола разногласий) с момента получения специалистом УЗиМТО договора с листом согласования от исполнителя. В каждом структурном подразделении согласование проводится не более 1 рабочего дня.

    2. Специалист УЗиМТО проверяет правильность заполнения листа согласования, наличие всех документов, указанных в качестве приложений в договоре, и направляет договор на согласование.

В случае нарушения указанного срока начальник УЗиМТО вправе направить ректору представление о применении дисциплинарного взыскания к виновному в задержке должностному лицу.

При выявлении нарушений в заполнении листа согласования, специалист УЗиМТО возвращает лист согласования для правильного заполнения ответственному структурному подразделению.

    1. При наличии замечаний к договору, специалист УЗиМТО возвращает договор исполнителю для их устранения.

    2. После устранения замечаний, проект договора передается в УЗиМТО для повторного согласования с учетом внесенных исправлений.

    3. При согласовании дополнительных и иных соглашений, к указанным документам прилагается копия договора, в который вносятся изменения или который расторгается.

  1. Представление проектов договоров на подпись,
    хранение, регистрация и учет договоров

    1. Согласованные договоры представляются на подпись ректору ТГУ в количестве экземпляров по числу сторон договора (либо в количестве, оговоренном в договоре).

    2. Запрещается замена листов после подписания договора.

    3. После подписания договор подлежит скреплению гербовой печатью ТГУ.

    4. Регистрация договора осуществляется в юридическом отделе после подписания договора со стороны ТГУ и контрагента, регистрационный номер и дата договора также проставляются на листе согласования.

    5. Регистрация и учет договоров, заключенных ТГУ, осуществляется юридическим отделом либо иным структурным подразделением. Перечень иных структурных подразделений размещен на сайте юридического отдела (Приложение 3).

    6. Один экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в ТГУ в юридическом отделе либо в структурном подразделении, осуществляющем регистрацию. Второй подлинный экземпляр передается на хранение контрагенту.

    7. В Управлении делами хранятся следующие договоры:

— Генеральное соглашение с ОАО «АВТОВАЗ», Государственный контракт с Министерством обороны РФ, Договор с Министерством образования и науки РФ, и иные, наиболее значимые договора и соглашения.

    1. Сроки хранения договоров устанавливаются в соответствии с законодательством.

    2. Договоры с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить постоянно.

  1. Контроль за исполнением обязательств по договору

    1. Контроль за полнотой и своевременностью соблюдения контрагентом своих обязательств по договору осуществляется исполнителем. Контроль за исполнением контрагентом финансовых обязательств осуществляется центром экономического развития ТГУ.

    2. Для оплаты выполненной работы, оказанной услуги, поставленного товара Исполнитель заполняет заявление по утвержденной форме и подписывает в структурных подразделениях, указанных в бланке заявления, с приложением акта выполненных работ/оказанных услуг, счета/счета-фактуры и накладной с отметкой склада (оригиналы и копии), и передает в ЦЭР.

    3. Информация об исполнении контрагентом своих обязательств по договору не позднее 2-х рабочих дней доводится исполнителем до соответствующего работника материального отдела ТГУ с приложением необходимых документов. Финансовый отдел ТГУ при наличии необходимых документов осуществляет своевременную и полную оплату договора в сроки, установленные договором.

    4. Информация о неисполнении контрагентом своих обязательств по договору незамедлительно (в течение одного рабочего дня) доводится исполнителем до начальника юридического отдела для принятия соответствующих мер.

    5. Досудебное урегулирование споров, возникших при исполнении договора, осуществляется юридическим отделом. В случае невозможности урегулирования споров в досудебном порядке юридический отдел принимает меры для дальнейшего обращения в суд (судебные органы).

  1. Особенности заключения и согласования отдельных видов договоров

    1. Порядок согласования отдельных видов договоров, место их регистрации и хранения, а также перечень договоров, не требующих согласования, указаны на сайте юридического отдела. При необходимости Перечень договоров, не требующих согласования, дополняется на основании служебной записки заинтересованного структурного подразделения, согласованной ректором.

    2. Договоры (контракты), не требующие прохождения процедуры согласования и подлежащие регистрации и хранению в юридическом отделе, передаются в юридический отдел для направления на подпись ректору. Иные договоры, не требующие согласования, передаются на подпись ректору работником структурного подразделения, осуществляющим регистрацию и хранение.

    3. Договоры, подписанные контрагентом и предоставленные в ТГУ посредством факсимильной связи, проходят процедуру согласования и подписания в общем порядке. Для подписания оригиналов таких договоров исполнитель предоставляет оригинал договора в юридический отдел после его получения у контрагента.

    4. Договоры о рекламной и издательской деятельности, о приобретении и изготовлении презентационной продукции, об изготовлении и размещении печатных, аудио- и видеоинформационных и рекламных материалов, в которых ТГУ выступает в качестве Заказчика, а также о сотрудничестве со СМИ, в обязательном порядке согласуются с Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации.

    5. Ученические договоры разрабатываются юридическим отделом, согласовываются с непосредственным руководителем работника, направляемого на обучение, центром экономического развития и юридическим отделом. Виза о согласовании проставляется непосредственно на самом договоре. Заключенные ученические договоры регистрируются отделом кадрово-учетной работы сотрудников и хранятся в личном деле работника.

    6. Договора на выполнение работ / оказание услуг, заключаемые с физическими лицами, регистрируются и хранятся в Управлении по работе с персоналом.

  1. Финансовое обеспечение исполнения договоров

    1. Исполнение ТГУ обязанности по оплате работ, услуг, товара осуществляется на основании подписанного обеими сторонами акта сдачи-приемки выполненной работы (оказанной услуги) или товарной накладной и выставленного счета (счета-фактуры).

В Амурском институте железнодорожного транспорта (АмИЖТ) — филиале ДВГУПС в г. Свободный, подписано соглашение о сотрудничестве с Забайкальской железной дорогой — филиалом ОАО «РЖД».

Соглашение подписали и. о. директора АмИЖТ Андрей Жуков и начальник Забайкальской железной дороги Александр Скачков.

Но сначала молодого руководителя филиала Андрея Жукова представил проректор по кадровой политике и социальной работе ДВГУПС Юрий Гамоля, прибывший на встречу с Александром Скачковым из Хабаровска:

— Андрей Валерьевич доцент нашего университета, кандидат наук, преподавал химию нефти и газа в ДВГУПС. Основная дисциплина — экология, базовое образование — биология. Работал 5 лет заместителем директора Естественнонаучного института ДВГУПС. И по программе резерва руководящих должностей был назначен в Свободный. Сейчас кандидатура Андрея Валерьевича на утверждении, как того требуют правила. Но он уже три недели в Свободном возглавляет вуз в должности исполняющего обязанности директора.

В актовом зале состоялся круглый стол, посвящённый основным направлениям развития сотрудничества магистрали и вуза. Были определены задачи дальнейшего взаимодействия и намечены пути их решения.

В ходе встречи начальник Забайкальской железной дороги Александр Скачков отметил, что в условиях динамичного роста грузопотока, масштабной модернизации основных фондов, внедрения новой техники и передовых технологий магистраль испытывает острую необходимость в хорошо подготовленных, инициативных молодых сотрудниках. Уже в этом году на территории Амурской области будет реконструирован путь в общей сложности на 185 километрах магистрали. Это в два раза превышает объём путеремонтных работ 2017 года.

Было отмечено, что приоритетные направления взаимодействия будут связаны с научно-техническим, технологическим, образовательным и кадровым потенциалом железной дороги и вуза, проведением и реализацией актуальных научно-технических разработок. Ожидаемый результат — повышение эффективности, прибыльности и безопасности работы магистрали. Будут системно создаваться благоприятные условия для обмена информацией и технологиями, организации научных исследований и обучения.

В числе направлений совместной работы — профориентационная деятельность, подбор и подготовка специалистов, производственная подготовка, повышение квалификации действующих сотрудников ОАО «РЖД».
Соглашение подписали в торжественной обстановке. Александр Скачков и Андрей Жуков обменялись папками и скрепили договор рукопожатием.
В новом документе, регламентирующем дальнейшие отношения между железной дорогой и АмИЖТ, зафиксировано положение о развитии материально-технической базы учебного заведения.

Уже в этом году вузу направлено 5 млн рублей спонсорской помощи от ОАО «РЖД», на которые будут обновлены шесть лабораторий и учебные мастерские. В этой связи от исполняющего обязанности директора АмИЖТ прозвучали слова благодарности в адрес руководства железной дороги и лично Александра Скачкова. Педагогический коллектив поблагодарил за взаимодействие заместителя начальника Забайкальской железной дороги по Свободненскому территориальному управлению Петра Сапрыкина. Был одобрен и перспективный план развития вуза до 2020 года.
Со стороны коллектива АмИЖТ и проректора по кадровой политике и социальной работе ДВГУПС Юрия Гамоли было отмечено, что заключение соглашения — знаменательное событие, которое отражает сам факт внимания руководителей одной из важнейших в стране отраслей к свободненскому вузу, контингент студентов которого на сегодняшний день насчитывает 1 500 обучающихся.

Александр Скачков, в свою очередь, отметил, что в приоритете — совершенствование базы и повышение профуровня кадров:
— Работа будет вестись на результат, качество и безопасность. Самое важное на железной дороге — безаварийность. Поэтому упор будет сделан и на передачу практического опыта вузу от профессионалов, которую обеспечит постоянная обратная связь. Главная цель нашей совместной деятельности — переход на новую ступень качества работы!

По материалам газеты «Зейские огни».

Согласование и подписание доходного договора

Данный подпроцесс включает в себя четыре основных этапа:

• получение и анализ требований заказчика;

• формирование встречного предложения;

• согласование договора внутри компании;

• согласование договора с заказчиком.

Получение и анализ требований заказчика. Формирование встречного предложения. Подпроцесс «Согласование и подписание доходного договора» по структуре и содержанию варьирует в зависимости от ситуации. В ряде случаев тендерные предложения содержат достаточные детализированные условия, особенно если сделка является типовой (например, приобретение партии серийной продукции). В связи с этим нет необходимости обсуждать дополнительные существенные нюансы. Однако существует немалое количество тендерных предложений, требующих дополнительной детализации. По большей части такая детализация не касается существенных условий тендерного предложения, однако по ряду соображений ее необходимо провести. В основном это касается точного разделения прав и обязанностей сторон, а также ответственности за риски, связанные с объектом тендера. Например, заказчик может предложить свой вариант системы контроля исполнения своего заказа, включающий определенную отчетность и выездные проверки. В тендерное предложение такая информация может не включаться по разным причинам. Предприятие-исполнитель в зависимости от ситуации может выдвинуть встречное требование и либо совсем отказаться от предлагаемой схемы контроля, либо попытаться ограничить ее (например, отказаться от выездных проверок). В связи с этим для аудитора может представлять интерес сопоставление содержания тендерного предложения и согласованного договора. Если в договоре появляется ряд условий, особенно связанных с дополнительными затратами, которые не были представлены в тендерном предложении, имеет смысл разобраться в ситуации. С одной стороны, может наблюдаться обоснованный либо неизбежный диктат заказчика. С другой стороны, изменения и дополнения могут быть результатом злого умысла, некомпетентности или халатности ответственных сотрудников предприятия-исполнителя.

Согласование договора внутри компании. Согласование договора с заказчиком. Как уже говорилось, данные подпроцессы не имеют жесткой структуры и содержания. На практике нередки случаи, когда проект договора переходит от одной стороны к другой, обрастая подробностями, комментариями и вариантами формулировок. Если одна из компаний имеет изначально перевес во мнении (например, при прочих равных покупатель имеет перевес во мнении, так как он расстается с деньгами), то она может навязать свой вариант договора, порой игнорируя даже косметические изменения. Однако существует ряд нюансов, которым стоит уделить пристальное внимание.

Нюанс 1. Договор переводит взаимодействие сторон в юридическую плоскость. Нарушение его положений влечет за собой череду малоприятных событий, эффект которых может усугубляться наличием свидетелей конфликта в лице третьих сторон (суд, государственные органы, журналисты и т. д.). Поэтому в процедуре формирования и согласования договора должны участвовать как минимум три специалиста: юрист, экономист и производственник. Многие предприятия расширяют этот перечень. Например, специалист по экономической безопасности может проверять отсутствие угрозы коммерческой тайне предприятия. Расширение перечня также может приводить к перегибам. В основном это связано с включением в него специалистов, мягко говоря, не имеющих особого отношения к содержанию договора. Так, в ряде случаев в состав согласующих лиц входят специалист по экономике и специалист по финансам. Участие первого оправданно – договор содержит стоимостные расчетные показатели (плюс контроль рентабельности), участие второго в большинстве случаев бесполезно. Ситуация может усугубляться отсутствием дифференцирования группы согласующих лиц в зависимости от существенности доходного договора – договор на миллион долларов и договор на миллион рублей может согласовывать один и тот же состав лиц. Аудитор должен обращать внимание на целесообразность включения в перечень согласующих лиц тех или иных сотрудников предприятия с учетом существенности договора для деятельности предприятия.

Нюанс 2. Весьма важным является вопрос построения процесса согласования проекта договора внутри компании. С технической точки зрения процесс довольно прост. Каждый сотрудник, включенный в перечень согласующих лиц, по получении проекта договора проводит функциональный анализ, делает вывод и передает проект договора дальше по цепочке или как-то иначе. Однако в реальности многие компании тратят не меньше двух-трех месяцев на эту внешне безобидную процедуру. Причиной подобной заторможенности может быть излишне широкий перечень согласующих лиц. Однако намного чаще она заключается в реализации основного риска многоступенчатых процессов – риска прогрессирующей задержки. Ее суть в том, что, если каждое согласующее лицо немного запоздает с согласованием, совокупная задержка не будет равна сумме задержек всех согласующих лиц. Во многих случаях совокупная задержка больше, и порой существенно больше, чем сумма отдельных задержек. Например, первый из согласующих сотрудников может заболеть, при этом заменить его некем, а если замена находится, то замещающий сотрудник оказывается не в курсе дела или боится брать на себя ответственность. В результате согласование затягивается. Когда, наконец, первый согласующий сотрудник согласует проект договора, выясняется, что второй согласующий мог приступить к согласованию позавчера, но сегодня ему срочно потребовалось вылететь в командировку. И так до бесконечности. Свою лепту в сумятицу вносят повторные согласования (например, после редактирования первой версии проекта договора компанией-покупателем), т. к. при этом частенько перечень согласующих лиц не меняется. Аудитор должен изучить процесс согласования договора и оценить величину средней задержки согласования. Также имеет смысл обратить внимание на реакцию компаний-заказчиков (например, на основании переписки по электронной почте, официальных писем или факсов, случаев разрыва отношений, претензионной работы), т. к. халатность менеджмента может указывать на его пристрастие к мошенническим схемам и наоборот.

Нюанс 3. Ради интереса попробуйте сопоставить условия, на которых был выбран победитель тендера, и условия финального договора с компанией-покупателем. В большинстве случаев высока вероятность найти отличия. Также может варьировать убедительность обоснований таких отличий и их влияние на общий финансовый результат по объекту тендера. Бывает, что заказчик уже после тендера увеличивает объем работ с согласия компании-исполнителя, предлагая адекватную компенсацию за увеличение. Это можно считать позитивным отличием. Однако бывает и так, что после тендера различного рода обстоятельства (форс-мажор, задержка согласования, диктат заказчика, личный интерес и т. д.) приводят к ухудшению условий договора по сравнению с условиями победы в тендере. Аудитор должен быть готов выяснить причины такого рода ухудшений и понять, была ли возможность устранить их заранее или нивелировать последствия.

Нюанс 4. В стандартном варианте проект договора сопровождается листом согласования, на котором участники процесса ставят свои подписи. Подпись определенно означает, что соответствующий сотрудник согласовал проект договора. Однако без дополнительных пояснений не совсем понятно, какие именно действия привели этого сотрудника к такому выводу и что именно означает его согласование. Парадоксально, но ответ на вопрос «Что означает ваша подпись?» вызывает затруднения. Процесс, результат которого зависит от совокупных действий группы людей, должен четко определять роль каждого участника группы и ясно формулировать перечень задач для каждой роли. В большинстве случаев этого сложно добиться без создания письменного регламента процесса согласования. Аудитор должен понимать, что следует избегать создания регламента ради регламента. Однако чем меньше возможностей для импровизации в процессе согласования договора, тем более гладко протекает процесс. Например, сотруднику по экономике намного проще работать, когда он знает, что по договору ему необходимо проверить такие-то и такие-то расчеты и показатели. Это намного комфортнее и продуктивнее, чем получить указание типа «посмотри, чтобы все было нормально». Также аудитор должен понимать, что некоторые договоры могут быть в чем-то уникальными. Такие договоры нельзя тупо пропускать через стандартную процедуру. Например, компания всегда работала с российскими компаниями, а тут у нее появился первый иностранный клиент. Разумеется, договор с иностранным партнером должен согласовываться по индивидуальной процедуре. Однако сказанное не умаляет важности поиска путей оптимизации процесса согласования договора. Как минимум аудитор должен ожидать, что стандартные договоры согласовываются в приемлемые сроки, по продолжительности равные, например, чистому времени исполнения всех контрольных процедур плюс время на административные процедуры (отправка письма почтой, регистрация письма в канцелярии, распечатка материалов и т. д.).

Согласование отдельных мнений целесообразнее проводить в одно время и в одном месте, например в формате личной встречи. Данный принцип положен в основу электронных систем согласования договоров. Использование таких систем, несомненно, повышает прозрачность и скорость процесса согласования, а также обеспечивает создание и сохранение истории согласований. Функционал этих систем обеспечивает как управление, так и мониторинг, и контроль процесса. Аудитор должен иметь в виду, что внедрение подобных систем может наталкиваться на ожесточенное сопротивление сотрудников, участвующих в согласовании. Однако он также должен осознавать, что польза от использования электронных систем в многоступенчатых процессах, подобных процессу согласования договоров, приносит существенную пользу.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Организация и ведение договорной работы: роль юриста

Изучение деятельности предшественников не только поможет избежать их ошибок, но и наглядно продемонстрирует, как видит руководство роль юриста в данной организации. Разумеется, подобные вопросы в той или иной форме обсуждаются в ходе собеседования, и молодой специалист должен быть морально готов к тому, что неукоснительное следование букве закона не станет основным содержанием его деятельности. Шансы встретить работодателя, который нанимает юриста для того, чтобы обеспечить полнейшую легитимность деятельности организации и соблюдение требований действующего законодательства, довольно мизерны. Если такая задача и будет позиционирована в ходе собеседования, не стоит удивляться тому, что довольно быстро окажется, что от нового юриста ждут совсем другого. Практика показывает, что юристы, потрясающие Гражданским кодексом и постоянно апеллирующие к требованиям закона, сталкиваются с проблемой низкой востребованности на рынке юридических услуг. Если юрист постоянно указывает коллегам и руководству на недостатки и нарушения, но при этом не предлагает конструктивных решений, соответствующих экономическим интересам организации-работодателя, он вряд ли долго задержится в этой организации, по крайне мере ему не снискать любви и доверия коллег. Такие юристы воспринимаются как помеха в работе. Гораздо выше ценятся юристы, которые в состоянии изыскать обходные пути и при этом балансировать на тонкой грани между соблюдением закона и его нарушением.

Визирует ли главный бухгалтер договор

Если широко трактовать данный закон, то любой договор, в котором предусматривается порядок расчетов, исполнение денежных обязательств, должен быть подписан главным бухгалтером. Это подтверждают и подзаконные акты. В частности, в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н, указано, что под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Если поставщик применяет специальную систему налогообложения, например, упрощенную систему или систему налогообложения в виде ЕНВД, он, как известно, не является плательщиком НДС. Следовательно, такой контрагент не предъявляет НДС, а покупатель не платит налог поставщику и не отражает в учете суммы НДС, которые можно было бы предъявить к вычету (и уменьшить, таким образом, платежи, подлежащие уплате в бюджет).

а) Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *