Что проверяет пенсионный фонд

Содержание

Как успешно пройти выездную проверку ФСС и ПФР

Из статьи Вы узнаете:

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

В предыдущей статье я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
  6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

  • Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
  • Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории, а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

  • Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.
  • Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.
  • Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.
  • Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.
  • Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

  • Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.
  • Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.
  • Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.
  • Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).
  • Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).
  • Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
  • Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.
  • Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.
  • Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

И наконец, несколько рекомендаций, как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР:

  • Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.
  • Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.
  • Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.
  • Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Выездные проверки ПФР: что проверят?

С. П. Данченко, эксперт журнала

Журнал «Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2011

В предыдущих номерах мы говорили о проводимых ПФР выездных проверках плательщиков страховых взносов. Мы подробно рассмотрели критерии отбора кандидатов на эти проверки, вопросы документального оформления, порядок истребования документов, сроки и место проведения проверки, содержание акта и решения по ее результатам.

В завершение разговора остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) предметом выездной проверки являются правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов.

Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Обратите внимание:

В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении такой проверки.

Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р. Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.

Итак, при выходе на проверку должностному лицу из ПФР рекомендуется ознакомиться с наблюдательным делом плательщика страховых взносов. Наблюдательное дело формируется по каждому плательщику страховых взносов, в нем собрана вся имеющаяся у ПФР информация по конкретному плательщику страховых взносов. После анализа данной информации проверяющий выходит непосредственно на проверку.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Это зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета плательщика, важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Решение должностные лица, проводящие проверку, принимают самостоятельно.

При проверке правильности начисления страховых взносов проверяющим рекомендовано проанализировать организационно-распорядительные документы, договоры, контракты, соглашения, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные, расчетные и платежные документы по той или иной выплате и по организации в целом.

Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:

  • полнота представленного комплекта истребованных документов;
  • правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
  • наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
  • правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
  • правильность внесения исправлений;
  • наличие подчисток и помарок;
  • соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
  • правильность подсчета соответствующих итогов в документах.

Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями, можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое-либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).

Хотелось бы отметить, что в Методических рекомендациях сделан упор на проверку регистров бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета, проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, форма и порядок заполнения которых утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н. Но расчетные и платежные документы по заработной плате, авансовые отчеты и другие документы, связанные с выплатами в пользу физических лиц, все равно будет необходимо представить контролерам. При этом в случае установления нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их отсутствия первичные документы должны быть сверены с другими документами, связанными с данной хозяйственной операцией.

Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.

Документы

Особенности проверки и получаемая информация, примечание

Учредительные документы

Учредительный договор, устав

Устанавливается соответствие (несоответствие) между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, ФИО учредителей, видах деятельности и пр.

Учетная политика организации

Учетная политика организации

Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая плательщиком совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности

Разрешительные документы

Лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр. документы

Отчетность по страховым взносам и индивидуальным сведениям

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период, индивидуальные сведения

Проверяется своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных

сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов.

В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений.

Выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в территориальный орган ПФР до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки

Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период

Годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения, главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.

Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с суммами, отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. Отдельно проверяется сумма выплат, отраженных в регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса», и сумма выплат, отраженных в ведомостях по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходных кассовых ордерах, ведомостях на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений

Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам

– 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

– 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

– 50 «Касса»;

– 51 «Расчетные счета»;

– 55 «Специальные счета в банках»;

– 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

– 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

– 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;

– 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета:

– 41 «Товары»;

– 10 «Материалы»;

– 43 «Готовая продукция»;

– 45 «Товары отгруженные».

Проверяются обороты по субсчетам счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», в том числе 69.1 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на страховую часть трудовой пенсии», 69.2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на накопительную часть трудовой пенсии», 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ФФОМС», 69.4 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ТФОМС».

Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР.

В данном случае проверяется достоверность сумм начислений страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в расчете РСВ-1 ПФР по строкам 110 – 114

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, в ходе выездной проверки анализируются регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы»

раздела 1, 241 – 244 раздела 2, 341 – 344, 391 – 394 раздела 3, и сумм уплаченных страховых взносов, отраженных по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, в сравнении с суммами, начисленными в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам). Суммы уплаченных страховых взносов, отраженные по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, сравниваются с суммами платежей по данным бухгалтерского учета, отраженными по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам)

Индивидуальный учет страховых взносов

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08-56П).

Могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период

Проверяется полнота и правильность ведения индивидуальных карточек по учету сумм начисленных страховых взносов.

Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам.

Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

В случае расхождения начисленных доходов выясняется причина этого и обоснованность исключения сумм доходов физического лица из обложения страховыми взносами

Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам

– приказы, действующие в проверяемые периоды);

– коллективные договоры;

– трудовые договоры;

– договоры гражданско-правового характера;

– соглашения, заключенные с физическими лицами;

– контракты и др. документы

Изучаются все документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц

Банковские и кассовые документы

Выписки банка, платежные поручения (требования), платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц, кассовые документы

Особое внимание будет уделено выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов, проверяются операции, отраженные:

– по кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке» в корреспонденции со счетами, являющимися источниками выплат;

– по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на которых отражаются расчеты за приобретенные у граждан товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (Дт 60 Кт 51, Дт 76 Кт 51);

– по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих расходов организации (суммы, уплаченные (выданные) с целью оказания работникам организации едино-временной помощи, направленные на приобретение путевок, медикаментов и т. п. либо на их оплату);

– выплаты физическим лицам по безналичным расчетам также в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций.

Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.

Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др.

Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета

Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности

Учетные и расчетные документы в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц

К указанным документам могут относиться ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также авансовые отчеты.

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг)

Методические рекомендации предписывают проверяющим из ПФР особое внимание уделить следующим хозяйственным операциям:

– расчетам с подотчетными лицами;

– выплатам в натуральной форме;

– операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей.

Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ и документы, подтверждающие факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость). При проверке этих документов будет проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.

Пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм. Поскольку многие субъекты малого бизнеса грешат тем, что огромные суммы подотчетных денежных средств находятся у руководителей, бухгалтерам надо донести до них, что этот факт будет вызывать повышенный интерес у проверяющих из ПФР.

Что касается выплат работникам в натуральной форме, в этом случае производится проверка первичных документов (накладных на передачу материалов, товаров, услуг и т. п.).

При проверке операции реализации работникам (физическим лицам) основных средств и прочих активов (счет 91 «Прочие доходы и расходы») будут проанализированы такие документы, как акты о ликвидации основных средств, накладные на отпуск со склада основных средств, товарно-материальных ценностей для реализации или выдачи в счет оплаты труда иного вознаграждения, акты приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств.

Поскольку подавляющее большинство предпринимателей ведет учет с применением специальных бухгалтерских программ, внимание проверяющих привлекут операции, ведущиеся «вручную», отраженные в соответствующих регистрах бухгалтерского учета и других документах, поскольку в таких регистрах бухгалтерского учета и документах, по мнению представителей ПФР, могут быть отражены хозяйственные операции, по которым не исчислены и не уплачены страховые взносы (например, разовые выплаты или вознаграждения физическим лицам).

Кроме этого, подозрительными будут признаны и нетипичные корреспонденции счетов или несоответствие корреспонденции счетов содержанию хозяйственных операций, связанных с определением базы по страховым взносам. При обнаружении подобных записей проверяющим рекомендуется проследить отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете, проверить наличие первичного или иного оправдательного документа, подтверждающего реальность и правомерность данной операции.

Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.

Следующий момент касается непосредственно «упрощенцев», которые применяют пониженные тарифы страховых взносов. Проверяющие из ПФР будут изучать обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, проверке подлежат все основания для применения пониженного тарифа. В этом случае проверяющие из ПФР будут сотрудничать с налоговыми органами, которые могут предоставить необходимую информацию по запросу органа контроля, а также непосредственно принять участие в проверке.

В заключение хотелось бы сказать, что плательщикам страховых взносов не приходится надеяться на то, что проверяющие ограничатся только изучением ведомостей начисления заработной платы и сверкой их со сданными отчетами. Проверке будут подвергнуты все документы, так или иначе связанные с начислением и уплатой страховых взносов, поэтому стоит заранее привести их в порядок.

См. статьи Е. П. Зобовой «Выездные проверки плательщиков страховых взносов: критерии отбора», № 7, 2011, С. П. Данченко «Порядок проведения выездных проверок ПФР», № 9, 2011.

Основные способы, как можно проверить отчисления в пенсионный фонд

Перед тем, как проверить факт наличия отчислений в пенсионный фонд со стороны работодателя, следует узнать, какие же суммы, собственно, он обязан переводить.

Они не являются фиксированными и одинаковыми для всех, поскольку в соответствии с федеральным законодательством сумма взносов составляет 22% от размера зарплаты каждого сотрудника. Стоит отметить, что она не вычисляется из заработной платы, как это происходит при уплате того же подоходного налога, то есть сам факт наличия перечислений работник не ощущает на своем кошельке и это не отражается в расчетных листках, выдаваемых ему на руки каждый месяц.

Сумма в размере 22% от заработной платы является общеобязательной для перечисления за всех работников, за небольшим исключением. Так, для сотрудников, осуществляющих трудовую функцию в условиях, вредных и опасных для здоровья, действует повышающий коэффициент. В зависимости от класса опасности дополнительный тариф может достигать 4% от суммы зарплаты.

В свою очередь, существуют определенные послабления для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. Они перечисляют за каждого сотрудника 20% от зарплаты.

Справка! Лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, осуществляют перечисления самостоятельно за себя по утвержденным в ПФР тарифам.

Итак, разобравшись в том, какие же суммы должны быть перечислены работодателем в адрес ПФР, следует приступить к проверке его добросовестности по отношению в возложенной на него законом обязанности.

Способов, как проверить отчисления в ПФР довольно много, ниже представлены некоторые из них:

  • путем обращения в ПФР лично;
  • через личный кабинет на сайте фонда;
  • на сайте «Госуслуг»;
  • через МФЦ;
  • через банки.

Наиболее простой способ проверки – через бухгалтерию работодателя. Если работодатель переводит страховые взносы в полном объеме, то необходимые сведения будут предоставлены. Однако существует риск, что данная информация может быть недостоверной и необъективной.

При помощи СНИЛС и ИНН онлайн

СНИЛС является основным документом, который подтверждает факт регистрации гражданина в системе персонифицированного пенсионного учета. Он же позволяет идентифицировать его при обращении в подразделения ПФР.

Кроме этого, зеленая карточка СНИЛС необходима при обращении и любые иные органы в целях уточнения вопросов, связанных с отчислениями страховых взносов.

Номер лицевого счета нужен и для регистрации в электронных сервисах, в том числе через интеренет: в «Госуслугах» и в личном кабинете на сайте самого ПФР. После совершения регистрации номер СНИЛС может являться логином для получения доступа к соответствующим сервисам.

Если номер СНИЛС неизвестен, например, по причине утери зеленой карточки, а времени на восстановление документа в ПФР нет, то узнать его можно при помощи такого документа, как ИНН.

Сделать это можно двумя путями:

  • через сайт пенсионного фонда;
  • через сайт ФНС.

Во втором случае следует зайти на nalog.ru и произвести выбор раздела «Риски для бизнеса». Затем появится окошко, в котором пользователю будет предложено ввести ИНН в выступившее поле. После этого будет сформирован файл, в котором и будет отражен СНИЛС.

Внимание! Существует большая вероятность, что СНИЛС может потерять хождение в рамках официального документооборота, поскольку имеет одобрение в парламенте законопроект, предполагающий, среди прочего, отмену выдачи зеленых карточек и прекращение их использования.

На сайте «Госуслуг»

Чтобы узнать о перечислениях в пенсионный фонд через сайт «Госуслуги», следует произвести следующий алгоритм действий:

  1. Открыть вкладку «Пенсии, пособия, льготы».
  2. Выбрать из меню «Извещение о состоянии пенсионного счета в ПФР».
  3. Нажать «Получить услугу».

Через некоторое время после этого на портале появится уведомление о готовности соответствующей выписки. По содержащейся в ней информации можно проверить периодичность и суммы страховых взносов. Кроме этого, данную выписку можно использовать в рамках электронного документооборота для подтверждения тех или иных сведений.

Для получения доступа ко всем возможностям, предоставляемым сайтом, на нем следует зарегистрироваться и пройти процедуру подтверждения личности. Для этого существует несколько способов, подробно разъясненных на самом портале.

МФЦ

Уточнить данный вопрос можно и через многофункциональные центры, которые удобны тем, что располагаются в каждом муниципальном образовании в стране.

Для этого гражданину необходимо лично прибыть в ближайший центр и предоставить его сотрудникам следующие документы:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • заявление.

В срок до одной недели после этого МФЦ предоставит выписку из ПФР о состоянии лицевого счета.

В банках

Все деньги, которые переводят работодатели, хранятся на счетах кредитных учреждений. Договоры у ПФР заключены с несколькими банками, в том числе и со «Сбербанком». Для того чтобы узнать о перечислениях, гражданин может обратиться непосредственно в кредитное учреждение, имея при себе паспорт и СНИЛС.

CheckXML

Назначение программы:

  • Используется для проверки файлов всех видов документов персонифицированного учета, представляемых страхователями в ПФР;
  • используется для проверки файлов, вместе и каждого по отдельности, представляемых страхователями в территориальные органы ПФР и содержащих расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персонифицированного учета., в т.ч.: в части сочетания видов стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии;
  • включает проверки в автоматизированном режиме при загрузке в базу данных индивидуального (персонифицированного) учета представленных работодателем сведений персонифицированного учета;
  • проверку файла по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления;
  • проверки определяются типом представляемых сведений (типом документа);
  • включает возможность пакетной проверки XML-файлов.

Программа используется:

  • страхователями – для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;
  • трансферагентами – для проверки подготовленных документов в электронном виде для представления их в ПФР;
  • территориальными органами ПФР – при приеме документов персонифицированного учета от страхователей и трансферагентов;
  • При межведомственном взаимодействии для проверки поступивших от ведомств запросов к базе данных персонифицированного учета.

версия от 14.02.2017

Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС. Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС. Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, пониженных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим ниже.

Существует два вида проверок, осуществляемых фондами:

  • камеральные;
  • выездные.

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

Попробовать

Что проверяет ФСС

С 01.01.2017 в ФСС отчитываются только по взносам на травматизм. Поэтому порядок проверок изменился.

Выездные проверки ФСС по-прежнему будет проводить. Область проверки будет зависеть от проверяемого периода. Полноту и правильность расчета страховых взносов за периоды до 01.01.2017 будут проверять специалисты Фонда.

Проверки, затрагивающие 2017 год и далее, будут касаться лишь взносов на травматизм и пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Также будут проводиться выездные проверки совместно с ФНС.

ФСС РФ проверяет начисление и уплату взносов по видам страхования, компенсационные выплаты родителям детей-инвалидов, больничные пособия, социальные пособия и т п.

Основной отчет, который проверяет Фонд, — 4-ФСС.

На выездной проверке сотрудники Фонда анализируют расчеты взносов, целевое использование денег на выплату пособий и т п.

Завершающий этап выездных проверок — составление акта.

Также существуют внеплановые выездные проверки, проходящие при:

  • ликвидации или реорганизации;
  • обращении страхователя за выделением средств;
  • жалобе сотрудника на ошибочный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По требованию Фонда проверяемой организации подлежит представить заверенные копии документов, доказывающие верность расчетов и уплату страховых взносов.

На практике специалисты ФСС чаще всего запрашивают:

  • табели;
  • листки нетрудоспособности;
  • зарплатные ведомости;
  • трудовые книжки;
  • договоры гражданско-правового характера;
  • акты о производственных травмах и т.д.

«Выездной» дуэт ПФР и ФСС

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 января 2016 г.

Содержание журнала № 2 за 2016 г.М.А. Кокурина, юрист

Как фонды проводят совместную плановую выездную проверку

Раз в 3 года у вас может случиться плановая выездная проверка, проводимая совместно ПФР и ФССч. 3 ст. 33, ч. 10 ст. 35 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Такая совместность иногда сбивает с толку бухгалтеров, которые начинают воспринимать фонды как нечто единое. К примеру, по завершении проверки компания обжалует в суд решение одного из фондов, выигрывает дело и ждет, что второй фонд автоматически уберет свои доначисления. Но этого не будет. Даже тогда, когда фонды совместно проверяют страхователя, каждый из них оформляет свои отдельные документы в процессе проверки, не подчиняется «напарнику» и не будет исполнять судебные решения, принятые в отношении другого фонда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“ФСС и ПФР могут проводить раз в 3 года совместные плановые выездные проверки страхователейч. 3 ст. 33, ч. 10 ст. 35 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Законодательством предусмотрены формы документов, принимаемых фондами на разных этапах проверки — от момента ее назначения до момента вынесения решения по проверкеПриказ Минтруда от 27.11.2013 № 698н.

При этом не установлено специальных форм документов, принимаемых именно при совместных выездных проверках фондов. Поэтому в ходе совместной выездной проверки должно быть принято и предъявлено проверяемому страхователю по одному документу от каждого из фондов. НапримерПриказ Минтруда от 27.11.2013 № 698н:

  • решения о проведении выездной проверки от ПФР по форме 9-ПФР и от ФСС по форме 9-ФСС РФ;
  • решения о приостановлении проверки от ПФР и от ФСС по форме 10;
  • справки об окончании выездной проверки от ПФР по форме 12-ПФР и от ФСС по форме 12-ФСС РФ”.

Чтобы устранить неясности по совместным выездным «фондовым» проверкам, мы ответим на некоторые «как?», «где?», «когда?» и «сколько?».

Кого фонды вносят в «выездной» план и что проверяют

Чтобы составить план-график совместных выездов на следующий год, в конце текущего года фонды просматривают по страхователямп. 3.1.1 Соглашения, направленного Письмом ФСС от 06.11.2009 № 02-10/07-11150:

  • результаты камеральных проверок за прошедшие 9 месяцев года;
  • материалы ранее проведенных выездных проверок;
  • сведения о поступлении страховых взносов и состоянии задолженности по ним.

Например, вы можете попасть в план-график выездных проверок на 2016 г., если вас не проверяли в 2013, 2014, 2015 гг. и у вас есть хотя бы один признак из списка, совместно разработанного фондамиПисьмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

В таком списке содержится 12 критериев, в частности уменьшение у компании суммы начислений по страховым взносам по сравнению с предыдущим периодом при неизменной численности работников, применение ею пониженных тарифов страховых взносов. Но наибольшая вероятность попасть в список проверок на ближайший год возникает, если:

  • <или>вы являетесь крупнейшим плательщиком, то есть по вашему территориальному фонду у вас наибольшие суммы облагаемой базы, количество застрахованных лиц, среднесписочная численность работниковПостановление 8 ААС от 14.11.2014 № 08АП-9207/2014;
  • <или>вы замешаны в схемах минимизации страховых взносов (по сведениям, поступившим в фонды от налоговой инспекции, например, по итогам работы комиссии по борьбе с низкой зарплатой);
  • <или>вы не представляли пояснения, запрашиваемые фондом по выявленным при камеральных проверках несоответствиям.

Выездная проверка проводится по взносам, относящимся к 3 годам, предшествующим году, в котором вынесено решение о ее проведениич. 9 ст. 35 Закона № 212-ФЗ. Проверить могут любые документы, имеющие отношение к выплате физлицам зарплаты, пособий, других начислений: учредительные документы, лицензии, больничные листы, то есть все, что может подтвердить численность штата, периоды работы, начисления и выплаты.

Законодательство не обязывает фонды где-либо публиковать график плановых выездных проверок. Но некоторые территориальные органы ФСС РФ размещают его на своих сайтах. Причем уже утвержденный график может менятьсяп. 3.1.4 Соглашения, направленного Письмом ФСС от 06.11.2009 № 02-10/07-11150. И несовпадение периода проверки, указанного в нем, с периодами, указанными в решениях о проведении проверки, не нарушает ваших прав. Поэтому отменить решение по проверке, проведенной не по графику, скорее всего, не получится даже через судПостановление 8 ААС от 14.11.2014 № 08АП-9207/2014.

Как фонды начнут совместную проверку

О дате начала проверки фонды могут никак не сообщить. А могут предупредить о своем приходе по телефону или выслать экземпляр решения о проведении проверки по почте. Начать проверку фонды могут и в отсутствие руководителя фирмып. 6 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ.

При появлении проверяющих из фондов у вас на пороге первым делом нужно посмотретьч. 1 ст. 36 Закона № 212-ФЗ:

  • оригиналы решений от ПФР и ФСС (формы 9-ПФР и 9-ФСС) о проведении выездной проверки вашей компании, подписанные руководителями ваших территориальных отделений фондов;
  • удостоверения пришедших на проверку людейп. 4 ч. 4 ст. 35 Закона № 212-ФЗ.

Инспекторов можно не допускать к себе на проверку при отсутствии у них любого из указанных документов или при несовпадении в этих документах сведений об инспекторах. А вот если с документами у проверяющих все в порядке, не пытайтесь препятствовать их доступу на свою территорию, поскольку такое воспрепятствование является:

  • административным нарушением, за которое могут оштрафовать и директора — на 2000—20 000 руб., и компанию — на 5000—100 000 руб.ст. 19.4.1 КоАП РФ;
  • основанием начислить вашей организации сумму страховых взносов расчетным путемч. 2 ст. 36 Закона № 212-ФЗ, которая может отличаться от той, которую вы должны уплатить в реальности.

СОВЕТ

Вряд ли инспекторы придут на проверку без решения или удостоверения. Но ситуация, когда в решении указаны одни сотрудники, а по факту пришли другие, вполне вероятна. Допустим, кто-то заболел или командирован, а в решении фамилии заменивших их людей не указаны.

Если в подобном случае вы не пустили проверяющих на свою территорию, постарайтесь зафиксировать факт нарушения со стороны фондов, чтобы обезопасить себя от претензий относительно воспрепятствования проведению проверки. Законодательно порядка для этого не прописано. Можете составить акт с подписями руководителя и нескольких сотрудников вашей компании, приложить к нему, например, копию решения о проверке и копии или фото предъявленных вам удостоверений сотрудников, пришедших из фондов.

Сколько может длиться проверка

Продолжительность выездной проверки — не более 2 месяцев со дня вынесения решения о назначении проверки и до дня составления справки о ее окончаниич. 11, 14 ст. 35 Закона № 212-ФЗ.

Кстати, проверяющие из ПФР и ФСС не обязательно придут в один день. Предположим, в графике проверок вы запланированы на июль. Нарушения «совместности» не будет, если, к примеру, ФСС провел проверку с 08.07.2014 по 31.07.2014, а ПФР — с 15.07.2014 по 22.09.2014. Ведь проверка начата обоими фондами по плану — в июле. Сроки проверки обоими фондами соблюденыПостановление 18 ААС от 30.01.2015 № 18АП-15396/2014. Это нам подтвердили и в ПФР.

“Действующее законодательство не обязывает проверяющих из фондов одновременно находиться на территории страхователя, заканчивать совместную проверку и выносить решение по ней.

Фонды согласуют между собой месяц, в котором они должны начать проверку того или иного страхователя. Как правило, вместе день в день они не приходят на проверку и не заканчивают ее”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

А вот если проверяющие из ПФР пришли к вам лишь через месяц после того, как закончилась проверка ФСС, то через суд можно попробовать признать незаконным и отменить решение ПФР о проведении проверки. Ведь при проведении такой отдельной проверки страхователю придется повторно организовывать рабочие места для проверяющих, отвлекать своих сотрудников от их повседневных обязанностей, чтобы подобрать затребованные проверяющими документы и дать необходимые поясненияПостановление 9 ААС от 05.11.2014 № 09АП-42456/2014.

Два месяца — не максимальный срок, поскольку фонды могут продлевать и приостанавливать проверку. И вот по каким основаниям.

Основания изменения сроков выездной проверки Срок продления или приостановления выездной проверки
Выездная проверка может продлеваться по решению руководителя регионального отделения фондач. 11.2 ст. 35 Закона № 212-ФЗ, еслич. 11.1 ст. 35 Закона № 212-ФЗ:
  • <или>нужны дополнительные сведения о страхователе в связи с поступившей от правоохранительных или налоговых органов информации о нарушении им законодательства о страховых взносах;
  • <или>на территории проведения проверки появились обстоятельства непреодолимой силы, препятствующие ее проведению;
  • <или>страхователь не представил запрошенные в требовании документы на проверку в течение 10 рабочих дней со дня получения требования или в срок, о котором он договорился с фондом
До 4—6 месяцев
  • <или>у страхователя есть 4—9 ОП
До 4 месяцев
  • <или>у страхователя есть 10 и более ОП
До 6 месяцев
Выездная проверка может приостанавливаться по решению руководителя вашего территориального органа фонда, если нужно, в частностич. 15, 17, 18 ст. 35 Закона № 212-ФЗ:
  • <или>истребовать документы и информацию, относящиеся к предмету проверкист. 37 Закона № 212-ФЗ
До 6 месяцев
  • <или>перевести на русский язык документы, представленные плательщиком страховых взносов на иностранном языке (например, трудовые договоры с работниками-иностранцами)
Приостановление проверки одним фондом означает, что и второй фонд должен принять решение о приостановлении (по форме 10). При этом до вынесения решения о возобновлении проверки (форма 11утв. Приказом Минтруда от 27.11.2013 № 698н) проверяющие не вправе находиться у вас в организации или требовать у вас какие-либо документы

Где может проводиться проверка

Проверка на вашей территории

Это общее правило любой выездной проверкич. 1 ст. 35 Закона № 212-ФЗ. В этом случае со всеми подлинниками документов проверяющие могут знакомиться только у вас. Обычно с решением о проведении проверки инспекторы передают требование с перечнем документов (форма 14утв. Приказом Минтруда от 27.11.2013 № 698н), которые им нужно сразу выдать.

Для проведения проверки можете выделить инспекторам любое помещение. Если инспекторы настаивают на осмотре еще каких-то ваших территорий (допустим, цехов на предмет выявления нелегальных рабочих), вы можете отказать им в этом. И не поддавайтесь на угрозы составления акта о воспрепятствовании доступа должностных лиц, поскольку у проверяющих из ПФР или из ФСС нет полномочий на осмотры.

“Налоговое законодательство прямо разрешает налоговым инспекторам при выездных проверкахподп. 6 п. 1 ст. 31, п. 13 ст. 89, статьи 92, 94 НК РФ осматривать помещения и территории налогоплательщика, делать выемку документов, проводить инвентаризацию его имущества.

Для проверяющих из фондов Закон № 212-ФЗ таких полномочий не предусмотрел. Поскольку у ПФР и ФСС другие цели и задачи и им такие полномочия не нужны.

Положения НК РФ не могут применяться по аналогии. Ведь Закон № 212-ФЗ не входит в налоговое законодательство, а является частью законодательства о страховых взносахп. 16 ст. 2 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 1 НК РФ.

Если проверяющие из фондов требуют осмотра помещений, то следует иметь в виду, что такие требования неправомерны. И страхователь вправе не предоставлять свои территории для осмотра (имущество для инвентаризации, документы для выемки)”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

В любой момент до составления справки об окончании проверки инспекторы вправе запрашивать, предъявив вам требование по форме 14, копии ваших документов, даже если они уже посмотрели подлинники, когда были у вас.

В ходе проверки требований о представлении документов может быть сколько угодно, и передавать их вам могутп. 4.2 Методических рекомендаций, утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р (далее — Методические рекомендации):

  • <или>лично под расписку — руководителю (предпринимателю) или уполномоченному сотруднику компании;
  • <или>в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (с использованием электронной подписи);
  • <или>по почте заказным письмом. Требование считается полученным страхователем по истечении 6 рабочих дней со дня его отправкич. 1 ст. 37 Закона № 212-ФЗ.

Передать копии в фонд нужно в течение 10 рабочих дней с даты вручения вам требованияч. 5 ст. 37 Закона № 212-ФЗ. Если вы понимаете, что времени на изготовление копий не хватит, отвезите в течение дня, следующего за днем получения требования, в канцелярию территориального органа фонда такое уведомлениеч. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ; п. 4.9 Методических рекомендаций.

Руководителю
Управления Пенсионного фонда РФ
в г. Горячий Ключ Проверкину А.П.,Кому конкретно направлять уведомление, вы увидите в разделе «Подписи должностных лиц… проводящих проверку» требования о представлении документов
от ООО «Молния», ИНН 2308123456
Рег. № 033-111-234567
тел. +7 (86159) 3-71-18

Исх. № 201/2015 от 21.09.2015

Уведомление
о невозможности своевременного представления документов

В ответ на полученное 21.09.2015 требование о представлении документов от 07.09.2015 № 125/10-Т (отправлено почтой 08.09.2015), подлежащее исполнению не позднее 01.10.2015 (ч. 1, 5 ст. 37 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), сообщаем следующее.

Объем запрашиваемых документов составляет не менее 10 000 страниц. Технические возможности не позволяют подготовить полный комплект копий документов в требуемый срок.

В связи с этим на основании ч. 6 ст. 37 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ просим продлить срок представления документов до 09.10.2015 включительно.

Укажитеч. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ:
причину, по которой вы не можете принести бумаги в срок;
период, который требуется вам, чтобы подготовить копии

Просим о принятом решении сообщить по телефону: +7 (86159) 3-71-18 (контактное лицо — Дождиков Сидор Петрович), а копию принятого решения выслать по нашему адресу.Положительное или отрицательное решение фонд, у которого вы просили отсрочку на представление бумаг, должен вынести в течение 2 рабочих дней со дня получения вашего уведомления и передать вашему руководителюп. 4.10 Методических рекомендаций. Причину отказа в продлении срока фонд указывать не обязан

Генеральный директор ООО «Молния» Е.Р. Гром

21.09.2015

“Налоговое законодательство прямо запрещает налоговым инспекторам при проверках истребовать у налогоплательщика копии документов, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных налоговых проверокп. 5 ст. 93 НК РФ.

Для проверяющих из фондов законодательство о страховых взносах такого ограничения не установило, а положения НК РФ не могут применяться по аналогии.

Поэтому теоретически инспекторы из фондов вправе запрашивать копию одного и того же документа неограниченное количество раз, допустим, если они потеряли ранее представленную копию.

Но на практике чаще проверяющие просят привезти подлинник, чтобы сравнить с ним ранее поданную копию”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Нередко случается, что инспекторы запрашивают документы, которые в принципе не ведутся организацией (например, список лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера). Оштрафовать за отсутствие подобных документов не могут, ведь на их основании не рассчитывается размер взносов в ФСС и ПФР и работодатель не обязан иметь такие бумагиПостановление АС СКО от 22.09.2015 № А77-1138/2014.

А вот если вы не представите документы, касающиеся расчета величины страховых взносов (допустим, сам гражданско-правовой договор), то инспекторы могут оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый непредставленный документст. 48 Закона № 212-ФЗ, поименованный в форме 14.

Проверка в территориальном отделении ФСС и ПФР

По месту нахождения фондов выездная проверка может проводиться, если у страхователя нет места принять инспекторов у себя. Обычно это касается предпринимателей или компаний, у которых нет офисного помещенияч. 1 ст. 35 Закона № 212-ФЗ.

Проверяющие из фондов уведомлением (форма 7)утв. Приказом Минтруда от 27.11.2013 № 698н вызывают к себе представителя страхователяп. 4.4 Методических рекомендаций и сообщают, где пройдет проверка. Как нам разъясняли специалисты из ПФР, они с коллегами из ФСС договариваются, в помещении какого из фондов будет организована ваша проверка.

Имейте в виду, что на проверку вне вашей территории вы обязаны представлять по письменному требованию подлинники документовч. 22 ст. 35 Закона № 212-ФЗ.

Как оформят окончание совместной проверки и ее результаты

Каждый из фондов:

  • составит справку об окончании выездной проверки и вынесет акт проверки;
  • примет свое решение по проверке после рассмотрения материалов проверки, то есть даты вынесения решений могут быть разные. А вот как подготовиться к такому рассмотрению и где оно пройдет, нам подсказали специалисты из ПФР.

“Организация, в отношении которой прошла выездная проверка, вправе представлять свои возражения по акту проверки и участвовать в рассмотрении ее материаловч. 5 ст. 38, ст. 39 Закона № 212-ФЗ.

Законодательством не предусмотрено специальной совместной процедуры представления возражений и рассмотрения материалов по проверке, проведенной совместно ПФР и ФСС. Поэтому страхователь, у которого прошла совместная выездная проверка, должен представлять возражения:

  • на акт проверки, выданный территориальным органом ПФР, — в свое управление ПФР. И все сроки для возражений и рассмотрения материалов проверки будут отсчитываться относительно этого акта;
  • на акт проверки, выданный территориальным органом ФСС, — в свой филиал ФСС. Сроки для возражений и рассмотрения материалов проверки будут отсчитываться относительно этого акта”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Напомним, что свои возражения по акту проверки вы можете подать в течение 15 рабочих дней со дня его полученияч. 5 ст. 38 Закона № 212-ФЗ.

***

Если вы не согласны с решениями территориальных органов ПФР и ФСС по проверке, то лучше оба решения одновременност. 53, ч. 2 ст. 54 Закона № 212-ФЗ:

  • обжаловать в региональные органы фондов;
  • оспаривать в суде.

На это у вас 3 месяца со дня вручения вам решения фонда по проверке, нарушающего ваши правач. 2 ст. 55 Закона № 212-ФЗ; ч. 4 ст. 198 АПК РФ.

Кстати, обращаться именно в суд удобнее, поскольку суд может объединить оба дела в одно производство.

Если же получилось так, что вы судились только по одному из решений, например по решению ФСС, и его суд отменил, а на решение ПФР вы жаловались в региональное отделение ПФР и получили отказ по жалобе, тогда вы можете:

  • <или>оспорить в суде решение управления ПФР по проверке. Но если срок на судебное оспаривание уже истек, надо приложить к заявлению в суд ходатайство с вескими причинами пропуска срока;
  • <или>оспорить в суде или обжаловать напрямую в Пенсионный фонд РФ решение регионального отделения ПФР об отказе в удовлетворении жалобы на решение управления ПФР по проверке.

При этом и в жалобе в ПФР, и в заявлении в суд можете сослаться на то судебное решение в отношении территориального органа ФСС, которое уже принято в вашу пользу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отчетность в ПФР / отчетность в ФСС»:

2019 г.

  1. Как исправить ошибку в СЗВ-СТАЖ, № 7
  2. СЗВ-СТАЖ за 2018 год, № 4

Программы CheckXML, CheckPFR, ПО ПД ПФР 2019 — тестирование файлов ПФР

На нашем сайте Вы можете скачать последние версии программ проверки отчетности CheckXML и CheckPFR. Проверено антивирусом!

Скачать инструкцию «Обновление CheckXML и CheckPFR» (592 Кб)

Последняя версия ПО ПД ПФР (Версия 2.0.52 от 16.04.2019; 99,6 Мб)

Это действительно актуальные версии программ, действующие в мае 2019 года. Мы тщательно следим за выпуском новых версий и оперативно выкладываем их для скачивания.

    НАШИ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

    Никогда не работали в СБИС? Вам скидка!

    • скидка 50% на годовую лицензию тарифа «Базовый»

    Пользователям Контур-Экстерн, Аргоса и других программ

    • скидка 80% на годовые лицензии тарифов «Базовый» и «Легкий»
    • скидка 30% на аналогичную годовую лицензию тарифа «Корпоративный»

    🔥 1С-Отчетность со скидкой 50% до 30 апреля 2019 года! 🔥

    Скидка предоставляется для подключения одиночных ИП или юр. лица. При подключении группы компаний скидка оформляется для головной компании.

    👨‍🚀Оперативное подключение сервиса 1С-Отчетность в день обращения

    Отправьте заявку на подключение 1С-Отчетности!

Функции программы CheckXML + 2НДФЛ 2019

  • Тестирование всей отчетности, подаваемой в ПФР, ФСС и ИФНС (актуальность модулей тестирования поддерживается в соответствии с версиями органов, в которые подается отчетность).
  • Уникальная в своем роде функция: тестирование включает в себя проверку программой CheckXML и CheckPFR (бывшая CheckXML-UFA).

Что проверяет программа CheckXML?

Проверка документов (файлов), действующих с 2010 года:

  • Квартальная отчетность по форме РСВ-1
  • РСВ-2 и РСВ-3
  • документы персонифицированного учета СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2, СПВ-1

А также иных файлов, передаваемых в ПФР со следующими типами документов:

  • Анкетные данные
  • Индивидуальные сведения о стаже и заработке СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2
  • Ведомости уплаты страховых взносов
  • Заявления об обмене страхового свидетельства
  • Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства
  • Справки о смерти
  • Формы по ДСВ (добровольные страховые взносы)

Что проверяет программа CheckPFR?

  • Квартальная отчетность по форме РСВ-1, РСВ-2 и РCВ-3
  • документы персонифицированного учета СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2, СЗВ-6-4, СПВ-1, АДВ-11
  • СЗВ-М

Встроенная проверка программами CheckXML и CheckPFR в «СБиС++ Электронная отчетность»

Программный продукт «СБиС++ Электронная отчетность» позволяет управлять составлением и отправкой нескольких видов отчетности, в том числе и для ПФР. Это экономит время и защищает от ошибок при вводе данных, так как информация для налоговых, бухгалтерских и пенсионных документов автоматически подгружается из общей базы предприятия.

Программы CheckXML и CheckPFR для тестирования отчетности ПФР уже подключены к «СБиС++ Электронная отчетность» и запускаются автоматически. Как только поступает запрос на отправку отчетности в электронном виде, CheckXML и CheckPFR начинают сканировать данные на предмет ошибок и опечаток. После окончания проверки Вы увидите результаты в отдельном окне.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *