Бухгалтерская документация

3. Требования к первичным документам

Таким образом, в основе налогового учета лежат первичные документы, включая бухгалтерские справки. Требования к оформлению первичных документов установлены ст.9 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

4. Система налогового учета

На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.

Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).

При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.

Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления

Документ как элемент метода бухгалтерского учета

ЛЕКЦИЯ № 9. Документация и документооборот

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверж­денным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, в бух­галтерском учете каждая хозяйственная операция регистрируется на особых бланках — документах. Такая документация в процессе хозяйственной деятельности предприятия называется первичным учетом. Так как все первичные документы составляются адми­нистративно-хозяйственным и инженерно-техническим персона­лом, то ответственность за первичный учет несут и они.

Бухгалтерские документы имеют следующую классификацию.

Внешние (счета- фактуры, авизо, письма, договора и т. д.)

Внутренние (кассовые ордера, наряды, требования, авансовые отчеты и т. д.)

распорядительные (приказы, кассовые ордера, требования и т. д.)

оправдательные (расписки, акты приема, авансовые отчеты и т. д.)

Учетные (кассовая книга, карточки, ведомости и т. д.)

простые (расписка, накладные, требования и т. д.)

сложные (наряды, авансовые отчеты, ведомости, расчетно-платежные и т. д.)

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифици­рованных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны со­держать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ления;

7) подписи правомочных на то лиц.

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

В п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета яв­ляются первичные учетные документы, которые могут создавать­ся как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях ин­формации. В последнем случае, согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чер­нилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при по­мощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, ус­тановленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зе­леного или красного цвета. Одной из причин является, например, выражение в бухгалтерской практике «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «ми­нус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бух­галтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное ука­зание каких-либо реквизитов должны быть либо общепри­нятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толко­вания.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конк­ретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. При­бегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невоз­можно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется воз­можным — непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйст­венной операции.

Например, если непосредственно в момент отгрузки продук­ции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформ­лена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фак­тически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров отличается от договорной, то по­купатель оприходует полученные им товары по договорной цене согласно накладной, в которой указано только количество, и впос­ледствии будет вправе отклонить любые претензии продавца отно­сительно изменения их стоимости.

Если бы в накладной была указана стоимость товаров, отлич­ная от договорной, то у продавца сохранилось бы право потре­бовать от покупателя оплатить указанную в накладной стоимость товаров либо возвратить их, а покупатель должен либо оплатить товар по объявленной стоимости, либо принять его на ответст­венное хранение (как незаказанный товар, так как фактически был заказан товар по другой цене), а затем возвратить продавцу. В этом случае покупатель вправе предъявить продавцу претензии за несвоевременную поставку товара по согласованной в договоре цене (или за отказ от поставки по этой цене). Однако, во-первых, на практике условиями договоров далеко не всегда предусмо­трены санкции за их неисполнение, во-вторых, санкции могут оказаться существенно ниже потерь от разницы в цене товара, и, в-третьих, изменение цены может быть следствием, например, оговоренных в договоре форс-мажорных обстоятельств — в этом случае ответственность продавца не наступает. Кроме того, не исключена возможность утраты товара по вине третьих лиц. При таких обстоятельствах отсутствие стоимости товара в соп­роводительных документах может обернуться для предприятия невозможностью доказать их истинную стоимость, а следова­тельно, значительными потерями.

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифици­рованных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

3) дату составления;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и де­нежном выражении);

6) наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ления;

7) личные подписи указанных выше должностных лиц.

В пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обя­зательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также: наименование организации, от имени которой составлен документ; расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета яв­ляется подзаконным нормативным актом и не может устанав­ливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а доку­мент, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть приз­нан недействительным.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) пред­приятиям предоставлено право помимо указанных выше обяза­тельных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, тре­бования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной ин­формации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие до­полнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксиро­ванной документом (договор, приказ, распоряжение и т. п.); дру­гие дополнительные реквизиты, определяемые характером доку­ментируемых хозяйственных операций.

185.154.22.117 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

Лигай О.А.
Эксперт Отдела экономических проектов ИПС “Кодекс”

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Понятие первичных документов

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Требования по оформлению первичных документов

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

  • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
  • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

Исправление ошибок в первичных документах

Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

Остальные первичные документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

  • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
  • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
  • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
  • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

  • не оформлена документами вообще;
  • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).

Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

  • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
  • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
  • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

  • отсутствие первичных документов;
  • отсутствие счетов — фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.
  • Переплата или недоплата налогов.

    Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

    Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

    Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

    Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

    В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

    В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

    Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

    Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

    Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

    Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

    Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

    Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

    Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

    • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
    • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

    Jot cannot load because the snippet code version (1.1.4) isn’t the same as the snippet included files version (1.1.5). Possible cause is that you updated the jot files in the modx directory but didn’t update the snippet code from the manager. The content for the updated snippet code can be found in jot.snippet.txt

  • Перечень первичных документов бухгалтерского учета

    Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

    Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

    Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

    Зачем они нужны

    Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

    Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

    1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
    2. Выставление счетов для оплаты.
    3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
    4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
    5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

    Существующие виды

    Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

    Контракт В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров.

    Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.

    Счет-оферта
    • В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем.
    • Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С.
    • Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать.
    • Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
    Платежная документация Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
    Товарная накладная
    • Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара.
    • В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
    Акт про выполнение работ или оказание услуг Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
    Счет-фактура Важным документом является счет-фактура, при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

    Классификация бухгалтерских документов

    Главные положения

    Рекомендации по закону

    Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

    В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

    Статья 60.1. Последствия признания недействительным решения о реорганизации юридического лица

    Статья 60.2. Признание реорганизации корпорации несостоявшейся

    Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

    Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

    КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

    Общие инструкции по применению

    ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

    Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

    Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

    Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

    Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

    • наименование документа;
    • точная дата проведения операции;
    • в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
    • название структуры, которая составляет документ;
    • сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

    Такие документы разделяют на следующие группы:

    • учет оплаты труда;
    • учет произведенных кассовых операций;
    • учет основных средств;
    • учет строительных и ремонтных работ.

    Gross и net зарплата — часто встречающиеся на международном рынке труда термины, обозначающие разные виды зарплат.

    Если вам нужно узнать код должности директор согласно ОКПДТР — посмотрите

    Правила заполнения

    Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

    Основные правила:

    • разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
    • составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
    • допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
    • в документе отражаются все возможные реквизиты;
    • при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

    В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

    Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

    В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

    Исправление содержания

    Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

    Можно использовать только три следующих способа:

    • дополнительная запись;
    • способ сторнировочный;
    • способ корректурный.

    Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

    Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

    Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *