Дело должно содержать не более

Основные операции при оформлении дел

Проверка правильности группировки документов в дела

Первая задача данной операции — проверка соответствия деловой бумаги и ее заголовка, зафиксированного в номенклатуре дел. Вторая — проверка порядка расположения бумаг внутри дела. Бумаги могут сортироваться по разным критериям: в алфавитном порядке — по имени корреспондента, тематически — по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и т.д.

Брошюровка (подшивка)

Когда дело окончательно сформировано, его требуется подшить и переплести. Перед проведением этой операции нужно совершить ряд вспомогательные действий:

  1. Удалить со всех листов посторонние предметы: скрепки, булавки и т.п.
  2. Снять листы со скоросшивателя;
  3. Под последний документ дела вложить лист-заверитель дела (о нем речь пойдет ниже);
  4. В начало дело (в случае необходимости) вложить внутреннюю опись.

Согласно общепринятому стандарту объем дела должен быть не более 250. В ситуации, когда листов накапливается больше, создается второй том дела.

Справка

Нумерация листов

Данная операция имеет две цели — контроль сохранности всех бумаг и облегчение их поиска.

Для осуществления данной процедуры используется черный графитовый карандаш или специальный нумератор. Чернила или карандаши других цветов использовать нельзя. Номера страниц ставят только с лицевой стороны листа, в правом верхнем углу, при этом нужно следить, чтобы не был задет основной текст.

Если формат листа больше, чем А4, то порядок нумерации следующий. Если лист подшит за один край и потом свернут, то он считается одной страницей. Если лист сложен и подшит за середину, то двумя. Фотографии и иллюстрации нумеруются в левом верхнем углу обратной страницы. Иногда в состав дела входят конверты, содержащие текстовые данные и вложения, в этом случае сам конверт нумеруют отдельно, а вложения — очередным номером за ним, каждое отдельно. При формировании нескольких томов в каждом из них создается отдельная нумерация.

Составление листа-заверителя дела

Как уже отмечалось выше, лист-заверитель дела размещается на специальном последнем листе дела. В нем фиксируются итоги предыдущей операции — нумерации. В листе цифрами и прописью фиксируют количество листов, которые были пронумерованы, потом пишут слова «в том числе» и на отдельных строках указывают количество литерных листов и количество пропущенных листов.

Далее ставится знак «+» и после него указывается количество листов внутренней описи, если таковая имеется.

Лист-заверитель должен быть подписан лицом, который его составил. Нужно указать должность этого лица, фамилию, инициалы и дату составления бумаги. Ни в коем случае нельзя использовать обложку дела и оборотную сторону последнего листа в качестве размещения данных, содержащихся в листе-заверителе.

Типовая форма листа-заверителя, рекомендованная Основными правилами работы архивов, представлена на Рис. 1:

Рис. 1. Форма листа-заверителя дел

Составление внутренней описи документов дела

Иногда в состав дел входят документы, имеющие особую ценность. Это личные дела, папки с бумагами, связанными с присуждением ученых степеней или присвоением ученых званий. Вся документация, связанная с областью авторских свидетельств и патентов. Дела, имеющие отношение к судебному производству, следствию и т.п. Во всех этих случаях необходимо наличие внутренней описи компонентов дела.

В отличие от заверительного листа, внутренняя опись размещается на первом листе дела. Сведения, содержащиеся в обоих бумагах, аналогичны — это количество единиц дела, а также количество листов самой описи.

Типовая форма внутренней описи представлена на Рис. 2:

Рис. 2. Форма внутренней описи документов дела

Внесение уточнений в реквизиты обложки дела

Конечно, обложка дела создается не в тот момент, когда бумаги готовятся к передаче в архив. Она оформляется гораздо раньше — в момент заведения дела. Состав компонентов и реквизитов обложки строго регламентирован ГОСТом 17914-72:

Название компании;

Название отдел компании;

Индекс дела в системе делопроизводства компании;

Заголовок дела;

Срок хранения.

Однако для передачи дела на хранение в архив данный список не является исчерпывающим. Он должен быть дополнен и уточнен. В частности, следует добавить следующие данные:

Если дело имеет несколько томов, то нужно добавить номер текущего тома;

Даты начала и окончания дела (крайние даты);

Общее количество листов в деле;

Номер фонда, описи и дела по описи.

Следует отметить, что последний пункт добавят на обложку сами работники архива.

Оформление обложки дела

Разработка и оформление обложки требуют соблюдения ряда требований. Название компании пишется в именительном падеже. Иногда название компании меняется в течение года. В таком случае нужно привести оба названия. Делается это следующим образом: старое название заключается в скобки, а сразу под ним приводится новое.

Обычно заголовок дела совпадает с тем, который зафиксирован в номенклатуре дел. Он ставится на обложку сразу при формировании дела. Однако может возникнуть такая ситуация, что последующий анализ содержания папки приведет к заключению о необходимости корректировки заголовка. Если он будет изменен, то в номенклатуру дел нужно внести соответствующее дополнение.

Справка

Согласно общепринятому стандарту заголовок имеет следующую структуру:

  1. Вид дела: дело, переписка, документы, материла и т.д. или вид деловых бумаг: протоколы, отчеты, акты, приказы.
  2. Автор или корреспондент. Последний указывается в случае переписки.
  3. Основной вопрос, который отражают суть документов.

Следующий обязательный атрибут, который размещается на обложке — крайние даты. Ими являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в папку.

Далее следует указать срок хранения. Для бумаг постоянного хранения — «Хранить постоянно», а для всех остальных — конкретный срок.

Когда будет указывать количество листов дела, обратите внимание, что листы внутренней описи и листа-заверителя не включается в это количество.

Типовая форма обложки приведена на Рис. 3:

Рис. 3. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Справка

Составление и оформление описи дела

Заключительная процедура подготовки деловых бумаг на передачу в архив — составление описи.
Опись представляет собой архивный справочник, содержащий сведения о единицах хранения фонда. Эти сведения организуются в форме систематизированного перечня. Основное назначение описи — учет и фиксация систематизации. Она также является справочным материалом в процессе делопроизводства.

Расположение дел в описи соответствует их значимости. В качестве примера можно привести такой порядок: устав фирмы, протоколы собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы генерального директора, годовой план и т.д.

Типовая форма описи представлена на Рис. 4

Рис. 4. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

3.5. Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.

>Количество листов при сшивании документов

Прошнуровать, прошить документы

Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне. Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа. Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:

Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Количество листов при сшивании документов

При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов. Также требуется сшивать договоры, дополнительные соглашения к ним, которые имеют более двух листов при подаче на государственную регистрацию перехода права собственности или государственную регистрацию договора в Управлении Росреестра (о заключении договора купли-продажи недвижимости смотри здесь). Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования. Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым. Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером. Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон). Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке. Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. Содержание страницы было частично изменено в следующей части. Слова «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…» были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом. Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления». Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа. Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время. Такие затраты приведут к вынужденным убыткам. Вышеуказанный случай наглядно показывает, как не прошитый документ может привести к убыткам и потери времени. Пример также показывает, что в юридических делах мелочей не бывает. Даже, казалось бы, к такой мелочи необходимо относится серьезно.

Как же скомпоновать документы в деле в хронологически-логическом порядке? Возьмем документы из примера. Так как письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» имеет более позднюю дату, то оно идет первым (в самом начале дела). Дальше у нас в деле имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС». Данный документ (ответ от 01.05.2013г.) идет следующим после письма от 10.03.2013г., так как логически будет верным скомпоновать по принцу «запрос-ответ». Если использовать только хронологический метод компоновки документов, то после письма от 10.03.2013г. должен идти документ – факсимильная распечатка от 28.03.2013г. Но факсимильную распечатку поставим после ответа от 01.05.2013г., так как так будет логичнее при изучении содержания дела.

Как правильно прошивать документы

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 .

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

  • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *