Договор без номера

Регистрационный номер договора

  • Кому: delo@delo-press.ru
  • Тема: Консультации по делопроизводству

Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу ­решить ­ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.

На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях. Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту. Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.

  • Черепкова Е.А.,
  • г. Екатеринбург

Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ). В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.

Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.

Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.

Пример 1 Свернуть Показать

Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:

Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.

Пример 2 Свернуть Показать

Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7):

Налоговый орган отказал в предоставлении вычетов по НДС, так как в представленных налогоплательщиком договорах и платежных поручениях имелись расхождения между датами заключения договоров и номерами договоров. Позже данное решение налогового органа было признано судом незаконным, так как было установлено следующее:

  • в платежных поручениях и договорах полностью совпадают получатели платежа и суммы платежа,
  • контрагенты налогоплательщика подтвердили, что названные договоры являются единственными сделками с налогоплательщиком в течение года, а налоговым органом не представлены доказательства того, что данные платежи осуществлены по каким-либо иным договорам и могут быть предъявлены или уже предъявлены к вычету по другим счетам-фактурам.

Ну что же, в этом конкретном случае повезло компании, и только потому, что с данным налогоплательщиком не было заключено других договоров, а если бы они были заключены (и тоже без присвоения номера), то решение арбитражного суда могло быть совершенно другим и не в пользу данной компании. Этот пример особо поучителен. Он показывает важность правильного присвоения номера договору. Законодательство, как уже отмечалось, не содержит специальных требований на этот счет, но практика говорит о другом.

Автору вопроса следует обратить особое внимание на Пример 2. Представители контрагента, вернувшие Вам договор, могут быть правы при определенных обстоятельствах. И то, что они обратили внимание на неправильное проставление номера договора, говорит об определенном уровне организации договорной работы на их предприятии. А поскольку я и сама сталкивалась с такими проблемами, то знаю, насколько это важно для ­организации. Дам пояснения своей позиции.

Договор – это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы. Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.

Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.

Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета. Если такой документ не имеет номера, то придется написать «по договору № б/н от 12.01.2009 г.» или «по счету № б/н от 12.01.2009 г.».

После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга), и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору. Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг), в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора.

Как видите, номер договора указывается сразу в нескольких документах обеими организациями и быть разным он просто не может. Ведь если одна организация присвоит ему номер и начнет оформление своих документов, а другая организация без согласования с первой допишет через косую черту или иныи образом свою часть номера договора и в подготавливаемых для подписания документах будет использовать уже «удлиненный» номер договора, то закончится это тем, что в комплекте первичных документов, относящихся к оплате и исполнению данного договора, будут фигурировать разные номера договоров. Тогда позже придется приводить все к единообразию, т.е. вносить исправления в ранее оформленные документы, а те, что нельзя исправлять – оформлять заново. Может потребоваться направление письма в банк об уточнении (корректировке) назначения уже проведенного платежа.

Проблема с присвоением номера договора особенно актуальна в последнее время в связи с внедрением систем электронного документооборота, автоматизации договорной деятельности в рамках IRP-систем (систем управления ресурсами предприятия), CRM-систем (систем взаимоотношений с клиентами). Об этом свидетельствуют и вопросы слушателей, которые задаются на семинарах. Многие организации нашли ей решение, но обо всем по порядку.

Для начала давайте разберемся, откуда появилась такая тяга к добавлению своего номера договора через косую черту. Дело в том, что регистрация договоров помогает упорядочить работу с ними:

  • подтвердить факт подписания договора в определенные сроки,
  • отследить количество подписанных договоров, а также
  • дает возможность эффективно использовать информацию при подготовке ответов на запросы при принятии управленческих решений, оперативно предоставлять информацию при проведении различных проверок на предприятии.

Каждая сторона по договору, как правило, должна после подписания присвоить ему номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Номер договора обычно состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным. И тогда он может выглядеть, к примеру, таким образом: № 123-ОПРС08-ЛС-234/1238-К-002-БСК. И здесь очень важно предупредить своего партнера о том, что вы «удлинили» номер договора, чтобы во всех подготавливаемых ­документах он фигурировал под одинаковым номером!

Но реализовать это не всегда представляется возможным. Так, некоторые компании, которые имеют договоры не только с тысячами, но и с миллионами контрагентов, стараются исключить возможность проставления номера контрагента на договоре, так как они просто не имеют физической возможности отследить, какой же номер присвоил контрагент. Они производят учет договора и всех последующих документов к нему по тому номеру, который зарегистрирован в их информационной системе. Это особенно актуально для государственных предприятий, которые тоже очень ревностно относятся к номеру договора.

Рассмотрим несколько вариантов решения проблемы присвоения контрагентами двустороннего номера договору:

  1. Одним из примеров могут служить компании, оказывающие услуги связи. Уже есть прецеденты включения в текст договора следующего условия: «Стороны под номером договора понимают регистрационный номер договора Исполнителя. Именно этот номер указывают в счетах». Наличие такого условия помогает избежать проставления номера договора двумя компаниями через дробь. Но даже если клиент и добавит свой номер, то корректным номером все равно будет считаться первоначальный, указанный исполнителем. Поэтому прежде чем проставлять регистрационный номер договора, необходимо изучить раздел «Дополнительные условия».
  2. На практике возможен и другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны (номер контрагента), то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на оборотной стороне последнего листа договора. В этом случае номером договора будет считаться только присвоенный контрагентом и указанный на первой странице договора.
  3. При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным номером вашей организации, и тогда он проставляется на первой странице документа. При этом контрагент в отдельных случаях может вернуть вам договор с добавлением своего номера через дробь. Тогда вам необходимо внести изменение номера во все регистрационные формы.
    Это будет возможно только в том случае, если оплата или оформление иных документов по договору не производились. И хотя все действия (оплата, отгрузка товара и др.) должны производиться только по договору, подписанному двумя сторонами, на практике случаются и другие варианты. Поэтому, внося изменения во все регистрационные формы, следует обращать на это внимание.

Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном ­документе вашей организации. Только так можно избежать путаницы.

Присуждение контракта. Роль цены и качества товара при выборе победителя торгов. Окончательный выбор победителя. Процедура заключения контракта

123456

Выбор поставщика и присуждение заказа могут после­довать непосредственно после вскрытия и оглашения по­ступивших тендеров в тех случаях, когда речь идет о вы­боре предложения с самыми низкими ценами при аналогич­ных других условиях конкурентных предложений.

Но чаще всего, в особ-ти при пост-ах обо­руд-ия, прин-ие оконч-го реш-ия о выборе пост-ка и передаче заказа произв-ся вышестоящей орг-ей ч-з опред. период времени. Это объясн-ся тем, что сравнение предлож., опред-ие выгодности каждого из них требует вре­мени: надо сравнить большое число технич. показ-ей и учесть разнообраз коммерч. усл-ия, охват-щие не только цену и срок поставки, но и длит-ть кредита, форму рас-та, усл-ия поставки и приемки товаров и др. В конкурсном отборе решающую роль могут играть не только цена, но и высокое кач-во производимых фирмой изде­лий (работ), наиболее приемлемые для заказчика сроки исполнения контракта, порядок выполнения работ, возмож­ности привлечения квалифициро­ванных субпоставщиков или субподрядчиков. Оферент (участник торгов), предлож. которого при­нято, получает об этом соотв-ее извещение. Ос­тальные же оференты, как правило, не оповещ-ся о рез-ах торгов, но, направив соотв-ющий запрос в тендерный комитет, они могут получить интересующую их инфу. В соотв. с усл-ми торгов во всех странах оферент, выигравший торги на оборудование, обязан вне­сти залог в кач-ве гарантии вып-ния заказа и всех усл-ий поставки. Его вел-на, как правило, сост. от 5 до 10% стоимости заказа. После вып-ия заказа гарантийный залог возвр.пост-ку, причем сп-б этого возврата также может быть различным: либо це­ликом после поставки оборуд., частями по мере выполнения заказа (пропорционально поставкам). Органи­заторы торгов, выступающие после проведения торгов уже в роли заказчиков, имеют право использовать этот залог для покрытия отдельных претензий, возникающих в ходе выполнения заказа (в случае поставки некачественного обо­рудования, нарушения сроков поставки и т. п.).

Завершающим этапом проведения конкурсных торгов является подписание контракта с фирмой, выигравшей тор­ги. Содержание такого контракта в основном аналогично обычному контракту купли-продажи. Однако иногда он мо­жет содержать некоторые специфические условия, касаю­щиеся способов перевозки или использования торгового флота своей страны и др.

Заключение сделки по результатам торгов может про­изводиться также путем принятия (акцепта) предложения оферента без последующего подписания обеими сторонами контракта.


83 Состав организаторов и участников государственных закупок. Структура и состав государственных закупок.

Конкурсы по госзакупкам тов. про­изв-ся вцелях обесп-ия эффективного расходования ден.ср-в и регл-ся Указом През-та РБ»О гос. зак-ах» и Положением о пор-ке выбора пост-ка (подр-ка, исп-ля) при осущ-нии гос. закупок на тер-рии РБ, утв-ным данным Указом. Гос. закупки — это зак-ки Т, Р, У, осущ-ые юр.лицами и ИП за счет ср-в республиканского и местных б-ов для гос.нужд и закупки товаров (работ, услуг), осущ-мых бюджетными организациями.

Состав орг-ов и уч-овгосзакупок:

1. Заказчик может определять или создавать структурное подразделение либо назначать работника из числа, обладающих проф навыками в области гос закупок.Он может ос-ть госзакупки самостоятельно либо с участием организатора. Два и более заказчика по письменному соглашению сторон, определяющему их права, обязанности и ответственность, могут совместно проводить процедуры государственных закупок однородных товаров (работ, услуг). При этом договоры с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) заключает каждый из заказчиков.

2. Заказчик вправе привлечь организатора для осуществления части функций заказчика по организации и проведению процедуры государственной закупки.

3. В ходе организации и проведения процедур государственных закупок могут привлекаться, в том числе на договорной основе, эксперты для консультаций и (или) получения заключения по рассмотрению, оценке и сравнению предложений.

4. Участником признается юр или физ лицо, в том числе ИП: — представившее предложение, — получившее индивид приглашение к участию в процедуре госзакупки, получившее приглашение к заключению договора(в случае проведения процедуры закупки из одного источника.)


Конкурсы по госзакупкам товаров для раз-ых мин-тв (внутренних дел, обороны, по чрезв. ситуаци­ям и др.) проводятся соответствующими межведомственны­ми комиссиями по выбору поставщиков. С-в комиссий и перечень тов-в, по кот. пров-ся конкурсы по госзакупкам тов-в из местных бюдже­тов, проводят областные (Минская городская) конкурсные комиссии.

Конкурсы могут быть открытыми и закрытыми.

Для участия в конкурсе необходимо подготовить кон­курсные документы.

84.Сущность предквалификационного отбора. Подготовка и подача тендерных предложений.

Открытые и закрытые конкурсы могут проводиться в один и два этапа.

Двухэтапный конкурс проводится если: невозможно оп­ределить хар-ки товаров (работ, услуг), сост-ть их подробные спец-ции и для выявления возможностей поставщиков необходимо провести с ними переговоры или запросить у них предварительные конкурсные предложения; требуется проведение научных исследований, эксперимен­тов; заказчик принял решение о проведении предваритель­ной квалификации участников.

На 1ом этапе конкурса у потенц. Пост-ов запр-ся предв-ое конкурсное предл-ие (с хар-кой товаров, договорными условиями их поставки и др.).

Предварительный квалиф-ный отбор – это процедура, широко применяемая при закупках работ, услуг и товаров, позв-щая снизить контрактные риски за счёт предв-ного отсева поставщиков на этапе до проведения конкурса. Содержание процедуры закл-ся в том, что потенц. пост-ки заполняют спец-ые анкеты, пред-ляя госзаказчику общую инфу о комп-ии, которая вкл-ет данные о фин-ой активности, опыте вып-ия работы или оказания услуги и квалификации фирмы. В итоге заказчик отбирает нескольких наиболее квалиф-ых пост-ков, которые получают приглашения к участию в торгах. Основными целями предварительного квалификационного отбора называют:

– отсечение от участия в торгах фирм-однодневок или фирм с недостаточным опытом, что позволит избежать срыва поставок;

– возможность отобрать для участия в конкурсе компании, готовые предоставить товар или услугу с лучшим соотнем цены и качества, и тем самым предотвратить демпинг, при этом значимость такого отбора повышается в случае сложного предмета контракта.

На 2ом этапе зак-к вносит изм-ия и доп-ия в конк-ные док-ты по рез-ам 1го этапа конкурса, запрашивает окончательные конкурсные предло­жения участников, прошедших первый этап конкурса, под­водит итоги.

Срок подготовки и подачи предв-ых конкурсных предложений на 1ом этапе конкурса должен быть не ме­нее 20 дней, а окончательных (на 2ом этапе) — не менее 30 дней. В случае проведения повторного двухэтапного кон­курса эти сроки составят 10 и 15 дней соответственно.

Выбор пост-ка при про­в-ии 2ухэт-го откр. и закр. конкурсов осущ-ся в порядке, уст-ном Положением в отн-ии этих конкурсов.Конкурсная комиссия подводит итоги 2эт-го кон­курса в срок не более 30 дней со дня вскрытия конвертов с оконч-ми конк-ми предл-ми, предст-ми на втором этапе. В случае разногласий, связанных с проведением проце­дур закупок, участники любых конкурсов могут обжаловать действия (бездействия) заказчика (организатора, уполномо­ченной организации) и/или комиссии.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *